采購活動的關鍵控制點

采購活動的關鍵控制點采購與付款業(yè)務流程的起點是請購活動，這也是本業(yè)務的第一個關鍵控制點，從請購活動開始，采購活動的關鍵控制點主要有：請購活動授權審批控制、采購與付款制度規(guī)范控制、采購與付款實施過程控制、采購商品的驗收入庫控制、采購與付款合同訂單控制、采購與付款有關記錄控制和采購與付款業(yè)務的職務分離控制。(一)請購活動的授權審批控制請購商品和勞務是采購與付款業(yè)務的首要步驟，采購物料的使用部門或者倉庫部門負責根據(jù)企業(yè)物料的需求和庫存情況向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務部門根據(jù)自身的商品需求情況編制請購單交給倉庫或使用部門的請購人員，由他們進行集中請購。一般來說，企業(yè)對正常經(jīng)營所需物資物料的采購都會進行一般授權。例如，倉庫部門可以在現(xiàn)有庫存量達到再訂貨臨界點時就可以直接向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務部門也可以對零星的物料需要或正常的維修工作和類似工作的需要，直接申請采購有關物料。企業(yè)請購權限的安排要視企業(yè)的具體情況而定，一般都是由經(jīng)常發(fā)生采購業(yè)務并且采購商品價值和數(shù)量較大的部門進行集中控制。企業(yè)會不定期發(fā)生設備或價值量較大資產(chǎn)的采購，對于這類資本性支出和租賃合同的授權審批控制屬于例外事項，企業(yè)的控制制度應該作特別授權，在一般情況下只允許指定專門人員提出來購申請。提出來購申請的過程中，最重要的控制環(huán)節(jié)是請購單憑證的控制，企業(yè)的請購單可以根據(jù)管理的需要采取計算機記錄或文件記錄的形式。企業(yè)的請購活動會頻繁地發(fā)生，為了防止出現(xiàn)重復審批采購業(yè)務的現(xiàn)象，企業(yè)應該對請購單進行編號控制，由于采購申請的提出分散在各個部門，很難由企業(yè)統(tǒng)一進行編號，但是每個部門的業(yè)務授權人員都會進行請購單的審核，所以可以將編號的責任分配給各部門有審批權的負責人，這些負責人定期將編號簿交給內(nèi)部審計部門進行檢查。企業(yè)的各個業(yè)務部門應該力求使采購申請業(yè)務制度化，要使采購審批制度層次化，即建立系統(tǒng)性的完備的分級分類分業(yè)務性質的授權審批機制，明確不同類型、不同級別的請購業(yè)務審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。(二)采購與付款制度規(guī)范控制采購與付款業(yè)務作為企業(yè)重要的業(yè)務環(huán)節(jié)，應該使此業(yè)務的控制活動規(guī)范化、制度化，所以企業(yè)應該制定有關采購與付款控制的規(guī)范和制度，作為采購與付款業(yè)務執(zhí)行的行為準則，在企業(yè)各部門進行推廣。在制度和規(guī)范中，至少應該包含以下內(nèi)容：1．企業(yè)進行采購與付款業(yè)務活動的控制原則采購與付款業(yè)務是由企業(yè)各個部門共同完成的，企業(yè)的控制制度不可能形成單一的標準，這樣就限制了各部門的創(chuàng)造性，脫離了實際。企業(yè)的規(guī)范和制度要體現(xiàn)內(nèi)部會計控制的主要理念，應該把內(nèi)部會計控制的相關原則列入其中，這樣就能使各部門在制定自己控制規(guī)范和制度時可以把握正確的方向。2．企業(yè)采購與付款業(yè)務的人員權責安排企業(yè)的控制規(guī)范和制度應該說明有關人員和部門的責任和義務，這樣既有利于采購與付款業(yè)務人員明確自身的責任，開展好本職工作，又有利于員工之間進行相互監(jiān)督，形成競爭的氛圍。企業(yè)的人員權責安排制度是分層次制定的，一般來說，重大的采購與付款業(yè)務，例如重大設備購買決策控制，是由企業(yè)的廠長或經(jīng)理層制定權責分配，而各部門的采購與付款業(yè)務是由部門經(jīng)理制定人員權限安排。3．企業(yè)采購與付款業(yè)務的一般程序采購與付款業(yè)務具有鮮明的程序化特征，如果業(yè)務活動能夠按照標準流程進行，就會達到非常好的控制效果，而保證業(yè)務程序有效實施的前提是制定有效可行的業(yè)務程序規(guī)范和制度。企業(yè)在制定采購與付款業(yè)務制度、規(guī)范的過程中，應該注意的問題有：力求實現(xiàn)控制程序的完整，將所有的重要環(huán)節(jié)都包括在內(nèi)；堅持用最少的資源解決最多的問題的原則，注重制度和規(guī)范的執(zhí)行效率；制定過程要發(fā)揮民主決策的優(yōu)勢，充分征求各個級別管理者和普通員工的意見，這是保證制度規(guī)范有效實施和可行性的關鍵。4．企業(yè)采購與付款業(yè)務的修正和制度的調整機制企業(yè)的采購和付款業(yè)務受外界的影響較大，特別是供應商和市場供求關系，所以企業(yè)在規(guī)范和制度中列出的業(yè)務程序和有關規(guī)定應該隨著外部條件的變化而進行必要的調整和修正。企業(yè)在有關的制度和規(guī)范中應該建立溝通條款，保證采購與付款業(yè)務程序始終有效并及時對規(guī)范和制度進行調整。(三)采購與付款實施過程關鍵控制點采購與付款業(yè)務過程中的關鍵控制點主要有：采購物料的實物控制、供應商管理控制點、采購預算控制和采購業(yè)務中不相容職務分離控制。1．采購商品的實物控制采購與付款業(yè)務過程的實物控制主要有三個方面的控制點，第一，對于采購過程中重要物料的限制接近控制，企業(yè)的監(jiān)督部門要隨時檢查采購人員的業(yè)務執(zhí)行狀況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途采購商品進行保險；第二，企業(yè)的倉庫管理部門要加強庫存采購商品的控制，對于接近來購商品的人員進行授權審批控制，任何未經(jīng)授權的人員都不能接近來購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。同時，倉庫的驗收部門應該與倉庫保管部門進行職務和崗位的必要分離，防止串通舞弊行為的出現(xiàn)，還要加強對退貨和退款的控制，退貨資金的使用要得到主管的審批；第三，與實物控制緊密相關的是實物資產(chǎn)的記錄控制，企業(yè)的記錄資料保管人員應該對采購業(yè)務的重要記錄進行限制接近控制，企業(yè)的各部門和人員在使用記錄之前，要履行有關的審批程序，否則不得接近或借閱記錄資料，如果需要借用記錄資料，應該嚴格限定使用范圍和使用時間。特別是會計部門，要注意對采購支票的實物控制，支票的簽字人應該負責支票的送交，不得由他人代理；尚未簽發(fā)的支票要妥善管理，防止丟失；對于已經(jīng)作廢的支票，要及時注銷，對于已付款的采購支票，財務人員應該加蓋“付訖”印記，防止重復支付。2．供應商環(huán)節(jié)的管理控制關鍵點對于采購與付款業(yè)務來說，供應商的選擇、采購部門和供應商的關系，是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，這些都是供應商管理的關鍵控制點。具體的關鍵控制點有：(1)供應商選擇過程的控制。供應商的選擇主要是由采購部門執(zhí)行，同時財務部門和其他有關部門也要參與談判等工作，并對供應商選擇結果進行評價。采購部門在采購業(yè)務開展之前，要向企業(yè)主要的供應商索取采購商品的報價、規(guī)格、數(shù)量、信用條件等信息，并進行經(jīng)濟效益分析，選擇對企業(yè)最有利的供應商，在選擇供應商的決策中，應該對供應商的情況進行綜合分析，不僅要對采購價格進行考察，同時還要考慮運輸條件、信用條件等。(2)供應商選擇的組織制度控制。企業(yè)應該設立專門的機構進行供應商的選擇評估，這就是供應商評估小組或專門委員會，企業(yè)要對評估小組進行一定的資金和人員支持，對供應商的各種資格和財務、信譽等情況進行分析和評價，評估小組的成員一般包括以下部門：財務部門、采購部門、工程部門和倉庫質量管理部門。供應商評估小組的主要工作有：評價供應商的主要經(jīng)營狀況，包括公司的財務狀況、歷史經(jīng)營業(yè)績、經(jīng)營信譽、管理者的品質和生產(chǎn)規(guī)模等；供應商的生產(chǎn)制造能力，包括生產(chǎn)能力是否充分發(fā)揮、生產(chǎn)設備更新的速度、企業(yè)員工的業(yè)務素質等；供應商的研發(fā)能力，主要是技術研究水平和現(xiàn)有技術的先進性、產(chǎn)品的新穎性和市場競爭力，具有較高技術研發(fā)能力的企業(yè)能提供更加優(yōu)質的產(chǎn)品；二，記錄保管存貨的人員責任的履行情況，對各個倉庫管理人員形成監(jiān)督。5．采購驗收信息的及時傳遞控制采購部門將采購商品交給驗收或倉庫管理部門時，同時也將有關采購活動的信息通過有關的合同、憑證和單據(jù)傳遞給了企業(yè)的各個業(yè)務部門。企業(yè)對采購驗收信息的控制重點在于：企業(yè)的各業(yè)務人員要及時將采購驗收活動過程中形成的流程記錄和分析記錄和信息反饋到企業(yè)的其他業(yè)務部門；倉庫管理部門要將驗收過程中的成本費用和資金使用信息傳遞給企業(yè)的會計部門，進行及時的核算；驗收過程的參與人員要將需要經(jīng)過審批程序的業(yè)務活動文件交給主管部門進行審批和記錄。(六)采購與付款業(yè)務的記錄控制采購業(yè)務過程中的記錄控制包括會計記錄控制和一般管理記錄控制兩種類型，會計記錄控制是指對于在采購業(yè)務過程中形成的企業(yè)負債和資金收付事項進行會計核算的記錄。一般管理記錄是指除財務會計記錄之外的管理信息記錄，主要是企業(yè)采購活動過程中各業(yè)務程序執(zhí)行時形成的記錄。1．會計記錄控制采購業(yè)務中最重要的記錄就是應付賬款、應付票據(jù)的會計控制，應付賬款是記錄采購業(yè)務過程中負債和資金占用情況的主要記錄，對應付賬款記錄控制的重點有：應付賬款的記錄職務必須和采購、驗收、請購、付款、審批、復核等職務相分離，保證采購業(yè)務的會計記錄真實、可靠；應付賬款的有關憑證和單據(jù)必須經(jīng)過必要的審核程序才能作為登記賬簿的依據(jù)，這些原始憑證主要包括采購部門的訂單和付款通知單和驗收部門的驗收單等；如果供應商為企業(yè)提供了提前付款的折扣條件，會計部門要對折扣條件進行分析，爭取最大的經(jīng)濟效益，同時對企業(yè)享有的折扣進行記錄與核算；采購業(yè)務結束后供應商會向企業(yè)發(fā)來采購商品對賬單，企業(yè)的會計人員要將有關的會計憑證、賬簿與對賬單進行核對，檢查企業(yè)的記錄控制是否存在錯誤；企業(yè)一般都會在經(jīng)常發(fā)生交易的供應商處存放一定的預付賬款，企業(yè)的會計部門要記錄預付賬款的使用情況。2．一般管理記錄控制企業(yè)在進行采購業(yè)務時，會隨著業(yè)務程序的進行產(chǎn)生一些憑證、票據(jù)記錄，這些資料都能夠為企業(yè)進行采購業(yè)務管理提供信息。主要的記錄包括以下幾種：(1)采購申請單。采購申請單由采購商品的使用部門編制，經(jīng)過本部門主管的審批后送交到采購部門，各部門的采購單要進行連續(xù)編號。請購單的內(nèi)容主要包括：采購商品的需求數(shù)量、庫存量、準備采購數(shù)量和規(guī)格等。(2)采購訂貨單。采購部門要根據(jù)采購預算以及與供應商簽訂的采購合同，編制訂貨單。訂貨單的主要內(nèi)容包括：所需商品的采購數(shù)量、質量要求、規(guī)格、采購單價和有關費用，還要對結算方式、采購截止日期進行說明。(3)采購商品驗收單。倉庫管理部門要根據(jù)采購商品的驗收情況填寫驗收單，并提出驗收意見。驗收單的主要內(nèi)容是：收到商品的數(shù)量、質量、各級別商品的比例等。(4)退貨退款記錄單。采購商品經(jīng)過驗收后，如果發(fā)現(xiàn)了購入商品存在質量或數(shù)量等問題，企業(yè)的采購、驗收部門要合作填寫退貨退款通知單，其主要的內(nèi)容有：采購合同編號和內(nèi)容摘要、退貨商品的數(shù)量、質量、金額等信息以及企業(yè)提出退貨的原因。(七)采購與付款業(yè)務的職務分離控制采購與付款業(yè)務的關鍵控制點還包括不相容職務分離控制，在前面的內(nèi)容中作過簡要和分散的介紹，在此對主要的關鍵控制點作系統(tǒng)分析。采購與付款業(yè)務的不相容職務包括：1．請購與審批企業(yè)的采購申請應該由商品的使用部門提出，例如企業(yè)的生產(chǎn)、行政管理和銷售等部門，這些部門應該獨立于請購業(yè)務審批部門，即采購部門，同時請購部門的負責人和業(yè)務人員不得在審批部門兼職或進行代理業(yè)務。2．采購合同的簽訂和審核、復核采購合同是由采購人員和供應商簽訂的采購協(xié)議，為了有效制衡采購人員的行為，同時也是為了減少采購合同簽訂過程中的漏洞，企業(yè)應該對采購合同的簽訂進行復核或審核。審核和執(zhí)行是典型的不相容職務，所以采購合同的簽訂、談判等職務應該與合同審核、復核職務相分離。3．采購價格的確定和供應商的選擇企業(yè)在確定采購供應商之前都要進行必要的詢價過程，即向主要的供應商征詢采購商品價格，報價的高低決定了企業(yè)采購價格和采購成本。而供應商的選擇在很大程度上取決于報價的高低。如果將這兩項業(yè)務的決定權交給同一人員或部門，就可能出現(xiàn)和供應商串通壓低報價從而獲取個人利益的現(xiàn)象。4．采購與驗收采購人員執(zhí)行采購業(yè)務的全過程，應該對采購商品的質量、采購活動的經(jīng)濟效益承擔責任，而驗收部門負責對采購商品的質量進行檢驗并出具驗收報告，從而形成了對采購業(yè)務活動的監(jiān)督。如果兩種職務集中到一起就可能出現(xiàn)采購人員降低對采購商品的質