掛墻上的會議管理制度

掛墻上的會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

本會議管理制度旨在規(guī)范公司會議的組織、召開及管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性、合理性和及時性。制定本制度時，遵循以下原則：

1.實事求是，公正公平；

2.簡潔高效，注重實效；

3.保密原則，確保信息安全；

4.環(huán)保原則，節(jié)能減排。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時會議：因工作需要，臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定主題或問題召開的會議。

四、會議組織

1.會議召集人：負(fù)責(zé)組織、召開會議，并對會議結(jié)果進行跟蹤、落實；

2.會議主持人：負(fù)責(zé)主持會議，確保會議按照既定議程進行；

3.會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要；

4.與會人員：參加會議的人員，包括參會領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員。

五、會議紀(jì)律

1.會議時間：準(zhǔn)時召開，準(zhǔn)時結(jié)束，與會人員應(yīng)提前5分鐘入場；

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離場，應(yīng)向主持人請假；

3.會議內(nèi)容：與會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見，禁止發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論；

4.會議保密：與會人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露會議內(nèi)容。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護公司會議秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議召集人根據(jù)工作需要，明確會議主題，制定會議議程；

2.確定與會人員：會議召集人根據(jù)會議主題，確定與會人員名單，提前通知相關(guān)人員；

3.確定會議時間、地點：會議召集人根據(jù)與會人員的時間安排，選擇合適的會議時間、地點，并提前通知；

4.準(zhǔn)備會議材料：會議召集人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與會議主題相關(guān)的資料、報告等，并于會前分發(fā)至與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，確保會議出席情況；

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及與會人員；

3.會議按照既定議程進行，各議題負(fù)責(zé)人進行匯報、討論；

4.會議主持人把控會議節(jié)奏，確保會議高效、有序進行；

5.會議期間，如有緊急事項需離場的人員，應(yīng)向主持人請假并說明原因。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議；

2.與會人員對決策建議進行充分討論，發(fā)表意見；

3.會議主持人綜合討論意見，形成會議決策；

4.會議決策需經(jīng)過與會人員的表決，半數(shù)以上同意即可通過；

5.會議記錄人詳細(xì)記錄會議決策內(nèi)容，包括決策事項、表決結(jié)果等。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議進行總結(jié)，強調(diào)會議決策的執(zhí)行及落實；

2.與會人員對本次會議的效果、組織等方面進行評價，提出改進建議；

3.會議記錄人整理會議紀(jì)要，包括會議議程、討論情況、決策結(jié)果等，并于會議結(jié)束后及時發(fā)送給與會人員；

4.會議召集人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的落實情況進行跟蹤、督促。

五、會議后續(xù)工作

1.與會人員根據(jù)會議決策，開展相關(guān)工作；

2.會議召集人定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)、解決；

3.會議記錄人根據(jù)會議決策執(zhí)行情況，更新會議紀(jì)要，并于下次會議時匯報；

4.會議相關(guān)人員對會議效果、組織等方面進行持續(xù)改進，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、議程、討論重點、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等關(guān)鍵信息；

3.會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)提交給會議主持人審核；

4.會議主持人審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)在48小時內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、會議決策的分解與落實

1.與會人員接收到會議紀(jì)要后，應(yīng)立即對涉及自身的決策進行梳理，明確任務(wù)目標(biāo)和完成時限；

2.各責(zé)任人根據(jù)會議決策，制定詳細(xì)的工作計劃，并將計劃及時上報給會議召集人；

3.會議召集人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項工作按計劃推進；

4.如在執(zhí)行過程中遇到問題，責(zé)任人應(yīng)及時向會議召集人反饋，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、會議紀(jì)要的更新與匯報

1.會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議決策的執(zhí)行情況，定期更新會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容的實時性；

2.更新的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)送給與會人員，以便大家了解工作進展；

3.在下次會議召開時，會議記錄人應(yīng)向與會人員匯報會議紀(jì)要的落實情況；

4.會議召集人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的落實情況，對相關(guān)工作進行評估和調(diào)整。

四、會議決策的閉環(huán)管理

1.對于已完成任務(wù)的決策，責(zé)任人需提供完成情況的書面報告，由會議記錄人匯總后報會議主持人；

2.會議主持人對已完成任務(wù)進行驗收，確認(rèn)決策的執(zhí)行效果；

3.對于未按期完成的任務(wù)，責(zé)任人需說明原因，并提出改進措施；

4.會議召集人根據(jù)未完成任務(wù)的實際情況，制定后續(xù)跟進措施，確保會議決策最終得到有效執(zhí)行。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備查閱；

2.公司員工可根據(jù)工作需要，申請查閱相關(guān)會議紀(jì)要；

3.會議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，不得隨意泄露會議內(nèi)容。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政部門提交會議室申請，包括會議時間、地點、參會人數(shù)等信息；

2.行政部門負(fù)責(zé)審核會議室申請，確保會議室合理安排，避免沖突；

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需在會議開始前15分鐘到達會議室，進行簽到確認(rèn)；

4.如需取消或變更會議室預(yù)訂，應(yīng)至少提前1個工作日通知行政部門。

二、會議室配置

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室的基本設(shè)施配置，包括但不限于投影儀、音響、白板、會議桌椅等；

2.會議室應(yīng)保持干凈、整潔，設(shè)施設(shè)備完好，如有損壞，應(yīng)及時報修；

3.會議室應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理調(diào)整座位布局。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，不大聲喧嘩；

2.愛護會議室設(shè)施，不得隨意搬動、損壞設(shè)備，使用完畢后應(yīng)恢復(fù)原狀；

3.嚴(yán)禁在會議室吸煙、進食，保持會議室環(huán)境整潔；

4.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室留存。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，預(yù)訂人負(fù)責(zé)會議室的安全管理，確保消防通道暢通，不得私拉亂接電源線；

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品；

3.如遇緊急情況，與會人員應(yīng)立即采取措施，組織疏散，并報告行政部門；

4.行政部門定期對會議室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

五、會議室服務(wù)與支持

1.行政部門負(fù)責(zé)為會議提供必要的服務(wù)與支持，如茶水、投影設(shè)備調(diào)試等；

2.如會議需要額外服務(wù)，如速記、翻譯等，預(yù)訂人應(yīng)提前通知行政部門；

3.行政部門對會議室使用情況進行定期評估，收集用戶反饋，不斷優(yōu)化會議室管理和服務(wù)。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間根據(jù)公司工作時間制定，特殊情況需提前申請；

2.會議室在非工作時間需關(guān)閉，確保會議室設(shè)施安全；

3.特殊加班需求使用會議室時，預(yù)訂人應(yīng)向行政部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

第五章附則

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