試論辦公自動化與現代秘書工作

PAGEPAGEII試論辦公自動化與現代秘書工作摘要：本文重點分析辦公自動化的相關概念及其對現代秘書工作的影響，在此基礎上找出解決其負面影響的策略。關鍵詞：辦公自動化；秘書；影響；方法Abstract:thispaperfocusesonanalyzingrelatedconceptsofofficeautomationanditsinfluenceonmodernsecretarialwork.Basedonthis,wefindoutstrategiestosolvetheirnegativeimpacts.Keywords:officeautomation;secretary;influence;method

目錄前言 1一、辦公自動化相關概述 1（一）辦公自動化概念 1（二）辦公自動化基本內容 11.發(fā)文處理 12.收文處理 13.文書的整理和歸檔 2二、辦公自動化對現代秘書工作的影響 2（一）辦公自動化對現代秘書工作的正面影響 21.提高文秘工作效率 22.增加存儲優(yōu)化管理 33.促進辦公室改革 34.文秘人員素質和思維的轉變 4（二）辦公自動化對現代秘書工作的負面影響 41.保密程度低 42.公章使用帶來難題 53.文秘人員文字，語言能力降低 54.文秘人員的身體健康和生理健康帶來危害 5三、解決辦公自動化對現代秘書工作負面影響的方法 6（一）文秘工作規(guī)范化 6（二）轉變人員思想提高素質 6（三）使用環(huán)保材料 7（四）精神、物質的鼓勵 7結束語 8參考文獻 9致謝 10PAGE10前言面對競爭日益激烈的社會大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式遠遠不能適應現代社會發(fā)展的需要。因此，我們引進了“辦公自動化”的概念，并將其應用于秘書工作之中，使秘書人員從繁瑣的日常工作中脫離出來，節(jié)省時間去考慮工作中的其他問題，從而不斷提高工作效率。辦公自動化已經成了現代秘書工作的一部分，它的出現不但減輕了傳統(tǒng)秘書工作的壓力，還促使秘書工作順利完成了自我升級。隨著信息技術的進一步發(fā)展，辦公自動化也將隨之不斷發(fā)生更新?lián)Q代，并且進一步促進秘書工作的高科技化。一、辦公自動化相關概述（一）辦公自動化概念辦公自動化是隨著當代信息技術的出現而出現的。辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。（二）辦公自動化基本內容1.發(fā)文處理公文的制發(fā)，主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復印、繕印、用印、分發(fā)等程序?，F在公文的撰寫主要是用WORD軟件在電腦上完成。這樣的好處主要體現在通過電腦排版的文檔，可以很方便地對文檔進行修改，且不會留下任何痕跡。文檔的字體、字號和格式等均可以根據需要進行設置，使得公文的格式更加規(guī)范，也體現出了公文的嚴肅性和權威性。而且。而且，再加上打印機的復印機等輔助設備，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻煩。2.收文處理以往傳送一份文件，多是通過郵政系統(tǒng)靠人工投送，速度相對來說比較慢，而且還不排除在投送過程中會出現丟失、損毀、投送錯誤等情況。如果是普發(fā)性文件，還需要一筆不小的開支。而現在，通過純真級或者網絡傳輸文件，是一種“點對點”的傳輸方式。一般情況下，只有收發(fā)雙方知道文件的內容，避免了在文件傳送過程中機密的泄漏。不僅速度快，而且成本相對低廉。正是因為如此，“無紙化辦公”現在越來越受到人們的重視。3.文書的整理和歸檔文件辦理完畢之后，就需要把其中有保存價值的那些文件材料作為檔案資料分門別類的整理、保存起來，作為以后工作的參考。在過去，這些檔案資料常常需要專門的庫房和設備來保存。而庫房的容量總是有限的，若干年以后，總會飽和。只能再選址建造新的庫房，增加新的設備，這無疑需要大筆的資金投入。文件的整理和歸檔包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等環(huán)節(jié)，是一系列紛繁復雜的工作，處理起來十分麻煩。然和一個環(huán)節(jié)上出了問題，都會直接影響到后面工作的進行。尤其是在大型檔案室和檔案館，檔案整理工作更加要做到細致、準確。況且，由于檔案材料多為紙質文件，在保管工程中要求比較高。比如，不能有日光直射，還要防火防盜，防止檔案的損壞和霉爛等等。而現在，有了現代化的科學技術，這些問題都可以得到解決。我們可以把文件資料制作成電子文檔，保存在容量巨大的硬盤中或者刻錄成光盤，庫房和檔案柜自然就不需要了。什么時候需要，直接從電腦中調出來就行了。這樣算起來，日常的保管成本還是相對低廉的。另外，對于重要的或者珍貴的檔案資料，如果需要，還可以采取復制、影印等方式提供復印件，從而更好地保存原件不被損壞。文件的檢索工作也可以交給計算機去做。文件標注主題詞，就為文件檔案實行信息化管理和利用提供了方便。二、辦公自動化對現代秘書工作的影響（一）辦公自動化對現代秘書工作的正面影響1.提高文秘工作效率文秘工作是以為領導決策及其實施和領導機關工作運轉服務為宗旨，通過辦文、辦會、辦事等工作為領導者提供參謀、輔助性服務的活動。文秘工作的主要內容：撰擬公文、辦理公文、辦理會務、調查研究、信息工作、督察工作、協(xié)調工作、信訪工作、公務接洽。其工作對象具有復雜性和多變性的特點，辦公室要收到各種不同的文件，這些文件需要文秘人員及時、準確無誤地傳給領導批閱，并根據領導指示向下發(fā)至各個部門及時落實文件內容或是精神。在傳統(tǒng)的方法中，步驟繁多，一些文件到了領導手中已經過期。而采用辦公自動化，秘書人員可以在掃描上網后，利用特定的辦公軟件發(fā)送給領導。這樣，即使領導離開辦公室，也可以在異地對文件進行瀏覽、批示，不會造成時間的延誤，極大地提高了工作效率，同時秘書人員可以對文件進行規(guī)范化的管理，方便查閱和最終的電子歸檔，提高了秘書人員的工作質量?？茖W技術的迅速發(fā)展為辦公管理現代化創(chuàng)造了物質條件，秘書可以借助各種先進的設備和技術（計算機、復印機、傳真機、掃描儀、數據傳輸網絡等）開展工作，傳統(tǒng)的紙筆起草、修改、抄寫、打字、校對、修改等繁瑣的過程被鍵盤操作、屏幕編輯和自動打印等現代化手段取代，擁有這些現代化機器的幫助文秘人員主觀能動得到提高，自然工作的效率必然提高。2.增加存儲優(yōu)化管理文秘工作是機關工作中各種信息的主要集散地，上下左右，四面八方的信息都在這聚攏，擁有“信息庫”和“資料庫”的美稱。信息的大量集聚單單靠手工操作，遠遠無法達到信息的更新速度，而且各類文件的[2]立卷歸檔，以手工編制檢索，步驟繁瑣且易丟易出錯，查找也不方便。計算機虛擬內存，其微小的空間能高密度記錄數以萬計信息，根據你所需信息的關鍵字輕易檢索。你可以根據自己的需求將不同種類、性質的信息分別放置于相應的硬盤中，優(yōu)化信息的管理節(jié)約時間、空間。秘書也可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息，深入開展調查研究，協(xié)助做好工作活動中的分析、判斷、預測，高節(jié)奏、高效率地為領導提供服務，更好地發(fā)揮助手作用。另一方面，檔案保管工作強度也將減輕。檔案信息的載體主要是紙張，字跡是采用黑色墨水，但不適的溫濕度，光照，灰塵，水，蟲，鼠等都會造成檔案的損害，紙張都用自己的使用壽命無法滿足社會各方面對檔案信息長遠利益的需要。電腦中虛擬內存存儲量大而且可以使用光盤、硬盤、u盤等移動存儲產品導出所需信息放置庫房中，存放空間小，保管方便無需繁瑣的注意事項，減輕管理強度。3.促進辦公室改革辦公室的改革分為硬件，軟件兩方面。硬件是指我們所能看的辦公設備，用電腦、鍵盤、傳真機、投影等逐漸取代筆紙以及距離帶來的不便。辦公室不在拘泥于狹小的空間，辦公自動化支持移動辦公和異地辦公，讓工作人員從桌面解放出來，不受時間和空間的限制；軟件則是運用網絡和計算機，輔助文秘工作盡善盡美，推進辦公室管理的現代化、決策的科學化、和業(yè)務的標準化，還能節(jié)約紙張節(jié)省經費。實現辦公自動化的過程，也就是促進辦公室管理工作改革的過程。實現辦公自動化后，可以實現時間管理自動化。員工的考勤不必要浪費時間簽到、點到，利用指模輕輕一點就能清楚了解每天考勤情況，方便管理且不能投機取巧。電子日程表和電子備忘錄可以在兩三分鐘之內安排好一個會議，還會巧妙地解決同一段時間中多人參加的多種會議，輕易地應對大量會議改期或撤消等情況；能及時地發(fā)出信號，提醒人們不要錯過會議或遲到；還能科學地調配會議室、交通工具和其他服務設施。4.文秘人員素質和思維的轉變當前社會最需要的人才是能力型非學習型。文秘人員做好相應工作，不再是打打電話，抄抄寫寫就能辦到的，智力方面的增多，新增加的內容對文秘人員的綜合素質和業(yè)務素質有著新的要求。服務性行業(yè)是發(fā)展最快也是覆蓋地區(qū)最廣的行業(yè)。隨著辦公自動化信息技術的發(fā)展，文秘人員的服務方式也變得多種多樣，本著服務的精神盡心盡責的服務領導和基層、社會、雇主。思維方式上，以前秘書工作是消極等待領導的命令，現在網絡能暢游世界各地，緊隨全球化的步伐，要求文秘人員積極的順應時局，具備創(chuàng)新思維。作為組織和領導的參謀智囊，思維創(chuàng)新是提高職業(yè)水平的必然選擇，也是優(yōu)化領導決策和科學管理的關鍵，文秘人員的工作態(tài)度要從被動向主動轉變，積極、主動、熱情的心態(tài)面對自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動性。（二）辦公自動化對現代秘書工作的負面影響1.保密程度低辦公自動化將現代化辦公設備和計算機網絡結合起來，具有很高的數據共享性，這給高校的保密工作帶來了隱患。若辦公自動化系統(tǒng)在硬件或軟件上缺乏保密技術防范或技術防范級別不夠高，防范不夠嚴密，就極易造成辦公自動化系統(tǒng)被黑客攻擊、侵害，導致電子文件中的信息被惡意增刪或修改，辦公自動化要處理、傳遞、存儲公文等敏感信息和機密數據，一旦泄露可能會造成難以估量的后果。此外，辦公室秘書人員的一些疏忽也會造成泄密。如，廢棄的打印紙和用過的磁盤、U盤等移動存儲介質上，可能留有秘密信息資料，卻沒有妥善處理；在對外交流過程中，向無關者展示不該公開的涉密數據和信息；計算機送去維修、報廢時沒有及時清除掉硬盤中的涉密數據和信息；公用計算機、復印機等設備不加密碼等，都可能造成泄密。2.公章使用帶來難題辦公室每天都有大量的文件、材料需要使用公章，而每個工作單位都制定嚴格的管理制度來規(guī)范公章的使用，不能將公章帶離辦公室，必須文秘人員親自蓋章，不可由他人代勞，任何人不得私自動用公章，也不得在空白介紹信和空白信紙上蓋印。應用辦公自動化后，除了繼續(xù)在紙質文件上加蓋公章外，也有部分文件、材料需要使用電子印章。而電子印章是通過技術手段實現，因此也就容易通過技術手段被竊取和復制，如何保證公章使用的安全性是技術人員需要攻克的一個難題，能不能像超市的商品一樣設置一個條形碼，掃描儀一下就能顯示代表本單位的工作，保證其安全性。3.文秘人員文字，語言能力降低過分的依賴計算機和網絡，領導需要秘書人員些什么文件、報告、總結，由于對網絡產生一種依懶養(yǎng)成惰性，無需自己動大腦只需在網站上找到相似的文章，復制、粘貼就形成了自己的文章。導致文秘人員的文字功底逐漸降低，文章都是千篇一律，原創(chuàng)是越來越少，自身的文字才能在無形中浪費，竟而影響領導的決策。辦公室事務性工作錯綜復雜，辦公室文秘人員作為領導的參謀，需要為領導提供決策輔助，一般通過面對面的傳統(tǒng)溝通模式。辦公自動化引入了計算機網絡等現代化辦公設備后，取代辦公室文秘人員與領導之間、員工與員工之間面對面的溝通模式。過分依賴辦公自動化系統(tǒng)，單純點擊幾下鼠標，忽視了語言、表情、肢體等面對面的交流，容易造成溝通不良，甚至造成彼此間的誤會，使秘書工作變成了“機器”與機器之間的工作，不利于及時有效地開展工作。4.文秘人員的身體健康和生理健康帶來危害辦公自動化是借助計算機、復印機、打印機等自動化辦公設備來實現的。這些先進的辦公設備雖然操作便捷，效率高，但是帶給辦公室秘書人員的負面影響也是不容忽視的，它們往往帶有很強的輻射性，秘書人員長時間接觸這些輻射性強的電子設備會產生各種疾病，設備的運作產生大量難聞氣味可能含有苯、甲醛、氯氣等有害氣體，散播在辦公室的各個角落是辦公室人員健康的隱性殺手，天天盯著電腦視力明顯的下降，工作量越大眼睛負荷近視度數也會增加。同時，辦公室秘書人員因工作的特殊性會長時間保持坐姿，也難免會產生頸椎病、鼠標手、肩椎炎等職業(yè)病，對身體健康帶來危害。三、解決辦公自動化對現代秘書工作負面影響的方法（一）文秘工作規(guī)范化辦公自動化的發(fā)展是必然的適應事物的發(fā)展趨勢，要在適應辦公自動化同時不影響文秘人員工作活動，需要完善管理系統(tǒng)和管理手段，首先是對計算機的維護和保養(yǎng)。（1）保持良好的運行環(huán)境。經常打掃衛(wèi)生，使室內保持清潔，這是保證微機系統(tǒng)正常運行和延長使用壽命的基本條件。（2）定期進行維護與檢測。在微機系統(tǒng)的使用中，有很多使用者都是在出現故障后進行維修，而正確的使用方法應該在不連續(xù)使用時或者定期對微機系統(tǒng)進行外部設備的維護和內部器件的檢測。（3）發(fā)現故障，正確判斷，及時在規(guī)范維修點修復。創(chuàng)設良好舒適的微機運行環(huán)境和辦公環(huán)境。其次，辦公室人員的培訓。辦公人員是實現辦公自動化最基本的構成元素，辦公人員可能因為錯誤的操作方式導致保密文件泄漏。要將這種最低級的錯誤在根源遏制就必須對每位辦公室人員進行比較基礎電腦方面的培訓，對點電腦、系統(tǒng)、以及辦公自動化軟件運用有一定的心得，減少這種低級錯誤。再者，對文秘工作要建立相關規(guī)章制度，以保證辦公室系統(tǒng)的正常運行，在軟件運行的過程中也要對相關環(huán)節(jié)進行規(guī)范。只有在這個基礎上才能有效保護文件防止泄露。（二）轉變人員思想提高素質信息化帶來的便利是原來利用紙張的方式無法比擬韻。例如：信息共享的優(yōu)點，使你無論在何地，只要能連上互聯(lián)網就能辦公，網上辦公室已得到人們的認同。新形勢對辦公人員的素質提出了更為嚴格和全面的要求。一方面，文秘人員不僅要擁有廣博的基礎知識和豐富的專業(yè)知識以及相關的輔助知識，還要掌握操作現代化辦公設備的技能，能熟練運用計算機、打印機、傳真機等并通曉其各項功能。另一方面，文秘人員要在思想上跟上發(fā)展的步伐，具備良好的政治思想修養(yǎng)、工作作風修養(yǎng)、職業(yè)道德修養(yǎng)和心理品質修養(yǎng)。除此之外，還要求文秘在語言上表達藝術。恰當運用角色語言，注意說話的場合環(huán)境，講究說話的方式；擁有出色的人際關系協(xié)調藝術對信息具有靈敏性，做好機關內部人際關系協(xié)調工作，對促進決策形成，保證決策落實，理順各種關系，優(yōu)化整體功能，調高效率，具有重要作用。加強對工作具有預見性。只有文秘人員這個辦公室的中心樞紐發(fā)揮自身的最大作用，整體才能靈活運轉。好比公路上的指示燈順利工作，沒有故障，阡陌縱橫的道路才能井然有序，而非水泄不通，事故頻發(fā)。（三）使用環(huán)保材料選擇辦公材料盡量選擇環(huán)保材料，在源頭減少有害物質、氣體的散播，注意通風。在做文字編輯時，將背景調暗些，節(jié)能的同時還可以保護視力、減輕眼睛的疲勞度，勞逸結合工作疲勞時可以放松一會兒，眺望遠方緩解眼睛壓力，同時營養(yǎng)攝取應均衡不可偏食，應特別注意維生素B類（胚芽菜、麥片、酵母）之攝取。辦公室應經常擺放一些綠色植物。對于上班族而言，辦公室可謂自己的第二個家。那里的空氣質量如何，健康有著不可忽視的影響說到辦公室應該擺放綠色植物，不少人都經常問該擺放哪些植物，綠色植物對人體有益。常見的有常春藤、蘆薈、吊蘭虎尾蘭、米蘭等等。有照明的條件下，能消滅房間內90%的苯，能對付從室外帶回來的細菌和其他有害物質，甚至可以吸納大量灰塵，也有害氣體，防輻射。工作單位要定期組織員工到專業(yè)醫(yī)院進行體檢，早發(fā)現早治療減少病害惡化。（四）精神、物質的鼓勵領導或者是用人單位以物質或者是精神勉勵法，調高人員的拿起筆和紙去寫作去發(fā)表的激情。用獎金、鼓勵的方式激勵人員，讓他們由心出發(fā)真正的愛上以筆寫代替鍵盤敲擊?？梢詫懽?、書法發(fā)展為自己的愛好，很多名人在書法、繪畫方面都得到較高地位，讓自己多方面發(fā)展，別局限在小小框框之中，練字或是學習繪畫可以磨練一個人的心境，學會忍耐養(yǎng)成耐心出去浮躁。字如其人，秀氣端正的字體，可以讓你感覺事事不如意的心態(tài)，在一個偶然機會下，領導在看到你的字體、文采時你得到重用，這也是你的一種能力是你在社會生存的技巧。注重文字、書法、紙筆帶來的財富，別輕易丟棄。也能帶動同事內部優(yōu)良風氣，積極向上富有朝氣的精神面貌，促進單位內部的良性競爭，引領內部一派生機勃勃、積極向上的現象。結束語原始的秘書工作就是收收發(fā)發(fā)、寫寫畫畫，重復、勞累、繁瑣的日常文字處理工作，使秘書人員整日沉浸于日常事務之中，忙得不可開交，根本談不上創(chuàng)新。到了近現代，秘書工作有了明確的分工：調查研究，信息的收集與處理，回憶信訪，文件處理，日常事務處理，溝通與協(xié)調，檔案管理等。社會分工的出現迫使秘書工作必須經歷一場深刻的變革?！稗k公自動化”在秘書工作中的出現，適應社會發(fā)展需要，大大縮短了工作時間，從而提高工作效率。

參考文獻[1]孟玥.機要秘書