往來對帳管理制度

往來對帳管理制度為了加強(qiáng)公司內(nèi)部和外部往來帳的管理工作，明晰相互之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，杜絕因往來清理、對帳不及時、對帳后無確認(rèn)等原因而導(dǎo)致公司利益受到損失等情況發(fā)生，特制定本制度。一、往來對帳的崗位設(shè)置與職責(zé)財務(wù)經(jīng)理職責(zé)：審核“資金申請單”，特別關(guān)注大額款項的支付申請。每月負(fù)責(zé)檢查對帳小組成員每月對帳工作計劃，并落實責(zé)任人。針對對帳過程中出現(xiàn)的差異問題，作好與營銷部、供應(yīng)商的協(xié)調(diào)工作。隨時關(guān)注公司往來帳異常情況，并就異常情況采取措施進(jìn)行解決。監(jiān)督往來主管、往來對帳員的日常工作及驗收對帳完成質(zhì)量。往來主管崗位職責(zé)：監(jiān)督往來對帳人員履行對帳工作職責(zé)，并就公司往來對帳情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排。審核“資金申請單”，嚴(yán)格按照合同規(guī)定與供應(yīng)商結(jié)算。根據(jù)公司制定的審批權(quán)限，管理公司與各供應(yīng)商之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來事項。審核“資金申請單”，檢查商品采購賬與應(yīng)收應(yīng)付賬款余額、供應(yīng)商檔案了解供應(yīng)商情況，對出現(xiàn)有付款風(fēng)險的供應(yīng)商應(yīng)立即通知財務(wù)經(jīng)理，并拒絕簽字。每月編制往來對帳月報表，并檢查對賬員對賬計劃的完成情況，每月與財務(wù)經(jīng)理簽訂《往來對帳工作責(zé)任書》。每月定期檢查與供應(yīng)商的往來賬目，避免產(chǎn)生因人為因素造成返利等應(yīng)收賬款不到位給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失，防止呆賬、壞賬的發(fā)生。每月檢查對帳通知發(fā)出的及時性，對于沒有按時來核對往來賬的供應(yīng)商有權(quán)提出停止付款的建議，直到往來賬核對清楚后，往來主管簽字，財務(wù)經(jīng)理審批后方可繼續(xù)付款，往來賬核對不清楚，往來主管又簽字付款，由此造成公司損失由往來主管負(fù)主要責(zé)任。每月清理一次商品采購賬借方余額、應(yīng)收賬款借方。若商品采購出現(xiàn)借方余額，應(yīng)及時到系統(tǒng)中查找原因，確認(rèn)是否有驗收供應(yīng)商抬頭竄戶或驗收單價錯誤，并通知相關(guān)人員調(diào)整。若應(yīng)收賬款借方帳齡在6個月以上的，要查明原因，并上報財務(wù)管理中心。每月清理一次本月新增供應(yīng)商、本月停止合作的供應(yīng)商，對于出現(xiàn)上述情況的供應(yīng)商需要寫明具體情況，并上報財務(wù)管理中心。與供應(yīng)商財務(wù)加強(qiáng)聯(lián)系，通過多種形式檢查對帳工作，所有往來對帳確認(rèn)書必須要求供應(yīng)商簽字蓋章。加強(qiáng)與公司內(nèi)部（業(yè)務(wù)員、返利結(jié)算員）的聯(lián)系，對于掛應(yīng)收沒有書面確認(rèn)的款項，及時要求補(bǔ)全書面資料。避免產(chǎn)生因人為因素造成返利等應(yīng)收賬款不到位給公司帶來的經(jīng)濟(jì)損失，防止呆賬、壞賬的發(fā)生。對多打預(yù)付款現(xiàn)象的監(jiān)控，每月往來主管要定期監(jiān)控多打預(yù)付款現(xiàn)象，基本公式為：初步認(rèn)定多打款=應(yīng)付賬款借方-商品采購貸方余額*1.17，逐一排除入帳不及時、供應(yīng)商更換名頭等原因，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)多打預(yù)付款要及時扣回，并對有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處罰。確保公司流動資金的安全與完整。往來對帳員崗位職責(zé)：每月財務(wù)結(jié)帳后，排對賬計劃，并及時通知供應(yīng)商前來核對應(yīng)收應(yīng)付帳（12201及20401科目），并出具“對帳余額調(diào)節(jié)表”（格式見附件），對于未達(dá)帳項要及時查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整。每月編制往來對帳月報表，每月與財務(wù)經(jīng)理簽訂《往來對帳工作責(zé)任書》。每月查詢商品采購帳（13101科目）的帳面余額，若是清場結(jié)大帳的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)員應(yīng)先通知財務(wù)部對賬，必須核對商品采購帳。每月對銀行存款明細(xì)帳與銀行對帳單進(jìn)行核對，并出具“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，對于未達(dá)帳項要及時查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整。每月與外地分公司進(jìn)行內(nèi)部往來（12001科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達(dá)帳項要及時與外地分公司聯(lián)系查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整。每月與獨立核算單位進(jìn)行內(nèi)部往來（12002科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達(dá)帳項要及時與各獨立核算單位聯(lián)系查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整。4、返利結(jié)算員：建立健全供應(yīng)商檔案，熟知各供應(yīng)商的供貨政策、結(jié)算方式等合同內(nèi)容，做好各供應(yīng)商應(yīng)收賬款記錄，并監(jiān)督返利和各項費用的回收，對于未達(dá)賬項及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出合理化建議。每次結(jié)帳前，要求業(yè)務(wù)員及時將應(yīng)結(jié)帳的供應(yīng)商清單傳遞到財務(wù)，根據(jù)即將結(jié)帳的供應(yīng)商清單，將對應(yīng)的應(yīng)扣返利和費用清單傳遞給業(yè)務(wù)員。每月與業(yè)務(wù)員核對應(yīng)收返利費用，出具《返利費用確認(rèn)表》見附表6。與業(yè)務(wù)員對帳后，仍不能達(dá)成一致意見的，要求業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商業(yè)務(wù)員預(yù)約對帳。我司業(yè)務(wù)員、供應(yīng)商業(yè)務(wù)員、我司返利結(jié)算員三方對帳后未能達(dá)成一致意見的，暫停結(jié)帳直到對帳后達(dá)成一致意見。每次結(jié)帳前監(jiān)督業(yè)務(wù)在規(guī)定的時間將簽署完畢的資金申請?zhí)峤回攧?wù)審批，逾期提交資金申請影響結(jié)算流程正常推進(jìn)的，返利結(jié)算員對逾期資金申請不予接收。審核資金申請單上應(yīng)填寫的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否齊全，簽署是否完畢，審核應(yīng)扣款項是否按扣款清單填寫，是否有逾期未扣款項。對于未掛應(yīng)收即帳扣的款項，要求業(yè)務(wù)經(jīng)理及時將應(yīng)收標(biāo)準(zhǔn)提交財務(wù)；對于帳扣后已收大于應(yīng)收的款項，及時與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通，取得書面證據(jù)（確認(rèn)函、協(xié)議等）后補(bǔ)掛應(yīng)收。對于正常付款一般不允許先帳扣后折讓，對業(yè)務(wù)資金申請中先帳扣后折讓的，要求供應(yīng)商先開折扣折讓發(fā)票，我司方予結(jié)帳；如果有特殊情況允許先帳扣后折讓時應(yīng)登記流水帳，返利結(jié)算員與進(jìn)貨結(jié)算員共同監(jiān)控后期發(fā)票到位情況，若發(fā)票未在規(guī)定的時間到位，暫停結(jié)帳。對于允許先帳扣后開退稅證明的情況，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間開紅字發(fā)票，及時與進(jìn)貨結(jié)算員和稅務(wù)管理員協(xié)調(diào)，監(jiān)控發(fā)票到位情況。5、返利主管：與業(yè)務(wù)經(jīng)理協(xié)調(diào)，敦促業(yè)務(wù)員及時將即將結(jié)帳的供應(yīng)商清單傳遞到財務(wù)；監(jiān)控返利結(jié)算員向業(yè)務(wù)傳遞應(yīng)扣款清單，使財務(wù)和業(yè)務(wù)對應(yīng)扣款在結(jié)帳前達(dá)成一致。對于發(fā)票到位嚴(yán)重滯后的供應(yīng)商，與業(yè)務(wù)溝通問題產(chǎn)生的原因和解決的辦法。監(jiān)控預(yù)付款發(fā)票到位情況，對于發(fā)票到位嚴(yán)重滯后的情況，追究問題產(chǎn)生的原因和庫存的合理性及預(yù)付打款的必要性。監(jiān)控清理前期正常打款中先帳扣后折讓，發(fā)票至今未到的情況，負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)控返利結(jié)算員、返利會計、業(yè)務(wù)干事、發(fā)票錄入員工作配合情況。向供應(yīng)商業(yè)務(wù)、財務(wù)了解合同外應(yīng)收由供應(yīng)商財務(wù)確認(rèn)的可能性?？刹僮鞯墓?yīng)商可先試行由供應(yīng)商財務(wù)確認(rèn)。避免供應(yīng)商財務(wù)日后對帳不確認(rèn)。協(xié)調(diào)開票中供應(yīng)商要求與公司規(guī)定沖突的問題。避免開陰陽發(fā)票，給對帳造成困難。做好對供應(yīng)商的解釋工作。對合同簽訂中存在的問題與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通，要求在新合同中改正。二、內(nèi)部往來對帳的管理規(guī)定1、對帳的具體要求：每月與外地分公司進(jìn)行內(nèi)部往來（12001科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達(dá)帳項要及時與外地分公司聯(lián)系查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整。每月與獨立核算單位進(jìn)行內(nèi)部往來（12002科目）的核對，并出具《余額調(diào)節(jié)表》，對于未達(dá)帳項要及時與各獨立核算單位聯(lián)系查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整。每月與公司往來帳的核對，核算會計要于月末結(jié)帳后定期與公司核對有關(guān)往來帳并出具《余額調(diào)節(jié)表》。內(nèi)部往來帳的日常對帳工作由核算會計進(jìn)行對帳，包括與公司往來帳的核對，根據(jù)對帳雙方的增減項目調(diào)平后出具余額調(diào)節(jié)表。對于商品調(diào)撥的撥出方、資金劃撥的撥出方必須于1周內(nèi)獲取對方的確認(rèn)回執(zhí)。分公司與之間的內(nèi)部往來單月由會計對帳，雙月由分公司進(jìn)行對帳。分公司各門店之間的對賬主動方由分公司財務(wù)經(jīng)理確定。分公司每月把內(nèi)部往來明細(xì)帳發(fā)郵件到總部財務(wù)管理中心。2、發(fā)票管理（1）對于商品調(diào)出方的公司應(yīng)在調(diào)入方辦理商品入庫時的當(dāng)天開具銷售發(fā)票。發(fā)票應(yīng)嚴(yán)格按照出庫單所列貨品、數(shù)量及時進(jìn)行開具，一張發(fā)票可以匯總開具多張出庫單，但一張出庫單不能分開幾張發(fā)票，不便于發(fā)票的勾對和往來的核對工作。發(fā)票開具方應(yīng)在當(dāng)月會計期間內(nèi)將所有交商品調(diào)入方進(jìn)行帳務(wù)處理。（2）ERP系統(tǒng)與用友財務(wù)系統(tǒng)為保證內(nèi)部往來單位雙方ERP系統(tǒng)與用友財務(wù)系統(tǒng)存貨金額的一致性，對于出庫方金額與入庫方金額不一致的情況，應(yīng)作如下處理：A、以雙方確認(rèn)的價格作財務(wù)帳，以保證雙方往來價格的一致。B、因分公司使用英克ERP系統(tǒng)原因造成商品運輸單價格與實際價格不一致，由入庫方（外地分公司）按照發(fā)票抽單齊全后，核對差額，差額計入“商品銷售成本-內(nèi)銷”（銷售折扣折讓除外）3.報送財務(wù)管理中心的相關(guān)資料：余額調(diào)節(jié)表、重要未達(dá)帳項說明。處罰規(guī)定對于未按期報送相關(guān)報表及資料的，對有關(guān)責(zé)任人員每次罰款50元。對于商品調(diào)出未按期開具銷售發(fā)票或不按要求開具相關(guān)發(fā)票的每次處罰50元。發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有按規(guī)定進(jìn)行對帳的，發(fā)現(xiàn)一家罰款50元。其它違反規(guī)定的行為，每次發(fā)現(xiàn)罰款50元。三、外部往來對帳1、供應(yīng)商檔案的管理財務(wù)部應(yīng)建立健全供應(yīng)商檔案資料。供應(yīng)商檔案資料應(yīng)包括供應(yīng)商在系統(tǒng)中的編號、單位全稱、單位簡稱、法定代表人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、業(yè)務(wù)員姓名、主要經(jīng)銷商品等信息。如供應(yīng)商資料發(fā)生變更，公司財務(wù)部應(yīng)及時取得變更依據(jù)（工商證明等）并進(jìn)行更新。2、合同條款執(zhí)行的監(jiān)控（涉及到返利費用的確認(rèn)、收取等）返利費用的入賬必須有書面依據(jù)（合同、協(xié)議等），應(yīng)及時與供應(yīng)商業(yè)務(wù)員確認(rèn)，并要求供應(yīng)商及時入帳，若有異議，請供應(yīng)商及時與業(yè)務(wù)部或返利部協(xié)調(diào)處理。3、應(yīng)收應(yīng)付科目明細(xì)帳核對的具體要求每月財務(wù)結(jié)帳后，及時通知供應(yīng)商前來核對應(yīng)收應(yīng)付帳（12201及20401科目），并出具《對帳余額調(diào)節(jié)表》（格式見附件），對于未達(dá)帳項要及時查找原因，并通知相關(guān)人員調(diào)整：A、未達(dá)增值稅發(fā)票：應(yīng)及時查找未入帳增值稅發(fā)票的去向，及時處理或退票，若是增值稅發(fā)票中有而進(jìn)貨單中沒有的型號數(shù)量，要求供應(yīng)商提供我方的已驗收證明，以便我公司業(yè)務(wù)員及時補(bǔ)訂單；若是型號或單價有誤，可及時退換票；B、未開折讓部分，要求供應(yīng)商及時開具。4、應(yīng)收返利的核對與確認(rèn)的具體要求,各種應(yīng)收返利（含活動返利）應(yīng)及時向各供應(yīng)商發(fā)返利確認(rèn)函，并在指定時間內(nèi)讓供應(yīng)商業(yè)務(wù)員將對方財務(wù)簽章確認(rèn)的確認(rèn)函帶回，如有差異及時溝通、及時解決，從而確保返利收入的真實性、合法性。特別是各種活動返利一定要把對方業(yè)務(wù)員的口頭協(xié)議變成書面協(xié)議，并得到供應(yīng)商的確認(rèn)，使公司的收益以法定的形式固定下來。如果供應(yīng)商不及時帶回確認(rèn)函，財務(wù)有權(quán)不付款。5.應(yīng)收費用入帳的合理性的具體要求（指公司收取的應(yīng)收費用入帳的依據(jù)）A、所有應(yīng)收款項及未掛應(yīng)收臨時收回的款項應(yīng)由供應(yīng)商財務(wù)確認(rèn)或由供應(yīng)商財務(wù)授權(quán)委托的業(yè)務(wù)代表簽字確認(rèn)。B、財務(wù)部返利組負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)合同、補(bǔ)充協(xié)議中規(guī)定的各項應(yīng)收款項；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商確認(rèn)各項臨時性的、無合同和補(bǔ)充協(xié)議的應(yīng)收款項。6、商品采購明細(xì)帳的核對的具體要求每月查詢商品采購帳（131科目）的帳面余額，若出現(xiàn)借方余額，應(yīng)及時查找原因，對于所有商品采購借方余額的必須編制原因說明并由財務(wù)經(jīng)理簽字歸檔保存。若是清場結(jié)大帳，必須核對商品采購帳。商品采購賬貸方余額需要清理，商品采購賬余額較大時是因為供應(yīng)商業(yè)務(wù)員沒有及時把發(fā)票傳遞到來。當(dāng)月所有的采購入庫，倉庫單據(jù)必須在2天內(nèi)全部流轉(zhuǎn)到財務(wù)，財務(wù)部必須2天內(nèi)在用友系統(tǒng)中進(jìn)行入帳處理。7、對帳時間規(guī)定分公司財務(wù)部必須加強(qiáng)與供應(yīng)商常規(guī)對帳工作，規(guī)定對業(yè)務(wù)往來較多的供應(yīng)商每月對帳一次，業(yè)務(wù)往來較少的每季度對帳一次。各種應(yīng)收返利及費用必須每月與供應(yīng)商核對一次，如果供應(yīng)商業(yè)務(wù)員不及時將回函帶回，我方將拒絕給對方付款。分公司財務(wù)部向供應(yīng)商發(fā)出《對帳確認(rèn)函》，要求供應(yīng)商提供往來明細(xì)帳及相關(guān)對帳資料，合理的做好對帳計劃，確定責(zé)任人。每次對帳完成后出具《對帳確認(rèn)函》，并要求供應(yīng)商加蓋單位公章，及時處理對帳工作中出現(xiàn)的問題，分公司無法處理的應(yīng)及時上報財務(wù)管理中心。8、各分公司每月向總部上報的資料（1）《往來對帳進(jìn)度表》（2）新增供應(yīng)商檔案（3）供應(yīng)商異動情況報告（4）供應(yīng)商資信報告（5）帳齡分析報告。（6）欠款金額（供應(yīng)商）前十名名單、金額、凈利率、欠款原因及付款計劃。（7）合同約定預(yù)付款的執(zhí)行情況表。（8）合作不愉快、操作不規(guī)范的供應(yīng)商名單（黑名單）10、相關(guān)的處罰規(guī)定沒按規(guī)定的時間報送相關(guān)資料罰款50元。報表不全的，或內(nèi)容不真實的罰款50-100元。每月未按規(guī)定對帳的罰款50元，對帳內(nèi)容不完整不真實的罰款50-200，并進(jìn)行行政扣分，嚴(yán)重的建議有關(guān)部門對有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行降職、撤職等處分。有關(guān)人員未按有關(guān)規(guī)定確認(rèn)應(yīng)收返利、應(yīng)收費用就自行掛帳的每次罰款50元，業(yè)務(wù)人員沒有及時把應(yīng)收返利、費用的書面確認(rèn)書上交財務(wù)部導(dǎo)致公司損失，一切責(zé)任由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)。未按合同規(guī)定掛帳或帳扣的或變通掛帳給公司利益造成損失的，每次罰款50元，嚴(yán)重的要進(jìn)行行政扣分。未及時清理商品采購借方余額、以及未及時對預(yù)付款進(jìn)行監(jiān)控導(dǎo)致多打預(yù)付款的，要對往來主管及有關(guān)責(zé)任人員罰款每次200元，嚴(yán)重的給預(yù)行政扣分，建議有部門對其進(jìn)行降職、撤職等處分。其它違反規(guī)定給公司造成損失的每次罰款50元。四、銀行對帳1、銀行存款對帳（1）對帳日期每月5日將公司上月銀行存款明細(xì)帳與銀行對帳單進(jìn)行核對，并出具《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》。對于存在的未達(dá)帳項公司應(yīng)及時查找原因，并通知相關(guān)人員進(jìn)行入帳或調(diào)整。（2）對帳方法銀行存款余額調(diào)節(jié)表余額等式：企業(yè)方：銀行存款余額+銀行已收，企業(yè)款收金額—銀行已付，企業(yè)未付金額。銀行方：對帳單余額+企業(yè)已收，銀行未收金額—企業(yè)已付，銀行未付金額。銀行未達(dá)帳存在的幾種情況：銀行已收，企業(yè)未收。公司財務(wù)部銀行出納應(yīng)及時將銀行入帳企業(yè)戶頭的相關(guān)票據(jù)拿回公司進(jìn)行入帳，如發(fā)現(xiàn)其中相關(guān)款項來源不明的，應(yīng)與營銷部或銀行進(jìn)行聯(lián)系，以查明此款項的來源。企業(yè)已收，銀行未收。公司財務(wù)部應(yīng)將企業(yè)收取的相關(guān)票據(jù)及時