淺談存貨管理

淺談存貨管理

貨幣化是指公司在正常的生產和業(yè)務過程中保留的、出售的原材料和商品，以及在生產過程和業(yè)務過程中消耗的材料和材料。它是反映企業(yè)流動資金運作情況的晴雨表,往往成為少數人用來調節(jié)利潤、偷逃國家稅費基金的調節(jié)器。存貨是企業(yè)流動資產中的一個重要項目,一般占流動資產總額的40%—60%。當前有許多企業(yè),特別是一些中小企業(yè),對存貨管理的重要性認識不足,管理粗放,僅限于日常管理,忽視存貨的限額管理和數量管理。中小企業(yè)一方面為了保證生產或銷售的經營需要,另一方面為了降低成本零購物資的價格往往較高,而整批購買在價格上有優(yōu)惠,所以存貨。但是,過多的存貨要占用較多資金,并且會增加倉儲費、保險費、維護費、管理人員工資等在內的各項開支,使企業(yè)付出較多的成本。因此,進行存貨管理目標就是盡力在各種成本與存貨效益之間做出權衡,達到兩者的最佳結合,這就是存貨管理的目標。一中小企業(yè)的存款管理存在問題(一)采購員采購,采用劑量后增加采購計劃是存貨采購環(huán)節(jié)中的薄弱環(huán)節(jié),據調查,許多企業(yè)把存貨管理的重點放在原材料的采購和成品的銷售上,忽視了存貨的成本和資金占用,沒有采用存貨的限額責任管理。采購中出現采購頻繁,在申購環(huán)節(jié)上,一般由使用者提出,報經批準后,采購員采購。操作程序上,卻不是根據實際需要來申報采購計劃,而是覺得原材料不夠就去買一批回來放著,至于這一批采購多少,是憑感覺辦的,有的存貨在需要時如發(fā)現沒有,才馬上通知采購去買,在買回之后再補填申購單報批,在這種存貨申購條件下,經常會出現不能按照物資需求量來提出采購申請,因而也就沒有恰當的采購計劃。(二)存貨沒有及時從管理上進行管理在中小企業(yè)中存貨的驗收是存貨入庫前的重要環(huán)節(jié),一些企業(yè)對存貨的驗收警惕性不高,對一些特殊存貨的質量問題疏忽,給企業(yè)造成損失。而且驗收人往往和采購人員是同一個人,容易增加營私舞弊的可能性。其次,生產現場的存貨,當天使用后,一般都有剩余的存貨。在日常的生產經營中,當天剩余的存貨由于存放在各生產點,往往忽視管理,給企業(yè)經濟帶來損失。另一些有保質期的存貨,無專人管理,如不注意,時間過長就會變質,造成損失。一些原材料,由庫房辦理收料、發(fā)料手續(xù),在各經營點直接消耗,到月末結算時,經營點一般都會有剩余物資,如果忽視了這部分物資管理而形成一部分賬外物資,就會造成物資流失,給企業(yè)帶來損失。最后,材料的領用沒人管,材料被盜或被工人私自用會沒人知道,造成企業(yè)的損失。非常存貨儲備量擠占了正常的存貨儲備量。工業(yè)產品的銷售一般是從接受客戶的訂單開始的,但是企業(yè)內部的銷貨訂單比較單一,而且接到訂單后存貨的發(fā)出與否時間不等,不便于企業(yè)內部管理。(三)內部審計機構弱化,缺乏內部控制體系內部審計是企業(yè)內部控制的一個重要組成部分,是由專職的內審人員對企業(yè)的經營管理活動進行的獨立檢查和評價活動,其目的是促進企業(yè)加強內部監(jiān)督,遵守國家法律法規(guī),維護企業(yè)合法權益,改善經營管理,提高經濟效益。然而,據調查,大多數中小企業(yè)沒有設置內部審計機構,即使設有內部機構的企業(yè),其職能也嚴重弱化,內審人員的主要職能仍然是記賬、算賬、報賬,不能正確評價企業(yè)財務信息和管理部門的績效,導致各級管理部門更加有恃無恐,趁機鉆了內部控制的空子。存貨實物控制存在嚴重缺陷,大多數中小企業(yè)既無規(guī)范的存貨管理規(guī)則,也沒有相應的存貨盤點制度,崗位職責分工不明,只注重存貨的購買環(huán)節(jié)控制,而忽視存貨的倉儲與保管,領用與報廢環(huán)節(jié)控制,造成大量的浪費。很多企業(yè)在采購材料環(huán)節(jié),往往由一個人完成。物資采購很大部分業(yè)主是自由經商的個體業(yè)主,售價變化頻繁。采購入庫價格,一般只能以采購員口說為憑,使采購工作無章可依,會提供暗箱操作的溫床,增加了營私舞弊的可能性。二、加強對存貨管理的管理鑒于上述存貨管理存在的問題,我認為應從存貨管理人員的培訓、嚴格執(zhí)行財務制度規(guī)定,使賬、物、卡三相符、采用ABC控制法,降低存貨庫存量,加速資金周轉等策略來加強存貨管理。(一)加強對企業(yè)存貨管理相關人員的培訓存貨管理是由存貨管理人員執(zhí)行的,其管理效果主要取決于管理人員的素質。所以,加強存貨管理必須從加強存貨管理人員的培訓入手。具體包括對采購人員、保管員、銷售人員、核算人員及部門負責人的培訓。通過培訓,使存貨管理人員樹立起存貨的“實物與價值管理并重”、“形式與效果相統一”、“保證重點兼顧一般”的觀念。采購人員能運用經濟批量法,降低采購成本和訂貨成本;倉儲保管員能運用定貨點法,確定訂貨的時間和數量,在保證供應的前提下,降低儲備成本等。而且存貨管理要嚴格執(zhí)行財務制度規(guī)定,對貨到發(fā)票未到的存貨,月末應及時辦理暫估入庫手續(xù),使賬、物、卡三相符。(二)日常管理,年終管理。據如下對存貨的日常管理,倉庫中一般儲存的物資品種繁多,在管理過程中必須根據具體情況進行重點管理.根據存貨的重要程度,將其分為ABC三種類型。A存貨品種占全部存貨的10%-15%,資金占存貨總額的80%左右,實行重點管理,在不發(fā)生缺貨的條件下盡可能減少庫存,實行小批量定貨,如大型備品備件等。B類存貨為一般存貨,品種占全部存貨的20%-30%,資金占全部存貨總額的15%左右,適當控制,實行日常管理,半年盤點一次,如生產消耗用材料等。C類存貨品種占全部存貨的60%-65%,資金占存貨總額的5%左右,進行一般管理,大批量定貨,年終盤點;如辦公用品、勞保用品等隨時都可以采購。通過ABC分類后,抓住重點存貨,控制一般存貨,制定出較為合理的存貨采購計劃,從而確定各類物品的合理儲存數量乃至實施零庫存,有效地減少儲備資金占用,加速資金周轉。(三)建立完善的存貨內部控制制度首先,計劃員要有較高的業(yè)務素質,對生產工藝流程及設備運行情況要有充分的了解,掌握設備維修、備件消耗情況及生產耗用材料情況,進而做出科學合理的存貨采購計劃。其次,要規(guī)范采購行為,增加采購的透明度。本著節(jié)約的原則,采購員要對供貨單位的品質、價格、財務信譽動態(tài)監(jiān)控;收集各種信息,同類產品貨比多家,以求價格最低、質量最優(yōu);同時對大宗原燃材料、大型備品備件實行招標采購,杜絕暗箱操作,杜絕采購黑洞。這樣,既確保了生產的正常進行,又有效地控制了采購成本,加速了資金周轉、提高了資金的使用效率。其次,建立健全存貨內部控制制度。中小企業(yè)應當根據財政部頒發(fā)的《內部會計控制規(guī)范———存貨》等法律法規(guī),結合本企業(yè)的業(yè)務特點,建立適應經營管理要求的存貨內部控制制度。根據存貨的業(yè)務流程,中小企業(yè)存貨內部控制制度的建立,必須找準關鍵控制點,重點抓好存貨的采購和領用的內部控制,其主要方法如下;(1)不相容職務相互分離控制。合理設置會計及相關工作崗位,明確職責權限,形成相互制衡機制,確保辦理存貨業(yè)務的不相容崗位相互分離,相互制約和相互監(jiān)督。(2)存貨采購控制:一是授權批準控制。采購材料、商品及其他物資,均應由采購部門根據企業(yè)生產經營計劃和使用部門填制請購單,編制具體的采購計劃,經主管領導批準后方可實施。二是采購合同控制。企業(yè)采購大宗材料、商品及其他物資,應與供貨單位簽訂合同,以加強雙方責任控制,保證按期、按質、按量發(fā)貨。合同應經內審或其他部門審核,以防受騙上當。三是檢查驗收控制。企業(yè)所購存貨運達后,要由材料供應部門,有關業(yè)務部門和質檢部門,根據運單、發(fā)票、合同以及產品說明書于采購、運輸驗收部門或人員進行數量和質量查驗,若驗收合格,即填制驗收合格單。驗收后,保管人員應及時辦理入庫手續(xù),填制入庫單,建立保管責任制,保證存貨安全。四是存貨采購資金支付結算控制。會計部門接到通知承付貸款,應審核合同的簽訂是否符合規(guī)定;驗收單、入庫單是否真實可靠,是否與合同一致;進貨發(fā)票是否合法,與合同、驗收單、入庫單、付款通知上內容是否相符。審核無誤后,辦理貨款支付手續(xù),進行支付結算。(3)存貨領用與發(fā)出控制:一是授權批準控制。領用材料等存貨,應由生產部門或管理部門,根據核定消耗或核定費用定額填制領料單,經部門負責人批準后實施。銷售發(fā)出存貨應由銷售部門根據商品銷售計劃填制提貨單,經部門負責人批準后實施,二是手續(xù)控制。發(fā)出存貨時應有手續(xù)齊備的提貨單,領用材料時應有手續(xù)齊備的領料單,以明確責任、防止差錯,保證存貨安全。三是合同控制,企業(yè)銷售各類商品或其他存貨,一般應與購貨單位簽訂合同,以加強雙方責任,保證按期供貨,及時收回貨款。(4)存貨售出貨款的結算控制。會計部門根據業(yè)務部門開據的銷售發(fā)票和存貨出庫單,按購銷雙方約定方式及時收回貨款。(四)中小企業(yè)存貨管理的意義要想使存貨管理達到現代化企業(yè)管理的要求,就要使企業(yè)盡快采用先進的管理模式,如ERP系統。企業(yè)資源計劃(EnterpriseResourcePlanning,簡稱ERP)系統是一種主要面向制造行業(yè)進行物質資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統。通過運用ERP,企業(yè)能夠利用計算機對企業(yè)的資金、貨物、人員和信息等資源進行自動化管理,具有制造,辦公操作,供應鏈管理,人力資源管理,項目管理,財務與管理,客戶服務,銷售與市場營銷等商業(yè)功能。企業(yè)資源計劃對于在企業(yè)高度普及計算機輔助管理,實現企業(yè)管理信息化和自動化,提高工作效率和增強快速反應能力,都具有十分重要的意義。利用ERP使人、財、物、產、供、銷全方位科學高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低庫存,