時(shí)間管理及團(tuán)隊(duì)管理培訓(xùn)課件

12五月2024時(shí)間管理及團(tuán)隊(duì)管理培訓(xùn)課件為什么需要時(shí)間管理信息爆炸；競爭的壓力；對品質(zhì)的追求；尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要；時(shí)間是什么？有什么特點(diǎn)？時(shí)間是一種特殊的稀缺資源無法伸縮；無法停滯；無法逆轉(zhuǎn)；無法積蓄；無法取代；無法再生；最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)。時(shí)間管理概念狹義時(shí)間管理時(shí)間管理就是個(gè)人管理，把握自己才能把握時(shí)間；如果你不能管理時(shí)間，那么你什么也不能管理；如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)；廣義時(shí)間管理戰(zhàn)略層面：制定有效的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，是最大的時(shí)間節(jié)約；流程層面：不斷檢討和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，可避免各種低質(zhì)量的成本損耗；組織層面：優(yōu)化和改善組織結(jié)構(gòu)，能夠避免組織內(nèi)部內(nèi)耗；溝通層面：健全溝通渠道、完善溝通文化、降低溝通成本，可避免企業(yè)內(nèi)外矛盾；授權(quán)層面：建立有效的授權(quán)模式，能夠避免企業(yè)內(nèi)部責(zé)、權(quán)、利不清的問題；資源層面：在戰(zhàn)略導(dǎo)向下合理分配和利用資源，能夠避免企業(yè)資源浪費(fèi)的問題；會議層面：建立有效的會議文化，能夠避免企業(yè)內(nèi)部文山會海的問題；學(xué)習(xí)層面：建立學(xué)習(xí)型組織，能夠避免員工素質(zhì)低下而造成的資源浪費(fèi)；習(xí)慣層面：建立良好的習(xí)慣，能幫助個(gè)人走向成功；情感層面：正確對待和處理情感問題，能幫助個(gè)人走向成功；正確管理的基礎(chǔ)是良好的時(shí)間管理?！扒趭^”是否足夠問題：今天的企業(yè)是否靠勤奮就能成功？今天的員工是否當(dāng)老黃牛就可以？勞動本身就是美德？多勞就多得？對企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)貢獻(xiàn)大的多得！“本末倒置”現(xiàn)象：缺乏信心，就故意裝出非常忙碌；在目標(biāo)不清晰時(shí)經(jīng)常會特別賣力；我們往往對行動不賦與任何目的；我們往往變成盲無目的的工作狂；結(jié)果：只會低頭拉車，不去抬頭看路；狗搖尾巴，卻變成了尾巴搖狗！時(shí)間管理的目的在單位時(shí)間內(nèi)比以前做更多的事？學(xué)習(xí)判斷那些是對你最重要的事；充分的利用時(shí)間產(chǎn)生最大的價(jià)值；獲得更大的“效益”和更加“舒適”；時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)工作缺乏計(jì)劃；組織工作不當(dāng)；時(shí)間控制不夠；整理整頓不足；進(jìn)取意識不強(qiáng)；時(shí)間管理的發(fā)展第一代——公雞型第二代——倉鼠型第三代——北極熊型第四代——群狼型第五代——熊貓型第一代：“公雞型”利用便條和備忘錄，當(dāng)日事當(dāng)日畢。好處：知道自己做了那些工作；壞處：你被各種“事件”所控制。結(jié)果：逢山開路、遇水架橋；后知后覺，忙而無效！“公雞型”的問題注重“事件”：定義：所做之事均有記錄。問題：是否真正需要做這些事情？關(guān)鍵詞：你可能成為時(shí)間的“奴隸”！第二代：“倉鼠型”強(qiáng)調(diào)日歷與日程表,事先制定工作計(jì)劃；好處：事先有準(zhǔn)備，效率明顯提高；壞處：你會更忙碌，可能迷失方向。關(guān)鍵詞：你可能會成為一個(gè)忙碌的“工兵”！“倉鼠型”的問題追求“效率”：定義：少用時(shí)間，做更多的事情。問題：你真正需要和追求的是“效率”嗎？關(guān)鍵詞：你會成為一架不停工作的“機(jī)器”！第三代：“北極熊型”先明確個(gè)人價(jià)值觀與目標(biāo)的關(guān)系,強(qiáng)調(diào)優(yōu)先級，提倡對每一天進(jìn)行合理規(guī)劃；好處：確立了個(gè)人價(jià)值觀及與目標(biāo)；壞處：可能會缺乏整體的團(tuán)隊(duì)觀念。結(jié)果：對事件的判斷取決于個(gè)人價(jià)值觀?！氨睒O熊型”的問題追求自身利益：定義：個(gè)人價(jià)值觀和利益至上。問題：個(gè)人英雄主義時(shí)代已經(jīng)過去了！關(guān)鍵詞：你可能會成為一個(gè)“孤家寡人”！第四代：“群狼型”關(guān)注的重點(diǎn)不應(yīng)該是如何管理時(shí)間，而是如何有效的管理自己;追求集體利益：定義：先做對的事，再把事做對！強(qiáng)調(diào)：以原則為重心，強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn);選擇和確定最重要的事情先去做；強(qiáng)調(diào)企業(yè)、團(tuán)隊(duì)、個(gè)人的均衡性；通過改變思想來改變團(tuán)隊(duì)的行為。“群狼型”的基本觀念要素：先做重要的事情，而非緊急的事；要求個(gè)人利益必須符合團(tuán)隊(duì)利益。關(guān)鍵詞：學(xué)會判斷重要性與緊急性的區(qū)別。“群狼型”的問題追求集體利益：定義：團(tuán)隊(duì)和集體價(jià)值利益至上。問題：為什么英雄和偉人往往不得好死？做人難，做人做給別人看就更難！關(guān)鍵詞：集團(tuán)的利益與自身幸福往往沖突！第五代：“熊貓型”追求社會公益與人生價(jià)值：定義：服務(wù)群體，同時(shí)追求人生價(jià)值！強(qiáng)調(diào)：認(rèn)真工作、幸福生活、勞逸結(jié)合；服務(wù)社會、享受人生、二者均衡；社會進(jìn)步、人生幸福、世界大同；“熊貓型”的基本觀念要素：工作即是享受、消費(fèi)即是創(chuàng)造；追求個(gè)人利益與團(tuán)隊(duì)利益共存；強(qiáng)調(diào)：均衡、辯證、對立統(tǒng)一。關(guān)鍵詞：學(xué)會思考怎樣達(dá)到這樣的境界。五代時(shí)間管理間的關(guān)系第一代：有了一個(gè)備忘錄，但缺少一個(gè)計(jì)劃！第二代：你有了一個(gè)計(jì)劃，但缺少一個(gè)目標(biāo)！第三代：你有了一個(gè)目標(biāo)，但缺少團(tuán)隊(duì)精神！第四代：你有了團(tuán)隊(duì)意識，但缺少人生規(guī)劃！第五代：你即有人生規(guī)劃，又有社會公德心！關(guān)鍵詞：循序漸進(jìn)、逐步完善、不斷進(jìn)取、把握人生！時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則明確目標(biāo)有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作分清工作的輕重緩急合理地分配時(shí)間與別人的時(shí)間取得協(xié)作制定規(guī)則、遵守紀(jì)律SMART目標(biāo)具體的（specific）可衡量的（measurable）可達(dá)到的（attainable）相關(guān)的（relevant）基于時(shí)間的（time-based）時(shí)間四象限—分清工作的輕重緩急時(shí)間四象限—分清工作的輕重緩急愿景價(jià)值觀的澄清計(jì)劃、準(zhǔn)備、預(yù)防學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、休閑陪客戶逛大街——戰(zhàn)略的！重大項(xiàng)目的談判緊急問題的處理重要會議或工作陪女朋友逛大街—必須的！各種瑣碎的閑雜事無用的廣告、函件發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊游蕩、逃避性活動陪老婆逛大街——多余的!笨死了！

無謂的電話、信件、報(bào)告、會議、應(yīng)酬符合別人期望的事打麻將三缺一

陪岳母逛大街——無奈的！時(shí)間四象限—分清工作的輕重緩急時(shí)間四象限—分清工作的輕重緩急帕累托原理（80/20原則）—合理分配時(shí)間其它領(lǐng)域的80/20原則80%的財(cái)富集中在20%的人手中；80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的電話是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；時(shí)間管理的80/20原則80%最佳效果的工作來自20%的時(shí)間；20%較為次要的工作花費(fèi)80%的時(shí)間；對我們的啟示去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域；集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題；在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作；更有效地利用時(shí)間“創(chuàng)造”更多的時(shí)間；減少會議對時(shí)間的浪費(fèi)；有效地利用等待時(shí)間；很好地利用旅行時(shí)間；與上司溝通時(shí)如何更有效利用時(shí)間；對付電話所引起的時(shí)間的浪費(fèi)；避免不速之客帶來的時(shí)間的浪費(fèi)；創(chuàng)造更多的時(shí)間有兩種方法可以創(chuàng)造工作時(shí)間：早起晚睡通過授權(quán)的技能減少會議對時(shí)間的浪費(fèi)會議前發(fā)問有必要以會議形式進(jìn)行商討嗎？盡量減少與會人數(shù)；當(dāng)關(guān)鍵人物無法與會時(shí)，原則上不應(yīng)開會；為避免會議冗長，可將會議安排在午餐前或下班前；要有明確的會議議程；計(jì)算會議成本；會議中會議中等候遲到者，則等于懲罰準(zhǔn)時(shí)者；不要令與會者太舒服；避免受電話或訪客之干擾；可讓部分與會者參加會議的一部分；會議后整理會議記錄發(fā)給有關(guān)人士；跟進(jìn)會議中決定的事項(xiàng)；與上司溝通時(shí)如何更有效利用時(shí)間“聽而不聞”的上司應(yīng)開門見山，單刀直入；技巧性地指明你與他談?wù)摰氖露藢λ赡墚a(chǎn)生的利害關(guān)系；見異思遷的上司當(dāng)他指派工作時(shí)，多作詢問的工夫；如你的工作繁多，請他為你決定完成工作的優(yōu)先次序；詢問他完成工作的限時(shí)；以你為聽眾的上司盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評論；如何避免電話引起的時(shí)間的浪費(fèi)事后回復(fù)電話的辦法值得采用；盡量將須打出去的電話集中在一起避免電話捉迷藏的兩個(gè)原則：如果是對方的助理、秘書接的電話，務(wù)必打聽何時(shí)可以聯(lián)絡(luò)到此人；留話時(shí)別忘了請對方在某個(gè)時(shí)刻或期間回話；如何避免干擾最難控制的干擾—來自上司的干擾讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)；主動約見你的上司以減少干擾；盡量給上司香蕉，而不是猴子；最難推卻的干擾—來自同事的干擾如果有人找你，站起來接待他；公司設(shè)立人人安靜一小時(shí)制度；學(xué)會拒絕；最容易忽視的干擾—來自下屬的干擾安排固定時(shí)間供屬下工作匯報(bào)；保留固定時(shí)間供屬下提出問題；安排其他時(shí)間處理非緊急事件；最難察覺的干擾—來自自己的干擾學(xué)習(xí)管理和控制自己；如何與別人的時(shí)間取得協(xié)作認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性；站在對方的角度考慮問題；提前做好計(jì)劃與安排；制定規(guī)則、遵守紀(jì)律在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止；即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)；由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)；計(jì)劃分類按廣度分戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃按時(shí)間框架分短期計(jì)劃、長期計(jì)劃按明確性分具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃制定計(jì)劃的步驟確立目標(biāo)；探尋完成目標(biāo)的各種途徑；選定最佳的完成方式；將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性；制定計(jì)劃的注意事項(xiàng)事先的了解所在部門的業(yè)務(wù)定位所在崗位的業(yè)務(wù)定位上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)上級主管對你的期望和要求與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系遵循5W2H原則Why、What、When、Where、Who；Howto、Howmach；設(shè)置控制點(diǎn)（里程碑）設(shè)置階段性的里程碑，按時(shí)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，需尋求外部支持；堅(jiān)持工作記錄，對計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正偏差；計(jì)劃管理－－WBS定義創(chuàng)建WBS是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的，更易于管理的組成部分的過程；分解方式按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解；按產(chǎn)品或項(xiàng)目的功能分解；按照實(shí)施過程分解；衡量標(biāo)準(zhǔn)是否全部分解完畢WBS分解的所有活動是否全部定義了項(xiàng)目的工作所分解的活動是否可行是否包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)WBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適分解后的活動在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動是否集成了所有的關(guān)鍵因素邏輯上是否合理、清楚和簡單工具WBSChartPro計(jì)劃管理－－WBS計(jì)劃管理－－PERT定義PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法；前提完成任務(wù)分解；操作