分公司行政及人事工作管理辦法

**網(wǎng)絡(luò)科技（上海）有限公司分、子公司行政及人事工作管理辦法為規(guī)范**各分、子公司日常管理，特制定本辦法。一、行政工作（一）印鑒管理1.公章及合同章由總公司統(tǒng)一管理，履行統(tǒng)一的審批用印制度。印鑒由總裁辦秘書崗統(tǒng)一管理。如需借用，需在ERP系統(tǒng)內(nèi)申請審批同意后，總公司印鑒管理人蓋章后發(fā)送至分、子公司用印申請人。2.財務(wù)專用章、發(fā)票專用章和法人章由分、子公司保管，財務(wù)專用章由負(fù)責(zé)人保管，發(fā)票專用章和法人章由出納保管，由負(fù)責(zé)人審批，并建立用印審批檔案，以備總公司財務(wù)部核查。（二）采購管理1.各分、子公司的各項日常辦公用品或辦公設(shè)備采購需求經(jīng)分、子公司負(fù)責(zé)人審核后由分、子公司行政人員自行采購；2.生產(chǎn)經(jīng)營所需要的設(shè)備如機(jī)房服務(wù)器等由分子公司上報資源管理中心申請配合采購。（三）固定資產(chǎn)管理分、子公司指定一名固定資產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的登記、保管、變更和報廢等工作，建立固定資產(chǎn)管理臺帳。每半年盤點一次，并向總公司財務(wù)部上報。每年財務(wù)部要對各分、子公司的固定資產(chǎn)進(jìn)行一次盤點復(fù)核。（四）合同及檔案管理1.分、子公司指定一名責(zé)任人，按總公司檔案管理要求進(jìn)行文件及檔案管理工作，將電子掃描件發(fā)財務(wù)部、總裁辦秘書崗備案，每季度末更新合同檔案登記表發(fā)送相關(guān)人員。（參考201907號文件《合同檔案管理規(guī)定》）。2.建立《合同檔案信息表》。每季度末上報總公司總裁辦一份。每年總公司總裁辦組織一次檔案管理檢查復(fù)核。3.所有合同及檔案均需建立電子檔案，書面檔案和電子檔案目錄要一致，電子檔案每季度末上傳至總公司總裁辦一次。（五）資質(zhì)證照保管和年檢變更1.資質(zhì)證件原件由總公司總裁辦秘書負(fù)責(zé)，使用和借出需在ERP系統(tǒng)中申請，由分、子公司負(fù)責(zé)人審批，報總裁簽批。2.各類資質(zhì)證照原件和年檢變更后原件獲得后，兩日內(nèi)將原件寄送至總公司總裁辦秘書崗。（六）安全管理分、子公司的安全管理由負(fù)責(zé)人承擔(dān)，建立鑰匙領(lǐng)取登記、日常安全檢查，確保安全運(yùn)營。（七）其他本辦法未明確的事項，以總公司下發(fā)的規(guī)章制度為準(zhǔn)。二、人事工作（一）考勤管理1.早9:00晚17:30，午休12:0013:00，周休2天。（地區(qū)不同、業(yè)務(wù)不同，各分、子公司可根據(jù)實際情況調(diào)整。）2.考勤采取指紋打卡的形式或紙質(zhì)簽到形式，每月2日前由分、子公司的人事/行政職員向總公司綜合人事部人事專員上報考勤匯總表和考勤機(jī)導(dǎo)出數(shù)據(jù)。3.請假、公出、出差均需通過ERP系統(tǒng)履行審批手續(xù)，以總公司考勤管理制度要求為準(zhǔn)。4.遇重大節(jié)假日（如春節(jié)、國慶），分、子公司需服從總公司放假安排；如因特殊事由，分、子公司放假時間與總公司不一致時，需經(jīng)書面申請，報總裁辦書面批復(fù)后方可執(zhí)行。（二）工作過程管理1.分、子公司所有人員均需做好每周工作計劃，并上報部門負(fù)責(zé)人或者公司負(fù)責(zé)人。2.分、子公司負(fù)責(zé)人需每周上報工作計劃至總裁辦。（三）薪酬管理1.分、子公司薪酬由總公司綜合人事部統(tǒng)一管理，其中員工薪酬由公司負(fù)責(zé)人根據(jù)市場情況擬定，并報總裁辦批準(zhǔn)后確定。2.分、子公司員工的薪酬發(fā)放由總裁辦審批后，每月10-15日統(tǒng)一發(fā)放，遇節(jié)假日順延。3.薪酬的調(diào)整由分、子公司負(fù)責(zé)人向總公司總裁辦申請，經(jīng)總裁辦審批通過后執(zhí)行。（四）人員招聘與解聘1.分、子公司的人員擴(kuò)編招聘、解聘由公司部門負(fù)責(zé)人組織實施，提出書面的郵件申請，并報總裁辦批準(zhǔn)后執(zhí)行（抄送綜合人事部）。2.分、子公司的財務(wù)、人事崗位人員的錄用，必須經(jīng)總公司相對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批復(fù)。為降低用人風(fēng)險，綜合人事部對所有崗位候選人具有一票否決權(quán)（但必須告知用人部門否決緣由）。3.分、子公司負(fù)責(zé)人在招聘計劃內(nèi)有自主招聘權(quán)。正式錄用前必須將擬錄用候選人的簡歷及面試資料報總公司綜合人事部審核，經(jīng)總裁辦書面批準(zhǔn)后（完成《員工入職審批表》），方可安排人員入職。一律不得先錄用后補(bǔ)錄用審批程序。4.分、子公司可根據(jù)實際情況請總公司綜合人事部協(xié)助招聘、解聘等相關(guān)事宜。（五）培訓(xùn)管理1.分、子公司的員工培訓(xùn)由總公司綜合人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督，由當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人指導(dǎo)實施。2.因新業(yè)務(wù)、新制度、新知識方面的培訓(xùn)，由總公司綜合人事部統(tǒng)一協(xié)調(diào)講師至各分、子公司進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)或安排線上培訓(xùn)。（六）勞動關(guān)系管理1.分、子公司指定專門人員（可由分、子公司負(fù)責(zé)人兼任）配合總公司綜合人事部辦理勞動合同簽訂等各類手續(xù)，每月向總公司綜合人事部報《員工花名冊》、《保險繳納明細(xì)表》。2.分、子公司的員工入職一個月內(nèi)必須簽訂勞動合同、保密協(xié)議，辦理《員工手冊》簽收手續(xù)，為其繳納保險，健全勞動關(guān)系，降低法律風(fēng)險。3.分、子公司要建立人事檔案臺帳，并建立電子人事檔案。新員工入職后，將其簽字的電子人事檔案，包括身份證\學(xué)歷證\資格證書\入職登記表\勞動合同\保密協(xié)議\競業(yè)禁止協(xié)議\一寸照片\退工單等表單郵件至總公司人事專員崗。各類表單必須由員工本人簽名方為有效。4.員工勞動關(guān)系和獎懲及日常行為規(guī)范管理，以總公司《員工手冊》為標(biāo)準(zhǔn)，分、子公司備《員工手冊》一份并存檔，新員工入職需掌握《員工手冊》內(nèi)容