學(xué)院檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范

學(xué)院檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范1引言1.1為了加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，更有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)，根據(jù)檔案工作法律、法規(guī)制訂本規(guī)范。1.2本規(guī)范是評(píng)估學(xué)校檔案工作的重要依據(jù)之一。2檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的基本原則2.1學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。2.2嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。2.3學(xué)校檔案工作要努力提高科學(xué)管理水平，逐步采用先進(jìn)技術(shù)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會(huì)的需要。3檔案工作基本任務(wù)3.1宣傳和貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，規(guī)劃全校檔案工作。3.2制訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。3.3接收（征集）、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料。3.4編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。3.5組織實(shí)施檔案數(shù)字化和電子文件歸檔與管理工作。3.6開(kāi)展檔案利用工作。3.7建立健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各部、處、院、所等單位的專（兼）職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.8利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。3.9開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。3.10對(duì)學(xué)校所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)3.11完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。4檔案的收集4.1收集的范圍4.1.1學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的材料。4.1.1.1文書(shū)檔案，包括學(xué)校各黨群及行政職能部門在管理工作中形成的文件材料。4.1.1.2科技檔案，包括教學(xué)、科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、博士后、專利等文件材料。4.1.1.3會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。4.1.1.4聲像檔案，包括學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，以及校外單位形成的與學(xué)校有關(guān)的，并對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用的照片以及視頻、音頻資料。4.1.1.5實(shí)物檔案，包括在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成或獲得的有保存價(jià)值的實(shí)物，如榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、禮品、錦旗、印信、名人字畫(huà)及學(xué)校發(fā)展中有紀(jì)念意義的物品及其他有保存價(jià)值的實(shí)物。4.1.1.6歸檔電子文件，是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存在，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送，且具有參考和利用價(jià)值，并作為檔案保存的電子文件。4.1.2征集與學(xué)校有關(guān)的各種有保存價(jià)值的文件材料，如反映學(xué)校歷史的文件材料、校內(nèi)教職工在非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料等。4.1.3將來(lái)可能并入學(xué)校的有關(guān)單位的檔案。4.1.4將來(lái)上級(jí)部門決定由學(xué)校檔案館保存的撤銷單位的檔案。4.2立卷歸檔分工4.2.1職能部門立卷歸檔是學(xué)校檔案工作的基本制度。4.2.2文書(shū)檔案由形成、處理、承辦的職能部門負(fù)責(zé)歸檔。全校性、綜合性的文件材料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔?？绮块T的文件根據(jù)情況采取以下幾種方式處理：由學(xué)校黨委討論，以行政名義發(fā)出的文件，歸入辦公室；由業(yè)務(wù)部門起草，內(nèi)容主要涉及某方面業(yè)務(wù)工作的，即使以學(xué)校行政名義發(fā)出的文件，也應(yīng)歸入具體的業(yè)務(wù)部門，但如果內(nèi)容涉及全局性、綜合性的文件，則歸入辦公室；幾個(gè)部門聯(lián)合辦理的文件，一般歸入主辦部門，如無(wú)法確定主辦部門，則歸入最后承辦的部門或批示“退存”的部門。4.2.3科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案分別由各類文件材料的形成單位負(fù)責(zé)歸檔。4.3歸檔文件的質(zhì)量要求4.3.1各門類檔案總的質(zhì)量要求是：遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。4.3.2歸檔文件材料必須準(zhǔn)確反映學(xué)校教學(xué)、科研及管理活動(dòng)的真實(shí)面貌，手續(xù)完備，制作和書(shū)寫(xiě)材料有利于長(zhǎng)期保存。4.3.3文書(shū)檔案一般不得跨年度歸檔，特殊情況按照下列原則處理：跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年度；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年度；跨年度的非訴訟案件放在結(jié)案年度。4.3.4科技檔案按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。具體參閱《**學(xué)院科技檔案歸檔規(guī)范》。4.3.5根據(jù)學(xué)校工作和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，研究文件材料的保存價(jià)值，確定文件材料的保管期限。4.3.5.1凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，以及在維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，列為永久保管。主要包括：學(xué)校制定的法規(guī)政策性文件材料；召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。4.3.5.2凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有查考利用價(jià)值的，以及對(duì)維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。主要包括：學(xué)校處理一般工作問(wèn)題的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于學(xué)校主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非學(xué)校主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件材料。4.3.5.3凡在短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作具有查考利用價(jià)值的不同形式和載體的文件材料，列為短期保管。4.3.6以卷為單位整理檔案時(shí)，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號(hào)排列，配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，對(duì)文件材料原有題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加[]。沒(méi)有責(zé)任者或具體日期的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。案卷題名要簡(jiǎn)明確切，部分案卷題名可以是項(xiàng)目名稱的代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱。4.3.7以件為單位整理檔案時(shí)按下列原則排列：正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。每一件文件按要求排列好后，有文字或圖表的頁(yè)面（無(wú)論單面或雙面），均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁(yè)號(hào)。每一件文件首頁(yè)上端的空白處必須加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、館編件號(hào)和頁(yè)數(shù)、盒號(hào)等項(xiàng)目。4.3.8備考表置于卷內(nèi)或盒內(nèi)文件之后，包括卷內(nèi)或盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。4.3.8.1卷內(nèi)或盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)或盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。4.3.8.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員。4.3.8.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件的分管領(lǐng)導(dǎo)。4.3.8.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。4.4歸檔時(shí)間和手續(xù)4.4.1文書(shū)檔案在次年6月底前歸檔；科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性較強(qiáng)的檔案，在項(xiàng)目完成通過(guò)驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔；會(huì)計(jì)檔案實(shí)行隔年歸檔制度，每年6月底以前完成歸檔工作；聲像檔案、實(shí)物檔案根據(jù)其產(chǎn)生的實(shí)際情況實(shí)時(shí)歸檔。4.4.2隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。4.4.3接收檔案時(shí)必須履行相應(yīng)手續(xù)，填寫(xiě)移交清單（冊(cè)），一式二份，交接雙方簽字，并各持一份備查。5檔案的整理5.1根據(jù)全宗劃分的原則，學(xué)校全部檔案按照一個(gè)全宗進(jìn)行整理。5.2檔案的分類、編號(hào)、排架5.2.1在收集齊全的基礎(chǔ)上，將全部檔案按一定原則和方法逐件、逐卷分類編號(hào)，其編號(hào)方法按《**學(xué)院檔案實(shí)體分類主表》確定。5.2.2從體現(xiàn)各類檔案內(nèi)在聯(lián)系和邏輯性出發(fā)，結(jié)合學(xué)校具體情況，組織檔案實(shí)體排架，全部檔案采用縱橫和橫縱相結(jié)合的排架方法。5.2.3檔案分類、編號(hào)、排架一經(jīng)確定，不可隨意變動(dòng)。6檔案檢索工具的編制6.1案卷目錄、歸檔文件目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制。6.2從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索工具和參考資料，如全宗介紹、分類目錄、專題目錄等。7檔案信息化管理將檔案信息化管理納入學(xué)校檔案工作的議事日程，加強(qiáng)硬件建設(shè)，配備信息化管理所需設(shè)施設(shè)備；采取“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”策略，分步有序地推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作；加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)與學(xué)校電子政務(wù)系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同工作與資源共享；加強(qiáng)檔案館網(wǎng)頁(yè)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。8檔案的保管8.1庫(kù)房要求8.1.1庫(kù)房要配備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。8.1.2庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14-24℃，標(biāo)準(zhǔn)濕度為45-60%。8.1.3建設(shè)庫(kù)房溫濕度調(diào)控系統(tǒng)，配備去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)機(jī)、消毒機(jī)等設(shè)備。8.2定期組織人員對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并作相關(guān)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取積極有效措施，保護(hù)檔案的安全。如遇特殊情況應(yīng)及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。對(duì)破損、褪變檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制，對(duì)復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆、鉛筆字跡進(jìn)行加固處理。8.3聲像及其他特殊載體檔案的保管，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8.4建立全宗卷，以積累存儲(chǔ)檔案實(shí)體分類方案、立卷說(shuō)明、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等。8.5注重檔案信息安全防護(hù)，安裝防火墻和殺毒軟件，定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞和升級(jí)殺毒包等；采用聯(lián)機(jī)備份與脫機(jī)備份相結(jié)合的方式保證檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期安全有效；對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息采用訪問(wèn)控制技術(shù)實(shí)施安全保護(hù)；建立檔案管理系統(tǒng)日志。9檔案的鑒定銷毀9.1根據(jù)**學(xué)院檔案保管期限的原則規(guī)定，定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。9.2在校長(zhǎng)（教育部“第27號(hào)令”規(guī)定）直接領(lǐng)導(dǎo)下，檔案館和有關(guān)職能部門共同組成鑒定小組，通過(guò)直接鑒定的方法，對(duì)保管期限已滿的檔案提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，將擬銷毀的檔案登記造冊(cè)，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按照規(guī)定程序銷毀，至少由2人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。10檔案統(tǒng)計(jì)10.1建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，掌握檔案收集、整理、利用、移出、銷毀及館內(nèi)其他各種情況的數(shù)據(jù)，并按部、省、市檔案部門和學(xué)校主管部門的要求及時(shí)報(bào)送各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。10.2對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)的措施和建議，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。11檔案的利用11.1檔案人員要熟悉館藏，主動(dòng)提供利用，積極發(fā)揮助手和參謀作用。11.2珍貴檔案以復(fù)制件代替原件提供利用。11.3館藏檔案，除未解密和劃控使用的檔案外，用戶憑有效證件，履行檔案利用審批手續(xù)后均可利用?？萍紮n案開(kāi)發(fā)利用按國(guó)家檔案局、國(guó)家科委《開(kāi)發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行。利用涉密檔案，須經(jīng)學(xué)校保密部門批準(zhǔn)。11.4凡利用館藏檔案者，均應(yīng)按本館規(guī)定辦理利用手續(xù)，對(duì)因私利用學(xué)籍檔案的有關(guān)人員按國(guó)家和學(xué)校有關(guān)規(guī)