電子郵件使用說明

電子郵件使用說明總則1.1為規(guī)范公司內(nèi)部電子郵件的使用，鼓勵(lì)員工采用電子郵件進(jìn)行工作交流。郵箱申請(qǐng)2.1電子郵件系統(tǒng)分為個(gè)人郵箱和部門郵箱。2.2部門郵箱由部門指定專人負(fù)責(zé)。2.3個(gè)人電子郵箱開戶由郵件管理員統(tǒng)一開戶。部門郵箱開戶需部門經(jīng)理申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)辦審批后，由郵件管理員開戶。電子郵件具體使用說明3.1需要發(fā)送郵件情況3.1.1正式工作報(bào)告3.1.2部門之間事務(wù)往來3.1.3通知3.1.4知識(shí)推薦和信息傳遞3.1.5沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容3.1.6難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)3.2郵件文本格式參考1郵件主題郵件標(biāo)題與文件標(biāo)題撰寫的方式基本相同。請(qǐng)示類郵件標(biāo)題如“關(guān)于XXXX的請(qǐng)示”；2）回復(fù)類郵件標(biāo)題如“回復(fù)關(guān)于XXXX的請(qǐng)示”；3）溝通類郵件標(biāo)題如“關(guān)于XXXX的溝通”。2主送對(duì)象明確向誰報(bào)告情況、反映問題、請(qǐng)示工作。3郵件內(nèi)容1）直奔主題，開門見山，一般不超過1000字。2）對(duì)于較為復(fù)雜的問題，盡可能邏輯化表達(dá)。方法是分類或?qū)哟螖⑹觯捶殖?、2、3逐條表達(dá)，不要把多個(gè)問題混在一起，令收件人難以閱讀。4附件在郵件正文中應(yīng)予說明，即告知收件人查看附件，同時(shí)告知發(fā)送郵件的目的。人事類郵件：主送人事對(duì)應(yīng)責(zé)任人；抄送人事經(jīng)理和直接上級(jí)。營(yíng)銷類郵件：主送對(duì)應(yīng)責(zé)任人；抄送營(yíng)銷副總和直接上級(jí)。3.2.3其他非重要的一般性的溝通，避免為了知會(huì)的需要，將郵件抄送給直接領(lǐng)導(dǎo)。避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級(jí)管理人員。不能隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息。3.3郵件的其他用法3.3.1對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引起關(guān)注；或請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)收到郵件。3.3.2凡公司重大事項(xiàng)請(qǐng)示、重要情況報(bào)告，必須使用企業(yè)電子郵箱發(fā)送電子郵件；緊急事項(xiàng)需要口頭報(bào)告或答復(fù)的，事后需發(fā)送電子郵件作為記載。3.4處理郵件時(shí)間員工每天上班9點(diǎn)前和下午3點(diǎn)，打開個(gè)人郵箱，查看郵件，處理相關(guān)事宜。如果未及時(shí)查看郵件，錯(cuò)過公司相關(guān)通知，自己承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.5注意事項(xiàng)3.5.1發(fā)送敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。3.5.2任何人使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，