行政采購(gòu)管理制度

行政采購(gòu)管理制度第一章

總則第一條

為進(jìn)一步加強(qiáng)采購(gòu)體系建設(shè)，提高行政采購(gòu)管理水平，確保行政類采購(gòu)工作有序進(jìn)行，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成相應(yīng)采購(gòu)工作，特制訂本制度。第二條

本制度適用于固定資產(chǎn)、辦公勞保用品、招待煙酒及食品飲料、食宿招待、廣告宣傳品等行政類的采購(gòu)管理。第三條

本規(guī)范適用于集團(tuán)總部及各BU采購(gòu)系統(tǒng)的行政類采購(gòu)管理。第二章

工作流程第四條

采購(gòu)計(jì)劃（一）各需求部門在ERP中填寫并提交所需行政類物資的需求計(jì)劃至相對(duì)應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)；（二）ERP中的需求計(jì)劃必須按要求將品名、規(guī)格、型號(hào)、單位、數(shù)量等填寫完整；（三）需求計(jì)劃經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管員審核通過(guò)后提交至采購(gòu)部。倉(cāng)庫(kù)保管員審核不通過(guò)，必須第一時(shí)間解釋原因并通知請(qǐng)購(gòu)部門重新提交合理計(jì)劃；（四）對(duì)于有樣品的，計(jì)劃人須將樣品提交到采購(gòu)部對(duì)應(yīng)采購(gòu)員，收樣人以書面形式給計(jì)劃人確認(rèn)“已收到樣品”；（五）請(qǐng)購(gòu)時(shí)間從下單日的次日開始算起，物資的采購(gòu)周期按《行政類物資請(qǐng)購(gòu)周期規(guī)定》及其它相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；（六）辦公勞保用品的請(qǐng)購(gòu)需每月3至5日提交當(dāng)月整體計(jì)劃；（七）采購(gòu)人員接到采購(gòu)任務(wù)后，應(yīng)立即做好次日的工作計(jì)劃。第五條

市場(chǎng)調(diào)查采購(gòu)人員根據(jù)任務(wù)單，深入、廣泛地調(diào)查市場(chǎng)，選擇供方，形成書面資料提交部門，做到貨比三家。第六條

采購(gòu)執(zhí)行（一）批量采購(gòu)金額在200元以內(nèi)的物資，要與供方達(dá)成口頭或書面協(xié)議。由采購(gòu)員直接落實(shí)；（二）批量采購(gòu)金額在200元以上的物資，應(yīng)先簽訂合同，走合同評(píng)審流程，合同評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后即組織采購(gòu)；（三）辦公勞保用品等長(zhǎng)期重復(fù)采購(gòu)物資，需深入調(diào)查、詳細(xì)對(duì)比后，選擇性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂長(zhǎng)期合作的年度合同。第七條

驗(yàn)收繳庫(kù)（一）固定資產(chǎn)由請(qǐng)購(gòu)部門聯(lián)合公司專業(yè)部門驗(yàn)收，必要情況下申請(qǐng)第三方鑒定終檢；（二）辦公勞保用品由保管員或請(qǐng)購(gòu)部門驗(yàn)收；（三）招待煙酒等行政部驗(yàn)收，招待食品飲料由請(qǐng)購(gòu)部門當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)收；（四）食宿招待由行政部負(fù)責(zé)滿意度調(diào)查并及時(shí)解決；（五）廣告宣傳品由請(qǐng)購(gòu)部門驗(yàn)收；（六）經(jīng)檢驗(yàn)合格的物資方可入庫(kù)，并及時(shí)辦理繳庫(kù)手續(xù)；（七）對(duì)檢驗(yàn)不合格的物資按合同協(xié)議相關(guān)約定處理。第八條

對(duì)不能采購(gòu)或不能及時(shí)采購(gòu)的物資，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在接到請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃當(dāng)日起的三個(gè)工作日內(nèi)反饋到請(qǐng)購(gòu)部門，并說(shuō)明原因。第九條

各部門及時(shí)將物資使用情況反饋到采購(gòu)，指出物資存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)，由采購(gòu)部向供應(yīng)商反饋解決。第三章

具體規(guī)定第十條

具體規(guī)定：（一）行政采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量負(fù)全部責(zé)任，與供應(yīng)商當(dāng)面驗(yàn)質(zhì)驗(yàn)數(shù)，安全運(yùn)達(dá)公司，采購(gòu)回來(lái)的物資要有交接手續(xù)，并及時(shí)繳庫(kù)；（二）行政采購(gòu)人員不允許委托供應(yīng)商或請(qǐng)他人代購(gòu)物資；（三）所有采購(gòu)物資必須按照部門任務(wù)派遣，不允許私自接單；（四）行政采購(gòu)人員讓供應(yīng)商送貨或托人代運(yùn)必須要有交接手續(xù)；（五）行政采購(gòu)人員必須加強(qiáng)資金管理，確保資金安全，盡量避免現(xiàn)金采購(gòu)；（六）物資不合格要求一周內(nèi)予以退換；（七）不允許部分采購(gòu)、部分不采購(gòu)，不允許退而不購(gòu)，不允許老爺采購(gòu)，不允許官僚采購(gòu)；（八）單項(xiàng)采購(gòu)總額在300元以上的，必須要有貨比三家的記錄；（九）不允許在供應(yīng)商處無(wú)故逗留超過(guò)15分鐘，嚴(yán)禁去供應(yīng)商住所；（十）不允許挪用公款，不允許收受供應(yīng)商回扣，不允許接受供應(yīng)商私人宴請(qǐng)；（十一）行政采購(gòu)人員中午在外吃飯時(shí)，不得喝酒，不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間（1小時(shí)）；（十二）各采購(gòu)人員之間要相互監(jiān)督，對(duì)于違反公司、部門相關(guān)制度的人員要及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；（十三）不得在黑名單供應(yīng)商處采購(gòu)；（十四）行政采購(gòu)人員不允許欠財(cái)務(wù)款，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)除外；（十五）不得使用欠款供應(yīng)商發(fā)票來(lái)抽取財(cái)務(wù)欠條，即抽取欠條的發(fā)票必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字；（十六）行政采購(gòu)人員的發(fā)票必須做到日清日結(jié)，所有發(fā)票在繳庫(kù)單到位后必須于當(dāng)天在部門內(nèi)部批報(bào)完畢（可以通過(guò)交接票據(jù)的時(shí)間來(lái)考核）；（十七）必須妥善保管票據(jù)，否則出現(xiàn)票據(jù)丟失，一切后果由個(gè)人承擔(dān)；（十八）每批物資到貨供應(yīng)商需隨貨附上發(fā)票，特殊情況至少一個(gè)月必須開一次發(fā)票，發(fā)票要及時(shí)批報(bào)，做到日清日結(jié)；（十九）不允許票據(jù)不全，手續(xù)不清，越級(jí)批報(bào)，久拖不報(bào)，更不允許發(fā)票批報(bào)后積壓供應(yīng)商貨款，久拖不還，如超過(guò)24小時(shí)未歸還供應(yīng)商，按受賄進(jìn)行論處。第四章