公文處理工作培訓(xùn)教程

公文處理工作交流材料2021年9月15日整理課件辦公室工作辦公室是一個機(jī)關(guān)或部門內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)決策和實施決策效勞的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是領(lǐng)導(dǎo)的耳目和左右手，是工作運轉(zhuǎn)和承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐。辦文辦會辦事辦文要標(biāo)準(zhǔn)辦會要細(xì)致辦事要用心

辦公室只有很好的發(fā)揮了自身的功能，才能效勞好領(lǐng)導(dǎo)、效勞好機(jī)關(guān)、效勞好基層和群眾。整理課件第一局部公文種類整理課件公文——公務(wù)文書是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務(wù)文件。由于公文的種類繁多，其性質(zhì)、特點各異，使用范圍不同，頒發(fā)程序、標(biāo)準(zhǔn)程度、執(zhí)行落實的行政約束力不一，又有保密程度、緊急程度之分，因而比較龐雜。對現(xiàn)代公文文種的分類標(biāo)準(zhǔn)，目前尚沒有統(tǒng)一的認(rèn)識和一致的意見。整理課件

〔一〕標(biāo)準(zhǔn)性公文行政機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)性公文共15種。分別是：決議、決定、命令〔令〕、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。整理課件2.決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。決定具有特定的權(quán)威性、全局性、群體性和強(qiáng)制性，各部門必須堅決貫徹執(zhí)行。例如：1.云南省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于批準(zhǔn)?昆明市環(huán)境保護(hù)條例?的決定2.彌勒市人民政府關(guān)于加快全市工業(yè)開展的決定整理課件3.命令〔令〕適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和個人?？h以上人民政府可以發(fā)布命令〔令〕，其他機(jī)關(guān)和人員無權(quán)發(fā)布；文號不受年限制，可以一直編下去。例如：中華人民共和國主席令整理課件4.公報適用于公布重大決定或者重大事項。例如：1.中華人民共和國和斐濟(jì)群島共和國新聞公報2.中華人民共和國國務(wù)院公報整理課件5.公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。具有權(quán)威性，一般由各級人大和國家行政機(jī)關(guān)制發(fā)。除個別單位因業(yè)務(wù)也可用外，行政機(jī)關(guān)一般事項不隨便使用。例如：1.毛主席宣布中華人民共和國中央人民政府成立的公告2.中華人民共和國全國人民代表大會公告整理課件6.通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。通告具有較強(qiáng)的強(qiáng)制性和約束力，屬法規(guī)性或懲治性的，可先印發(fā)有關(guān)部門，再登報或張貼，以便事后備查。例如：1.新疆電力工業(yè)局關(guān)于使用定期借記業(yè)務(wù)結(jié)算方式的通告2.節(jié)目通告整理課件7.意見適用于對重大問題提出見解和處理方法。例如：1.中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于依法處理涉法涉訴信訪問題的意見2.四川省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城鄉(xiāng)生活垃圾處理工作的實施意見整理課件8.通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，以及批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。例如：1.中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴(yán)禁用公費變相出國〔境〕旅游的通知2.彌勒市人民政府辦公室關(guān)于成立棚戶區(qū)改造工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知整理課件9.通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要指示精神或者情況。通報具有針對性、準(zhǔn)確性、真實性和時效性，要及時、準(zhǔn)確。例如：1.國務(wù)院辦公廳關(guān)于對少數(shù)地方和單位違反國家規(guī)定集資問題的通報2.開遠(yuǎn)市人民政府辦公室關(guān)于2021年第二季度政務(wù)信息采用情況的通報整理課件10.報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告是讓上級閱知，不需辦理答復(fù)的公文，不能夾帶請示事項。例如：1.元陽縣人民政府關(guān)于縣第十四屆人民代表大會第一次會議代表建議、批評和意見辦理情況的報告2.竹園鎮(zhèn)關(guān)于貫徹落實州委七屆七次和市委一屆一次全體〔擴(kuò)大〕會議精神及常委會2021年工作要點進(jìn)展情況的報告整理課件11.請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)辦理事項使用的公文。在具體應(yīng)用時要注意：不能與“報告〞文種合用，寫成“請示報告〞；不得用“報告〞代替“請示〞；主送機(jī)關(guān)只有一個，不能一文多送，如公文內(nèi)容涉及的部門可用抄送形式分送，但不能抄送下級機(jī)關(guān)；一文只能一事，不能一文多事；不能越級行文；除上級領(lǐng)導(dǎo)要求外，一般不得給領(lǐng)導(dǎo)個人行文；末尾可用“當(dāng)否，請示。〞但不能用“當(dāng)否，請示！〞；應(yīng)在附注位置、發(fā)文時間后注明聯(lián)系人和聯(lián)系。例如：1.彌勒市人民政府關(guān)于申請彌勒市太平雨補水庫輸水干渠工程煙草行業(yè)援建資金的請示2.彌勒市人民政府關(guān)于申請籌建彌勒鑫源小額貸款有限責(zé)任公司的請示

整理課件12.批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。批復(fù)要有針對性，請示什么批復(fù)什么，文字要簡潔。對重大事項應(yīng)正式行文答復(fù)，對一般問題可或口頭答復(fù)。例如：1.國務(wù)院關(guān)于同意將云南省會澤縣列為國家歷史文化名城的批復(fù)2.彌勒市人民政府關(guān)于同意彌勒二中別離辦學(xué)的批復(fù)整理課件13.議案適用于各級政府按法律程序向同級人大提請審議的事項。屬于法規(guī)性的議案和人事任免，一般以政府文件報送，落款為主要領(lǐng)導(dǎo)簽名章。例如：1.國務(wù)院關(guān)于提請審議興建長江三峽工程的議案2.沈陽市人民政府關(guān)于組織發(fā)動全市人民綜合治理開發(fā)建設(shè)渾河沈陽城市段的議案整理課件14.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函屬于詢問和答復(fù)事項，一般用機(jī)關(guān)信即可；屬于請示批準(zhǔn)答復(fù)的事項，應(yīng)該用正式文件或信函式文件，便于備存，以示重視。例如：1.彌勒市人民政府辦公室關(guān)于做好市城南片區(qū)規(guī)劃建設(shè)用電的函〔主送單位：市供電公司〕2.彌勒市人民政府關(guān)于云桂鐵路彌勒段建成后將局部輔助隧道移交地方管理用作人民防空設(shè)施的函〔主送單位：云桂鐵路云南有限責(zé)任公司丘北指揮部〕整理課件15.紀(jì)要適用于記載會議情況和決定事項。要注意：要有固定的文件頭〔紅頭〕；要有紀(jì)要的標(biāo)題，如：彌勒市出租車運營相關(guān)問題協(xié)調(diào)會議紀(jì)要，居中排布；開頭不需標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；要標(biāo)注紀(jì)要成文時間；不蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章；要正文下空一行，左空2個字符用3號方正黑體GBK字體依次標(biāo)注“出席、列席或者請假人〞，后面加全角冒號，用3號方正仿宋GBK字體標(biāo)注單位和姓名；最后標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，如有抄送機(jī)關(guān)也要標(biāo)注，明確印發(fā)的范圍。例如：1.市第一屆人民政府第9次常務(wù)會議紀(jì)要2.2021年全市農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作會議紀(jì)要整理課件常用標(biāo)準(zhǔn)性公文當(dāng)前，我們常用的標(biāo)準(zhǔn)性公文一般有7種：報告、請示、通知、函、紀(jì)要、批復(fù)、意見。整理課件〔二〕非標(biāo)準(zhǔn)性公文除15種標(biāo)準(zhǔn)性公文之外，如調(diào)查報告，工作方案類，工作總結(jié)類，提案、建議、說明，講話稿類，簡報信息類，書信類公文，表格類公文，大事記等，都屬于非標(biāo)準(zhǔn)性公文。整理課件第二局部公文處理中存在的問題整理課件〔一〕標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)，不完整1.標(biāo)題不全。局部單位的文件仍然沒有標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)，大家只能從發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志和落款處判斷文件是從哪里發(fā)出的，不利于公文的有效運轉(zhuǎn)和辦理。例如：?關(guān)于彌勒工業(yè)園區(qū)招商引資優(yōu)惠方法的請示?〔錯誤〕；?彌勒市工業(yè)園區(qū)管理委員會關(guān)于彌勒工業(yè)園區(qū)招商引資優(yōu)惠方法的請示?〔正確〕。

整理課件2.標(biāo)題重復(fù)、太長。局部鄉(xiāng)鎮(zhèn)、市屬各辦、局在轉(zhuǎn)發(fā)上級文件的過程中，采取套用省、州、市有關(guān)文件標(biāo)題的方法，使介詞“關(guān)于〞或“對〞、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)〞、文種“通知〞反復(fù)出現(xiàn)，有的在一個標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用兩個以上文種，造成標(biāo)題重復(fù)、繁瑣。例如：?紅河州人民政府關(guān)于印發(fā)2021年州政府工作報告主要工作任務(wù)分解立項督辦責(zé)任書的通知?→?彌勒市人民政府關(guān)于對2021年州政府工作報告主要工作任務(wù)進(jìn)行分解立項督辦的通知?〔錯誤〕→?彌勒市人民政府關(guān)于2021年州政府工作報告主要工作任務(wù)進(jìn)行分解立項督辦的通知?〔正確〕

整理課件3.濫用標(biāo)點符號。原來省政府辦公廳規(guī)定公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。但局部機(jī)關(guān)在印發(fā)文件時經(jīng)常在公文標(biāo)題中出現(xiàn)多種標(biāo)點符號。4.亂用文種。其中最為普遍的就是“請示〞和“報告〞混用，報告中夾帶請示，“請示〞是辦理件，是需要辦理、批復(fù)的；而“報告〞是告知件，不需要辦理、不需要批復(fù)。局部鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位混用這兩種文種，致使需要及時辦理的文件不能及時辦理，延誤了時機(jī)。整理課件〔二〕局部公文太長，語言不精練開頭繞山涉水，主題不清，主要意思沒有表現(xiàn)出來，讓人看完不知道要干什么。有些請示要上級機(jī)關(guān)答復(fù)什么不清楚，有些通知要部門做什么沒有說清楚。整理課件〔三〕公文中錯字、別字，時間和錯誤數(shù)據(jù)仍然存在一是公文中仍然存在錯字、別字；二是單位名稱不準(zhǔn)確，亂用單位名稱，或者仍然只用機(jī)構(gòu)改革前的單位名稱；三是領(lǐng)導(dǎo)名字和職務(wù)不準(zhǔn)確；四是文中使用時間、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，特別是時間、計量單位經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。這些問題的出現(xiàn)，完全是辦文人員不認(rèn)真，不細(xì)心造成的。整理課件〔四〕公文印制格式、版記不標(biāo)準(zhǔn)

公文格式正確與否，不僅關(guān)乎機(jī)關(guān)形象，而且直接關(guān)系到公文作用的有效發(fā)揮。但局部發(fā)文機(jī)關(guān)往往無視細(xì)節(jié)，認(rèn)為只要正文通順、合理，能說明問題就可以了，所以無視了公文處理的許多細(xì)節(jié)，表現(xiàn)在：一是字體不標(biāo)準(zhǔn)、不統(tǒng)一。對一級標(biāo)題、二級標(biāo)題和正文落款的字體標(biāo)注沒有嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，完全依據(jù)個人喜好使用字體；二是結(jié)尾用語不標(biāo)準(zhǔn)。一些文件如請示、報告等，一般應(yīng)在落款之前標(biāo)識結(jié)尾用語，但局部公文處理機(jī)關(guān)，往往對請示、報告等的結(jié)尾用語不加區(qū)別，貽誤工作，達(dá)不到發(fā)文的目的；三是機(jī)構(gòu)層次的標(biāo)注不標(biāo)準(zhǔn)。局部公文處理機(jī)關(guān)對結(jié)構(gòu)層次的標(biāo)注，往往憑經(jīng)驗進(jìn)行，前后不統(tǒng)一，沒有按公文處理的序數(shù)層次標(biāo)注結(jié)構(gòu)層次。整理課件〔五〕公文處理工作人員流動性大，公文辦理質(zhì)量不穩(wěn)定

整理課件第三局部對新公文的格式說明整理課件〔一〕發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱＋“文件〞二字組成。居中排布，使用方正小標(biāo)宋GBK字體〔具體多大字號，根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱字?jǐn)?shù)的多少來定，但必須小于22mmX15mm〕，紅色。聯(lián)合發(fā)文時主辦機(jī)關(guān)名稱排在前。整理課件〔二〕發(fā)文字號在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下面空一行居中，年份用全稱、用六角號括入，號數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，號數(shù)不加“第〞，不編虛位，1不能編為01，應(yīng)為：〔彌政發(fā)〔2021〕1號〕，也有常見錯誤：彌政發(fā)【2021】1號或彌政發(fā)[2021]1號。使用3號方正仿宋GBK字體。上行文的字號與簽發(fā)人在同一行。整理課件〔三〕簽發(fā)人由簽發(fā)人〔用3號方正仿宋GBK字體〕加全角冒號和簽發(fā)人姓名〔用3號方正楷體GBK字體〕組成。聯(lián)合行文有2個以上簽發(fā)人的從左向右編排，一般每行排2個姓名。整理課件〔四〕公文標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)文事由+文種，字體按照?國家行政機(jī)關(guān)公文格式?規(guī)定，應(yīng)使用2號方正小標(biāo)宋GBK字體標(biāo)注；位置在紅色分隔線下空2行居中。如果標(biāo)題太長，一般使用梯形或菱形。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章的文件標(biāo)題可加書名號外，一般不用標(biāo)點符號，更不能引用發(fā)文字號作為標(biāo)題內(nèi)容。整理課件〔五〕主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空一行頂格，用3號方正仿宋GBK字體標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，后用全角冒號。整理課件〔六〕正文正文必須首頁顯示。一般用3號方正仿宋GBK字體。編排在主送機(jī)關(guān)下一行。公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，“第一層次〞寫成“一、〞〔用3號方正黑體GBK字體〕；“第二層次〞寫成“〔一〕〞〔用3號方正楷體GBK字體〕，后面不加任何符號；“第三層次〞寫成“1〞〔用3號方正仿宋GBK字體〕，后面加“.〞符號；“第四層次〞寫成“〔1〕〞〔用3號方正仿宋GBK字體〕。正文排版標(biāo)準(zhǔn)為每頁編排22行、每行28個字。整理課件〔七〕附件在正文下空一行，左空2格用3號方正仿宋GBK字體標(biāo)注“附件〞，后標(biāo)全角冒號，如有2個以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，每個附件另起一行，但必須與第一個附件的序號對齊。每個附件末尾不用標(biāo)點符號。附件應(yīng)當(dāng)另起一頁編排。另起一頁左上角第一行頂格用3號方正黑體GBK字體標(biāo)注“附件〞，附件標(biāo)題在第三行居中。整理課件〔八〕發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文時間之上，必須使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化的簡稱，要加蓋印章。整理課件〔九〕成文時間一般右空4個字編排。年、月、日必須標(biāo)全，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。成文時間以簽發(fā)人簽發(fā)時間為準(zhǔn)。如果有2個以上簽發(fā)人，以最后一個簽發(fā)人時間為準(zhǔn)。月、日不編虛位，即7月1日不能編為07月01日。整理課件〔十〕加蓋印章公文有加蓋印章的公文和不加蓋印章的公文。文件一般要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，不管是單一行文還是聯(lián)合行文，印章頂端應(yīng)當(dāng)離正文一行之內(nèi)。明傳電報不加蓋印章。整理課件〔十一〕附注如有附注，編排在成文時間下一行，居左空2格加圓括號，如：〔此件發(fā)至縣團(tuán)級或此件可以公開〕。整理課件〔十二〕主題詞新的公文處理取消主題詞。整理課件〔十三〕抄送機(jī)關(guān)一般用4號方正仿宋GBK字體。抄送單位之間用逗號隔開，末尾用句號。在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間上一行，左右各空一個字符編排，另起一行時與冒號