辦公室實(shí)務(wù)（第2版）試題及答案 項(xiàng)目七 信息工作答案

項(xiàng)目七信息工作任務(wù)一：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1．企業(yè)信息工作的內(nèi)容包括：企業(yè)信息化建設(shè)、企業(yè)信息開放與保護(hù)、企業(yè)信息開發(fā)與利用。（√）2．企業(yè)信息工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)（√）3.秘書的信息工作主要包括以下環(huán)節(jié),信息收集、信息整理、信息存儲(chǔ)。（×）4.信息整理是信息工作的核心，是對(duì)收集來的大量原始信息進(jìn)行分類、篩選、校核，通過加工整理，變?cè)夹畔橄到y(tǒng)化信息，變低層次信息為高層次信息。（√）5.早在兩千多年前，中國(guó)古代軍事家孫子就提出了“知己知彼，百戰(zhàn)不殆；不知己知彼，每戰(zhàn)必殆”的觀點(diǎn)。這不僅適用于軍事戰(zhàn)爭(zhēng)，同樣適用于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)。（√）應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，從秘書人員的信息意識(shí)方面談?wù)勀愕目捶ㄔ谀臣疑a(chǎn)泥塑的合資企業(yè)，一日，秘書接待了一位與該廠業(yè)務(wù)往來的顧客?？腿苏f，他剛從×國(guó)回來，看到商店里擺著不少泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矏?。又說該國(guó)百姓對(duì)中國(guó)民俗很感興趣，因其祖先大多為華人。秘書敏銳地感到，這是一條有用的信息，于是請(qǐng)對(duì)方詳談?dòng)嘘P(guān)情況。待客人走后，馬上將這送上門來的信息提供給上司，并建議本廠制造反映中國(guó)民俗的泥塑，到×國(guó)去開辟市場(chǎng)。后來的事實(shí)證明，秘書的建議是正確的。答案：秘書要具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)，多看、多思、多練。善于從與人溝通中發(fā)現(xiàn)信息，對(duì)信息要有敏銳度、洞察力。假如這位秘書信息意識(shí)不強(qiáng)，有可能放過這條有價(jià)值的信息，失去一次發(fā)展企業(yè)、增加收益的機(jī)會(huì)。（二）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)剟⒚葹楹蔚玫搅松纤镜馁p識(shí)？建平公司的王處長(zhǎng)要到深圳出差，吩咐秘書劉萌查一下當(dāng)?shù)氐馁e館情況、航班時(shí)刻表。劉萌在辦公室中存有最新的旅行資料和書籍，經(jīng)過查閱，獲得了賓館列表、各種服務(wù)信息，以及航班時(shí)刻表。劉萌迅速將這些信息反饋給上司，得到了上司的賞識(shí)。

答案：秘書隨時(shí)都要查閱資料、收集信息，為了更好地工作，辦公室中還要準(zhǔn)備好常用的信息資料，以便隨時(shí)查閱。辦公室內(nèi)應(yīng)常備的信息資料有：參考書、手冊(cè)、百科、字典（詞典）、年鑒、報(bào)紙、期刊、統(tǒng)計(jì)資料、地圖集、檔案、內(nèi)部文獻(xiàn)、政府出版物、法律法規(guī)匯編、政策匯編等。簡(jiǎn)答題（一）如何樹立秘書人員的信息意識(shí)？作為秘書人員，信息的敏感性不是天生的，可以通過平時(shí)的刻苦訓(xùn)練逐步提升。一要多看。要透過現(xiàn)象看本質(zhì)、撥開迷霧抓住要害，才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有參考價(jià)值的信息。二要多思。這樣才能培養(yǎng)靈活的信息收集和捕捉能力。在實(shí)際工作中，信息往往不是明明白白地展現(xiàn)在我們面前的，需要我們花費(fèi)一定的時(shí)間和精力主動(dòng)地、廣泛地收集和攝取。在此過程中，要抓住三點(diǎn)：一是位置準(zhǔn)。要站在領(lǐng)導(dǎo)的位置看問題。二是內(nèi)容新。對(duì)一些不確定但有價(jià)值的信息要弄清情況后再上報(bào)。三是角度好。收集到的信息要有特色，如有工作特色、經(jīng)濟(jì)特色、區(qū)域特色等，通過不同層次、不同方法、不同人員獲取到各種有用信息。三要多練。即培養(yǎng)信息工作人員準(zhǔn)確地篩選、整理信息的能力。（二）企業(yè)信息工作的作用有哪些？1．它是企業(yè)管理的基礎(chǔ)2．它是開發(fā)利用新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝的前提3．它是生產(chǎn)過程控制的手段4．它是企業(yè)走向市場(chǎng)的關(guān)鍵5．它是提高企業(yè)員工素質(zhì)的階梯6．它是樹立企業(yè)良好形象的途徑任務(wù)二：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1.信息收集的原則是準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、適用、選優(yōu)。（√）2.正式收集信息的渠道有公共傳播載體、各種社會(huì)活動(dòng)、建立人際網(wǎng)絡(luò)收集人際信息。（×）3.通過專利文獻(xiàn)獲得的信息渠道屬于正式收集渠道。（√）4.獲取信息的范圍包括企業(yè)信息、合作伙伴信息、市場(chǎng)信息、法律政策信息、宏觀經(jīng)濟(jì)金融信息、交際活動(dòng)信息。（√）5．獲取信息的索取法是向與組織沒有業(yè)務(wù)或其他沒有聯(lián)系的單位索要信息的方法。（×）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，從信息的獲取方法、收集的原則等方面談?wù)勀愕目捶?？建平公司張?jīng)理與久違的經(jīng)銷商劉經(jīng)理見面時(shí)說：“去年年底收到你們寄來的賀卡，上面有一句話是“理念勝于資產(chǎn)，我們欣賞貴公司的經(jīng)營(yíng)理念，當(dāng)時(shí)覺得劉經(jīng)理很有心，對(duì)本公司也很了解，很受用?！眲⒔?jīng)理笑道：“呵呵，張經(jīng)理更有心，這句話記得這么清楚?！彪p方的距離一下子拉近了很多。其實(shí)這都?xì)w功于張經(jīng)理的秘書張麗。張麗為張經(jīng)理整理這賀卡時(shí)，細(xì)心地發(fā)現(xiàn)這句話寫得很好，就在客戶信息庫中加進(jìn)了這句話及其出處。今天聽說張經(jīng)理要與劉經(jīng)理見面，李麗就事先調(diào)出與劉經(jīng)理有關(guān)的信息，并把其中重要的打印出來給張經(jīng)理看了一下，這才有了他們見面時(shí)融洽的一幕。答案：張經(jīng)理的秘書李麗善于收集整理利用信息，通過閱讀法從經(jīng)營(yíng)商的賀卡上收集有用的信息，明確對(duì)方的經(jīng)營(yíng)理念，并能及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)使用，使得雙方見面時(shí)，以此為話題，很快就拉近了雙方的距離，為雙方的進(jìn)一步合作打下了基礎(chǔ)。（二）閱讀下面內(nèi)容，請(qǐng)幫助王潔完成下面任務(wù)。建平公司打算在城市新區(qū)建住宅小區(qū)，老總得到消息說在將要建成的住宅小區(qū)一帶三年后可能規(guī)劃建一家化工廠，這顯然會(huì)影響到這個(gè)小區(qū)的房?jī)r(jià)和銷售情況。秘書王潔奉命調(diào)查這件事是否有根據(jù)。答案：王潔要制定周密的信息收集方案，利用正式的、非正式的、公共的、私人的多種渠道來探求信息，從而及時(shí)獲取到準(zhǔn)確的信息。三、簡(jiǎn)答題（一）獲取信息的方法有哪些？1．觀察法觀察是人們獲取信息最基本的方法，即人們直接通過感官或借助其他工具來認(rèn)識(shí)客觀事物。2．調(diào)查法調(diào)查是獲取信息最常用的方法。調(diào)查即按預(yù)先確定的計(jì)劃對(duì)特定對(duì)象進(jìn)行特定問題的了解。3．閱讀法閱讀法就是通過對(duì)印刷媒介中的信息材料進(jìn)行閱讀而獲取信息的方法。書籍、報(bào)紙、雜志、資料等公開出版物是人們運(yùn)用最普遍的信息載體，具有信息量大、信息周轉(zhuǎn)快、閱讀比較方便的特點(diǎn)。4．收聽收看法收聽收看，是指對(duì)廣播、電視媒介采用視聽的方法獲取信息。廣播電視是現(xiàn)代電子媒介，是大眾信息的傳播載體，具有快速、真實(shí)、廣泛等特點(diǎn)。信息工作人員應(yīng)該充分利用這些媒介，獲取有用信息。收聽收看有隨時(shí)與定時(shí)兩種方式。5．網(wǎng)絡(luò)查詢法網(wǎng)絡(luò)查詢就是利用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)查詢所需要的信息。6．溝通交流法溝通交流法是指辦公室工作人員在日常工作中與各方面的人員進(jìn)行接觸聯(lián)系時(shí)，通過口頭交談及有意傾聽的方式獲取信息的方法。7．索取法索取法是向與組織有業(yè)務(wù)或其他聯(lián)系的單位索要信息的方法。其方式可以是當(dāng)面索要，也可以通過電話或傳真索要。索要的信息可以是專項(xiàng)性的，也可是普遍性的。8．交換法交換法適用于與本組織有往來關(guān)系的組織單位。這是一種建立在互惠互利基礎(chǔ)之上的信息傳遞關(guān)系。9．購(gòu)置法購(gòu)置法是指有償索取信息的方法，信息一般是從社會(huì)信息服務(wù)單位或者相關(guān)個(gè)人處購(gòu)買。（二）收集信息的注意事項(xiàng)？1．收集各種形態(tài)的信息（1）文字形態(tài)的信息以書面文字為載體的信息資料。（2）聲像形態(tài)的信息以直接記錄聲音和圖像為載體的信息資料。（3）記憶形態(tài)的信息在人際交往中形成的存儲(chǔ)在人腦中的信息。2．建立通信聯(lián)系索引卡3．信息收集要有超前性在競(jìng)爭(zhēng)十分激烈的工作活動(dòng)中，沒有超前的信息，就難有有效的對(duì)策。因此，秘書收集信息要有超前性、預(yù)見性，要搶先捕捉信息，迅速加工傳遞，增強(qiáng)信息的指導(dǎo)性和預(yù)測(cè)性。任務(wù)三：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1．信息分類的程序包括辨類和歸類。（√）2．閱讀篩選信息資料的方法是留意標(biāo)題、復(fù)印、剪裁、摘記。（×）3.信息篩選的程序包括看來源、看標(biāo)題、看正文、決定取舍。（√）4.信息篩選時(shí)需注意的問題有認(rèn)真選擇信息材料、要突出主題思想、要注重典型性、要富有新意、修正、增補(bǔ)。（√）5.按信息對(duì)象分類，這種方法常用于對(duì)書信等往來文件的分類。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勑埖淖龇ㄓ惺裁磫栴}？應(yīng)該如何分類？某公司辦公室主任讓小張將一堆沒有整理的資料根據(jù)信息分類的要求進(jìn)行整理，這些資料有書信、單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報(bào)刊文章等。小張進(jìn)行分類時(shí)，按主題分成了兩大類。答案：小張的分法過于籠統(tǒng)，不實(shí)用。1.對(duì)書信應(yīng)采用按對(duì)象分類的方法，便于方便查閱；

2.除書信外，對(duì)其他資料應(yīng)采取按形式分類，便于查找到同種形式的多件信息資料；

3.除書信外，對(duì)其他資料也可以按主題分類，便于從主題人手，進(jìn)行檢索。（二）下面案例中，小林、老師、科長(zhǎng)分別采用了何種信息傳遞方式，為什么他們會(huì)選擇該種方式？

某市一家工廠，由于老產(chǎn)品積壓，資金虧欠，瀕臨倒閉。2018年年初，這家工廠的生產(chǎn)科長(zhǎng)聽說一種新產(chǎn)品有發(fā)展前途，就提出轉(zhuǎn)產(chǎn)該產(chǎn)品的建議。為此，廠長(zhǎng)專門召開了辦公會(huì)議，對(duì)轉(zhuǎn)產(chǎn)問題作初步討論?？墒菚?huì)上卻引來與會(huì)者的一連串的提問：新產(chǎn)品經(jīng)過可行性論證沒有？市場(chǎng)預(yù)測(cè)是怎么說的？是否屬于專利產(chǎn)品？授產(chǎn)后幾年能扭虧為盈？面對(duì)這一連串問號(hào)，生產(chǎn)科長(zhǎng)一時(shí)無語，會(huì)議決定暫緩轉(zhuǎn)產(chǎn)。

廠長(zhǎng)辦公室秘書小林，雖只有?？莆幕潭?，但卻有股鉆勁，在征得廠長(zhǎng)的同意后，根據(jù)《市場(chǎng)信息報(bào)》的信息，向某大學(xué)技術(shù)開發(fā)公司發(fā)出了函電，請(qǐng)求給予技術(shù)咨詢，并匯去500元作為咨詢費(fèi)。該公司接電后，即安排一位老師加班加點(diǎn)，為工廠查閱了國(guó)內(nèi)外有關(guān)資料和專利，并復(fù)制成冊(cè)寄到該廠，生產(chǎn)科長(zhǎng)如獲至寶，在廠長(zhǎng)辦公會(huì)上，向與會(huì)者詳細(xì)匯報(bào)了該產(chǎn)品的性能和發(fā)展前景，并提供了某大學(xué)開發(fā)公司查閱的有關(guān)資料。會(huì)議經(jīng)過討論，同意轉(zhuǎn)產(chǎn)。轉(zhuǎn)成新產(chǎn)品后，該廠以年創(chuàng)收逾百萬的利潤(rùn)，引起了省內(nèi)外同行的注目。秘書小林也受到廠長(zhǎng)的表揚(yáng)。

答案小林向某大學(xué)技術(shù)開發(fā)公司發(fā)出了函電，請(qǐng)求給予技術(shù)咨詢，采用了電信傳遞方式；老師為工廠查閱了國(guó)內(nèi)外有關(guān)資料和專利，并復(fù)印成冊(cè)寄到該廠，采用了文字傳遞的方式；生產(chǎn)科長(zhǎng)在廠長(zhǎng)辦公會(huì)上，向與會(huì)者詳細(xì)匯報(bào)了該產(chǎn)品的性能，并提供了某大學(xué)開發(fā)公司查閱的有關(guān)資料，采用了語言傳遞與文字傳遞的方式，使用的材料是某大學(xué)開發(fā)公司查閱的有關(guān)資料，是未經(jīng)任何改動(dòng)的原件，是令人信服的歷史證據(jù)。三、簡(jiǎn)答題（一）信息的分類有哪些？1.按對(duì)象分類這種方法常用于對(duì)書信等往來文件的分類。2.按主題分類這是一種根據(jù)信息所反映的主題進(jìn)行分類的方法。3.按形式分類即將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報(bào)告書、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報(bào)刊文章等按形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時(shí)間細(xì)分，形成一種按形式匯集的文檔。4.按來源分類即將信息根據(jù)其來源作出分類，把相同來源的信息資料歸在一起。如來自上級(jí)主管部門的信息、來自某一信息中心的信息、來自咨詢機(jī)構(gòu)的信息、來自組織內(nèi)5.按信息內(nèi)容分類即根據(jù)信息所反映的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的區(qū)分。6.按通用分類表分類即根據(jù)信息的情況，借助于“圖書資料分類法”或“檔案分類法”等進(jìn)行分類。（二）信息分類原則有哪些？1.適用性原則信息的分類是為了適用。因此，必須遵循適用性原則，也即分類要本著以用為重的原則來進(jìn)行。2.綜合性原則分類的目的不在于對(duì)信息進(jìn)行詳盡的區(qū)分，而是要進(jìn)行分類綜合化，即能使相應(yīng)的信息得以集中。因此，分類要貫徹綜合性原則。3.漸進(jìn)性原則分類不能從細(xì)微之處開始，它應(yīng)按照下列順序進(jìn)行：上位概念（大分類）→中位概念（中分類）→下位概念（小分類）。只有這樣，才能保證分類工作的正常進(jìn)行。4.相斥性原則即經(jīng)過分類而形成的類別都應(yīng)有著明確的定義，類別間不能有概念的重復(fù)和欠缺。若無法避免概念之間的重復(fù)和欠缺，還應(yīng)以其他方法，如說明等加以限定和補(bǔ)充。5.并置性原則即經(jīng)過分類而形成的類別是相似概念或有關(guān)聯(lián)的概念，在分類體系中應(yīng)排列在相近的位置，而關(guān)聯(lián)性較小的應(yīng)排列在較遠(yuǎn)的位置。這樣便于對(duì)信息的查取和合理開發(fā)利用。任務(wù)四：一、判斷題，在括號(hào)內(nèi)對(duì)的填√，錯(cuò)的打×1．信息校核最常見的方法有三種，分析法、核對(duì)法、調(diào)查法。（√）2．信息開發(fā)的工作程序包括確定主題、分析信息材料、選擇信息開發(fā)方法、選擇開發(fā)信息的形式、形成信息產(chǎn)品。（√）3.信息編寫的類型包括以下三種，動(dòng)態(tài)型信息、建議型信息、預(yù)測(cè)型信息。（×）4.能進(jìn)行一次、二次、三次信息開發(fā)，信息開發(fā)具有多次性。（√）5.剪報(bào)屬于一次信息開發(fā)。（√）二、應(yīng)用題（一）閱讀下面內(nèi)容，談?wù)勥@個(gè)案例給你的啟示？天宇公司擬訂了一套員工獎(jiǎng)勵(lì)辦法。為進(jìn)一步充實(shí)和完善此辦法,經(jīng)理責(zé)成秘書李婷了解員工的意見。李婷很快便將獎(jiǎng)勵(lì)辦法及征求意見通知、征求意見表下發(fā)到各個(gè)部門，還多次到部門中直接聽取員工的意見。李婷將收集的信息進(jìn)行分析匯總，起草了一份報(bào)告上交給經(jīng)理。經(jīng)理根據(jù)李婷提供的反饋信息令相關(guān)部門對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)辦法進(jìn)行修改和補(bǔ)充。

答案:信息工作的意義在于為各項(xiàng)管理工作服務(wù)。信息反饋可以使信息管理形成良性循環(huán)，保證管理活動(dòng)和決策的有效進(jìn)行，促進(jìn)管理工作的最優(yōu)化。秘書要學(xué)會(huì)不斷獲取、傳遞和反饋新信息，為進(jìn)一步改進(jìn)工作提供依據(jù)。（二）閱讀下面材料，將材料編寫成信息簡(jiǎn)報(bào)。長(zhǎng)興xx電池有限公司是一家蓄電池行業(yè)的龍頭企業(yè)，自身擁有完善試驗(yàn)、檢測(cè)手段，采用德國(guó)、日本、臺(tái)灣等地進(jìn)口知名品牌的先進(jìn)的設(shè)備，是我縣及至全國(guó)的知名生產(chǎn)企業(yè)。檢測(cè)中心工作人員多次走訪該企業(yè)主要是幫助企業(yè)解決進(jìn)口檢測(cè)設(shè)備檢測(cè)技術(shù)難題。檢測(cè)中心專家通過溝通詢問，查閱技術(shù)文件，實(shí)地觀看和操作檢測(cè)設(shè)備等多種方式，本著科學(xué)精確、方便企業(yè)，高效服務(wù)的原則，幫助企業(yè)解決計(jì)量檢測(cè)中存在的困難并提出了具體實(shí)施方案。檢測(cè)中心工作人員對(duì)企業(yè)的幫扶，不論大小，一視同仁，平等對(duì)待，但又根據(jù)企業(yè)的需求不同，提供差別化服務(wù)。引導(dǎo)和鼓勵(lì)名牌培育創(chuàng)建企業(yè)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、計(jì)量等技術(shù)基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，鼓勵(lì)有條件的企業(yè)采用國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，積極推行卓越績(jī)效管理模式、5S管理、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等先進(jìn)的質(zhì)量管理方法，加強(qiáng)企業(yè)質(zhì)量文化建設(shè)，強(qiáng)化企業(yè)質(zhì)量誠(chéng)信意識(shí)，建立健全質(zhì)量誠(chéng)信制度長(zhǎng)興xx電池有限公司下一步將加強(qiáng)對(duì)我縣重點(diǎn)支柱企業(yè)的走訪，不斷深化服務(wù)內(nèi)涵，改進(jìn)服務(wù)方式，幫扶更多企業(yè)提升計(jì)量技術(shù)檢測(cè)和管理水平。答案：檢測(cè)中心幫扶企業(yè)注重針對(duì)性計(jì)量檢測(cè)是解決企業(yè)計(jì)量管理薄弱的有力措施，也是市場(chǎng)監(jiān)管部門履行計(jì)量管理職責(zé)的重要舉措。日前，長(zhǎng)興縣檢測(cè)中心深入企業(yè)零距離服務(wù)，幫企業(yè)解決計(jì)量檢測(cè)難題，提高了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，深受企業(yè)好評(píng)。長(zhǎng)興xx電池有限公司是一家蓄電池行業(yè)的龍頭企業(yè)，自身擁有完善試驗(yàn)、檢測(cè)手段，采用德國(guó)、日本、臺(tái)灣等地進(jìn)口知名品牌的先進(jìn)的設(shè)備，是我縣及至全國(guó)的知名生產(chǎn)企業(yè)。檢測(cè)中心工作人員多次走訪該企業(yè)主要是幫助企業(yè)解決進(jìn)口檢測(cè)設(shè)備檢測(cè)技術(shù)難題。檢測(cè)中心專家通過溝通詢問，查閱技術(shù)文件，實(shí)地觀看和操作檢測(cè)設(shè)備等多種方式，本著科學(xué)精確、方便企業(yè)，高效服務(wù)的原則，幫助企業(yè)解決計(jì)量檢測(cè)中存在的困難并提出了具體實(shí)施方案，深受企業(yè)好評(píng)。面對(duì)眾多企業(yè)，檢測(cè)中心工作人員表示，大企業(yè)有大企業(yè)的困難，小企業(yè)有小企業(yè)的長(zhǎng)處，對(duì)企業(yè)的幫扶，不論大小，一視同仁，平等對(duì)待，但又根據(jù)企業(yè)的需求不同，提供差別化服務(wù)。同時(shí)，引導(dǎo)和鼓勵(lì)名牌培育創(chuàng)建企業(yè)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、計(jì)量等技術(shù)基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，鼓勵(lì)有條件的企業(yè)采用國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，積極推行卓越績(jī)效管理模式、5S管理、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等先進(jìn)的質(zhì)量管理方法，加強(qiáng)企業(yè)質(zhì)量文化建設(shè)，強(qiáng)化企業(yè)質(zhì)量誠(chéng)信意識(shí)，建立健