機關(guān)會計檔案管理

機關(guān)會計檔案管理安徽省檔案局標準化建設(shè)處王曉源聯(lián)系：0551—260979013966657992.執(zhí)行標準、標準性文件會計檔案管理方法——1998年8月21日財政部國家檔案局安徽省會計檔案管理方法實施細那么——1999年7月28日省財政廳省檔案局會計檔案案卷格式——DA/T39—2021

.一、會計檔案的管理原那么二、會計檔案歸檔范圍三、會計檔案的整理立卷四、會計憑證封面格式及其著錄要求五、會計檔案盒格式及其著錄要求六、帳簿啟用及接交表格式的著錄要求七、會計檔案目錄格式及其著錄要求八、卷內(nèi)目錄格式及其著錄要求九、卷內(nèi)備考表格式及其著錄要求十、會計檔案的保管利用十一、會計檔案的銷毀.一、會計檔案的管理原那么各級政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各單位必須建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等制度，保證會計檔案妥善保管、存放有序、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案由會計機構(gòu)負責整理、歸檔，檔案機構(gòu)應(yīng)當按規(guī)定時間接受。.會計檔案管理工作流程制訂工作管理制度——分類確定歸檔范圍、保管期限——材料收集、鑒定——分類、整理立卷〔裝訂、蓋章、編號、填寫各項、裝盒〕——編制保管清冊、銷毀清冊、移交清冊——檔案移交——檔案保管、利用——檔案鑒定、銷毀.二、會計檔案歸檔范圍會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)?！惨弧硶嫅{證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證?！捕硶嫀げ绢悾嚎値ぃ骷殠?，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿。.〔三〕財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。〔四〕其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計人員交接表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。.三、會計檔案的整理立卷各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機構(gòu)按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案按其形式特點和形式，采用名稱—年度分類。即會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告、其他四類，分別按年度分開。會計檔案案卷后應(yīng)附備考表。預(yù)算、方案、制度等文件材料，應(yīng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定。.記帳憑證的整理立卷記帳憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表，按照編號順序，去除金屬物，選取適當厚度〔一般不超過5厘米〕為一冊，加上封面封底，裝訂成冊。裝訂時，以上邊和左邊整齊為準，右邊和下邊要求折疊整齊，用棉線在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角，由會計機構(gòu)負責人、立卷人加蓋騎縫章。一冊為一卷。.會計帳簿的整理立卷按照帳簿的種類按年分別立卷，一本為一卷?；铐撌綆げ緫?yīng)從第一頁到最后一頁順序編頁號，年終結(jié)帳裝訂成冊。.帳簿封面應(yīng)寫明以總分類帳戶命名的帳簿名稱，幾個總分類帳戶合訂為一本的，應(yīng)分別寫明幾個帳簿名稱；一個總分類帳戶分訂成幾本的，除寫明帳簿名稱外，還應(yīng)標明本帳戶共裝訂成幾本，該本是第幾本。帳簿扉頁上的“帳簿啟用表〞應(yīng)按規(guī)定逐項填寫，并加蓋名章和單位公章。.財務(wù)報告的整理立卷月度、季度、年度財務(wù)報告應(yīng)分別裝訂立卷，一本為一卷。決算審核意見書、審計報告等應(yīng)分別附在該期財務(wù)報告后一起裝訂，卷內(nèi)須逐頁順序編寫頁碼。財務(wù)報告案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、報表名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號，并由會計機構(gòu)負責人、立卷人分別簽名或蓋章。.其他類會計檔案的整理立卷各單位會計機構(gòu)、會計人員對其他類會計檔案要認真收集、審查、核對，并分別進行整理立卷。案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、材料名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號，并由會計機構(gòu)負責人、立卷人分別簽名或蓋章。.會計檔案案卷的排列與編號

會計檔案案卷應(yīng)當按照內(nèi)部機構(gòu)—類別—年度的順序進行排列，并分別編小流水號。會計憑證類：在一個會計年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機構(gòu)的順序排列，在一個機構(gòu)內(nèi)按1—12月份順序排列。會計帳簿類：在一個會計年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機構(gòu)的順序排列，在一個機構(gòu)內(nèi)，按總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、明細帳、輔助帳的順序排列。.財務(wù)報告類：在一個會計年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機構(gòu)的順序排列，在一個機構(gòu)內(nèi)，按年報、季報、月報的順序排列。其他類：在一個會計年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機構(gòu)的順序排列，在一個機構(gòu)內(nèi)，按會計檔案保管清冊、銷毀清冊、移交清冊，會計人員交接表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、其他應(yīng)保存的會計核算專業(yè)材料的順序排列。.四、會計憑證封面格式

及其著錄要求會計憑證封面外形尺寸封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm〔長×寬〕或245mm×150mm〔長×寬〕。封底尺寸同封面尺寸。會計憑證封面工程封面工程包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。各工程具體位置、尺寸[見圖A1〔a〕、圖A1〔b〕]。.

圖A1〔a〕會計憑證封面格式一.圖A1〔b〕會計憑證封面格式二.封面工程的填寫方法單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會〞簡稱為“中共中央〞；“中華人民共和國衛(wèi)生部〞簡稱為“衛(wèi)生部〞；“云南省人民政府財政廳〞簡稱為“云南省財政廳〞。不得簡稱“本部〞、“本委〞、“本省財政廳〞等。會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證〞、“付款會計憑證〞、“轉(zhuǎn)帳會計憑證〞或“基建會計憑證〞、“工會會計憑證〞、“預(yù)算外會計憑證〞等。.

起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。冊數(shù)：填寫起止時間界定內(nèi)會計憑證的冊數(shù)。冊次：填寫本冊會計憑證的序號。記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證起號和止號。記帳憑證數(shù)：填寫記帳憑證的張數(shù)。附件數(shù)：填寫本冊會計憑證的附件張數(shù)。會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。

.會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責會計工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。備注：填寫該本憑證需要說明的事項。

制成材料質(zhì)量記帳憑證封面和封底宜采用126克以上牛皮紙制作。.會計憑證盒格式及其工程填寫會計憑證盒外形尺寸會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm〔長×寬〕，盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置30mm、40mm、60mm等。[見圖A2〔a〕]..會計憑證盒工程及填寫方法會計憑證盒正面工程會計憑證盒正面工程包括單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、歸檔時間、立卷人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。各項具體位置、尺寸[見圖A2〔b〕]。.圖A2〔b〕會計檔案憑證盒正面格式.正面工程的填寫方法單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間根據(jù)記帳憑證封面的有關(guān)工程對應(yīng)填寫，填寫方法與記帳憑證封面一致。時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月日。立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年公布的?會計檔案保管期限表?確定填寫該案卷的保管期限。

.全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照?工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)那么?編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄〔或分類體系的最低一級類目〕內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。.會計憑證盒盒脊工程及填寫方法會計憑證盒盒脊工程包括全宗號、目錄號、案卷號、年度、月份、冊數(shù)、冊次、保管期限，其排列格式尺寸[見圖A2〔c〕]。

.圖A2〔c〕會計檔案憑證盒脊格式D=30、40、60單位統(tǒng)一：mm.盒脊工程與正面有關(guān)工程對應(yīng)填寫制成材料質(zhì)量會計憑證盒宜采用340克以上箱板紙制作。.五、會計檔案盒格式及其著錄要求會計檔案盒外形尺寸會計檔案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm〔長×寬〕，盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置20mm、30mm、40mm等。[見圖A3〔a〕]

..會計檔案盒工程及填寫方法會計檔案盒正面工程包括全宗名稱、案卷題名、時間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。各工程具體位置、尺寸[見圖A3〔b〕、圖A3〔c〕]。.圖A3(b)會計檔案盒正面格式

.圖A3(c)會計檔案盒正面格式二.正面工程的填寫方法全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱〞要求一致。案卷題名：由整理會計憑證的人員自擬。案卷題名應(yīng)準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別，如：“曲靖市財政局二00二年度〔或上半年、下半年、季度〕財務(wù)報告〞、“曲靖市財政局二00二年基金管理總帳〞、“曲靖市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局二00二年行政〔或事業(yè)、或工會〕現(xiàn)金日記帳〞。文字力求簡煉、明確。時間：填寫形本錢盒會計檔案的起止年月日。卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的卷數(shù)和張數(shù)。保管期限：按照?會計檔案保管期限表?填寫該盒會計檔案的保管期限。.全宗號、目錄號：填寫方法與會計憑證盒上的“全宗號〞、“目錄號〞的要求相同。案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一〞隔開。盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒的編號。會計檔案盒盒脊工程的填寫方法會計檔案盒盒脊工程包括年度、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限。其排列格式尺寸[見圖A3〔d〕]。

.圖A3(d)會計檔案盒脊格式

.年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其他工程與正面相應(yīng)工程填寫一致。制成材料質(zhì)量會計檔案盒宜采用700克以上無酸紙制作。.六、帳簿啟用及接交表格式的著錄要求帳簿啟用及接交表用紙尺寸及質(zhì)量要求用紙尺寸帳簿啟用及接交表用紙幅面尺寸采用國際標準A4型〔長×寬為297mm×210mm〕。非國際標準紙帳薄可根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸。質(zhì)量要求帳簿啟用及接交表宜采用70克以上白色書寫紙制作。.帳簿啟用及接交表工程和填寫方法帳簿啟用及接交表正面工程和填寫方法帳簿啟用及接交表正面工程包括單位名稱、帳簿名稱及編號、帳簿頁數(shù)、帳簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號、貼印花稅。各工程具體位置、尺寸[見圖A4〔a〕]。.圖A4(a)

帳簿啟用及接交表正面格式.正面工程的填寫方法單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記帳憑證封面上的“單位名稱〞相同。帳簿名稱及編號：填寫該帳簿所屬的類別及其排列順序號。帳簿頁數(shù)：填寫該帳簿中有內(nèi)容記載的帳簿頁數(shù)〔空白帳頁除外〕。帳簿起止時期：填寫該帳簿啟用和終止的年月日。經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財務(wù)的負責人姓名、會計姓名、復(fù)核姓名、出納姓名。.接交記錄：該帳簿在使用過程中人員發(fā)生變化時，由接管和交出雙方分別簽名，并填寫接交日期，同時，經(jīng)管人員要填寫職別并簽名。備注：填寫該帳簿中需要特別說明的情況。印花稅：在印有“貼印花稅〞的空格處貼上印花稅票。檔號：按照本單位檔案分類編號方案的要求填寫該帳簿的編號。帳簿啟用及接交表反面工程和填寫方法.反面工程帳簿啟用及接交表反面工程包括科目名稱、頁次。各工程具體位置尺寸[見A4〔b〕]。非國際標準紙帳薄可根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸。.圖A4(b)帳簿啟用及接交表反面格式.反面工程的填寫方法科目名稱：根據(jù)該帳簿設(shè)置的科目名稱依次填寫。頁次：在編寫該帳簿頁碼總流水順序號的根底上，分別填寫各個科目在該帳簿中的頁碼位置。.七、會計檔案目錄格式及其著錄要求會計檔案目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求會計檔案目錄的用紙尺寸采用國際標準A4型〔長寬為297mm×210mm〕，紙張質(zhì)量宜采用70克以上白色書寫紙制作。會計檔案目錄工程會計檔案目錄工程包括案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備注。各工程具體位置、尺寸〔見圖A5〕。.圖A5會計檔案目錄格式

.工程的填寫方法案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應(yīng)工程填寫。類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類〞、“會計帳簿類〞、“財務(wù)報告類〞等。題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名〞相同。起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的年月。8位數(shù)字分別表示保管期限：根據(jù)整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、帳頁總數(shù)或財務(wù)報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說明的事項。.八、卷內(nèi)目錄格式及其著錄要求卷內(nèi)目錄紙尺寸及質(zhì)量要求卷內(nèi)目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。卷內(nèi)目錄工程包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注、各工程具體位置、尺寸〔見圖A6〕。.圖A6卷內(nèi)目錄格式.工程的填寫方法順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。責任者：填寫對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，即文件材料的署名者。文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。題名：即文件材料標題，一般應(yīng)照實抄錄，沒有標題或標題不標準的，可自擬標題，外加“[]〞號。日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20070619。頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。備注：在需要說明情況的文件材料欄內(nèi)打“*〞號，并將需說明的情況填寫在備考表中。.九、卷內(nèi)備考表格式及其著錄要求卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。卷內(nèi)備考表工程卷內(nèi)備考表工程包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間，各工程具體位置、尺寸〔見圖A7〕。.圖A7卷內(nèi)備考格式

.工程的填寫方法本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料〔財務(wù)報告類和其他類〕缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標注時間。立卷人：由負責立卷者簽名。檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。.十、會計檔案的保管利用當年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫時由會計機構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)檔案機構(gòu)的，應(yīng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案移交原那么是應(yīng)保持原卷冊封裝。個別需拆封重整的，檔案機構(gòu)應(yīng)會同會計機構(gòu)共同拆封整理，以分清責任。會計檔案按類別分柜存放，并編制系統(tǒng)完整的案卷目錄等，以便查找和利用。.各單位保存的會計檔案不得借出。應(yīng)建立健全會計檔案查閱審批、復(fù)制登記制度。采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)保存打印的紙質(zhì)會計檔案。單位間交接會計檔案，交接雙方應(yīng)辦理會計檔案交接手續(xù)，并在移交清冊上簽名或蓋章。會計檔案保管期限分永久和定期兩類，定期分3年、5年、10年、15年、25年。該期限為最低保管期限。.會計檔案移交清單格式

會計檔案移交清單用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。會計檔案移交清單工程會計檔案移交清單工程包括年度、種類及數(shù)量、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監(jiān)交人、移交時間、備注。各項具體位置、尺寸〔見圖A8〕。.圖A8會計檔案移交清單格式

.工程填寫方法年度：填寫需要移交的會計檔案所屬年度，用4位阿拉伯數(shù)字填寫。移交部門及移交人：由單位內(nèi)財務(wù)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔案部門或接收會計檔案的有關(guān)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

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監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)的人員簽名。移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續(xù)的年月日。備注：填寫移交范圍的會計檔案中需標明的情況。.十一、會計檔案的銷毀由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、檔號、冊數(shù)、起迄年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。.銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。并應(yīng)核對會計檔案銷毀清冊，簽字蓋章，報告單位負責人。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀。.附：會計檔案保管期限〔企業(yè)和其他組織〕1序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二會計帳簿類4總帳15年包括日記總帳5日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記帳保25年6明細帳15年7輔助帳簿15年8固定資產(chǎn)明細帳、卡片.會計檔案保管期限〔企業(yè)和其他組織〕2序號檔案名稱保管期限備注三財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告9月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析10年度財務(wù)報告（決算）永久包括文字分析、審計報告四其他類11銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年12銀行對帳單5年13會計檔案移交清冊15年包括會計人員交接表14會計檔案移交清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久.財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限1序號檔案名稱保管期限備注財政總預(yù)算行政單位事業(yè)單位稅收會計一會計憑證1國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證10年10年2各收入機關(guān)編送的報表10年3行政單位和事業(yè)