文件控制程序

1目的 對本公司質量管理體系所要求的所有文件予以控制，確保各相關部門使用文件為有效版本。2范圍適用于與質量管理體系有關的所有文件，包括外來文件。3職責3.1總經理對所有質量管理體系文件的充分性和適宜性負責；3.2管理者代表負責組織體系文件的編制和修訂工作，負責組織相關文件的評審及檢查工作；3.3管理部負責質量管理體系文件的歸口管理，包括外來文件的管理；3.4各部門負責本部門文件的日常管理，并確保使用適用文件的有效版本。4工作程序文件控制流程圖：附后。4.1文件的分類本公司的質量管理體系包括或涉及以下類別的文件：公司內部編制的文件包括：第一層次：包含質量方針和質量目標的《質量管理手冊》；第二層次：程序文件〔ISO9001:2008標準所要求的程序文件，以及公司為確保各過程的有效籌劃、運行和控制而編制的程序文件〕；第三層次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理規(guī)定等；技術性文件：如檢驗規(guī)程、操作規(guī)程、技術標準、作業(yè)指導書等。第四層次：各種記錄格式。記錄格式編制及修改按本程序進行控制，一般隨相關文件一同審批。記錄格式填寫后形成的記錄，依據(jù)《記錄控制程序》進行管理。本公司相關的外來文件，主要包括：有關法律法規(guī);相關國家、地方及行業(yè)標準；上汽-群眾各類管理及技術文件；其它適用的外來文件。各類適用的外來文件雖不屬本公司編制，但本公司各部門均應對其進行有效控制，并遵照執(zhí)行。文件的形式主要是書面和電子版兩種，本公司應對各種媒體形式的文件進行有效控制。4.2文件的編制和審批文件編制和審批的權限本公司的質量方針、質量目標由總經理主持制定并批準發(fā)布；《質量管理手冊》由管理者代表組織管理部等相關部門共同編寫，管理者代表審核，經總經理批準后發(fā)布；程序文件由各相關職能部門編寫，經管理者代表審核，總經理批準后發(fā)布；支持性文件由職能部門編寫，部門負責人審核，總經理批準。記錄格式隨相關文件一同審批。記錄表格的使用和管理，執(zhí)行《記錄控制程序》。負責文件審批的人員，應對文件的符合性、充分性、適宜性以及文件間的協(xié)調性負責，審批時填寫《文件審批表》，以作為審批的證據(jù)。文件審批時，同時確定文件的發(fā)放范圍?！苍诟鱾€文件封面上審批簽字也可。〕4.3文件的編號規(guī)那么《質量管理手冊》、程序文件、與質量管理體系有關的相關文件編號、質量記錄編號執(zhí)行《文件編號原那么》。外來文件編號按下述規(guī)定：外來文件采用原文件號；屬國家標準等外來文件用原編號。4.4文件的版本及修訂狀態(tài)版本號的管理文件換版后，該文件的版本號應更新。本公司《質量管理手冊》及程序文件的版本號以英文字母A、B、C…表示，A為第一版，B為第二版，依次類推；修訂狀態(tài)的管理文件作了修改但未換版時，應標識修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號以阿拉伯數(shù)字0、1、2……表示，0為原版未修訂，l為第一次修訂，依次類推。4.5文件的發(fā)放與管理經批準后的文件，由管理部列入公司《受控文件清單》，并對文件進行動態(tài)管理。管理部統(tǒng)一印制，審批件或原件歸檔保存，存入計算機的文件均留備份。文件發(fā)放前，管理部根據(jù)確定的發(fā)放范圍標明發(fā)放號和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩種，受控文件由管理部蓋“受控”章，任何受控文件均應確保其為有效版本。文件發(fā)放時，管理部填寫《文件發(fā)放/回收記錄表》，履行發(fā)放手續(xù)，領用人簽字前方可領取。文件的發(fā)放，應確保使用處能獲得適用文件的有效版本。收到文件后，各職能部門編制《收文登記表》，包括發(fā)放給部門個人的文件，此清單作為本部門文件管理的主要依據(jù)。外來文件的發(fā)放與管理有關法律法規(guī)和標準：由管理部組織相關部門進行識別和獲取，管理部定期更新《質量手冊》附錄中《主要法律法規(guī)和標準清單》。來自上汽-群眾的文件：該類文件各部門及時將相關文件傳遞給管理部，管理部及時列入《外來文件清單》。公司領導認為必要時，可打印發(fā)放，發(fā)放時履行發(fā)放手續(xù)。其它外來文件：各部門收到各類外來文件后，應到管理部備案登記在《外來文件清單》，再行發(fā)放到相關部門使用。 各部門文件的持有者，應妥善保管所持有的文件，不得喪失或損壞。如發(fā)生喪失或損壞等情況影響使用時，應報管理部重新辦理補發(fā)手續(xù)。電子文件的管理電子文件應標識清晰，以免新舊版本混用。電子文件由管理部負責修改，其它部門只能使用，不能更改。管理部負責打印質量管理體系文件，其它部門不能擅自打印。不管哪個部門編制的體系文件，其電子版均應及時報管理部備案，任何更改均應報綜合部認可，并對備份文件進行更新，并以此作為有效版本。管理部應由專人按類別設計文件夾，以有效管理各類文件。對其它電子媒體形式〔如影像資料、軟盤、光盤〕的文件，各部門進行分類管理，做好防磁、防潮、防劃傷、防磕碰，以免損壞、喪失。文件的借閱和復制文件借閱，相關人員應做好登記填寫《文件資料借用登記表》，并及時歸還。為確保整個公司所有文件的有效管理，文件不能擅自復印，任何文件復印均由管理部負責，應履行文件發(fā)放手續(xù)，并作發(fā)放登記《文件資料借用記錄表》。技術文件的借閱，應履行正常的借閱手續(xù)，做好《文件資料借用登記表》。文件的目視化管理對于生產現(xiàn)場使用頻繁的文件，公司應采取措施，如掛上墻或設備旁，或塑封等，以便于操作人員方便使用。4.6文件的評審、更改、回收及作廢4.公司每年結合內部審核對質量管理體系文件評審一次，文件評審工作主要由管理者代表組織管理部及內審組進行評審，評審結果在內審相關記錄中表達。特殊情況時，可隨時組織相關部門對某些文件進行評審。評審務必考慮本公司組織機構、崗位變化等內部因素對文件充分性及適用性的影響，同時也要考慮到法律法規(guī)、相關標準、上汽-群眾要求的變化、市場需求等外部因素，填寫《文件評審記錄》。4..1當發(fā)現(xiàn)文件的規(guī)定不充分或不適宜時，可組織相關人員對文件進行修改。.2有關人員可填制《文件更改申請單》，明確更改原因、具體更改內容，并經原文件的審批人進行審核、批準后，由管理部實施更改。.3更改方式可包括杠改、換頁和換版。文件可采取杠改方式，但應在文件中注明日期并簽字；當頁面修改量大影響清晰閱讀時，應更換新頁，并做好標識。在發(fā)放新頁時，應收回作廢頁，以確保文件受控有效。當通過上述方式不能保持文件清晰時，應對文件進行換版，并做好版本標識。在發(fā)放新版時，應收回作舊版。4.6.2.4《質量管理手冊4.文件經屢次更改或大幅度修改時，應該換版，原版文件作廢。作廢文件需要銷毀，管理部填寫《文件/記錄銷毀登記表》，由管理者代表簽字同意后，由管理部統(tǒng)一銷毀。因任何原因需將作廢文件保存時，應經管理者代表同意，并蓋“作廢保存”章以示區(qū)別。4.7文件管理的監(jiān)督檢查管理者代表應組織管理部等相關人員，定期對文件管理等體系的主要過程進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題責成相關部門整改。5相關文件序號文件名稱文件編號責任部門備注1記錄控制程序HWMD-CX-管理部2文件管理制度HWMD管理部3文件編號原那么HWMD2管理部6相關記錄序號記錄名稱記錄編號保存期責任部門備注1文件審批表JL--01三年管理部2文件發(fā)放/回收記錄表JL--02三年管理部3文件更改申請單JL--03三年管理部4受控文件清單JL--04三年管理部5文件/記錄銷毀登記表JL--05三年管理部6收文登記表JL--06三年管理部7外來文件清單JL--07三年管理部8文件資料借用登記表JL--08三年管理部9文件評審記錄JL--09三年管理部

文件控制流程圖責任部門/人流程說明相關部門管理者代表、總經理管理部管理部各部門相關部門相關部門/管理部管理部管理部N銷毀舊版/頁換版/頁時是否保存Y標識實施更改作廢更改申請更改審批獲取外來文件識別YN是否批準標識YN實施與管理評審是否適用發(fā)放與登記審批文件編制N銷毀舊版/頁換版/頁時是否保存Y標識實施更改作廢更改申請