文件編制規(guī)范和文件編寫規(guī)范

文件編寫規(guī)范V1.0四川XX市XX生化實業(yè)有限公司SICHUANSHIFANGSANGAOBIOCHEMICALINDUSTRIALCO.,LTD文件編制規(guī)范受控狀態(tài)：文件編號：SG/ZL-GL-00-01修訂狀態(tài)：00分發(fā)號：20**-06-01發(fā)布20**-07-01實施編制：審核：批準：日期：日期：日期：會簽與修訂頁：會簽頁:部門簽名日期備注會簽行政部會簽質量部會簽研發(fā)部會簽生產(chǎn)部會簽采購部會簽財務部會簽市場部會簽設動部會簽環(huán)安辦會簽修訂記錄:修訂狀態(tài)修訂日期生效日期更改內(nèi)容修訂人1目的對公司質量管理體系文件的編號（除技術性文件）及編寫格式加以規(guī)定，使其規(guī)范化。2適用范圍編號適用于除了技術性文件外的其他文件的編寫，文件格式適用于所有文件的編寫。3職責3.1管理部負責除技術性文件外其他文件的編號管理及所有文件格式的審核。3.2各文件編制部門的負責人負責對本部門所編制文件的內(nèi)容進行審核或批準。4工作程序4.1文件編號管理4.1.1部門代碼及分發(fā)號說明(部門代碼是部門名稱兩個漢字拼音的簡寫)部門名稱代碼分發(fā)號總經(jīng)理GM01行政部XZ02生產(chǎn)部SC03供應部GY04質量部ZL05財務部CW06研發(fā)部YF07市場部YX08設動部SD09環(huán)安辦HA10以上部門代碼只適用于常州恒立流體技術有限公司。4.1.2文件類別代號說明層級文件類型文件代碼層級文件類型文件代碼一級質量手冊QMS三級外來文件WL公文內(nèi)部公文GW二級程序文件CX傳真文件CZ三級管理性作業(yè)文件ZY會議紀要HY崗位職責說明書GZ四級記錄JL注：公文是指公司正式印發(fā)的各類請示、通知、通報、決定、函、傳真、會議紀要等文件，請示、通知、通報統(tǒng)一用內(nèi)部公文格式，決定和函不作要求。4.1.3文件編號規(guī)則4.1.3.1文件編號禁止使用字母O和I，以免造成辨識上的困難。4.1.3.2QMS管理手冊編號：SG/QMS-AA-YYYY發(fā)布年號修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù)，如A0）質量手冊代碼四川什邡三高代碼如：HL/QMS–A0-2016表示2016年發(fā)布的質量手冊。4.1.3.3程序文件編號：SG/CX-AA-BB-YYYY發(fā)布年號修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù)，如A0）文件號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始四川什邡三高程序文件代碼如：SG/CX-01-A0-2016表示2016年發(fā)布的01號程序文件，版本號為A0。4.1.3.4管理性作業(yè)文件、崗位職責說明書及外來文件編號：SG/AA-BB-YY-ZZ文件號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始修訂狀態(tài)（即版本號和修訂次數(shù)，如A0）部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責說明書；WL：外來文件）如：SG/ZY-GL-A0-01表示管理部編寫的A0版作業(yè)文件，順序號為01。4.1.3.5公文編號SG/AA-BB-YYYYMMDDXX當日發(fā)布的文件流水號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始表示年月日，如20160623表示2016年6月23日部門代碼文件類型代碼（GW：內(nèi)部公文；CZ：傳真；HY：會議紀要）如：SG/GW-GY-2016051002表示供應部2016年5月10日發(fā)布的第2個公文文件。SG/CZ-YX-2016061201表示市場部2016年6月會議紀要統(tǒng)一編號為HL/HY-GM-001；會議簽到表統(tǒng)一編號為HL/HY-GM-002。4.1.3.6記錄編號：HL/AA-BB-YY-JLZZZ記錄順序號，用三位數(shù)字表示，從“001”開始對應三級文件序號部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責說明書；WL：外來文件）說明：記錄表單用于支持某個文件，因此記錄表單從屬于這個文件，編號時前面為文件標識（此處省略修訂狀態(tài)和發(fā)布年號，即為支持這個文件的有效版本，避免因文件的變動而導致的諸多記錄編號的變更），后面為支持這個文件的記錄順序號，程序文件下的記錄省略部門代碼。如：SG/ZY-ZL-01-JL001表示質量部編寫的01號作業(yè)文件下的記錄，順序號為001；SG/CX-01-JL002表示01號程序文件下的記錄，順序號為002。4.1.3.7記錄流水號（當同一編號的記錄表格數(shù)≥2時，部門可使用流水號加以控制）：AA-YYYYMMDDBB每日記錄流水號，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始年月日，如20100506表示2010部門代碼4.1.3.8技術性作業(yè)文件編號按《技術標準的編號規(guī)則》執(zhí)行。4.1.3.9產(chǎn)品圖紙編號按《產(chǎn)品圖紙圖號編制管理規(guī)定》執(zhí)行。4.1.3.10物料編號按《ERP系統(tǒng)編碼規(guī)則》執(zhí)行。4.2文件編寫規(guī)定4.2.1程序文件和管理性文件正文中須有目的、適用范圍、職責、工作程序、相關文件、相關記錄、附錄等項目。4.2.2文件格式4.2.2.1文件主要中文字號、字體：頁眉文件名稱：三號黑體；頁眉右上角部分：五號宋體；封面文件名稱：小初號宋體加粗；封面中心：小二號宋體；公司名稱：三號宋體加粗；正文：小四號宋體；章節(jié)名稱小四號宋體加粗；其他見范本。4.2.2.2英文：公司名稱：四號TimesNewRoman；正文內(nèi)容：TimesNewRoman。4.2.2.3字符間距：標準。4.2.2.4段落行距：1.5倍行距。4.2.2.5頁邊距：上下邊距1.8厘米，左邊距2.2厘米，右邊距2厘米。4.2.2.6紙張大?。篈4。4.2.2.7公司Logo按照正比例縮放，以防變形。4.2.3各類文件編制格式公司所有文件格式均按照以下格式執(zhí)行：a)程序文件和一般管理性文件格式見《通用文件格式》；b)內(nèi)部公文格式見《內(nèi)部公文格式》；c)傳真文件格式見《傳真格式》；d)記錄格式見《記錄格式（Word、Excel）》；e)會議紀要格式見《會議紀要》；f)會議簽到表格式見《會議簽到表》；g)報告/匯報格式見《報告/匯報格式》；h)紅頭文件格式見《紅頭文件格式》4.3文件管理文件管理規(guī)定按《文件控制程序》和《記錄控制程序》執(zhí)行，內(nèi)部公文及傳真文件務必存檔，以作為編制、修改文件的依據(jù)。5相關文件5.1文件控制程序5.2記錄控制程序6相關記錄無7附錄7.1通用文件格式7.2內(nèi)部公文格式7.3傳真格式7.4記錄格式7.5會議紀要7.6會議簽到表7.7報告/匯報格式7.8紅頭文件格式文件編寫規(guī)范文檔編號：版本號：V1.0分冊名稱：第1冊/共1冊文件編寫規(guī)范xxx科技有限公司編制：生效日期：審核：批準：

文件更改摘要日期版本號修訂說明修訂人審核人批準人

目錄1. 目的和范圍 42. 目標 43. 術語表 44. 文檔編號規(guī)則 55. 文檔命名規(guī)范 56. 文件結構規(guī)定 67. 封面 78. 修訂頁 89. 正文內(nèi)容格式 810. 文件版本號和文件命名規(guī)定 910.1. 文件版本號規(guī)定 910.2. 文件命名規(guī)定 9

目的和范圍背景說明：本文件作為公司內(nèi)部文檔管理文件，所有公司內(nèi)編寫的文檔，均應遵守本規(guī)定，作為公司的所有文檔編寫統(tǒng)一要求。范圍：所有的CMMI執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文檔，均應當執(zhí)行本文件要求作為基礎的要求，如果該部分的體系文件存在明確的要求的，按照體系文件要求執(zhí)行，沒有的則按照本文件執(zhí)行。目標規(guī)范和統(tǒng)一公司管理體系中所有相關文件的風格和樣式，指導公司程序文件、模版文件以及各種記錄文件的編寫。術語表文件標識：文件的屬性標志，包括文件名稱、文件編號、版本、生效日期、審批狀態(tài)、密級等。程序文件：描述為完成管理體系中所有主要活動提供方法和指導，分配具體的職責和任務而定義的文件。模版文件：為了使管理體系有效運行，組織統(tǒng)一設計的一些實用的表格和給出活動結果的報告，規(guī)范記錄組織的管理體系運行情況。記錄文件：簡稱記錄，是組織根據(jù)設計的模版和體系要求，填寫的表格或者給出活動結果的報告，作為管理體系運行的證據(jù)。修訂頁：記錄文件的修訂歷史，所有程序文件、除了表格以外的模版和記錄都需要有變更履歷，一般位于程序文件的第二頁。文檔密級：指本文檔的保密程度，共分絕密、機密、秘密、內(nèi)部公開、公開五級制度。絕密：涉及公司與客戶或上游供應商，下游分銷商所簽訂相關的文檔資料。僅限于公司最高管理層及各資料所涉及的經(jīng)過相應管理人員授權的相關人員查閱。機密：公司內(nèi)部所相關的規(guī)章制度及技術規(guī)范，開發(fā)手冊等；還有各項目開發(fā)文檔、管理文檔及軟件產(chǎn)品等僅供相關部門高級領導以及經(jīng)過授權后相關人員查閱。秘密：需交付用戶或與客戶進行交流的文檔與產(chǎn)品，可供相關項目客戶查閱。內(nèi)部公開：內(nèi)部不限制，公司內(nèi)部任何可以任何形式獲得文檔的信息并閱讀、保存、修改后自用等等，但是不允許向外傳播的文件。公開：項目組開發(fā)過程中的自用文檔或面向售前工作的部分項目介紹材料等。版本標識：作為文檔的版本區(qū)分。所有發(fā)布版本之前不得大于1.0，發(fā)布版本作為1.0，而其后只有重大修改可以調(diào)整小數(shù)點前的版本號，局部修改調(diào)整小數(shù)點后版本號，并在修定記錄表中保留記錄。文檔編號規(guī)則過程域與英文標識對應表：（SSP：標準過程集）SSP過程類別SSP定義的過程域英文標識過程管理組織過程聚焦OPF組織過程定義OPD組織培訓OT項目管理立項PIM集成項目管理IPM項目策劃PP項目監(jiān)督和控制PMC風險管理RSKM結項PCM采購SAM項目研發(fā)需求開發(fā)與管理RD系統(tǒng)設計編碼SD產(chǎn)品集成PI測試TS評審TR產(chǎn)品發(fā)布PRDI產(chǎn)品實施PA項目實施與維護PAM過程支持配置管理CM過程和產(chǎn)品質量保證PPQA測量與分析MA決策分析和決定DAR文檔類型與英文標識對應表：序號文檔類型文檔標識1過程Proc2規(guī)程、規(guī)范、指南Regu3模版、記錄表格、工具Temp文檔編號編寫規(guī)則：規(guī)則XXXX-過程域標識-文檔類型標識-文檔英文簡稱說明XXXX為xxx科技有限公司英文縮寫。文檔簡稱：為英文縮寫。文檔英文簡稱不可重復。舉例組織過程定義過程,屬于組織過程定義的過程文件，過程域標識為OPD，文檔類型標識為Proc，簡稱OPDP，則該過程文檔編號為：XXXX–OPD-Proc-OPDP,如有多個在后面加-1、-2區(qū)別文檔命名規(guī)范公司所有項目及項目內(nèi)所有技術文檔應按照以下規(guī)范進行統(tǒng)一命名。一、項目及項目編號的命名規(guī)范為（合同開發(fā)類項目、合同維護類項目）：項目命名規(guī)則項目產(chǎn)品舉例城市應急救援指揮系統(tǒng)項目編號規(guī)則客戶英文簡稱(或漢語拼音簡稱)-產(chǎn)品英文簡稱舉例RFPreview說明客戶英文簡稱(或漢語拼音簡稱)及產(chǎn)品英文簡稱應避免重名 二、項目文檔的命名規(guī)范為：文檔命名規(guī)則項目命名-過程模板文檔名對可能重名的文檔如項目周報，命名如下：項目編號-過程模板文檔名-（文檔編者）注：（文檔編者）在不導致文檔名稱重復的情況下可以省略。舉例RFPreview-立項申請表文檔編號規(guī)則項目編號-過程域-英文編號對可能重復的文檔編號，命名如下：項目編號-過程域-英文編號，如有多個在后面加-1、-2區(qū)別舉例RFPreview-PIM-IAPR說明項目編號及標準文檔模板編號應避免重名文件結構規(guī)定所有記錄中除表格之外的文件，在編制過程中應按照相關編制規(guī)范編寫。文件通常包括：封面、修訂頁、目錄、頁眉、頁腳和正文。頁碼：頁碼由第1章首頁開始，顯示在頁腳，頁腳左側為公司全稱,右側為頁碼.格式第X頁共Y頁(其中X,Y均為阿拉伯)；頁眉：頁眉內(nèi)容為本文檔的文件名稱+版本號；右側對齊。頁面設置：除個別特殊需要以外，紙型設為縱向A4，頁邊距采用默認值（上下均為2.54cm，左右均為3.17cm）。

封面密級：文檔編號：版本號：V1.0分冊名稱：第1冊/共1冊文件名稱xxx科技有限公司編制：生效日期：審核：批準：修訂頁修訂頁內(nèi)容建議包括：版本號、修改日期、作者（修改人）、修訂要點等，如下表所示，可以根據(jù)實際情況添加內(nèi)容。注意，在由模板文件生成實際組織或項目文件后，修訂頁中的原修訂記錄必須清除，改為實際文件的修訂記錄。修訂頁中的版本和作者要與封面的版本