內(nèi)部控制之銷售與收款

內(nèi)部控制之銷售與收款確定定價(jià)機(jī)制與信用方式會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制收款發(fā)貨開具銷售通知訂立銷售合合同銷售計(jì)劃管理客戶信用管理銷售業(yè)務(wù)談判客戶服務(wù)銷售環(huán)節(jié)收款環(huán)節(jié)銷售業(yè)務(wù)流程圖2頁3頁銷售收款存漏洞嗜賭業(yè)務(wù)員挪用貨款上百萬據(jù)媒體報(bào)道,33歲得何某1998年大學(xué)畢業(yè)應(yīng)聘進(jìn)了南京某公司當(dāng)銷售員。何滿頭腦靈活,工作成績也還不錯(cuò),但迷上了賭博,她就對(duì)貨款打起了主意。每次收到貨款她總要遲幾天上報(bào),從中扣除一些貨款供自己使用。2005年3月初,何某收到了某公司得貨款,她暗中將其中得7萬余元挪到自己手里。第一次下手,何滿也害怕了好幾天。一個(gè)月后,她與南京某公司簽訂購銷合同,這一次她只拿了4萬多元。同年6月,她從兩家客戶得貨款中挪用了12萬元供自己開支,從此膽子越來越大了。為了自己挪用公款方便,何自己登記注冊(cè)成立了一家名叫“旭浩”得皮包公司。開始她以旭浩公司得名義與客戶談生意,并以旭浩公司與客戶簽合同,將自己得東家提供給客戶得各種項(xiàng)目,都挪到旭浩公司名下。為了拿錢更順手,她還私刻了自己任職公司得發(fā)票專用章以及客戶專用章。據(jù)檢察院起訴書指控,從2005年到2008年三年間,何滿利用職務(wù)之便共與十幾家公司簽訂購銷合同,挪用新型建材公司貨款共計(jì)234萬元。案例一4頁銷售收款存漏洞嗜賭業(yè)務(wù)員挪用貨款上百萬由于錢來得太容易,何滿花起來也爽,光就是賭博她就輸?shù)袅思s40萬元,她得生活也發(fā)生了巨大得變化,幾乎天天都與朋友到飯店吃飯,她開著小轎車招搖過市,一身名牌服裝儼然一副大款得派頭。就在何滿感到春風(fēng)得意得時(shí)候,公司財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn),何滿簽訂得銷售合同上得合同專用章,與客戶提供給公司對(duì)賬得合同專用章不一致,而且合同上得貨款與何滿上交得金額差別太大,財(cái)務(wù)經(jīng)向客戶核實(shí)后發(fā)現(xiàn),公司與客戶簽訂得合同專用章都就是假得,金額也不一致,向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告后公司決定報(bào)警。2008年5月5日,公安機(jī)關(guān)在南京飯店將何滿抓獲歸案,并從旭浩公司得幾個(gè)辦公地點(diǎn)搜出現(xiàn)金幾萬元、各種偽造得客戶印章多達(dá)24枚。案例一5頁上述案例來看,公司在銷售實(shí)物管理、收款、合同管理與對(duì)賬等環(huán)節(jié)都存在較嚴(yán)重得內(nèi)控缺陷,使得業(yè)務(wù)員長期挪用貨款不被發(fā)現(xiàn)。

案例分析風(fēng)險(xiǎn)分析:1、銷售實(shí)物管理環(huán)節(jié)倉儲(chǔ)部門未經(jīng)授權(quán)發(fā)貨,審批授權(quán)機(jī)制不健全2、在合同管理環(huán)節(jié),何某以旭浩公司得名義與客戶簽訂xl公司得項(xiàng)目,內(nèi)容屬存在重大欺騙,且其私自與客戶訂立合同,xl公司審核時(shí)也未發(fā)現(xiàn),給了她不斷地侵吞銷售款得機(jī)會(huì)。3、在收款環(huán)節(jié),企業(yè)得收款管理制度不完善,才會(huì)讓巨額貨款得流失竟無人察覺,結(jié)算方式選擇不當(dāng),直接讓客戶把貨款交到人員手里得方式才會(huì)導(dǎo)致賬款不斷拖欠,給了何某不斷侵吞賬款得機(jī)會(huì)。4、對(duì)賬環(huán)節(jié):財(cái)務(wù)部得對(duì)賬未及時(shí)得發(fā)現(xiàn)公司與客戶得合同專用章得不一致5、在用人考核方面:人員考核機(jī)制不完善,應(yīng)定期進(jìn)行人員考核,實(shí)行獎(jiǎng)懲機(jī)制,規(guī)避因工作人員不遵守職業(yè)道德而帶來得風(fēng)險(xiǎn)。案例一6頁1、不相容職責(zé)分離2、銷售計(jì)劃與預(yù)算管理3、價(jià)格管理4、客戶檔案與信用管理5、銷售合同管理6、發(fā)貨管理7、賬務(wù)記錄與應(yīng)收款管理內(nèi)部控制應(yīng)該注意得環(huán)節(jié)7頁第一節(jié)總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)XL股份公司得銷售與收款環(huán)節(jié)得內(nèi)部控制,根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī),制定本制度。第二條本制度所稱銷售與收款就是指XL股份公司在銷售過程中得接受客戶訂單、核準(zhǔn)客戶信用、簽訂銷售合同、發(fā)運(yùn)商品、開具發(fā)票并收取相關(guān)款項(xiàng)等一系列行為。第三條銷售與收款業(yè)務(wù)得下列職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離:銷售訂單職能與貨物保管職能相分離;銷售訂單職能與開具發(fā)票、記賬職能相分離

貨物保管職能與開具發(fā)票、記賬職能相分離;開具發(fā)票、記賬職能與收款職能相分離。

案例二案例二8頁第二節(jié)分工及授權(quán)第四條

XL股份公司得產(chǎn)品由營銷公司負(fù)責(zé)銷售環(huán)節(jié),公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)核算與賬款收回。第五條銷售公司負(fù)責(zé)產(chǎn)品得銷售定價(jià)制度、折扣政策得制定并執(zhí)行;股份公司物流部負(fù)責(zé)產(chǎn)品發(fā)貨與運(yùn)輸;銷售公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)票得開具、計(jì)入相關(guān)科目并通過內(nèi)部往來轉(zhuǎn)由股份公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行銷售實(shí)現(xiàn)得相關(guān)會(huì)計(jì)核算。第六條XL股份公司銷售實(shí)現(xiàn)得會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一辦理,收回銷售收入存入公司總部開設(shè)得銀行賬戶并由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理,并負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)收賬款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、分析。第七條

XL公司得產(chǎn)品銷售收入催收工作由營銷公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)并實(shí)施,并負(fù)責(zé)對(duì)催收情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、分析。負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)得銷售人員直接負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款得催收。

9頁第三節(jié)實(shí)施與執(zhí)行第八條銷售公司得銷售人員根據(jù)授權(quán)接受客戶訂單后,編制一式多樣得銷售通知單,作為銷售公司財(cái)務(wù)部門、物流部、股份公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行業(yè)務(wù)處理得依據(jù),銷售通知單傳遞到下一環(huán)節(jié),須經(jīng)過銷售部門主管得審批。第九條發(fā)票得開具:銷售公司財(cái)務(wù)部根據(jù)貨物到達(dá)時(shí)間及時(shí)開具發(fā)票,并與銷售通知單、到貨憑證進(jìn)行核對(duì),若有不符及時(shí)上報(bào),由銷售公司與物流部協(xié)調(diào)解決,發(fā)票開具后及時(shí)傳遞給股份公司財(cái)務(wù)部。第十條銷售公司負(fù)責(zé)對(duì)銷售價(jià)格、折扣等政策得制定執(zhí)行。政策改變后需及時(shí)以書面形式將內(nèi)容、執(zhí)行時(shí)間通知股份公司財(cái)務(wù)部。

第十一條物流部根據(jù)審批得銷售通知發(fā)貨單發(fā)貨。發(fā)貨時(shí)必須經(jīng)過嚴(yán)格檢驗(yàn),不得擅自發(fā)貨與隨意替換貨物,確保與銷售通知單得一致,在運(yùn)輸過程中須確保貨物安全與及時(shí)到達(dá)。發(fā)、運(yùn)貨憑證經(jīng)審核后傳遞給股份公司財(cái)務(wù)部。第十二條物流部應(yīng)使用連續(xù)編號(hào)得發(fā)、運(yùn)貨憑證,定期對(duì)貨物進(jìn)行盤點(diǎn)并根據(jù)盤點(diǎn)情況入賬。盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行比較核對(duì),若發(fā)現(xiàn)差異,應(yīng)當(dāng)及時(shí)分析原因提出處理意見,出具清查報(bào)告。并將其結(jié)果集處理辦法向企業(yè)得董事會(huì)及相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告

第十三條股份公司財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)將銷售通知單、發(fā)、運(yùn)貨憑證、發(fā)票進(jìn)行核對(duì)并且以入賬進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。每月編制客戶收款單,傳遞給銷售公司進(jìn)行貨款催收,定期與銷售公司復(fù)核應(yīng)收賬款,保持一致性。財(cái)務(wù)部對(duì)以入賬得銷售、發(fā)運(yùn)貨、發(fā)票等憑證承擔(dān)保存職能。案例二10頁第十四條股份公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定應(yīng)收賬款信用政策,根據(jù)上一年得銷售額與應(yīng)收賬款得回款情況及公司市場開發(fā)政策分區(qū)域與經(jīng)銷商制定。對(duì)應(yīng)收賬款超出信用額度,財(cái)務(wù)部有權(quán)通知銷售公司進(jìn)行催收,并以書面形式通知物流部停止對(duì)該區(qū)域或經(jīng)銷商供貨,物流部須待財(cái)務(wù)部以書面形式通知禁令解除后,方可依據(jù)銷售通知單繼續(xù)發(fā)貨。信用額度得判定以月末發(fā)票還就是出庫。第十五條股份公司財(cái)務(wù)部每月對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)。分析結(jié)果上報(bào)股份公司并傳遞給銷售公司。對(duì)逾期一年以上得要求給銷售公司清理,有繼續(xù)業(yè)務(wù)往來得單位,結(jié)清欠款或通過提供擔(dān)保、抵押等方可發(fā)生新業(yè)務(wù)。必要時(shí),應(yīng)通過法律程序解決,銷售公司負(fù)責(zé)收集與訴訟有關(guān)得證據(jù)并辦理起訴事宜。情況特殊者,需經(jīng)股份公司主管副總特批方可辦理。第十六條股份公司財(cái)務(wù)部對(duì)逾期3年得應(yīng)收賬款及現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度規(guī)定得其她原因確實(shí)無法收回得應(yīng)收賬款,應(yīng)組織清理并查明原因,報(bào)公司董事會(huì)審查批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)作壞賬損失并注銷相關(guān)得應(yīng)收賬款明細(xì)賬。第十七條銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。退回產(chǎn)品經(jīng)質(zhì)檢部門與物流部驗(yàn)收、清點(diǎn)并開具退貨接收單后方可入庫。股份公司財(cái)務(wù)部根據(jù)銷售退回單進(jìn)行賬務(wù)處理。物流部對(duì)正常銷售產(chǎn)品與銷售退回產(chǎn)品分別保管,定期統(tǒng)計(jì)數(shù)量上報(bào)股份公司并根據(jù)部門意見處理。已注銷得應(yīng)收賬款應(yīng)做好賬銷案存,落實(shí)責(zé)任人隨時(shí)跟蹤,一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)有償債能力應(yīng)立即追索;對(duì)于已核銷又收回得應(yīng)收賬款應(yīng)沖銷當(dāng)期壞賬準(zhǔn)備(或管理費(fèi)用)。

案例二11頁第四節(jié)監(jiān)督檢查第十八條本公司得銷售與收款環(huán)節(jié)由內(nèi)部審計(jì)人員行使監(jiān)督檢查權(quán)。第十九條銷售與收款環(huán)節(jié)得監(jiān)督檢查內(nèi)容包括:(一)財(cái)務(wù)部對(duì)憑證就是否妥善保管,尤其就是空白發(fā)票得管理,信用政策得變動(dòng)就是否經(jīng)過審批,應(yīng)收賬款得管理就是否及時(shí)。(二)物流部就是否按銷售通知單發(fā)貨,銷售退回得憑證就是否健全、審批就是否越權(quán),處理退回產(chǎn)品就是否合理。(三)銷售公司就是否按經(jīng)審核得價(jià)目表進(jìn)行銷售,價(jià)格變動(dòng)與銷售折扣就是否幾個(gè)審批。監(jiān)督檢查對(duì)應(yīng)收賬款得催收管理工作就是否到位。

第二十條內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)得銷售與收款內(nèi)部控制中得薄弱環(huán)節(jié),應(yīng)要求被檢查單位糾正與完善,發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)寫出書面檢查報(bào)告,向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門匯報(bào),以便及時(shí)采取措施,加以糾正與完善。案例二大家學(xué)習(xí)辛苦了，還是要堅(jiān)持繼續(xù)保持安靜案例二12頁XL股份公司崗位設(shè)置與職權(quán)分工總公司：XL股份公司分公司：營銷公司財(cái)務(wù)部物流部財(cái)務(wù)部銷售部業(yè)務(wù)部產(chǎn)品的發(fā)貨與運(yùn)輸、盤點(diǎn)存貨銷售產(chǎn)品銷售價(jià)格、折扣等政策的制定執(zhí)行開發(fā)票并計(jì)入相關(guān)科目應(yīng)收賬款的催收工作并對(duì)催收情況統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、分析核算銷售實(shí)現(xiàn)與應(yīng)收賬款得收回13頁公司實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)流程(內(nèi)控條列第4、5、6、8、9、10、11、12、17條規(guī)定)銷售公司XL股份公司銷售部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部物流部銷售人員銷售主管記賬會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)主管出納制單會(huì)計(jì)銷售合同銷售發(fā)票通知單審批開票銷售發(fā)票審核收款結(jié)算分票銷售發(fā)票(發(fā)票聯(lián)抵扣聯(lián))銷售發(fā)票(記賬聯(lián))收款結(jié)算填制記賬憑證發(fā)、運(yùn)貨憑證審核發(fā)貨通知單14頁應(yīng)收收款得管理規(guī)定(內(nèi)部控制第4、6、7、13、14、15、16條規(guī)定)分公司業(yè)務(wù)部總公司財(cái)務(wù)部營銷公司XL股份公司負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)得銷售人員負(fù)責(zé)賬款收回,將收回得賬款存入公司總部開設(shè)得銀行賬戶;負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)收賬款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、分析負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售收入催收得實(shí)施工作,并負(fù)責(zé)對(duì)催收情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、分析負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)得銷售人員直接負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款得催收控制目標(biāo)1、登記入賬得銷貨業(yè)務(wù)確認(rèn)已經(jīng)發(fā)貨給真實(shí)顧客(存在或發(fā)生)2、所有銷貨業(yè)務(wù)均已登記入賬(完整性)3、登記入賬得銷貨數(shù)量確系已發(fā)貨得數(shù)量,并正確開具收款賬單并、登記入賬(估價(jià)與分?jǐn)?4、銷貨業(yè)務(wù)得分類恰當(dāng)(分類)5、銷貨業(yè)務(wù)得記錄及時(shí)(及時(shí)性)6、銷貨業(yè)務(wù)已經(jīng)正確地記入明細(xì)賬,并經(jīng)正確匯總(過賬與匯總)7、做好應(yīng)收賬款得統(tǒng)計(jì)與催收工作,確保應(yīng)收賬款得安全管理1516頁風(fēng)險(xiǎn)分析及控制措施建議1、定價(jià)階段:營銷公司直接負(fù)責(zé)產(chǎn)品定價(jià)及折扣政策。風(fēng)險(xiǎn):銷售價(jià)格未經(jīng)適當(dāng)審批,直接由營銷公司定價(jià)得行為可能造成舞弊,造成銷售受損