商務(wù)秘書工作基礎(chǔ)內(nèi)容

Quality&Satisfy深圳德信誠經(jīng)濟(jì)咨詢有限公司公司地址：東莞市長安鎮(zhèn)圖書館左側(cè)電梯四樓郵政編碼:523850HTTP：//bz01E-MAIL：bz01@bz01TELAX莞德信誠相關(guān)培訓(xùn)課程：M01優(yōu)秀班組長管理實(shí)務(wù)公開課(班組長公培訓(xùn))M02優(yōu)秀班組長現(xiàn)場管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)班M03優(yōu)秀班組長品質(zhì)管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)班M04優(yōu)秀班組長生產(chǎn)平安管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)班M06提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力訓(xùn)練課程(執(zhí)行力培訓(xùn))M07如何做一名優(yōu)秀的現(xiàn)場主管培訓(xùn)班M08中基層現(xiàn)場干部TWI管理技能提升(TWI培訓(xùn))M09有效溝通技巧培訓(xùn)班(團(tuán)隊(duì)溝通企業(yè)內(nèi)外部溝通)M10企業(yè)內(nèi)部講師培訓(xùn)班(東莞TTT培訓(xùn))M11MTP中階主管管理才能提升培訓(xùn)班(東莞MTP培訓(xùn))M12高效能時(shí)間管理培訓(xùn)班商務(wù)秘書工作根底項(xiàng)目內(nèi)容學(xué)時(shí)備注一掌握秘書工作內(nèi)容6二理解秘書工作特點(diǎn)6三建立秘書智能結(jié)構(gòu)8四發(fā)文收文2五通訊聯(lián)絡(luò)2六人事管理4七接待宴請(qǐng)6八其他事務(wù)4九秘書職業(yè)認(rèn)證2十秘書職業(yè)規(guī)劃2十一秘書求職應(yīng)聘6合計(jì)48工程一掌握秘書工作內(nèi)容工程目標(biāo)：以?商務(wù)秘書典型一日?為案例，介紹秘書工作內(nèi)容，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生閱讀分析、信息收集與處理能力。工程內(nèi)容：閱讀?商務(wù)秘書典型一日?搜索畢業(yè)生“工作經(jīng)驗(yàn)〞解讀秘書招聘信息工程導(dǎo)入一位文秘專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書崗位，面試中學(xué)生禮貌地問考官：“請(qǐng)問貴公司秘書的崗位職責(zé)有哪些？〞主考官面帶微笑地說：“這個(gè)問題正是我們想問你的。〞學(xué)生立即意識(shí)到犯了大錯(cuò)，迅速改口說：“我是想問貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么？〞但為時(shí)已晚，面試結(jié)果也可想而知。任務(wù)一閱讀?商務(wù)秘書典型一日?任務(wù)描述高職文秘專業(yè)畢業(yè)生主要去向是各類中小型企業(yè)，主要崗位或崗位群包括：文員、秘書、檔案員、人事薪酬專員、公關(guān)人員、行政助理、經(jīng)理助理、總經(jīng)理助理、會(huì)計(jì)員、營銷人員、客戶經(jīng)理、倉儲(chǔ)管理員等。閱讀?商務(wù)秘書典型一日?，思考小許秘書在公司里擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧桶l(fā)揮的作用，并概括秘書的主要工作內(nèi)容。任務(wù)實(shí)施任務(wù)引導(dǎo)秘書工作“兩眼一睜，忙到熄燈〞，你能從小許秘書身上體會(huì)到嗎？有人說：“一個(gè)公司可以沒有副總，但不可以沒有秘書。〞請(qǐng)談?wù)勀銓?duì)秘書工作崗位作用的認(rèn)識(shí)。秘書工作的內(nèi)容日常事務(wù)管理〔辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理〕接待事務(wù)〔來訪接待、安排效勞等〕會(huì)議事務(wù)〔會(huì)議安排、會(huì)場布置、會(huì)議效勞、會(huì)議文件的處理等〕信訪事務(wù)〔群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等〕調(diào)查研究事務(wù)〔搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇〕文書檔案事務(wù)〔文書撰寫、制作、處理和檔案管理〕寫作事務(wù)〔各種文體的寫作〕協(xié)調(diào)工作〔政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)督察工作〔催促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況〕其他任務(wù)新時(shí)期的秘書工作四個(gè)轉(zhuǎn)變四項(xiàng)工作四項(xiàng)技能四個(gè)轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)效勞轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)效勞；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。四項(xiàng)經(jīng)常性工作辦文：寫文、收文、發(fā)文辦會(huì)：會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后辦事：常規(guī)、臨時(shí)辦商：籌劃、執(zhí)行四項(xiàng)技能輔助決策技能處理事務(wù)技能協(xié)調(diào)關(guān)系技能檢查督辦技能任務(wù)二搜索畢業(yè)生“工作經(jīng)驗(yàn)〞任務(wù)描述往屆文秘畢業(yè)生的求職簡歷上一般都會(huì)有“工作經(jīng)驗(yàn)〞或“工作經(jīng)歷〞介紹。上網(wǎng)搜索往屆文秘畢業(yè)生的求職簡歷，重點(diǎn)關(guān)注他們?cè)?jīng)的“工作經(jīng)驗(yàn)〞或“工作簡歷〞。任務(wù)實(shí)施任務(wù)引導(dǎo)〔1〕“有問題Google一下〞或“有問題問百度〞。如今，網(wǎng)絡(luò)搜索已成為人們學(xué)習(xí)、生活和工作的重要組成局部。搜索引擎〔Google〕〔Baidu〕。〔2〕設(shè)計(jì)關(guān)鍵詞，一般情況下兩個(gè)關(guān)鍵詞就夠了，關(guān)鍵詞與關(guān)鍵詞之間以空格隔開?？梢韵扔煤唵侮P(guān)鍵詞測試，仔細(xì)查看搜索結(jié)果，從搜索結(jié)果頁面里尋找更多信息，再設(shè)計(jì)一個(gè)更好的關(guān)鍵詞重搜，這樣重復(fù)幾次后，就能設(shè)計(jì)出很棒的關(guān)鍵詞，也就能搜索到滿意結(jié)果了。任務(wù)三解讀秘書招聘信息任務(wù)描述利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等媒體收集秘書招聘信息，概括商務(wù)秘書的工作職責(zé)和根本要求。任務(wù)實(shí)施任務(wù)引導(dǎo)〔1〕從招聘信息分析秘書崗位的主要職責(zé)和根本要求，更有說服力，更有針對(duì)性?！?〕要盡可能多地收集可供選擇的就業(yè)信息。一般來講，收集就業(yè)信息的主要渠道是學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心、政府舉辦的各類人才市場、新聞媒體發(fā)布的各類就業(yè)信息、各種人才網(wǎng)站等?！?〕要把各種信息按行業(yè)、地域、單位等條件分類整理，還要多收集目標(biāo)單位的有用信息。什么是“秘書〞？國際職業(yè)秘書組織：秘書是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)敦促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手。〞前蘇聯(lián)：一項(xiàng)普通的職業(yè)，其職能主要為機(jī)關(guān)提供稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信息性的效勞。?秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?〔2006年版〕：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策和實(shí)施提供效勞的人員。秘書的涵義秘書是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者〔或雇主〕實(shí)施管理的人員。三個(gè)角度來理解:秘書效勞的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者〔或雇主〕秘書活動(dòng)的根本方式是處理信息和事務(wù)秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性“秘書〞概念的開展變化“秘書〞最早出現(xiàn)漢代，最初指物——帶有神秘色彩的圖書。東漢后期“秘書〞不僅指物，也指機(jī)構(gòu)和人員。古代秘書工作者——史官、御史大夫、尚書、長史、主簿、幕客、師爺?shù)?。清末一：“秘書〞擺脫了"圖書"的含義，特指從事秘書工作的人或職位。二：對(duì)秘書人員舊式稱謂退出了歷史舞臺(tái)，政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均稱為“秘書〞。

英文Secretary，保守國家和私人秘密的人。秘書各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等。XX主管〔行政主管、培訓(xùn)主管〕XX助理〔人事助理、執(zhí)行助理〕秘書的類別附屬和效勞對(duì)象：公務(wù)秘書、私人秘書組織內(nèi)部的分工：行政秘書、機(jī)要秘書、生活秘書、會(huì)議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書等從事工作的行業(yè)：法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等秘書職位的上下：初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)秘書。初級(jí)秘書——以接、發(fā)、收發(fā)信件等效勞為主。一般來說，初級(jí)秘書應(yīng)包括公司前臺(tái)接待、接線生、部門事務(wù)助理等。他們的職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)較低。中級(jí)秘書——能夠?qū)懸话阈藕?，起草?bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等，多為大?；虮究飘厴I(yè)。中級(jí)秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對(duì)較高。

高級(jí)秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力。高級(jí)秘書是隨著市場環(huán)境下，企業(yè)橫向聯(lián)系的加強(qiáng)以及現(xiàn)代化辦公手段對(duì)企業(yè)的滲透而出現(xiàn)的?，F(xiàn)代高級(jí)秘書特別強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)有公關(guān)才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。高級(jí)秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書以及總經(jīng)理的高級(jí)行政助理等，目前屬于人才市場上的稀有資源。面向市場、面向企業(yè)、面向地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)，立足南通，效勞全省，輻射長三角，培養(yǎng)德、智、體、美全面開展，具有良好的職業(yè)道德、人文素養(yǎng)和創(chuàng)新精神，具備較強(qiáng)的寫作功底和溝通能力，掌握商務(wù)活動(dòng)的根本運(yùn)作，熟悉各種現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，能夠勝任中小企業(yè)辦公室工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理商貿(mào)事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施提供效勞的高級(jí)技能型秘書人才。傳統(tǒng)與現(xiàn)代秘書比較秘書行業(yè)是一個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)。改革開放前，就數(shù)量講，秘書人員相對(duì)較少，從技能講，傳統(tǒng)的秘書職責(zé)是公文制作、文書處理和辦公室日常管理。信息化時(shí)代和全球經(jīng)濟(jì)一體化，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁，經(jīng)濟(jì)組織大量增加，社會(huì)的企事業(yè)單位對(duì)秘書的需求量大大增加，對(duì)技能也提出更高要求：既能處理辦公室日常事務(wù)，又能進(jìn)行商務(wù)運(yùn)作、公關(guān)宣傳、輔助管理。從近年人才市場招聘看，商務(wù)秘書人才供不應(yīng)求，基層企事業(yè)單位、民營企業(yè)難以招聘到專業(yè)的商務(wù)秘書人才。素質(zhì)高和能力強(qiáng)的復(fù)合型秘書人才。商務(wù)秘書商務(wù)秘書是指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營者、企業(yè)管理者處理各種商務(wù)性事務(wù)，負(fù)責(zé)組織行政事務(wù)處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔(dān)負(fù)上司的近身參謀、助手和工作伙伴的工作人員，包含了從企業(yè)根底文書、專職文秘到高級(jí)行政助理等一個(gè)完整的行政輔助人員體系。它集現(xiàn)代商務(wù)秘書專業(yè)理論、商務(wù)信息、工程活動(dòng)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作、商務(wù)英語應(yīng)用以及文秘工作于一身，是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代商務(wù)領(lǐng)域秘書工作的開展趨勢和要求而出現(xiàn)的一支復(fù)合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍，是確保在劇烈競爭中制勝的戰(zhàn)略資源。拓展訓(xùn)練P12閱讀題閱讀?秘書日常工作程序?，思考秘書該如何做好一天的工作？如何理解秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系？討論題秘書節(jié)為了肯定秘書的奉獻(xiàn)，1952年兩位美國芝加哥資深秘書向美國商務(wù)部部長提議建立秘書周方案，很快提出批準(zhǔn)，并且于2號(hào)到7號(hào)設(shè)立秘書周。但是正式“秘書節(jié)〞的提出是在1955年，將秘書周定在每年4月份最后一個(gè)完整的星期，而這周的星期三為秘書日。國外秘書工作的開展趨勢日益向智能型轉(zhuǎn)化秘書工作日益終身化秘書理論研究日益加強(qiáng)國外秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)

1.社會(huì)化、行業(yè)化

2.專業(yè)化、知識(shí)化

3.自動(dòng)化、高科技化

4.科學(xué)化、制度化馬里蘭州初級(jí)大學(xué)〔例〕公共課：速記、打字、閱讀與寫作、健康生活原那么、辦公工作程序、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、秘書學(xué)、體育、會(huì)計(jì)學(xué)。行政秘書專業(yè)課程：商業(yè)數(shù)學(xué)、企業(yè)法、演講、社會(huì)科學(xué)、聽寫和錄音、行政秘書準(zhǔn)那么等。法律秘書專業(yè)課程：美國政府組織和企業(yè)法、法律秘書準(zhǔn)那么、法律專門術(shù)語、法律秘書聽寫和錄音、法院及法律事務(wù)程序、聯(lián)邦及馬里蘭州法院條例等?？蛻舻姆诸愐延锌蛻簦簩?shí)行客戶檔案分類細(xì)化管理，分期定時(shí)進(jìn)行跟蹤。準(zhǔn)客戶：對(duì)現(xiàn)有客戶進(jìn)行分析并根據(jù)分析后的需求進(jìn)入準(zhǔn)客戶培養(yǎng)效勞期，增強(qiáng)其對(duì)企業(yè)的信賴感，從而實(shí)現(xiàn)促成的效果。轉(zhuǎn)介紹的客戶：讓其感受優(yōu)質(zhì)的效勞和科學(xué)的管理?？蛻絷P(guān)系的維護(hù)親自拜訪電子郵件函電致謝訪問報(bào)告訪問報(bào)告是一種有助于客戶效勞人員之間交流的報(bào)告形式。被你感動(dòng)的顧客，才是最忠誠的顧客。秘書工作的新要求“四個(gè)轉(zhuǎn)變〞“六個(gè)要求"秘書工作“四個(gè)轉(zhuǎn)變〞1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)效勞轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)效勞；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。

這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)效勞與科學(xué)化管理的方向開展。秘書工作“六個(gè)強(qiáng)調(diào)〞強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作強(qiáng)調(diào)信息工作強(qiáng)調(diào)信訪工作強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作強(qiáng)調(diào)督察工作強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)效勞工作秘書工作的性質(zhì)根本性質(zhì)：輔助性輔助性是秘書部門天生的屬性輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的必然要求輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的秘書工作的特征1.中介性“紐帶〞和“橋梁〞，也決定了秘書工作輔助性工作。2.直接性在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。3.全面性表達(dá)在職能輔助的全面性上表達(dá)在過程輔助的全面性上4.效勞性“上管天文地理，下管雞毛蒜皮。〞“沒大沒小，沒完沒了。"5.被動(dòng)性秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。秘書應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。6.潛隱性活動(dòng)名義的假借性活動(dòng)過程的幕后性勞動(dòng)成果的潛在性7.機(jī)密性秘書的職能1、輔助決策2、協(xié)調(diào)關(guān)系3、處理信息4、辦理事務(wù)1.輔助決策〔1〕輔助決策：在決策過程中，在知識(shí)〔包括理論〕、能力〔包括技術(shù)〕、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。〔2〕輔助決策的特征內(nèi)容的綜合性時(shí)間的經(jīng)常性環(huán)節(jié)的全過程性〔3〕輔助決策的原那么超前原那么定位原那么信息原那么諫諍原那么〔4〕輔助決策的過程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反響

2.協(xié)調(diào)關(guān)系〔1〕協(xié)調(diào)：秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。〔2〕協(xié)調(diào)關(guān)系的特征附屬性廣泛性間接性〔3〕協(xié)調(diào)關(guān)系的原那么政策指導(dǎo)客觀公正平等協(xié)商注重整體靈活適度〔4〕協(xié)調(diào)關(guān)系的過程摸清情況找出癥結(jié)恰當(dāng)協(xié)調(diào)催促落實(shí)檢查反響3.處理信息〔1〕處理信息的含義信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容?！?〕處理信息的原那么及時(shí)性、保真性、適用性、預(yù)測性原那么〔3〕處理信息的內(nèi)容歷史、上級(jí)、內(nèi)部、公眾、社會(huì)信息〔4〕處理信息的過程信息收集、加工、傳遞、反響、儲(chǔ)存4.辦理事務(wù)〔1〕事務(wù)：一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作〔2〕辦理事務(wù)的特征綜合性效勞性繁瑣性突擊性〔3〕辦理事務(wù)的原那么被動(dòng)中求主動(dòng)原那么中求靈活繁雜中求標(biāo)準(zhǔn)〔4〕辦理事務(wù)的程序自然程序理論程序指令程序