電子政務(wù)之辦公自動(dòng)化

電子政務(wù)之辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)方案TOC\o"1-2"\h\z.1電子秘書、電子郵件 1.2日程安排 2.3名片薄 2.4電子公告 2.5會(huì)議管理 2.6公文檔案管理 2.7工會(huì)管理 3.8車輛管理 3.9安全保衛(wèi)管理 3.10戰(zhàn)略計(jì)劃管理 3.11信息查詢 4辦公自動(dòng)化管理包括電子秘書、日程安排、名片簿、電子公告、會(huì)議管理、公文及檔案管理、事物管理等等，最終實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)自動(dòng)化和無(wú)紙辦公等功能。.1電子秘書、電子郵件電子秘書功能如圖14.1所示。電子郵件作為系統(tǒng)核心，包含通訊錄；同時(shí)，日程安排、名片薄可以包含在電子郵件系統(tǒng)當(dāng)中。電子郵件具有以下功能：公司內(nèi)部的交流：包括同一部門內(nèi)部成員之間，本部門內(nèi)部成員與其他部門（包括其他部門的主管與普通成員）之間，公司上層與公司底層人員之間，可以是正式的，也可以是非正式的；具體如圖14.2；圖14.2公司內(nèi)部與公司外部的交流：包括公司的各個(gè)具體部門與外部的信息往來(lái)，可以是業(yè)務(wù)，也可以是其他信息甚至如電子賀卡。.2日程安排日程安排可以采取日歷模式，包含具體內(nèi)容、時(shí)間、鬧鐘提醒等；在一定情況與權(quán)限下可以與他人共享。.3名片薄名片薄可以作為公司客戶關(guān)系管理（CustomerRelationshipManagement簡(jiǎn)稱CRM）的一部分?jǐn)?shù)據(jù)資源，作為銷售與分銷售模塊客戶管理的補(bǔ)充，其范圍可以從客戶的通訊地址擴(kuò)展到他們的習(xí)慣、愛好等等。.4電子公告電子公告的范圍與功能可以擴(kuò)大到網(wǎng)上社區(qū)的層次，可以分成兩個(gè)部分，一個(gè)部分由公司用以發(fā)布正式的公文，查詢法律法規(guī)、規(guī)章制度、公司年鑒等等；另一部分是公司成員網(wǎng)上非正式聚會(huì)，共享各種信息的地方，包括心得交流、各種專業(yè)與業(yè)務(wù)信息的共享。在電子公告牌下可以按部門或者業(yè)務(wù)類別分類。.5會(huì)議管理主要是會(huì)議管理與會(huì)議安排，包括安排會(huì)議室、發(fā)送會(huì)議通知，會(huì)議通知簽收，整理會(huì)議紀(jì)要，根據(jù)實(shí)際情況將會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容生成督辦。系統(tǒng)提供：《會(huì)議室安排計(jì)劃表》、《會(huì)議通知單》、《會(huì)議紀(jì)錄》以及提供會(huì)議到會(huì)統(tǒng)計(jì)。.6公文檔案管理公文檔案管理分為以下幾點(diǎn)進(jìn)行描述：文控管理：主要是對(duì)企業(yè)所發(fā)公文進(jìn)行分級(jí)管理，按照人員的不同等級(jí)賦于不同的公文獲得權(quán)限，限制消息的隨意流通。具體功能實(shí)現(xiàn)可參見公文檔案管理模塊。文件流轉(zhuǎn)管理：當(dāng)文件控制部門發(fā)出文件時(shí)，該文件可自動(dòng)地相關(guān)記錄中登記。當(dāng)文件使用部門打開此文件后，文件使用部門也將自動(dòng)在本部門電腦中建立相關(guān)記錄。并將打開日期自動(dòng)傳遞到文件控制部門電腦中；文件打印管理：文件使用部門嚴(yán)格控制文件打印數(shù)量，打印的文件應(yīng)有打印部門標(biāo)記，打印人、校對(duì)人姓名；文件修訂管理：換版或換頁(yè)修改時(shí)，電腦將自動(dòng)更改或替換該文件所有使用部門電腦中此文件內(nèi)容。同時(shí)對(duì)文件使用部門發(fā)出換頁(yè)或換版信息，提醒文件使用部門注意該文件的打印件和復(fù)印件的回收、銷毀；文件匯總功能：“文件審批表”、“文件更改通知單”、“文件撤消通知單”、“質(zhì)量體系現(xiàn)行文件有效版本更改一覽表”或“標(biāo)準(zhǔn)體系現(xiàn)行文件有效版本一覽表”、“質(zhì)量體系現(xiàn)行文件有效版本目錄表”或“標(biāo)準(zhǔn)體系現(xiàn)行文件有效版本目錄表”、“文件收發(fā)匯總目錄”等質(zhì)量記錄可自動(dòng)匯總統(tǒng)計(jì)，并能打印；文件撤消管理：文件控制部門發(fā)出撤消指令后，電腦將根據(jù)指令自動(dòng)撤消所有該文件使用部門電腦中的此文件，并提醒此文件已撤消，要求回收和銷毀此文件的復(fù)印件和打印件。同時(shí)在所有相關(guān)記錄表中記錄（反映）；外來(lái)文件管理：外來(lái)文件(包括網(wǎng)上下載的外來(lái)文件)根據(jù)性質(zhì)和類別進(jìn)行登記，并要經(jīng)過(guò)主管廠長(zhǎng)審批通過(guò)，文件控制部門根據(jù)需要發(fā)放到各使用部門，同時(shí)在“外來(lái)文件匯總目錄”和其它相關(guān)記錄中登記；文件借閱管理：當(dāng)有人要求借閱文檔時(shí)，首先判斷是否賦予其權(quán)限，然后檢索是否有電子文檔，如果有，可以賦予其查閱該文檔的權(quán)限，閱讀完畢后，收回其權(quán)限；如果只有紙質(zhì)的文檔，則按照原有的文檔管理的方法處理。.7工會(huì)管理工會(huì)管理包括工會(huì)會(huì)員維護(hù)、會(huì)費(fèi)繳納、物品發(fā)放登記、活動(dòng)記錄等等。.8車輛管理OA系統(tǒng)中車隊(duì)管理的主要對(duì)象非產(chǎn)品運(yùn)輸用車，而不是在運(yùn)輸管理中的運(yùn)輸產(chǎn)品用車。車輛管理主要有車隊(duì)調(diào)度、出車登記、駕駛員業(yè)績(jī)考核等。非產(chǎn)品運(yùn)輸用車的調(diào)度控制部門一般是公司辦公室，解決方案描述如下：出車申請(qǐng)：出車聯(lián)系單由使用者填寫，提交給公司辦公室。使用者在調(diào)度未確認(rèn)前，可以更改、撤銷聯(lián)系單。提交、更改、撤銷的動(dòng)作都會(huì)產(chǎn)生出車聯(lián)系消息，發(fā)送到公司辦公室；車輛調(diào)度：公司辦公桌面會(huì)有“有出車聯(lián)系消息”的提示，公司辦公室根據(jù)《出車聯(lián)系單》、《出車安排表》、《司機(jī)當(dāng)班表》調(diào)度車輛，公司辦公室將調(diào)度消息《出車單》反饋給使用者；反饋和調(diào)整：小車班的電腦自動(dòng)顯示調(diào)度信息，司機(jī)如果發(fā)現(xiàn)有無(wú)法出車時(shí)，應(yīng)填寫原因，并發(fā)消息通知公司辦公室，公司辦公室重新調(diào)度，執(zhí)行2步驟。同時(shí)系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)應(yīng)該出車時(shí)間判斷，幾分鐘內(nèi)（時(shí)間可以由公司辦公室設(shè)定）沒有進(jìn)行確認(rèn)的，當(dāng)作無(wú)法調(diào)度，產(chǎn)生無(wú)法調(diào)度消息通知公司辦公室，公司辦公室重新調(diào)度，執(zhí)行2步驟。司機(jī)在規(guī)定時(shí)間準(zhǔn)備好出車時(shí)，在電腦內(nèi)輸入確認(rèn)信息，同時(shí)系統(tǒng)自行產(chǎn)生出車消息，通知使用者；出車完成登記：出車結(jié)束，由司機(jī)輸入完成信息，信息包括行駛里程、出車起止地點(diǎn)等。同時(shí)使用者需在出車單上簽名；統(tǒng)計(jì)：包括個(gè)人月出車統(tǒng)計(jì)，部門月用車統(tǒng)計(jì)及其他自設(shè)置統(tǒng)計(jì)。.9安全保衛(wèi)管理安全保衛(wèi)管理應(yīng)該通過(guò)提供下列報(bào)表來(lái)實(shí)現(xiàn)?！栋踩乐軝z查匯總表》《勞保用品發(fā)放單臺(tái)帳》《外包工登記冊(cè)》《事故苗子登記表》《環(huán)保及工業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)反饋信息》“消防管理”——包括器材管理等，參見“消防器材分布情況”《特殊工種培訓(xùn)登記》：與人事信息掛接。.10戰(zhàn)略計(jì)劃管理在所收集總結(jié)信息的基礎(chǔ)上，組織制定企業(yè)（部門）各時(shí)間段方針目標(biāo)和綜合計(jì)劃。經(jīng)營(yíng)計(jì)劃一般包括四個(gè)部分：第一部分，確定戰(zhàn)略與目標(biāo)；第二部分，單項(xiàng)性戰(zhàn)略研究與開發(fā)計(jì)劃，即開發(fā)新產(chǎn)品與新市場(chǎng)計(jì)劃，并制定日程進(jìn)度表和進(jìn)行資源分配；第三部分，產(chǎn)品項(xiàng)目計(jì)劃，為各項(xiàng)產(chǎn)品制定的規(guī)劃。主要包括銷售、生產(chǎn)、設(shè)備、人員、資金、利潤(rùn)規(guī)劃等等；二三部分構(gòu)成了企業(yè)長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；第四部分，企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。根據(jù)戰(zhàn)略項(xiàng)目規(guī)劃和產(chǎn)品項(xiàng)目規(guī)劃，綜合編制成年度綜合性的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。主要包括銷售、生產(chǎn)、設(shè)備、資金、利潤(rùn)等計(jì)劃，以及與上述規(guī)劃有關(guān)的資源分配與組織計(jì)劃。年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃適合引入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃大綱、技術(shù)開發(fā)計(jì)劃、產(chǎn)品質(zhì)量計(jì)劃、成本計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、利潤(rùn)計(jì)劃、環(huán)境保護(hù)與安全生產(chǎn)計(jì)劃、拓展計(jì)劃等等作為其它模塊的補(bǔ)充。特點(diǎn)說(shuō)明：系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)庫(kù)