公司合同框架和條款管理制度

公司合同框架和條款管理制度1.前言本規(guī)章制度為確保公司合同框架和條款的規(guī)范化管理，保障公司與合作方之間的權(quán)益，規(guī)范公司的合同操作流程，有效防范各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)和糾紛的發(fā)生，提高公司的管理效率和合作伙伴的滿(mǎn)意度而訂立。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部與外部合作方簽訂的合同，涵蓋銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、租賃合同等各類(lèi)合同。3.合同框架管理3.1合同框架的建立由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立公司合同框架，包含但不限于合同模板、合同條款庫(kù)等。合同框架的建立應(yīng)充分考慮法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的要求，確保合同的合法性和有效性。合同框架應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和更新，依據(jù)業(yè)務(wù)需求和法規(guī)變動(dòng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。3.2合同模板的管理合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理公司的合同模板庫(kù)。合同模板應(yīng)經(jīng)過(guò)法務(wù)部門(mén)審核，并得到高層管理人員的批準(zhǔn)后方可使用。合同模板應(yīng)包含明確的條款和表格，方便各部門(mén)進(jìn)行填寫(xiě)和操作。3.3合同條款的統(tǒng)一合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)訂立和更新公司的合同條款庫(kù)。合同條款應(yīng)經(jīng)過(guò)法務(wù)部門(mén)審核，并得到高層管理人員的批準(zhǔn)后方可使用。合同條款應(yīng)符合公司的政策和戰(zhàn)略，確保公司的利益最大化，并兼顧與合作伙伴的合理利益。4.合同條款管理4.1合同條款的編寫(xiě)簽訂合同前，相關(guān)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真評(píng)估合同的風(fēng)險(xiǎn)和利益，確保合同條款的合理性和完整性。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格依照公司的合同模板和合同條款進(jìn)行合同的編寫(xiě)和修改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨便修改合同條款。合同條款中的關(guān)鍵條款和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)應(yīng)經(jīng)過(guò)法務(wù)部門(mén)的審核，并征得高層管理人員的看法后方可使用。4.2合同條款的解釋和執(zhí)行各部門(mén)在執(zhí)行合同過(guò)程中，有權(quán)解釋合同條款，但應(yīng)充分考慮合作伙伴的合理訴求和公司的長(zhǎng)期利益。合同條款的執(zhí)行應(yīng)遵從公平、公正、誠(chéng)實(shí)信用的原則，維護(hù)公司的聲譽(yù)和形象。對(duì)于涉及重點(diǎn)利益或存在爭(zhēng)議的合同，應(yīng)及時(shí)征求法務(wù)部門(mén)的看法，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)掌控。5.合同管理流程5.1合同的起草和審批合同的起草由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)，如銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等。合同起草完成后，需要經(jīng)過(guò)合同管理部門(mén)的審核和法務(wù)部門(mén)的審查，確保合同的合規(guī)性和合法性。經(jīng)過(guò)審核和審查后的合同應(yīng)提交給高層管理人員進(jìn)行審批，審批流程應(yīng)符合公司的規(guī)定和程序。5.2合同的簽訂和歸檔審批通過(guò)的合同應(yīng)由合同管理部門(mén)進(jìn)行管理，包含合同的簽訂、蓋章等手續(xù)。合同簽訂時(shí)，應(yīng)確保雙方的授權(quán)和合法代表人身份的真實(shí)性。簽訂完成后，合同應(yīng)依照規(guī)定的流程進(jìn)行歸檔，保管合同的原始文本和電子文檔，確保合同的安全和可追溯性。5.3合同的執(zhí)行和更改合同的執(zhí)行由具體落實(shí)合同的部門(mén)或個(gè)人負(fù)責(zé)，應(yīng)依照合同的條款和商定履行合同義務(wù)。對(duì)于合同的更改，應(yīng)嚴(yán)格依照合同條款和公司的規(guī)定進(jìn)行，經(jīng)過(guò)合同管理部門(mén)和法務(wù)部門(mén)的審核和批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。合同的更改應(yīng)記錄相關(guān)信息，包含更改的原因、內(nèi)容、有效期等，并及時(shí)通知合作伙伴。6.合同風(fēng)險(xiǎn)管理6.1風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防備合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和分析，及時(shí)采取防備措施降低或防范風(fēng)險(xiǎn)。合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)包含法律風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、合作伙伴風(fēng)險(xiǎn)等方面的考慮。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的掌控和管理。6.2風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)和糾紛解決對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)，合同管理部門(mén)和法務(wù)部門(mén)應(yīng)協(xié)同合作，及時(shí)跟進(jìn)合同執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的掌控和處理。對(duì)于存在爭(zhēng)議的合同，公司應(yīng)優(yōu)先通過(guò)協(xié)商和調(diào)解解決，若無(wú)法解決，可通過(guò)仲裁或訴訟途徑解決。在處理合同糾紛時(shí)，應(yīng)重視維護(hù)公司的聲譽(yù)和形象，與合作伙伴保持良好的溝通和合作關(guān)系。7.強(qiáng)制執(zhí)行與違約懲罰7.1強(qiáng)制執(zhí)行制度對(duì)于合同的履行過(guò)程中顯現(xiàn)的違約行為，公司應(yīng)有明確的強(qiáng)制執(zhí)行制度。強(qiáng)制執(zhí)行制度應(yīng)掩蓋各類(lèi)違約情況，并明確違約者的懲罰措施和責(zé)任追究的程序。強(qiáng)制執(zhí)行的決策應(yīng)由相關(guān)部門(mén)和高層管理人員共同決議，并依照程序執(zhí)行。7.2違約懲罰措施對(duì)于違約行為，公司可依據(jù)實(shí)際情況采取合理的懲罰措施，包含但不限于罰款、追究法律責(zé)任、停止合同、限制合作等。懲罰措施的執(zhí)行應(yīng)符合公司的規(guī)定和程序，并充分考慮合同條款和法律法規(guī)的要求。懲罰結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知違約方，并記錄相關(guān)信息，以備后續(xù)參考和追溯。8.監(jiān)督與評(píng)估8.1合同管理的監(jiān)督合同管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部自查和審核，確保合同管理制度的執(zhí)行和合同的合規(guī)性。法務(wù)部門(mén)可對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。部門(mén)間可進(jìn)行相互監(jiān)督和協(xié)作，確保合同管理流程的順利進(jìn)行。8.2合同管理的評(píng)估合同管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行合同管理工作的評(píng)估和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。相關(guān)部門(mén)和高層管理人員可對(duì)合同管理制度進(jìn)行評(píng)估和反饋看法，為制度的優(yōu)化和改進(jìn)供應(yīng)依據(jù)。合同管理的評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，推動(dòng)管理的提升和流程的改進(jìn)。9.附則9.1依據(jù)和修改本規(guī)章制度的訂立依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。對(duì)于本規(guī)章制度的修改和增補(bǔ)，應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)和高層管理人員的批準(zhǔn)，并及時(shí)通知相關(guān)人員。9.2實(shí)施和培訓(xùn)本規(guī)章制度應(yīng)于訂立后全面推行，并進(jìn)行相關(guān)人員的培訓(xùn)和宣傳。合同管理部門(mén)應(yīng)就本規(guī)章制度的內(nèi)容進(jìn)行解讀和培訓(xùn)，確保各部門(mén)人員的知曉和遵守。9.3生效日期本規(guī)章制度自頒布之