公章管理制度

PAGEPAGE7公章管理制度公章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、權(quán)威性、可靠性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，有效維護(hù)公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本管理制度。本規(guī)定中的公章包括公司章、公司法人章、總經(jīng)理印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章及各部門印章等代表公司或公司各部門行使權(quán)力的印章。一、公章使用范圍（一）凡屬以公司名義對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表文件、信函、證明等一律加蓋公司公章。（二）凡屬以公司名義對(duì)公司內(nèi)部的行文，也使用公司章。（三）凡屬部門業(yè)務(wù)管轄范圍內(nèi)的行文、制度或規(guī)定加蓋部門印章。（四）凡屬合同類的用合同專用章。（五）凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章，需要時(shí)可加蓋公司章及法人章。二、各相關(guān)人員職責(zé)（一）總經(jīng)理負(fù)責(zé)蓋章前最終審核并簽字確認(rèn)同意蓋章。（二）分管副總經(jīng)理

負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的公章的使用審批工作。（三）公章管理員

1、負(fù)責(zé)公章的保管。

2、負(fù)責(zé)設(shè)立公章使用登記臺(tái)帳（見附件二《公章使用登記表》）。

3、負(fù)責(zé)公章使用的審核工作。

4、負(fù)責(zé)制定所保管公章的使用程序。（四）總經(jīng)辦監(jiān)管人員1、負(fù)責(zé)公章使用過程中的監(jiān)管與登記。（五）提交資料蓋印的人員1、當(dāng)需蓋印的資料已經(jīng)蓋印以后，嚴(yán)禁在資料上增加任何內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理的審批除外。否則，由此造成的一切損失由提交資料蓋印的人員承擔(dān)。（六）外借公章辦事的人員1、因公外借公章的人員，需嚴(yán)格審查需蓋印的資料。如工作不負(fù)責(zé)，由此造成的一切損失由外借公章辦事的人員承擔(dān)。三、公章的保管（一）行政公章由總經(jīng)理指定的管理專人負(fù)責(zé)管理。（二）專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（財(cái)務(wù)章、合同章、各部門用章等）由總經(jīng)理授權(quán)給各專業(yè)部門指定專人負(fù)責(zé)管理。（三）公司法人工作用個(gè)人名章，分別由公司法人指定管理員。（四）公章管理人要嚴(yán)加管理，不得隨意將公章交由他人使用、保管，因故需由他人代管時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（五）公章管理人每月都需要將《公章使用申請(qǐng)單》、《公章外出使用申請(qǐng)單》歸檔，每年年終做一次總的歸檔。（六）如發(fā)生公章遺失或被私自使用事件要及時(shí)追查處理。（七）審計(jì)師有權(quán)對(duì)公章的使用情況進(jìn)行稽核審計(jì)。（八）公章管理員與外出使用公章陪同人員均要簽訂公章使用/借用協(xié)議。（九）公司所有章的管理人詳見附件三，各分公司管理人員對(duì)其管理的印章負(fù)全責(zé)，其領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任。（十）公司所有章的管理人及監(jiān)管人員必須按《公章管理制定》要求保管公章，并有責(zé)任對(duì)公章使用和借用做好登記臺(tái)帳，定期整理及上報(bào)公章登記臺(tái)帳。（十一）公司所有章的管理人及監(jiān)管人員須嚴(yán)格按《公章管理規(guī)定》行使蓋章和外借公章的程序。禁止未經(jīng)批準(zhǔn)私自加蓋公章。對(duì)于需加蓋公章的文件資料，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，管理員有權(quán)拒絕加蓋公章。特殊情況由總經(jīng)理電話或郵件確認(rèn)加蓋公章的，事后應(yīng)補(bǔ)齊手續(xù)。（十二）公司所有章的管理人及監(jiān)管人員有義務(wù)配合公司審計(jì)師對(duì)公章使用的審計(jì)工作。（十三）公章管理人、監(jiān)管人員及外借公章使用的人員對(duì)加蓋公章文件的內(nèi)容所知悉的公司商業(yè)秘密負(fù)保密義務(wù)。保證不向任何個(gè)人或其他組織提供信息。（十四）如發(fā)現(xiàn)管理員未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章或外借，且未造成負(fù)面影響的，公章管理員每次處罰100元。如對(duì)公司造成損失的，一切損失由公章外借人員承擔(dān)。（十五）如發(fā)現(xiàn)管理人員管理不善或未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章，對(duì)公司造成影響的，視為該人員嚴(yán)重違反規(guī)章制度，解除勞動(dòng)合同，并處罰1000至10萬元，情節(jié)嚴(yán)重的，甲方有權(quán)追究該管理人員其它法律責(zé)任。四、規(guī)定（一）未經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自刻制本部門的公章。公章的刻制，必須符合國務(wù)院頒布的有關(guān)公章刻制的規(guī)定，并經(jīng)深圳市公安局備案。（二）公章的使用由各保管人員及總經(jīng)辦設(shè)立使用登記臺(tái)帳，嚴(yán)格審批和登記制度。（三）公章使用（公司紅頭文件除外），必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后公章管理人員方可蓋章，公章管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，因使用公章不當(dāng)造成損失的，應(yīng)追究其相應(yīng)責(zé)任。（四）公章管理人員如工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)上繳公章，由重新確定的公章管理人員另行辦理接收公章手續(xù)，不得私自轉(zhuǎn)交他人。（五）以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，由各專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可申請(qǐng)蓋章。（六）私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時(shí)，由嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。（七）任何公章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上（空白合同、空白協(xié)議、空白證明、空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等）加蓋公章或其它印章。因工作特殊確需開具時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可蓋章；待工作結(jié)束后，必須及時(shí)向公司匯報(bào)開具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。（八）對(duì)已調(diào)出、解除、終止勞動(dòng)關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，總經(jīng)理/人事部負(fù)責(zé)人審批后，方可蓋章。（九）印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保公章清晰、端正。（十）公章如有不慎丟失，保管人員及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并備案。（十一）涉及到重大事件需蓋章的必須將蓋章后的復(fù)印件留檔備查。（十二）對(duì)加蓋公章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰。（十三）公章管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵章守紀(jì)，秉公辦事。沒有總經(jīng)理或總裁及相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，不得蓋章。（十四）公章管理人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意亂放。公章一般應(yīng)在上班時(shí)間內(nèi)使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章。下班時(shí)間和節(jié)假日期間應(yīng)采取防盜措施。（十五）公章一般不得攜帶外出使用，嚴(yán)禁任何人擅自借用或私自將公章帶出公司使用。如因政府類工作需要，確需將公章帶出使用，需填寫《公章外出使用申請(qǐng)單》,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字及公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可帶出，并由公章保管人/或公司指定陪同人員攜章隨同。（十六）公章外出期間，借用人只可將公章用于申請(qǐng)事由，禁止在本項(xiàng)業(yè)務(wù)范圍外的文件上加蓋公章，并對(duì)公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。其余事務(wù)辦理均需將資料帶回，填寫完整后蓋章，然后帶往辦理地辦理事務(wù)。（十七）在辦事過程中，遇政府部門要求臨時(shí)性需加蓋公章的文件資料，不符合正常辦事流程的，乙方有權(quán)拒絕加蓋公章。特殊情況由總經(jīng)理電話確認(rèn)方可加蓋公章的。（十八）公章外借人員借用的公章當(dāng)天借用必須做到當(dāng)天歸還，特殊情況除外。（十九）如發(fā)現(xiàn)公章外借人員未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章或外借，且未造成負(fù)面影響的，公章外借人員需每次處罰100元。如對(duì)公司造成損失的，一切損失由公章外借人員承擔(dān)。（二十）如發(fā)現(xiàn)公章外借人員管理不善或未按《公章管理規(guī)定》程序，私自蓋章，對(duì)公司造成影響的，視為公章外借人員嚴(yán)重違反規(guī)章制度，解除勞動(dòng)合同，并處罰1000至10萬元，情節(jié)嚴(yán)重的，公司有權(quán)追究公章外借人員其它法律責(zé)任。五、違反規(guī)定（一）違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任。（二）蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人和審核人負(fù)責(zé)，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。（三）凡私蓋公章、合同章等章或舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴(yán)厲懲處。（四）未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，沒有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋印章，否則由當(dāng)事人承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)損失，并追究其刑事責(zé)任。（六）若總經(jīng)理外出，則須通過電子郵件或電話確認(rèn)方可蓋章，且事后須補(bǔ)齊手續(xù)。六、使用程序（一）使用公章前，須填寫《公章使用申請(qǐng)單》（見附件一），征得部門負(fù)責(zé)人審核后，交公司總經(jīng)理審批，總經(jīng)理同意后方可用章。（二）用章人蓋章需出示總經(jīng)理審批同意后的資料并在總經(jīng)辦蓋章登記表上登記，總經(jīng)辦人員在公章保管人處的蓋章登記表上，由公章保管人安排蓋章。蓋章具體操作流程見附件五《蓋章流程說明》。（三）公章保管人查看《公章使用申請(qǐng)單》上公司總經(jīng)理的簽字后，方可用章。（四）公章帶出使用的，須填寫《公章外出使用申請(qǐng)單》（見附件二），征得部門負(fù)責(zé)人審核后，交公司總經(jīng)理的審批，總經(jīng)理同意后方可借出。使用后須馬上還回公章。具體操作流程見附件六《公章外出使用流程》七、相關(guān)附件及表單附件一《公章使用申請(qǐng)單》附件二《公章外借使用申請(qǐng)單》附件三《公章使用登記表》附件四公章管理人清單附件五《蓋章流程說明》附件六《公章外出使用流程》附件七《印章借用登記表》附件八《印章領(lǐng)出登記表》八、本制度自2015年1月24日起執(zhí)行制定:審核：批準(zhǔn)：PAGEPAGE2附件一公章使用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)文件事由用章數(shù)量及類別申請(qǐng)文件簡要說明經(jīng)手人：部門負(fù)責(zé)人審查簽字：總經(jīng)理意見：