資訊中心分公司檔案管理制度樣本

融科資訊中心分公司檔案管理制度（月日公司總經(jīng)理室審批通過）第一章總則為加強(qiáng)對公司各類檔案綜合管理，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、系統(tǒng)化和原則化，更好地為公司管理各項(xiàng)工作提供服務(wù)，依照國家《檔案法》，并根據(jù)北京市建委和市檔案局聯(lián)合頒布《北京市都市建設(shè)工程竣工檔案管理實(shí)行細(xì)則》關(guān)于某些，結(jié)合我司管理工作中實(shí)際狀況，特制定本檔案管理制度。在檔案學(xué)中，檔案、文獻(xiàn)材料、資料是三種不同概念。檔案是在我司工作活動(dòng)中直接形成原始記錄，通過整頓、鑒定、組卷辦理了歸檔手續(xù)具備保存價(jià)值文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤等不同載體歷史記錄；文獻(xiàn)材料是在我司現(xiàn)行工作活動(dòng)中直接形成原始記錄，處在運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦過程中，還沒有轉(zhuǎn)化為檔案；資料是指為了工作參照目而收集來文獻(xiàn)材料，不是我司工作活動(dòng)中直接形成文獻(xiàn)材料。檔案必要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證完整、精確、安全，便于開發(fā)運(yùn)用。檔案管理工作是公司管理基本工作一種重要構(gòu)成某些，是維護(hù)公司合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益和歷史真實(shí)面貌一項(xiàng)工作，檔案應(yīng)按照文獻(xiàn)種類和形成時(shí)間順序進(jìn)行全面收集和認(rèn)真整頓、編制。公司各類檔案均納入本管理體系。其中：編程檔案和文書檔案歸檔于檔案室；財(cái)務(wù)檔案（涉及合同檔案）在財(cái)務(wù)部單獨(dú)歸檔；人事檔案屬于寄存在人才交流中心某些按社會(huì)辦法統(tǒng)一寄存人才交流中心，屬于公司人事手續(xù)某些（如簡歷、入職、辭職手續(xù)、員工基本狀況表等）同“文獻(xiàn)類”管理辦法，由主管人事工作崗位人員每月移送到總公司行政人事部；涉及公司機(jī)密檔案（如涉及公司級獎(jiǎng)懲文獻(xiàn)及其她機(jī)密文獻(xiàn)），公司設(shè)專人保管。本辦法合用于公司各部門，其中總公司分部檔案管理納入本管理辦法。第二章機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理職責(zé)公司總經(jīng)理室是檔案管理主管部門，其重要職責(zé)：審核批準(zhǔn)公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范；指引、監(jiān)督和檢查檔案管理工作；決定公司員工執(zhí)行本規(guī)范獎(jiǎng)懲。公司檔案管理主管部門對內(nèi)賦有各類檔案統(tǒng)管作用，對外賦有檔案接口作用。公司各部門文員分管各部門檔案，其重要職：執(zhí)行國家檔案工作方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃各部門檔案管理工作。負(fù)責(zé)收集、整頓、分類、保管、記錄部門各類檔案及關(guān)于資料。配合檔案主管部門，把需要?dú)w檔（具備一定保存價(jià)值）文獻(xiàn)材料進(jìn)行歸檔。積極與各部門一同進(jìn)行對公司檔案、資料等管理辦法研究。開展檔案運(yùn)用工作。負(fù)責(zé)編輯檔案參照資料，編制檢索工具。積極開發(fā)檔案信息資源，逐漸達(dá)到檔案信息資源共享。進(jìn)行檔案鑒定工作。對已超過保管期限檔案提出存毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行解決。各部門設(shè)兼職文獻(xiàn)管理員負(fù)責(zé)本部門形成檔案材料收集積累、整頓和向檔案信息主管移送檔案等工作。第三章歸檔范疇歸檔保存含義涉及兩個(gè)方面：一是具備保存價(jià)值文獻(xiàn)材料才需進(jìn)行分類歸檔保存，才干轉(zhuǎn)化為檔案，沒有保存價(jià)值文獻(xiàn)材料不必歸檔，也就不會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案；二是履行了歸檔手續(xù)，也就是說對形成文獻(xiàn)材料通過鑒別和篩選、通過了整頓和組卷，履行了歸檔手續(xù)，具備法律效力，成為公司檔案構(gòu)成某些。文書檔案歸檔范疇：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等法律類文書原件。公司上級關(guān)于工作批示、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、決定、條例、辦法、規(guī)定、籌劃、通報(bào)、告知等。我司制定下發(fā)條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、規(guī)劃、籌劃、方案、工作報(bào)告、總結(jié)、告知、通報(bào)、記錄報(bào)表、歷史沿革、大事記、簡報(bào)、信訪、錄音帶、照片、影片等。外聯(lián)單位報(bào)送工作報(bào)告、總結(jié)、記錄報(bào)表、告知、辦法等。招投標(biāo)文獻(xiàn)、標(biāo)書。城建檔案歸檔范疇：城建檔案是都市建設(shè)開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、管理、科研、抗災(zāi)、戰(zhàn)備等項(xiàng)工作重要根據(jù)，涉及基建文獻(xiàn)、施工技術(shù)文獻(xiàn)和竣工圖三某些。其中基建文獻(xiàn)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)編制，施工技術(shù)文獻(xiàn)和竣工圖由施工單位編制，建設(shè)單位負(fù)責(zé)檢查、督導(dǎo)，由建設(shè)單位組織統(tǒng)一報(bào)送城建檔案館。由建設(shè)單位編制基建文獻(xiàn)重要有：基建籌劃任務(wù)書等重要文獻(xiàn)：⑴工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)根據(jù)：項(xiàng)目建議書及批復(fù)文獻(xiàn)；可行性研究及其報(bào)告；籌劃任務(wù)書及批復(fù)文獻(xiàn)，與項(xiàng)目立項(xiàng)關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)重要發(fā)言記錄、重要會(huì)議紀(jì)要等；⑵會(huì)議文獻(xiàn)、紀(jì)要：由建設(shè)單位或工程管理部門主持召開重大問題技術(shù)會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議等會(huì)議文獻(xiàn)及會(huì)議紀(jì)要；⑶規(guī)劃、環(huán)保、消防、防疫、節(jié)水、人防、抗震、勞動(dòng)、衛(wèi)生等關(guān)于職能部門審查意見及批準(zhǔn)文獻(xiàn)。⑷專家建議文獻(xiàn)建設(shè)用地、征地、拆遷文獻(xiàn)：⑴建設(shè)項(xiàng)目選址報(bào)告及土地、規(guī)劃部門批復(fù)；⑵征用土地辦理國有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、抵押等文獻(xiàn)、建設(shè)用地規(guī)劃允許證及批準(zhǔn)用地范疇圖；⑶關(guān)于拆遷安頓合同、拆遷實(shí)行辦法等重要文獻(xiàn)。勘察、測繪、設(shè)計(jì)、投招標(biāo)、監(jiān)理文獻(xiàn)：⑴勘察涉及工程地質(zhì)、水文地質(zhì)及氣象、地震資料等。工程地質(zhì)詳細(xì)內(nèi)容重要有地質(zhì)勘探報(bào)告、勘探點(diǎn)平面位置圖，地層巖性剖面圖、地面巖性及物理力學(xué)性質(zhì)綜合登記表等。⑵測繪涉及紅線樁位置及測量報(bào)告，釘樁成果報(bào)告；⑶工程設(shè)計(jì)涉及工程設(shè)計(jì)條件告知單、委托設(shè)計(jì)任務(wù)書、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工圖、構(gòu)造計(jì)算書及概預(yù)算等。⑷招投標(biāo)文獻(xiàn)涉及工程設(shè)計(jì)、勘察、施工招投標(biāo)，各種招投標(biāo)文獻(xiàn)及合同。⑸工程監(jiān)理文獻(xiàn)：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)行細(xì)則等。工程竣工總結(jié)基本內(nèi)容：工程竣工總結(jié)是工程竣工后一種綜合性報(bào)告，簡要地簡介工程建設(shè)全過程。可依照工程規(guī)模大小、施工難易限度、專業(yè)特點(diǎn)和工程重要性有所不同，大體分為三種狀況：第一種國家、市關(guān)于部門組織國家或市級工程竣工驗(yàn)收大會(huì)工程，驗(yàn)收大會(huì)（涉及預(yù)驗(yàn)收大會(huì)）文獻(xiàn)，可做為工程竣工總結(jié)歸檔，不再另行編制。驗(yàn)收大會(huì)文獻(xiàn)重要涉及：工程建設(shè)報(bào)告、工程設(shè)計(jì)報(bào)告、工程施工報(bào)告、工程決算報(bào)告、工程竣工檔案編制報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書、驗(yàn)收委員會(huì)成員名單、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言等。第二種未召開國家或市級驗(yàn)收大會(huì)特大型、大型建筑安裝工程，要編制較為詳細(xì)工程竣工總結(jié)其基本內(nèi)容如下：⑴概述工程立項(xiàng)根據(jù)和建設(shè)目；工程概況，涉及工程位置、規(guī)模、數(shù)量、概算（涉及征用土地、拆遷、補(bǔ)償費(fèi)）、預(yù)、決算等；工程設(shè)計(jì)、工程施工招投標(biāo)狀況，工程監(jiān)理狀況；三通（水通、電通、道路通）一平（場地平）狀況。⑵設(shè)計(jì)、施工狀況設(shè)計(jì)狀況―設(shè)計(jì)單位和設(shè)計(jì)內(nèi)容（如不是一種設(shè)計(jì)單位，要把所有設(shè)計(jì)單位名稱及設(shè)計(jì)內(nèi)容寫清晰）；―工程設(shè)計(jì)有什么新設(shè)計(jì)構(gòu)思和特點(diǎn)，采用了哪些新設(shè)計(jì)辦法，采用哪些新建筑材料。施工狀況開、竣工日期；施工組織狀況、重要技術(shù)辦法；施工單位互相協(xié)調(diào)狀況（如總包和分包、各專業(yè)之間等）；使用新施工技術(shù)狀況。質(zhì)量事故及其解決狀況。與市政公用工程連接市政公用工程施工狀況（涉及道路、上水、雨水、污水、供電、電訊、熱力、燃?xì)獾龋?。紅線內(nèi)道路、綠化施工狀況。⑶工程質(zhì)量及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)工程質(zhì)量鑒定意見和評價(jià)；施工組織和管理等方面經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)或教訓(xùn)；工程遺留問題及其解決意見。⑷其他需要闡明問題如新建工程門牌號(hào)碼等上述三項(xiàng)未涉及內(nèi)容，仍需闡明均可在此交待清晰。第三種除上述一、二種以外其他普通工程，其竣工總結(jié)內(nèi)容可參照第二種，但可以簡述，只要把重要狀況寫清晰即可，不必面面俱到。工程照片、聲像材料：工程照片（含底片）重要有：施工前原貌；各施工階段有代表性照片，特別是隱蔽工程、質(zhì)量事故照片；采用新施工技術(shù)和新建筑材料照片；竣工后新貌（室內(nèi)、外）。每張照片都要有簡要文字材料，能精確闡明照片內(nèi)容，如照片類型、位置、拍照時(shí)間、作者、底片編號(hào)等。對國家、市重點(diǎn)工程、特大型工程、特種工程，原則上規(guī)定報(bào)送聲像材料，錄音材料涉及領(lǐng)導(dǎo)重要發(fā)言、重要會(huì)議錄音等；錄像材料（涉及影片）要能反映工程建設(shè)全過程，如原貌、奠基、施工過程、竣工驗(yàn)收等內(nèi)容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程項(xiàng)目名稱及錄音、錄像、影片內(nèi)容文字材料。第四章歸檔時(shí)間和手續(xù)文書檔案各部門每月向公司檔案室移送一次。工程前期所有文獻(xiàn)、證件在項(xiàng)目開工后一次性移送檔案室。公司重要活動(dòng)聲像檔案在每項(xiàng)工作完畢后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介，兩個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔。普通活動(dòng)聲像記錄由經(jīng)辦人自行保管。圖紙（設(shè)計(jì)圖紙和竣工圖紙）等技術(shù)文獻(xiàn)類。設(shè)計(jì)管理與技術(shù)方案研究部為設(shè)計(jì)圖紙等技術(shù)類文獻(xiàn)第一負(fù)責(zé)人，工程管理部為竣工圖等技術(shù)類文獻(xiàn)第一負(fù)責(zé)人，各某些別建立相應(yīng)文獻(xiàn)積累與保管責(zé)任制，定期交公司檔案室存檔。招投標(biāo)類文獻(xiàn)，投資管理部為第一負(fù)責(zé)人，應(yīng)建立相應(yīng)文獻(xiàn)積累與保管責(zé)任制，定期交公司檔案室存檔。接受檔案必要履行手續(xù)，應(yīng)依照移送人提供移送檔案目錄，與移送人共同清點(diǎn)，對重要案卷，要逐項(xiàng)清點(diǎn)，經(jīng)核對無誤，方可辦理簽罷手續(xù)。第五章歸檔規(guī)定第十八條我司文書檔案實(shí)行按形成部門立卷制度。歸檔文獻(xiàn)材料應(yīng)完整、精確地反映公司（或部門）在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)過程，必要是定稿后由公司（或部門）負(fù)責(zé)人簽發(fā)原件。請示類文獻(xiàn)應(yīng)有批復(fù)，保證檔案完整性。城建檔案、招投標(biāo)文獻(xiàn)、標(biāo)書等實(shí)行按項(xiàng)目分類、立卷。第六章檔案保管各類檔案都是公司重要財(cái)富，由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個(gè)人都不得視檔案為私有。全體員工均有保護(hù)檔案義務(wù)。檔案室按便于保管、以便運(yùn)用為原則，對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排列。檔案室應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)，對已破損、蟲蛀、霉?fàn)€和筆跡褪色檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。公司應(yīng)為檔案保護(hù)提供必要條件。檔案室對已超過保管期限檔案進(jìn)行鑒定，報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)做出解決決定。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得銷毀任何檔案。對銷毀檔案應(yīng)編制銷毀清冊永久保存。各類檔案按其內(nèi)容、價(jià)值擬定保管期限為永久、長期和短期三種。第七章檔案運(yùn)用和開放檔案室建立檔案借閱制度，依照檔案機(jī)密限度，擬定不同運(yùn)用范疇，規(guī)定不同審批手續(xù)。檔案人員要熟悉庫藏，開展檔案編研，積極提供運(yùn)用，為公司各關(guān)于部門服務(wù)。貴重檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供。檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對檔案資料進(jìn)行研究、整頓、編輯。編寫或配合關(guān)于部門編寫重要參照資料。第八章檔案立卷質(zhì)量規(guī)定立卷質(zhì)量總規(guī)定是：遵循文獻(xiàn)材料形成規(guī)律和特點(diǎn)；保持文獻(xiàn)之間有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和運(yùn)用。立卷規(guī)定歸檔文獻(xiàn)材料種類、份數(shù)以及每份文獻(xiàn)頁數(shù)應(yīng)齊全完整。歸檔材料要原件，沒有原件可以用筆跡清晰復(fù)印件。在歸檔文獻(xiàn)材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文獻(xiàn)正文與附件、請示與批復(fù)、各種文字形成同一文獻(xiàn)，分別立在一起，不得分開。時(shí)間劃分：從1月1日起，至12月31日止。不同年度文獻(xiàn)普通不得放在一起立卷。卷內(nèi)文獻(xiàn)材料應(yīng)準(zhǔn)時(shí)間順序排列，依次編寫頁號(hào)；需要立卷歸檔材料，在有文字當(dāng)頁材料正面右上角，背面左上角填寫頁號(hào)（背面沒有文字材料不須填寫頁號(hào)）；圖表、聲像和實(shí)物檔案應(yīng)在裝具上或在聲像和實(shí)物背面逐件編號(hào)。永久、長期和短期應(yīng)按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄。照片應(yīng)用文字標(biāo)出活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、中心內(nèi)容。文獻(xiàn)質(zhì)量規(guī)定：文獻(xiàn)材料統(tǒng)一用A4紙；卷內(nèi)文獻(xiàn)材料要去掉金屬物（回形針、大頭針、釘書針）；對破損文獻(xiàn)材料要托裱；筆跡已擴(kuò)散應(yīng)復(fù)制一份與原件一起立卷；對較大表格，要折疊成A4紙大小；有小字條要加邊成A4紙大小。卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄填寫辦法順序號(hào)：卷內(nèi)文獻(xiàn)排列先后順序，即件號(hào)。文號(hào)：文獻(xiàn)制發(fā)機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者：對檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任部門或個(gè)人，即文獻(xiàn)作者。題名：即文獻(xiàn)標(biāo)題，普通應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能闡明文獻(xiàn)內(nèi)容