傳統(tǒng)建筑企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建路徑

財務(wù)共享中心基于信息技術(shù)的支撐而建立，可通過優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程來實現(xiàn)財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、集中化管理。本文基于建筑業(yè)財務(wù)管理的特點及建立財務(wù)共享中心對提升建筑業(yè)財務(wù)管理效率的作用，以SXWJ為例探討了傳統(tǒng)建筑企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的路徑，希望對推動建筑業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的成功建立有所幫助。在新時代管理現(xiàn)代化和會計信息化趨勢的推動下，基于信息技術(shù)支撐的財務(wù)共享服務(wù)中心正在各行各業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用。財務(wù)共享服務(wù)可通過優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程來實現(xiàn)財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和集中化管控。SXWJ是一家傳統(tǒng)的建筑業(yè)集團(tuán)企業(yè)，因分子公司數(shù)量多、分布廣泛，形成了較為分散獨立的財務(wù)核算組織，導(dǎo)致財務(wù)人員構(gòu)建繁冗、成本高、核算標(biāo)準(zhǔn)與方法差異較大、財務(wù)數(shù)據(jù)分散、費(fèi)用報銷失控等風(fēng)險。建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心是解決其財務(wù)管理瓶頸、優(yōu)化企業(yè)資源配置，降低企業(yè)管理成本、提高企業(yè)管理效率、最終實現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的必然趨勢。確定建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略定位戰(zhàn)略定位的確定在建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心整個過程中處于主導(dǎo)地位，決定了業(yè)務(wù)流程、人員組織、運(yùn)營管理及信息系統(tǒng)的方向，是建立財務(wù)共享服務(wù)中心首先考慮的內(nèi)容。財務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略目標(biāo)的確定在戰(zhàn)略目標(biāo)上，SXWJ實施共享服務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)主要有三點，一是對部分業(yè)務(wù)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的作業(yè)模式，提高財務(wù)管控能力和財務(wù)效率，使集團(tuán)公司能更加靈活應(yīng)對業(yè)務(wù)擴(kuò)張和市場波動；二是將財務(wù)基礎(chǔ)操作性職能與管理職能分離，釋放財務(wù)管理人員精力，實現(xiàn)財務(wù)轉(zhuǎn)型；三是通過合理規(guī)劃選址、再造業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化信息系統(tǒng)等手段實現(xiàn)人工成本的降低。財務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)的確定不同的戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)對財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)復(fù)雜程度和管理復(fù)雜程度會產(chǎn)生根本影響，根據(jù)共享中心提供的所涵蓋的領(lǐng)域劃分，財務(wù)共享服務(wù)中心主要包含三種戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)模式，即“全球中心”“區(qū)域中心”“專長中心”。SXWJ的業(yè)務(wù)目前主要集中在山西省內(nèi)，隨著業(yè)務(wù)模式的擴(kuò)展，正在向華南、華北、西北等全國各地擴(kuò)張，且當(dāng)前SXWJ的業(yè)務(wù)范圍比較單一，主要是建筑施工業(yè)務(wù)，基于以上特點，適合于SXWJ的財務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)主要是“區(qū)域中心”，將集團(tuán)所涉及的業(yè)務(wù)單元建立共享服務(wù)中心，基于業(yè)務(wù)交易，以企業(yè)整體成本降低為目標(biāo)的組織形式。財務(wù)共享服務(wù)中心戰(zhàn)略職能的確定戰(zhàn)略職能的確定是對財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)模式的定位，共享中心的戰(zhàn)略職能定位在發(fā)展中主要經(jīng)歷了“內(nèi)部職能中心”“虛擬經(jīng)營單位”和“獨立自主的外包服務(wù)公司”，SXWJ目前建立財務(wù)共享服務(wù)中心處于起步階段，更適合于“內(nèi)部職能中心”模式，作為集團(tuán)內(nèi)部的業(yè)務(wù)單元，提供跨組織、跨地區(qū)的專業(yè)支持服務(wù)，包括基礎(chǔ)會計核算、財務(wù)報表出具、財務(wù)數(shù)據(jù)信息加工等。財務(wù)共享服務(wù)建立運(yùn)營成熟后，可以再向“虛擬經(jīng)營單位”或“獨立自主的外包服務(wù)公司”進(jìn)行轉(zhuǎn)型，以市場機(jī)制獨立運(yùn)營、服務(wù)收費(fèi)，以服務(wù)提供商的定位向其他客戶提供專業(yè)支持。確定財務(wù)共享服務(wù)中心的管理體系SXWJ要設(shè)立財務(wù)共享服務(wù)中心，需要由集團(tuán)財稅管理中心負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理，共享服務(wù)中心對財稅管理中心提供決策支持。同時，財務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司各分子公司進(jìn)行業(yè)務(wù)核算，財稅管理中心可以根據(jù)共享服務(wù)中心提供的財務(wù)數(shù)據(jù)對分子公司進(jìn)行管理考核，從而建立起完整的財務(wù)管理體系。具體組織機(jī)構(gòu)可設(shè)計為在財稅管理中心下設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，財稅管理中心與財務(wù)共享服務(wù)中心的關(guān)系是政策的制定與執(zhí)行的關(guān)系，實現(xiàn)財務(wù)核算職能與管理職能的適度分離。共享服務(wù)中心履行核算職能，向財稅管理中心提供數(shù)據(jù)信息，財稅管理中心制定財務(wù)政策，分子公司財務(wù)科執(zhí)行財務(wù)政策，并將所有財務(wù)核算業(yè)務(wù)都納入共享中心管理。為保證分子公司的價值創(chuàng)造能力，保留分子公司的資源管理、審批管理、內(nèi)部控制、審計管理、稅收管理的職責(zé)權(quán)限。確定財務(wù)共享服務(wù)中心的地址由于SXWJ的業(yè)務(wù)是跨地區(qū)的，業(yè)務(wù)擴(kuò)張目前并未覆蓋全國乃至全球，選擇共享服務(wù)中心的地址應(yīng)重點考慮人力成本及信息系統(tǒng)的管理成本，SXWJ應(yīng)盡量在信息系統(tǒng)管理便捷的前提下，選擇人力和區(qū)域成本較低的地址。目前公司的總部位于山西省太原市，負(fù)責(zé)對全集團(tuán)的整體管理，建立共享服務(wù)中心更適合將其選擇在總部所在城市。確定財務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)財務(wù)共享服務(wù)中心的實現(xiàn)需要依賴信息系統(tǒng)，選擇共享服務(wù)信息系統(tǒng)是構(gòu)建共享服務(wù)中心的重中之重。信息系統(tǒng)是財務(wù)共享服務(wù)實施的載體，能夠支撐共享服務(wù)中心完成各項工作。SXWJ建立共享服務(wù)中心需要在原有ERP信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改造和升級，使其與再造后的業(yè)務(wù)流程匹配。參考目前比較常見的企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)使用的信息系統(tǒng)架構(gòu)，建立共享服務(wù)中心需要在原有ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上配置或整合如電子影像系統(tǒng)、網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、合并報表系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、預(yù)算控制系統(tǒng)和稅務(wù)管理系統(tǒng)等。規(guī)范共享服務(wù)中心的人員配置及職責(zé)劃分SXWJ在建立財務(wù)共享服務(wù)中心后，需要調(diào)整集團(tuán)全體財務(wù)人員配置。集團(tuán)財稅管理中心保留高素質(zhì)的戰(zhàn)略財務(wù)人員，各分子公司保留一至兩名業(yè)務(wù)財務(wù)人員，其他財務(wù)人員通過選拔進(jìn)入共享服務(wù)中心成為共享財務(wù)人員。此次人員的重大調(diào)整勢必會減少財務(wù)人員的需求量，部分財務(wù)人員將面臨被淘汰或轉(zhuǎn)型的風(fēng)險。財稅管理中心所保留的戰(zhàn)略財務(wù)人員，應(yīng)將精力重點集中在財稅管理政策的制定、管理會計、投融資、稅務(wù)籌劃等職能上。各分子公司保留的業(yè)務(wù)財務(wù)人員將取消財務(wù)核算職能，重點將精力集中于業(yè)務(wù)支持上。共享服務(wù)中心的共享財務(wù)承擔(dān)集團(tuán)范圍內(nèi)的財務(wù)核算職能，共享服務(wù)中心通過對不同業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，各業(yè)務(wù)組承擔(dān)不同業(yè)務(wù)類別的核算職能，進(jìn)一步提升核算的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、效率化。財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程的再造建立財務(wù)共享服務(wù)中心后，SXWJ可對原有的采購與付款、銷售與收款、費(fèi)用報銷、固定資產(chǎn)管理、財資管理等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，實現(xiàn)全集團(tuán)以上業(yè)務(wù)的共享處理。采購與付款流程再造采購與付款業(yè)務(wù)主要包括供應(yīng)商準(zhǔn)入、詢價、合同簽訂、收貨入庫、應(yīng)付掛賬、應(yīng)付款。第一，供應(yīng)商準(zhǔn)入流程：分子公司采購員發(fā)起供應(yīng)商準(zhǔn)入申請單——采購中心采購經(jīng)理評估供應(yīng)商資質(zhì)——財稅管理中心合同管理員審批供應(yīng)商資質(zhì)評估結(jié)果并形成供應(yīng)商檔案。第二，詢價流程：分子公司采購員發(fā)布詢價報價單——采購中心采購經(jīng)理審批價格形成價格審批單。第三，采購合同簽訂流程：分子公司采購員發(fā)起采購合同——采購中心采購經(jīng)理審批采購合同——財稅管理中心經(jīng)理審批采購合同——財稅管理中心合同管理員審批采購合同。第四，收貨入庫流程：分子公司采購員發(fā)起采購訂單——采購中心經(jīng)理審批采購合同——項目部材料員辦理采購到貨——項目部材料員辦理到貨檢驗——項目部材料員辦理驗收入庫形成入庫單。第五，應(yīng)付掛賬流程：分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)根據(jù)入庫單登記發(fā)票并提交應(yīng)付單——共享中心應(yīng)付審核崗審核應(yīng)付單并生成記賬憑證——共享中心總賬主管崗審核記賬憑證。第六，應(yīng)付款流程：分子公司采購員提交付款單——分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)關(guān)聯(lián)應(yīng)付單并提交付款單——共享中心應(yīng)付審核崗審核付款單并生成記賬憑證——共享中心出納通過銀企直聯(lián)支付應(yīng)付款——共享中心總賬主管崗審核記賬憑證。銷售與收款流程再造銷售與收款業(yè)務(wù)主要包括簽訂工程承包合同、應(yīng)收掛賬、應(yīng)收款。第一，工程承包合同簽訂：分子公司經(jīng)營預(yù)算員錄入合同——市場經(jīng)營中心經(jīng)理審核合同——財稅管理中心經(jīng)理審核合同。第二，應(yīng)收掛賬流程：分子公司經(jīng)營預(yù)算員錄入建設(shè)單位驗工計價單——分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)審核驗工計價單并生成發(fā)票申請單——財稅管理中心稅務(wù)會計審核發(fā)票申請單并入銷售發(fā)票——分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)接收發(fā)票并提交應(yīng)收單——共享中心應(yīng)收審核崗審批應(yīng)收單并生成記賬憑證——共享中心總賬會計審核記賬憑證。第三，應(yīng)收款流程：分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)錄入收款單——財稅管理中心經(jīng)理審批收款單——共享中心出納確認(rèn)收款結(jié)算并生成記賬憑證——共享中心總賬會計審核記賬憑證。費(fèi)用報銷流程再造費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)主要包括報銷信息提交、報銷資料審批、資金撥付。以差旅費(fèi)報銷為例，流程再造設(shè)計如下：分子公司業(yè)務(wù)人員填寫差旅費(fèi)報銷單——分子公司分管經(jīng)理審核差旅費(fèi)報銷單——分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)審核差旅費(fèi)報銷單及所上傳的業(yè)務(wù)單據(jù)——共享中心費(fèi)用審核崗審核報銷單及業(yè)務(wù)單據(jù)——共享中心出納崗進(jìn)行付款結(jié)算并生成記賬憑證——共享中心總賬會計審核記賬憑證。固定資產(chǎn)流程再造固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)主要包括固定資產(chǎn)購置申請、固定資產(chǎn)新增、固定資產(chǎn)折舊。第一，固定資產(chǎn)購置申請流程：分子公司業(yè)務(wù)員錄入固定資產(chǎn)申請表——資產(chǎn)管理中心經(jīng)理審核固定資產(chǎn)申請表。第二，固定資產(chǎn)新增流程：分子公司業(yè)務(wù)員引用固定資產(chǎn)申請表并錄入采購訂單——分子公司綜合辦公室主任審批采購訂單——分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)關(guān)聯(lián)采購訂單并提交發(fā)票申請單——財稅管理中心稅務(wù)會計審核發(fā)票申請單并提交發(fā)票——分子公司業(yè)務(wù)財務(wù)提交應(yīng)付單——共享中心應(yīng)付初審崗審核應(yīng)付單并生成記賬憑證——共享中心總賬會計審核記賬憑證——共享中心資產(chǎn)核算崗接受系統(tǒng)通知記錄資產(chǎn)增加并生成固定資產(chǎn)卡片。第三，固定資產(chǎn)折舊流程：共享中心資產(chǎn)核算崗?fù)ㄟ^資產(chǎn)管理系統(tǒng)計提固定