酒店單據(jù)管理制度

酒店單據(jù)管理制度為了加強單據(jù)管理，加強公司財務(wù)基礎(chǔ)工作，規(guī)范單據(jù)管理、健全財務(wù)管理制度，特制定本制度：一、單據(jù)范圍本制度包括：出示單據(jù)、外來單據(jù)、內(nèi)部結(jié)算單據(jù)。1、出示單據(jù)：發(fā)票、收銀單。2、外來單據(jù)：發(fā)票、收據(jù)、送貨單、部分白條(鮮活食品)。3、內(nèi)部結(jié)算單據(jù)：申購單、收據(jù)入庫單、領(lǐng)料單、配送單、收銀底帶、貨物短缺(溢余)單、報損單、日報表、月報表、盤點表、盤點差異表等內(nèi)部結(jié)算單據(jù)，所有同部結(jié)算單能使用電腦單據(jù)的盡量使用電腦單據(jù)。二、單據(jù)管理原則1、消號單據(jù)管理制度：涉及到對外的出示單據(jù)和結(jié)算單據(jù)一律實行消號制度。主要包括以下內(nèi)容：發(fā)票、收據(jù)、繳款單、酒水單、入庫單，建立領(lǐng)用消號制度，落實專人管理，領(lǐng)料單暫不列入消號管理。2、限額領(lǐng)用制度：定額發(fā)票，稅控打印發(fā)票實行限額領(lǐng)用和打印。3、其他單據(jù)實行普通單據(jù)管理三、單據(jù)合法原則1、收據(jù)應(yīng)由交款人、收款人簽字方為有效。2、入庫單應(yīng)由采購、庫管、入庫部門領(lǐng)導簽字方為有效（有質(zhì)檢的部門質(zhì)檢應(yīng)簽字）。直接在使用部門入庫的使用部門主管必須簽字方為有效。領(lǐng)料單應(yīng)由領(lǐng)料部門經(jīng)理、庫管、領(lǐng)料人簽字。報賬發(fā)票、收據(jù)、白條：①外來單據(jù)應(yīng)據(jù)備以下內(nèi)容：對方單位印章、收款人簽字、日期、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容或摘要、金額；購銷發(fā)票還應(yīng)有：商品名稱、規(guī)格、型號、單位、單價、金額。所有的外來單據(jù)金額欄必須有大小寫兩種格式（同出示單據(jù)）。②外來單據(jù)應(yīng)辦理入庫手續(xù)或驗收手續(xù)的必須以入庫單或驗收單據(jù)做為外來單據(jù)的附件。沒有入庫單的需經(jīng)手人、部門經(jīng)理簽字方為有效；③發(fā)票、收據(jù)、白條等外來單據(jù)不單獨報銷，必須附在費用報銷單后才能報銷。5、費用報銷單：①外來單據(jù)報銷類：將外來單據(jù)作為報銷單的附件，費用報銷單填寫以下內(nèi)容：外來單據(jù)內(nèi)容，會計科目，附件張數(shù)，日期，金額等內(nèi)容。②沒有外來單據(jù)的報銷單必須填寫具體的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，③所有的報銷單必須經(jīng)報銷人、會計、分公司負責人、分管總裁簽字方為有效。6、配送單應(yīng)由質(zhì)檢、庫管、加工生產(chǎn)負責人、配送中心、店面經(jīng)理簽字。7、收銀底帶應(yīng)由收銀、出納簽字。8、貨物短缺(溢余)應(yīng)由庫管、質(zhì)檢、加工生產(chǎn)負責人(門店經(jīng)理)、采購簽字。9、報損單：①原材料低耗品等小額（單項金額50元以內(nèi)，總額在500元以內(nèi)）報損應(yīng)由庫管、質(zhì)檢、門店經(jīng)理或基地廠長、執(zhí)總簽字。②大額報損單（單項金額在50元以上的報損）必須經(jīng)分管總裁簽字。10、門店收入日報和月報：收銀，收銀稽核、經(jīng)門店經(jīng)理簽字。11、盤點表由實物負責人、部門經(jīng)理、盤點人、監(jiān)盤人；年終盤點表：實物負責人、部門經(jīng)理、盤點人、監(jiān)盤人、質(zhì)檢部核實。12、盤點差異表應(yīng)由庫管、會計、部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽字。13、申購單分為兩部門；（1）鮮活食品原材料申購單由門店負責人、基地負責人、加工車間負責人簽字方為有效（2）原輔材料一次性用品申購單由基地負責人、加工車間負責人、庫管簽字方為有效（3）酒水一次性用品申購單由門店負責人、庫管簽字方為有效（3）各部門物耗品：掃帚、燈泡、等其他易耗物品（單項金額10元以下總金額在50元以內(nèi)）申購單由各部門負責人簽字方為有效。（4）其他小額零星（單項金額10元以下總金額在50元以內(nèi)）購置物品申購單由申購部門負責人簽字方為有效。（5）其他低耗品，小額財產(chǎn)（500元以內(nèi)。）申購單由部門負責人、執(zhí)總、總裁簽字方為有效（6）500元以上的財產(chǎn)不需填寫申購單，但由總裁同意后才能執(zhí)行（或者簽訂合同由總裁簽字蓋章后按合同有關(guān)條款執(zhí)行）同時，執(zhí)行過程要隨時匯報總裁。付款、報賬都須經(jīng)過總裁審批后才能執(zhí)行四、單據(jù)規(guī)范(注意事項)1、收據(jù)應(yīng)在摘要欄填寫收款事由或具體的收款項目，內(nèi)容必須詳盡清楚。金額欄大寫小寫必須一致，金額填寫規(guī)則：金額必須正確及準確。領(lǐng)料單、入庫單、貨物短缺(溢余)單應(yīng)填寫物資書面名稱、入庫單位、數(shù)量單位、單價、金額(大小寫)、等級，有規(guī)格型號，應(yīng)填寫規(guī)格型號，沒有的不填。領(lǐng)料單、入庫單必須按行次填寫，同一張單內(nèi)出現(xiàn)負數(shù)內(nèi)容時，也只能按行次填寫，不得隔行填寫。（一般情況下，填寫紅色入庫單或出庫單。）3、費用報銷單應(yīng)填寫：費用項目或事由、費用類型、金額(大小寫)。4、配送單應(yīng)填寫：數(shù)量、等級，有變異的應(yīng)填寫增加數(shù)，減少數(shù)。5、報損單應(yīng)填寫報損原因、品名、數(shù)量。6、日報、旬報、月報以電腦打印為標準。7、盤點表、差異表：品名、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、等級。8、申購單：申購部門、數(shù)量、質(zhì)量、等級、產(chǎn)地、品名、規(guī)格、型號、期限、原因、日期。9、所有單據(jù)填寫均應(yīng)字跡清晰，數(shù)字規(guī)范。10、所有單據(jù)金額填寫規(guī)則：有大寫欄的，大小寫必須一致，無大寫欄的可不填，小寫合計欄在最高位數(shù)前填寫“￥”，有數(shù)量的單據(jù)，數(shù)量，單價，金額必須相符，單項金額與合計金額必須相符。金額四舍五入規(guī)則：單項金額必須準確無誤，不能四舍五入，合計金額必須四舍五入，不得有分位數(shù)出現(xiàn)。便于結(jié)算。五、單據(jù)聯(lián)次及傳遞1、收據(jù)為三聯(lián)：出納存根一聯(lián)、交款人一聯(lián)、財務(wù)一聯(lián)，財務(wù)聯(lián)每旬報賬時一并傳遞會計部。2、入庫單為三聯(lián)：庫管一聯(lián)、采購(或供應(yīng)商聯(lián))、財務(wù)聯(lián)。①原材料入庫單，采購(或供應(yīng)商聯(lián))聯(lián)于填寫時取得，財務(wù)聯(lián)必須由保管在填寫次日內(nèi)傳遞財務(wù)室，最多不超過次日。②其它入庫單，采購聯(lián)于填寫時取得，財務(wù)聯(lián)付在購貨發(fā)票收據(jù)后，報賬時（報賬期限為三天以內(nèi)）一并傳遞財務(wù)室。3、領(lǐng)料單三聯(lián)：庫管一聯(lián)、領(lǐng)料部門一聯(lián)、財務(wù)一聯(lián)。①原材料、鮮活食品無手工領(lǐng)料單，電腦要填寫領(lǐng)料單。一次性辦公用品（筆、筆蕊、紙等）也不辦理領(lǐng)料單，但需在庫管辦公用品領(lǐng)用薄上簽字。部門不常用一次性物耗品（單項價值10元以下總額50元以下：燈泡，掃帚，毛巾、肥皂、清潔劑等）也不辦理領(lǐng)料單但驗收手續(xù)必須齊全合規(guī)。②其它原材料(包括一次性用具)領(lǐng)料單，財務(wù)聯(lián)在填寫當日由保管傳遞財務(wù)室。③其它財產(chǎn)、低值易耗品類領(lǐng)料，財務(wù)聯(lián)附在發(fā)票后連同入庫單、發(fā)票一并于報賬時（報賬期限為三天以內(nèi)）傳遞財務(wù)室。4、配送單三聯(lián)：基地(庫管一聯(lián))、門店一聯(lián)、財務(wù)一聯(lián)。①基地聯(lián)由配送部門簽字后取得；②門店聯(lián)由門店經(jīng)理簽字后取得；③財務(wù)聯(lián)由門店經(jīng)理簽字返回基地，由保管復核后傳遞到財務(wù)室，財務(wù)聯(lián)應(yīng)在次日內(nèi)傳遞財務(wù)室。5、收銀底帶、日報表經(jīng)門店經(jīng)理簽字后，當日營業(yè)結(jié)束后或次日營業(yè)前傳遞財務(wù)(由收銀稽核或財務(wù)室自行取得)，具體傳遞為：收銀員打出日報或收銀底帶稽核人員稽核并出具報告和差異報表財務(wù)室。6、貨物短缺(溢余)單，附在入庫單后一并于傳遞入庫單時傳遞財務(wù)室。7、報損單兩聯(lián)：財務(wù)一聯(lián)、報損一聯(lián)。報損單由部門連同報損告一并傳遞保管處，保管處呈總經(jīng)理審批后登記賬務(wù)，然后將一聯(lián)退還報損部門一聯(lián)傳遞財務(wù)室，月終應(yīng)將所有報損單傳遞財務(wù)室。8、盤點表①原材料(鮮活食品)盤點表兩聯(lián)，財務(wù)室自行盤點，自行取得盤點，完畢后留存一聯(lián)給部門；②庫房原材料盤點表一式兩聯(lián)，保管一聯(lián)、財務(wù)一聯(lián)，均于盤點完畢后取得；③門店原材料盤點表一式三份，保管一聯(lián)、財務(wù)一聯(lián)、門店一聯(lián)，財務(wù)聯(lián)由保管于盤點完畢后兩日內(nèi)傳遞財務(wù)室，其余兩聯(lián)于盤點完畢時取得；④其他盤點表一式三聯(lián)，部門一聯(lián)、庫管一聯(lián)、財務(wù)一聯(lián)，財務(wù)聯(lián)與盤點完畢后兩日內(nèi)由保管傳遞財務(wù)室，其余由盤點完畢時取得。9、盤點差異表①門店原材料差異表：由財務(wù)室根據(jù)主管呈報的差異表于月終時匯總，一式兩聯(lián)，由總經(jīng)理審批和復核后由財務(wù)室留底一聯(lián)，另一聯(lián)由財務(wù)室傳遞門店經(jīng)理。②基地庫房盤點差異表：一式三聯(lián)，由財務(wù)室收取盤點表之日起7日內(nèi)出具經(jīng)總經(jīng)理復核后，分發(fā)部門和總經(jīng)理，財務(wù)部留底一聯(lián)。③財產(chǎn)、低值易耗品盤存差異表一式四份，總經(jīng)理一份、財務(wù)一份、庫管一份、部門一份，差異表由庫管于盤點完畢后10日內(nèi)出具，分別呈部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字后分發(fā)各部門。10、部門內(nèi)部物資調(diào)撥單：一式四聯(lián)，財務(wù)、庫管、使用部門各一聯(lián)，由庫管于調(diào)撥之日出具。調(diào)撥雙方簽字后呈執(zhí)總，審核后由保管分發(fā)各部門。11、申購單：一式兩聯(lián)，申購部門留底一聯(lián)，另一聯(lián)通過不同途徑傳遞財務(wù)室：（1）申購部門通過各級審批（2）傳遞采購部（或由基地傳遞采購部），采購實施采購。采購完畢傳遞庫管處（3）庫管入庫同時審核申購單并辦理相關(guān)手續(xù)（4）由庫管最后直接（或經(jīng)過采購）傳遞財務(wù)室。12、基地的領(lǐng)料單、入庫單、配送單、申購單13、其余單據(jù)均在實施財務(wù)結(jié)算時傳遞財務(wù)室。14、本制度所有單據(jù)中，入庫單必須使用電腦單據(jù)和手工單據(jù)。六、單據(jù)保管1、財務(wù)部單據(jù)均應(yīng)填制