單位在請示報告方面存在的問題

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公文處理工作目前存在的問題及分析

?國家行政機關公文處理方法?(國發(fā)?2000?23號，以下簡稱?方法?)和?甘肅省實施?國家行政機關公文處理方法?細則?(甘政發(fā)?2022?62號，以下簡稱?細則?)發(fā)布以來，各市州、各部門、各有關單位(以下統(tǒng)稱“報文單位”)仔細按?方法?和?細則?規(guī)定處理報送公文，保證了各項工作的正常運轉(zhuǎn)。但近年來特殊是今年以來，由于機構(gòu)改革、人事變動等因素，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文在文種、格式等方面不同程度地消失了一些問題，公文質(zhì)量呈下降趨勢，退文增多。各市州政府公文相對規(guī)范，各部門、各有關單位的公文錯誤較多，不僅造成了人力、物力鋪張，而且嚴峻影響了工作效率。據(jù)統(tǒng)計，2022年上半年，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文共1311份，因錯退回重報597份，占報送公文總數(shù)的45.5％(其中，第一季度287份，占第一季度報送公文總數(shù)的43％；第二季度310份，占第二季度報送公文總數(shù)的54％)?，F(xiàn)將詳細狀況通報如下：

一、2022年上半年報送公文中存在的主要問題

(一)公文格式不規(guī)范。

1.發(fā)文機關標識不規(guī)范。部分單位聯(lián)合行文時，發(fā)文機關名稱、字體、位臵不符合?方法?和?細則?規(guī)定。

2.發(fā)文字號不正確。部分單位行文時，發(fā)文字號不統(tǒng)一，有的單位不按規(guī)定編制發(fā)文字號，有的單位在發(fā)文字號中加入處室代字，影響了公文的嚴厲?性和規(guī)范性。

3.上行文簽發(fā)人標識不符合規(guī)定。?方法?和?細則?規(guī)定，以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)，主持工作的負責人是指由上級機關任命主持本機關全局工作的人。但有相當一部分單位沒有嚴格執(zhí)行此規(guī)定，由非主持工作的領導簽發(fā)文件。有的單位聯(lián)合行文，只有主辦單位簽發(fā)人姓名，沒有聯(lián)合行文單位其他簽發(fā)人姓名。

4.公文標題不規(guī)范。公文標題一般由發(fā)文機關、事由及文種三部分組成，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。但有的公文標題省略發(fā)文機關，有的隨便使用標點符號，有的文字冗長，且詞不達意；有的介詞或動詞重復；有的標題與正文之間的距離過大，不符合公文規(guī)范。

5.公文文種和主送單位錯誤。下級機關向上級機關行文，文種一般用“請示”、“報告”、“意見”等，并不得主送上級機關辦公廳(室)，但有的單位向省政府報送請示性文件時，主送單位寫成省政府辦公廳；有的單位報送公文使用“建議”這種不屬于行政機關公文種類的文種；個別單位使用便箋紙印制上行文。

6.公文附件標注不當。公文附件是對正文的重要補充，與正文都是公文的重要內(nèi)容。有的單位行文時分不清正文和附件的關系，常將正文的內(nèi)容作為附件標注。比較突出的問題是將上報的工作總結(jié)、懇求批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的主體內(nèi)容作為附件；單獨裝訂的附件沒有標注發(fā)文字號；有的附件前后標注不全都，位臵不精確?????。

7.公文附注標識不精確?????。附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需

留意事項等狀況的說明，其中“請示”應在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。但有相當一部分單位擬制的公文，沒有按規(guī)定標注附注，或位臵不正確、要素不全。

8.印章加蓋錯誤。?細則?規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菁{印章時，應調(diào)整行距、字距，使印章與正文同處一面，不得在空白頁標注“此頁無正文”。但省政府收到的聯(lián)合上報公文都是將行文單位的印章全部加蓋，且仍存在空白頁標注“此頁無正文”的現(xiàn)象。

9.版記標識不規(guī)范。版記主要包含主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、二維條碼等要素，是公文的重要組成部分。但有少數(shù)單位對版記的標注意視不夠，主要存在以下問題：一是主題詞標引錯誤。絕大多數(shù)單位標引主題詞，既沒有遵循主題詞標注的原則，也不能精確?????反映公文內(nèi)容。二是抄送機關的范圍比較混亂，有的將內(nèi)部發(fā)文范圍和存檔狀況反映在上報公文上；有的主送省政府的公文，又將省政府領導同志列入抄送范圍。三是位臵不精確?????。版記應臵于公文最終一面，版記的最終一個要素臵于最終一行，但多數(shù)單位沒有根據(jù)這一規(guī)定進行標注。

(二)行文不符合規(guī)章。

1.報告中夾帶請示事項。有相當一部分單位在呈送省政府的“報告”中提出一些懇求關心解決的困難和問題，違反了“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)定。

2.請示一文多事。有的單位報送的“請示”一文多事，涉及多個部門的職能，在公文辦理時無法確定主辦部門，影響了公文的正常運轉(zhuǎn)。

3.越級報送公文。個別單位對應逐級行文的正常事項，進行越級請示和報告，沒有依據(jù)隸屬關系和職權(quán)范圍確定行文關系。

4.本應聯(lián)合行文的各自行文。有的單位對同一事項本應聯(lián)合其他部門行文卻自行行文，違反了行文規(guī)章。

(三)文字錯誤和文印質(zhì)量較差。

1.錯字漏字現(xiàn)象頻出。有的單位對公文審校不嚴不細，公文中常常消失錯字漏字，有的甚至在標題中消失錯字別字。

2.單位名稱簡稱不規(guī)范。省政府辦公廳于2022年3月就省政府機構(gòu)規(guī)范化簡稱特地發(fā)文進行了規(guī)范，但有少數(shù)單位上報的公文中，對涉及到的單位名稱仍不使用規(guī)范化簡稱。

3.字母詞使用不正確。部分單位沒有仔細學習?國務院辦公廳秘書局關于加強對行政機關公文中涉及字母詞審核把關的通知?(國辦秘函?2022?14號)，在報送的公文中沒有嚴格規(guī)范地使用字母詞。

4.公文印刷質(zhì)量較差。有的單位公文印刷質(zhì)量不高，字跡模糊不清，給公文處理造成肯定難度。

二、進一步規(guī)范公文報送工作的要求

為了盡快扭轉(zhuǎn)公文報送中存在的文件多、質(zhì)量差、效率低、程序亂的局面，進一步規(guī)范公文報送工作，報文單位要切實履行好公文審核、報送職責，嚴格規(guī)范公文的格式，提高公文質(zhì)量，確保公文運轉(zhuǎn)順暢。

(一)加強領導，明確責任，切實重視公文處理工作。機關公文是政府公務活動的重要工具，是依法行政、保證機關工作正常運轉(zhuǎn)的重要手段。公文質(zhì)量體現(xiàn)著機關形象和行政效率，也是機關作風的詳細反映。

報文單位要高度重視公文的制發(fā)、報送工作，明確責任，嚴把出口關。主要負責人要常常過問公文處理工作，準時發(fā)覺問題并予以訂正；分管負責人要切實負起責任，嚴格遵守公文處理的規(guī)章和要求，嚴把公文質(zhì)量關。要選派政治素養(yǎng)好、業(yè)務精、責任心強的同志從事文秘工作，從源頭上杜絕公文差錯發(fā)生。

(二)嚴格遵守公文處理的相關規(guī)定，努力提高機關公文處理水平。?方法?和?細則?是報文單位制發(fā)、處理公文的基本準則。各報文單位要仔細執(zhí)行?方法?和?細則?規(guī)定，結(jié)合各自的工作實際，討論和制定公文處理的詳細措施，對簡單消失差錯的問題嚴厲?對待，切實加以訂正，健全和完善公文處理機制，不斷提高機關公文處理的水平。領導干部要帶頭學習，模范遵守，常常檢查和訂正公文處理中存在的不規(guī)范、不細致、不嚴謹?shù)膯栴}。文秘人員要熟記?方法?和?細則?的規(guī)定，嫻熟把握公文處理的基本技能，努力成為處理公文的行家里手。

(三)切實發(fā)揮文秘部門在公文處理中的職能作用，不斷提高公文質(zhì)量。各報文單位文秘部門要切實負起責任，充分發(fā)揮公文審核、把關的職能作用，明確各個環(huán)節(jié)的責任，實行分工負責制，確保公文制發(fā)、處理更加規(guī)范。嚴格把好公文審核關，該上報的上報，不該