Excel與其他程序的協(xié)同共享(Excel 2010的功能和使用)

Excel與其他程序的協(xié)同共享Excel2010的功能和使用目錄一共享、修訂、批注工作簿 11.共享工作簿 12.修訂工作簿 23.添加批注 3二與其他應(yīng)用程序共享數(shù)據(jù) 31.插入超鏈接 32.將工作簿保存為PDF/XPS格式 3在Excel中，可以共享工作簿，從而允許在一定范圍內(nèi)有多人同時對一個工作簿進(jìn)行編輯修改，達(dá)到協(xié)同工作的目的。一共享、修訂、批注工作簿Excel可以設(shè)置多人共享一個工作簿，并進(jìn)行修訂和批注，從而達(dá)到協(xié)同工作的目的。1.共享工作簿在日常工作中行，可以設(shè)置工作簿共享，使多個用戶可以同時在一個工作簿中進(jìn)行工作，加快數(shù)據(jù)的錄入，提高工作效率，具體操作步驟如下：步驟1：單擊【審閱】選項卡【更改】組中的“共享工作簿”按鈕，彈出“共享工作簿”對話框。步驟2：在“編輯”選項卡中，勾選“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復(fù)選框，如圖所示。步驟3：切換到“髙級”選項卡中，根據(jù)需要選擇進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，單擊“確定”按鈕。步驟4：在彈出的對話框中，單擊“確定”按鈕即可完成共享，如圖所示。步驟5：設(shè)置完成后，可以在Excel標(biāo)題欄處看到文檔后面增加了“[共享]”字樣。步驟6：將該工作簿文件放到網(wǎng)絡(luò)上其他人可以訪問的位置，可允許多人進(jìn)行編輯修改。步驟7：若要取消工作簿共享，再次單擊【更改】組中的“共享工作簿”按鈕，在“共享工作簿”對話框中，取消勾選“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。2.修訂工作簿修訂可以記錄對單元格內(nèi)容所做的更改，在打開修訂時，工作簿自動變?yōu)楣蚕砉ぷ鞑?。修訂功能僅在共享工作簿中才可啟用，當(dāng)關(guān)閉修訂或停止共享工作簿時，會永久刪除所有修訂記錄。具體操作步驟如下：步驟1：按上述共享工作簿的操作步驟打開“共享工作簿”對話框，設(shè)置相關(guān)內(nèi)容，完成工作簿的共享。步驟2：突出顯示修訂。在【審閱】|【更改】組中，單擊“修訂”按鈕，從下拉列表中選擇“突出顯示修訂”命令，彈出“突出顯示修訂”對話框，如圖所示。步驟3：勾選“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”和“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框，并在“突出顯示的修訂選項”中進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。步驟4：單擊“確定”按鈕，在隨后出現(xiàn)的提示保存對話框中單擊“確定”按鈕保存工作簿。步驟5：在工作表上進(jìn)行相應(yīng)的修訂，修訂位置將以不同顏色突出顯示，并自動添加修訂批注。步驟6：接受或拒絕修訂。在【審閱】|【更改】組中，單擊“修訂”按鈕，從下拉列表中選擇“接受/拒絕修訂”命令，彈出“接受或拒絕修訂”對話框，如圖所示。步驟7：在該對話框中設(shè)置修訂選項，指定要接受或拒絕的修訂范圍，單擊“確定”按鈕，對話框中將自動顯示第一個修訂信息以供審閱，如圖所示。步驟8：確定接受還是拒絕每項修訂。根據(jù)需求選擇單項修訂按鈕“接受”或“拒絕”，或選擇一次性修訂按鈕“全部接受”或“全部拒絕”。步驟9：關(guān)閉工作簿的修訂跟蹤。在【審閱】|【更改】組中，單擊“共享工作簿”按鈕，在“共享工作簿”對話框的“高級”選項卡中，選擇“不保存修訂記錄”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，在隨后彈出的提示對話框中單擊“確定”按鈕即可。3.添加批注Excel單元格中往往存有大量數(shù)據(jù)，會導(dǎo)致分不清一些數(shù)據(jù)的用意，這時候可以為工作簿添加批注，對單元格內(nèi)容進(jìn)行解釋、說明，具體操作步驟如下：步驟1：選擇需要添加批注的單元格，單擊【審閱】|【批注】組中的“新建批注”按鈕，在批注框中輸入批注內(nèi)容。步驟2：默認(rèn)情況下批注是隱藏的，單擊包含批注的單元格，批注就會顯示出來。步驟3：在“批注”組中，可以進(jìn)行“編輯批注”“顯示/隱藏批注”“刪除批注”等進(jìn)一步操作。二與其他應(yīng)用程序共享數(shù)據(jù)1.插入超鏈接對工作表中設(shè)置超鏈接可以方便地實現(xiàn)不同位置、不同文件之間的鏈接跳轉(zhuǎn)，具體操作步驟如下：步驟1：單擊需要插入超鏈接的對象，如單元格、圖片或圖表元素。步驟2：單擊【插入】選項卡【鏈接】組中的“超鏈接”按鈕，彈出“插入超鏈接”對話框。步驟3：在該對話框中指定要鏈接到的位置，單擊“確定”按鈕，退出對話框。2.將工作簿保存為PDF/XPS格式PDF格式支持各種平臺，只要安裝了PDF閱讀器的計算機(jī)都可以查看PDF文件。XPS格式可以在文件中嵌入所有的字體并正確顯示，不必?fù)?dān)心其他計算機(jī)中是否安裝了該字體。將工作簿發(fā)布為PDF/XPS格式主要有以下兩種方法：方法一：利用“另存為”對話框進(jìn)行保存，具體操作步驟如下：步驟：單擊【文件】選項卡下的“另存為”命令，彈出“另存為”對話框，在“保存類型”下拉列表中選擇“PDF(*.pdf)”或者“XPS文檔（*.xps)”，即可將當(dāng)前工作表保存為PDF或者XPS格式。方法二：利用“導(dǎo)出”選項面板進(jìn)行保存，具體操作步驟如下：步驟1：單擊【文件】選項卡下的“保存并發(fā)送”命令，在“文件類型”區(qū)