酒店單據(jù)管理制度

酒店單據(jù)管理制度為了加強(qiáng)單據(jù)管理，加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，規(guī)范單據(jù)管理、健全財(cái)務(wù)管理制度，特制定本制度：一、單據(jù)范圍本制度包括：出示單據(jù)、外來(lái)單據(jù)、內(nèi)部結(jié)算單據(jù)。1、出示單據(jù)：發(fā)票、收銀單。2、外來(lái)單據(jù)：發(fā)票、收據(jù)、送貨單、部分白條(鮮活食品)。3、內(nèi)部結(jié)算單據(jù)：申購(gòu)單、收據(jù)入庫(kù)單、領(lǐng)料單、配送單、收銀底帶、貨物短缺(溢余)單、報(bào)損單、日?qǐng)?bào)表、月報(bào)表、盤(pán)點(diǎn)表、盤(pán)點(diǎn)差異表等內(nèi)部結(jié)算單據(jù)，所有同部結(jié)算單能使用電腦單據(jù)的盡量使用電腦單據(jù)。二、單據(jù)管理原則1、消號(hào)單據(jù)管理制度：涉及到對(duì)外的出示單據(jù)和結(jié)算單據(jù)一律實(shí)行消號(hào)制度。主要包括以下內(nèi)容：發(fā)票、收據(jù)、繳款單、酒水單、入庫(kù)單，建立領(lǐng)用消號(hào)制度，落實(shí)專人管理，領(lǐng)料單暫不列入消號(hào)管理。2、限額領(lǐng)用制度：定額發(fā)票，稅控打印發(fā)票實(shí)行限額領(lǐng)用和打印。3、其他單據(jù)實(shí)行普通單據(jù)管理三、單據(jù)合法原則1、收據(jù)應(yīng)由交款人、收款人簽字方為有效。2、入庫(kù)單應(yīng)由采購(gòu)、庫(kù)管、入庫(kù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字方為有效（有質(zhì)檢的部門(mén)質(zhì)檢應(yīng)簽字）。直接在使用部門(mén)入庫(kù)的使用部門(mén)主管必須簽字方為有效。領(lǐng)料單應(yīng)由領(lǐng)料部門(mén)經(jīng)理、庫(kù)管、領(lǐng)料人簽字。報(bào)賬發(fā)票、收據(jù)、白條：①外來(lái)單據(jù)應(yīng)據(jù)備以下內(nèi)容：對(duì)方單位印章、收款人簽字、日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容或摘要、金額；購(gòu)銷發(fā)票還應(yīng)有：商品名稱、規(guī)格、型號(hào)、單位、單價(jià)、金額。所有的外來(lái)單據(jù)金額欄必須有大小寫(xiě)兩種格式（同出示單據(jù)）。②外來(lái)單據(jù)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)或驗(yàn)收手續(xù)的必須以入庫(kù)單或驗(yàn)收單據(jù)做為外來(lái)單據(jù)的附件。沒(méi)有入庫(kù)單的需經(jīng)手人、部門(mén)經(jīng)理簽字方為有效；③發(fā)票、收據(jù)、白條等外來(lái)單據(jù)不單獨(dú)報(bào)銷，必須附在費(fèi)用報(bào)銷單后才能報(bào)銷。5、費(fèi)用報(bào)銷單：①外來(lái)單據(jù)報(bào)銷類：將外來(lái)單據(jù)作為報(bào)銷單的附件，費(fèi)用報(bào)銷單填寫(xiě)以下內(nèi)容：外來(lái)單據(jù)內(nèi)容，會(huì)計(jì)科目，附件張數(shù)，日期，金額等內(nèi)容。②沒(méi)有外來(lái)單據(jù)的報(bào)銷單必須填寫(xiě)具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，③所有的報(bào)銷單必須經(jīng)報(bào)銷人、會(huì)計(jì)、分公司負(fù)責(zé)人、分管總裁簽字方為有效。6、配送單應(yīng)由質(zhì)檢、庫(kù)管、加工生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、配送中心、店面經(jīng)理簽字。7、收銀底帶應(yīng)由收銀、出納簽字。8、貨物短缺(溢余)應(yīng)由庫(kù)管、質(zhì)檢、加工生產(chǎn)負(fù)責(zé)人(門(mén)店經(jīng)理)、采購(gòu)簽字。9、報(bào)損單：①原材料低耗品等小額（單項(xiàng)金額50元以內(nèi)，總額在500元以內(nèi)）報(bào)損應(yīng)由庫(kù)管、質(zhì)檢、門(mén)店經(jīng)理或基地廠長(zhǎng)、執(zhí)總簽字。②大額報(bào)損單（單項(xiàng)金額在50元以上的報(bào)損）必須經(jīng)分管總裁簽字。10、門(mén)店收入日?qǐng)?bào)和月報(bào)：收銀，收銀稽核、經(jīng)門(mén)店經(jīng)理簽字。11、盤(pán)點(diǎn)表由實(shí)物負(fù)責(zé)人、部門(mén)經(jīng)理、盤(pán)點(diǎn)人、監(jiān)盤(pán)人；年終盤(pán)點(diǎn)表：實(shí)物負(fù)責(zé)人、部門(mén)經(jīng)理、盤(pán)點(diǎn)人、監(jiān)盤(pán)人、質(zhì)檢部核實(shí)。12、盤(pán)點(diǎn)差異表應(yīng)由庫(kù)管、會(huì)計(jì)、部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理簽字。13、申購(gòu)單分為兩部門(mén)；（1）鮮活食品原材料申購(gòu)單由門(mén)店負(fù)責(zé)人、基地負(fù)責(zé)人、加工車(chē)間負(fù)責(zé)人簽字方為有效（2）原輔材料一次性用品申購(gòu)單由基地負(fù)責(zé)人、加工車(chē)間負(fù)責(zé)人、庫(kù)管簽字方為有效（3）酒水一次性用品申購(gòu)單由門(mén)店負(fù)責(zé)人、庫(kù)管簽字方為有效（3）各部門(mén)物耗品：掃帚、燈泡、等其他易耗物品（單項(xiàng)金額10元以下總金額在50元以內(nèi)）申購(gòu)單由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字方為有效。（4）其他小額零星（單項(xiàng)金額10元以下總金額在50元以內(nèi)）購(gòu)置物品申購(gòu)單由申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字方為有效。（5）其他低耗品，小額財(cái)產(chǎn)（500元以內(nèi)。）申購(gòu)單由部門(mén)負(fù)責(zé)人、執(zhí)總、總裁簽字方為有效（6）500元以上的財(cái)產(chǎn)不需填寫(xiě)申購(gòu)單，但由總裁同意后才能執(zhí)行（或者簽訂合同由總裁簽字蓋章后按合同有關(guān)條款執(zhí)行）同時(shí)，執(zhí)行過(guò)程要隨時(shí)匯報(bào)總裁。付款、報(bào)賬都須經(jīng)過(guò)總裁審批后才能執(zhí)行四、單據(jù)規(guī)范(注意事項(xiàng))1、收據(jù)應(yīng)在摘要欄填寫(xiě)收款事由或具體的收款項(xiàng)目，內(nèi)容必須詳盡清楚。金額欄大寫(xiě)小寫(xiě)必須一致，金額填寫(xiě)規(guī)則：金額必須正確及準(zhǔn)確。領(lǐng)料單、入庫(kù)單、貨物短缺(溢余)單應(yīng)填寫(xiě)物資書(shū)面名稱、入庫(kù)單位、數(shù)量單位、單價(jià)、金額(大小寫(xiě))、等級(jí)，有規(guī)格型號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)規(guī)格型號(hào)，沒(méi)有的不填。領(lǐng)料單、入庫(kù)單必須按行次填寫(xiě)，同一張單內(nèi)出現(xiàn)負(fù)數(shù)內(nèi)容時(shí)，也只能按行次填寫(xiě)，不得隔行填寫(xiě)。（一般情況下，填寫(xiě)紅色入庫(kù)單或出庫(kù)單。）3、費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)填寫(xiě)：費(fèi)用項(xiàng)目或事由、費(fèi)用類型、金額(大小寫(xiě))。4、配送單應(yīng)填寫(xiě)：數(shù)量、等級(jí)，有變異的應(yīng)填寫(xiě)增加數(shù)，減少數(shù)。5、報(bào)損單應(yīng)填寫(xiě)報(bào)損原因、品名、數(shù)量。6、日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、月報(bào)以電腦打印為標(biāo)準(zhǔn)。7、盤(pán)點(diǎn)表、差異表：品名、規(guī)格、型號(hào)、單位、數(shù)量、等級(jí)。8、申購(gòu)單：申購(gòu)部門(mén)、數(shù)量、質(zhì)量、等級(jí)、產(chǎn)地、品名、規(guī)格、型號(hào)、期限、原因、日期。9、所有單據(jù)填寫(xiě)均應(yīng)字跡清晰，數(shù)字規(guī)范。10、所有單據(jù)金額填寫(xiě)規(guī)則：有大寫(xiě)欄的，大小寫(xiě)必須一致，無(wú)大寫(xiě)欄的可不填，小寫(xiě)合計(jì)欄在最高位數(shù)前填寫(xiě)“￥”，有數(shù)量的單據(jù)，數(shù)量，單價(jià)，金額必須相符，單項(xiàng)金額與合計(jì)金額必須相符。金額四舍五入規(guī)則：?jiǎn)雾?xiàng)金額必須準(zhǔn)確無(wú)誤，不能四舍五入，合計(jì)金額必須四舍五入，不得有分位數(shù)出現(xiàn)。便于結(jié)算。五、單據(jù)聯(lián)次及傳遞1、收據(jù)為三聯(lián)：出納存根一聯(lián)、交款人一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)每旬報(bào)賬時(shí)一并傳遞會(huì)計(jì)部。2、入庫(kù)單為三聯(lián)：庫(kù)管一聯(lián)、采購(gòu)(或供應(yīng)商聯(lián))、財(cái)務(wù)聯(lián)。①原材料入庫(kù)單，采購(gòu)(或供應(yīng)商聯(lián))聯(lián)于填寫(xiě)時(shí)取得，財(cái)務(wù)聯(lián)必須由保管在填寫(xiě)次日內(nèi)傳遞財(cái)務(wù)室，最多不超過(guò)次日。②其它入庫(kù)單，采購(gòu)聯(lián)于填寫(xiě)時(shí)取得，財(cái)務(wù)聯(lián)付在購(gòu)貨發(fā)票收據(jù)后，報(bào)賬時(shí)（報(bào)賬期限為三天以內(nèi)）一并傳遞財(cái)務(wù)室。3、領(lǐng)料單三聯(lián)：庫(kù)管一聯(lián)、領(lǐng)料部門(mén)一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)。①原材料、鮮活食品無(wú)手工領(lǐng)料單，電腦要填寫(xiě)領(lǐng)料單。一次性辦公用品（筆、筆蕊、紙等）也不辦理領(lǐng)料單，但需在庫(kù)管辦公用品領(lǐng)用薄上簽字。部門(mén)不常用一次性物耗品（單項(xiàng)價(jià)值10元以下總額50元以下：燈泡，掃帚，毛巾、肥皂、清潔劑等）也不辦理領(lǐng)料單但驗(yàn)收手續(xù)必須齊全合規(guī)。②其它原材料(包括一次性用具)領(lǐng)料單，財(cái)務(wù)聯(lián)在填寫(xiě)當(dāng)日由保管傳遞財(cái)務(wù)室。③其它財(cái)產(chǎn)、低值易耗品類領(lǐng)料，財(cái)務(wù)聯(lián)附在發(fā)票后連同入庫(kù)單、發(fā)票一并于報(bào)賬時(shí)（報(bào)賬期限為三天以內(nèi)）傳遞財(cái)務(wù)室。4、配送單三聯(lián)：基地(庫(kù)管一聯(lián))、門(mén)店一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)。①基地聯(lián)由配送部門(mén)簽字后取得；②門(mén)店聯(lián)由門(mén)店經(jīng)理簽字后取得；③財(cái)務(wù)聯(lián)由門(mén)店經(jīng)理簽字返回基地，由保管復(fù)核后傳遞到財(cái)務(wù)室，財(cái)務(wù)聯(lián)應(yīng)在次日內(nèi)傳遞財(cái)務(wù)室。5、收銀底帶、日?qǐng)?bào)表經(jīng)門(mén)店經(jīng)理簽字后，當(dāng)日營(yíng)業(yè)結(jié)束后或次日營(yíng)業(yè)前傳遞財(cái)務(wù)(由收銀稽核或財(cái)務(wù)室自行取得)，具體傳遞為：收銀員打出日?qǐng)?bào)或收銀底帶稽核人員稽核并出具報(bào)告和差異報(bào)表財(cái)務(wù)室。6、貨物短缺(溢余)單，附在入庫(kù)單后一并于傳遞入庫(kù)單時(shí)傳遞財(cái)務(wù)室。7、報(bào)損單兩聯(lián)：財(cái)務(wù)一聯(lián)、報(bào)損一聯(lián)。報(bào)損單由部門(mén)連同報(bào)損告一并傳遞保管處，保管處呈總經(jīng)理審批后登記賬務(wù)，然后將一聯(lián)退還報(bào)損部門(mén)一聯(lián)傳遞財(cái)務(wù)室，月終應(yīng)將所有報(bào)損單傳遞財(cái)務(wù)室。8、盤(pán)點(diǎn)表①原材料(鮮活食品)盤(pán)點(diǎn)表兩聯(lián)，財(cái)務(wù)室自行盤(pán)點(diǎn)，自行取得盤(pán)點(diǎn)，完畢后留存一聯(lián)給部門(mén)；②庫(kù)房原材料盤(pán)點(diǎn)表一式兩聯(lián)，保管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，均于盤(pán)點(diǎn)完畢后取得；③門(mén)店原材料盤(pán)點(diǎn)表一式三份，保管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)、門(mén)店一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)由保管于盤(pán)點(diǎn)完畢后兩日內(nèi)傳遞財(cái)務(wù)室，其余兩聯(lián)于盤(pán)點(diǎn)完畢時(shí)取得；④其他盤(pán)點(diǎn)表一式三聯(lián)，部門(mén)一聯(lián)、庫(kù)管一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)與盤(pán)點(diǎn)完畢后兩日內(nèi)由保管傳遞財(cái)務(wù)室，其余由盤(pán)點(diǎn)完畢時(shí)取得。9、盤(pán)點(diǎn)差異表①門(mén)店原材料差異表：由財(cái)務(wù)室根據(jù)主管呈報(bào)的差異表于月終時(shí)匯總，一式兩聯(lián)，由總經(jīng)理審批和復(fù)核后由財(cái)務(wù)室留底一聯(lián)，另一聯(lián)由財(cái)務(wù)室傳遞門(mén)店經(jīng)理。②基地庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)差異表：一式三聯(lián)，由財(cái)務(wù)室收取盤(pán)點(diǎn)表之日起7日內(nèi)出具經(jīng)總經(jīng)理復(fù)核后，分發(fā)部門(mén)和總經(jīng)理，財(cái)務(wù)部留底一聯(lián)。③財(cái)產(chǎn)、低值易耗品盤(pán)存差異表一式四份，總經(jīng)理一份、財(cái)務(wù)一份、庫(kù)管一份、部門(mén)一份，差異表由庫(kù)管于盤(pán)點(diǎn)完畢后10日內(nèi)出具，分別呈部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理簽字后分發(fā)各部門(mén)。10、部門(mén)內(nèi)部物資調(diào)撥單：一式四聯(lián)，財(cái)務(wù)、庫(kù)管、使用部門(mén)各一聯(lián)，由庫(kù)管于調(diào)撥之日出具。調(diào)撥雙方簽字后呈執(zhí)總，審核后由保管分發(fā)各部門(mén)。11、申購(gòu)單：一式兩聯(lián)，申購(gòu)部門(mén)留底一聯(lián)，另一聯(lián)通過(guò)不同途徑傳遞財(cái)務(wù)室：（1）申購(gòu)部門(mén)通過(guò)各級(jí)審批（2）傳遞采購(gòu)部（或由基地傳遞采購(gòu)部），采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)?fù)戤厒鬟f庫(kù)管處（3）庫(kù)管入庫(kù)同時(shí)審核申購(gòu)單并辦理相關(guān)手續(xù)（4）由庫(kù)管最后直接（或經(jīng)過(guò)采購(gòu)）傳遞財(cái)務(wù)室。12、基地的領(lǐng)料單、入庫(kù)單、配送單、申購(gòu)單13、其余單據(jù)均在實(shí)施財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)傳遞財(cái)務(wù)室。14、本制度所有單據(jù)中，入庫(kù)單必須使用電腦單據(jù)和手工單據(jù)。六、單據(jù)保管1、財(cái)務(wù)部單據(jù)均應(yīng)填制