第5章文字教材

第1講文字教材

Excel的啟動與退出

使用任何應用軟件首先應掌握該軟件的啟動與退出。

Excel的啟動

啟動Excel2003軟件有多種方法，這里介紹常用的四種：

⑴從“開始”菜單啟動

單擊Windows任務欄的“開始”按鈕，選擇“所有程序”菜單的“MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeExcel2003”項。

圖1

⑵通過快捷方式啟動

通常在桌面上建立Excel2003的快捷圖標，雙擊該圖標即啟動。

建立Excel快捷方式的方法有很多，這里介紹一種較為簡單的方法：在下圖所示的“MicrosoftExcel2003”選項上單擊鼠標右鍵，從其下拉菜單中選擇“發(fā)送到/桌面快捷方式”項。

圖2

⑶以“開始/運行”命令啟動

單擊Windows任務欄的“開始”按鈕，選擇“運行”項。在“運行”對話框中直接輸入程序文件的位置，單擊“確定”按鈕。也可以單擊“運行”對話框的“瀏覽”按鈕，在其對話框中找到Excel2003文件后單擊“打開”按鈕。

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⑷通過打開已有文件啟動Excel2003軟件

在Windows的“我的電腦”或“資源管理器”中雙擊Excel已有的文檔文件。

圖4

Excel一經(jīng)啟動，即在該應用程序的工作區(qū)中顯示一個新的、空白的工作簿，表示Excel已經(jīng)被正常啟動。窗口由菜單欄、工具欄、編輯欄、狀態(tài)欄和一個空工作簿文檔等組成。

Excel的退出

文檔創(chuàng)建完成后即可退出Excel，在退出之前要將工作簿按文件名存盤。退出Excel2003的方法主要有四種：

⑴使用菜單命令

單擊“文件”菜單中的“退出”命令即可。

⑵使用窗口控制菜單

單擊標題欄左上角的“窗口控制菜單”圖標，在其下拉菜單中選擇“關閉”命令或雙擊此圖標。

⑶使用標題欄的“關閉”按鈕

這是一種最快捷、常用的方法。用鼠標直接單擊標題欄右上角的關閉按鈕。

⑷使用鍵盤命令

選擇欲關閉的Excel程序為活動窗口，再在鍵盤上按下Alt＋F4組合鍵。

退出Excel2003后，返回到Windows環(huán)境。

Excel2003的應用窗口本講學習方法

在Excel2003主界面中，大窗口是其應用程序窗口，小窗口是工作表窗口。在這個界面中包含了Excel的基本工作畫面。

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⑴標題欄

標題欄位于窗口的上端，由六個部分組成：最左邊是窗口控制菜單按鈕，單擊可以選擇改變窗口的命令；隨后是應用程序名和Excel2003工作簿的文件名；右上角分別是最小化按鈕、最大化按鈕、恢復按鈕和關閉按鈕。通過拖動標題欄可以移動窗口的位置。

⑵菜單欄

Excel2003的菜單欄顯示九個操作菜單選項，當選中菜單項后會出現(xiàn)一個下拉式菜單，可以選擇其中的命令。當下拉菜單的命令選項處于灰色時表明在當前狀態(tài)下該命令不可執(zhí)行。命令選項右側的省略號“…”表明在執(zhí)行該命令時會彈出一個對話框；命令選項右側的小三角形表明執(zhí)行該命令時會出現(xiàn)一些子菜單。

⑶工具欄

Excel提供了豐富的工具欄，通過工具欄可執(zhí)行那些最常用的Excel命令和設置操作。每個工具欄一般是由多個工具按鈕、下拉式列表框和組合框組成。為了使用方便，Excel2003將這些工具劃分成組，通常會出現(xiàn)常用工具欄和格式工具欄。常用工具欄主要包含文件建立、處理和打印等；格式工具欄由最常用的格式設置工具組成。

各個按鈕上均有一個小圖標表示它所執(zhí)行的任務。用鼠標直接對工具按鈕進行操作，即可執(zhí)行相應的命令?？梢酝ㄟ^“視圖/工具欄”命令來顯示/隱藏相關的工具欄選項。

⑷編輯欄

編輯欄用來輸入、編輯單元格或圖表的內(nèi)容，也可以顯示出活動單元格中的數(shù)據(jù)或公式。左邊是名稱框，用于顯示當前活動單元的地址或單元格區(qū)域名；右邊是數(shù)據(jù)區(qū)，用于編輯單元格中的數(shù)據(jù)。隨著活動單元數(shù)據(jù)的輸入，復選框被激活，用于控制數(shù)據(jù)的輸入。復選框中的“”表示取消當前單元格的輸入編輯；“”表示完成單元數(shù)據(jù)輸入；“”表示開始一個公式的編輯。

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⑸工作區(qū)

工作區(qū)是一個工作表的窗口，包括行號、列號、垂直/水平滾動條、工作表標簽、工作表標簽滾動按鈕等。

⑹任務窗

任務窗集中一些Excel操作的主要命令。這些命令會隨著操作的不同而不同，即記憶常用的工具命令，使操作更加方便快捷。

⑺狀態(tài)欄

工作窗口的最下一行為狀態(tài)欄，主要顯示當前所執(zhí)行的命令功能或正在進行的工作狀態(tài)。左邊是信息欄，顯示與當前命令執(zhí)行情況有關的信息；右邊是鍵盤信息欄，顯示一些特殊的按鍵情況和特殊的設置情況。

Excel2003的新增功能

Excel2003有著更優(yōu)異的性能，更漂亮的界面，而且添加了許多新功能。

⑴添加多種統(tǒng)計功能

Excel以前版本的統(tǒng)計功能比較簡單，計算較多的信息時顯得比較困難。Excel2003增強了共線性檢測、方差匯總計算、正態(tài)分布和連續(xù)概率分布函數(shù)，提供更可靠、快捷方便的數(shù)值分析功能。

Excel2003還對VAR、STDEVP、DVAR、SLOPE、INTERSEPT、RSQ、STEYX、PEARSON、FORECAST統(tǒng)計函數(shù)的計算方式進行修正，減少返回錯誤結果的可能性。以前版本的Excel雖然也有這些統(tǒng)計方法，但形同虛設，很難返回正確結果。此外，Excel2003還加強了公式編輯器的易用性。

⑵全新的列表功能

Excel2003通過“數(shù)據(jù)”菜單欄“列表/創(chuàng)建新列表”選項在表格中添加一個新的列表，與其他版本不同的是，新的列表會有一個藍色的方框包圍著，在列表的最后一行可以看到帶星號的空行，輸入數(shù)據(jù)后可以向新列表中添加數(shù)據(jù)行。

在Excel2003中，列表的每一行會在缺省情況下默認開啟自動過慮功能，這樣可以更加快速地對列表進行篩選和排序。

Excel2003對列的匯總顯得十分簡單，只需選擇“列表和XML”工具欄的“切換匯總行”按鈕后，跳轉(zhuǎn)到列表末尾的匯總行，這樣可以對每列數(shù)據(jù)求平均值、求和、求最大值、求最小值等匯總函數(shù)。

⑶其他功能

Excel2003添加了工作簿的對比功能，即將兩個工作簿分成兩個窗口同時打開，而且上下兩個工作簿窗口可以同步滾動，此功能使工作簿間的比較顯得更加輕松。

Excel2003還提供了一種新的日歷標簽，可以在Excel中安排會議或顯示Outlook的日歷，提供智能人名標簽。

Excel2003為文檔提供更加嚴密的保護措施。任何存檔文檔一般都會包含作者信息，但Excel2003可以在文檔保存之前先去掉文件屬性中有關作者信息的內(nèi)容。

第2講文字教材工作薄與工作表

工作表是Excel編輯表格數(shù)據(jù)的地方，工作簿是Excel保存的表格文件。

⑴工作簿

所謂工作簿是指Excel環(huán)境中用來儲存并處理工作數(shù)據(jù)的文件。Excel的一個文檔就是一個工作簿。它是Excel工作區(qū)中一個或多個工作表的集合，其擴展名為XLS。

一個工作簿就類似于一本書。一本書是由若干頁組成。同樣，一個工作簿也由許多“頁”組成。在Excel中，把“書”叫做工作簿，把“頁”叫做工作表(Sheet)。當?shù)谝淮未蜷_Excel時，默認工作簿為Book1，并且顯示它的第一個工作表(Sheet1)。

一個工作簿由一個或多個工作表組成。默認情況下由三個工作表組成，分別以Sheet1、Sheet2、Sheet3來加以命名。用戶可以根據(jù)需要插入或刪除工作表。

⑵工作表

工作表是Excel完成工作的基本單位。每張工作表是列和行所構成的“存儲單元”所組成。這些“存儲單元”被稱為“單元格”。輸入的所有數(shù)據(jù)都是保存在“單元格”中，這些數(shù)據(jù)可以是一個字符串、一組數(shù)字、一個公式、一個圖形或聲音文件等。

每個單元格都有其固定的地址，文件操作是Excel一切操作的開始，在Excel中，一個工作簿就是一個文件。所建立的數(shù)據(jù)表都要存放在工作簿中。如“A3”就代表了“A”列、第“3”行的單元格。同樣，一個地址也唯一地表示一個單元格，如“B5”指的是“B”列與第“5”行交叉位置上的單元格。在Excel2003環(huán)境中，每張工作表最多可以有65536行，256列數(shù)據(jù)?；顒訂卧袷侵刚谑褂玫膯卧?，其外有一個黑色的方框，此時輸入的數(shù)據(jù)都會被保存在該單元格中。

工作表的名字顯示在工作簿文件窗口底部的標簽里。所謂標簽也就是指每一個工作表的名字?？梢栽跇撕炆蠁螕艄ぷ鞅淼拿?，來實現(xiàn)在同一工作簿中切換不同的工作表。如果要查找的工作表名沒有在底部的標簽中顯示，可以通過按下標簽滾動按鈕來將它移動到當前的顯示標簽中。

文件操作

創(chuàng)建新工作簿啟動Excel時，系統(tǒng)將打開一個新的工作簿Book1。所有的工作簿在重新命名前都采用類似的默認文件名，如Book1、Book2等。

Excel2003提供兩種新建立工作簿的方法：

⑴新建空白工作簿可以選擇“文件”菜單的“新建”命令；也可以單擊常用工具欄上的“”按鈕；還可以在任務窗中單擊“打開/新建工作簿…”命令.，再單擊任務窗中的“空白工作簿”。

⑵使用模板建立工作簿單擊“文件”菜單的“新建”命令，再單擊任務窗中的“使用本機上的模板”。在彈出的“模板”對話框中選擇模板。

在“常用”選項卡中，如果在此之前還沒有建立新的模板，則只有一個名為“工作簿”的模板選項，它是Excel默認的工作簿模板。在“電子方案表格”選項卡中保存著Excel為用戶提供的許多工作模板，通過模板建立工作簿能減少工作量、提高效率。工作簿的保存、打開、關閉等操作承繼了Windows的文件操作方法。

工作簿窗口的操作

當需要在同一個工作簿的多個工作表之間復制數(shù)據(jù)，或者需要同時觀察一個工作簿里的多個工作表時，可以利用多個窗口顯示同一個工作簿的方法來實現(xiàn)。

打開“窗口”菜單，選擇下面顯示的已打開窗口的名字，或者選擇“新建窗口”命令，建立一個新的窗口。再打開“窗口”菜單，選擇“重排窗口”命令，系統(tǒng)顯示“重排窗口”對話框?？梢赃x擇“平鋪”、“水平并排”、“垂直并排”和“層疊”等選項。

不同工作簿窗口間的切換只需單擊需要激活窗口內(nèi)的任意位置，即可實現(xiàn)窗口間的切換。關閉工作簿窗口，最簡單的方法是單擊工作簿窗口右上角的“關閉”按鈕。第二節(jié)編輯工作表單元格的定位

在執(zhí)行Excel命令之前，要先確定被處理的單元格?？梢赃x定一個單元格，或是單元格區(qū)域。若選定一個單元格，它會被粗框線包圍；若選定單元格區(qū)域，這個區(qū)域會以高亮方式顯示。選定的單元格稱為活動單元格，也就是當前正在使用的單元格，它能接受鍵盤的輸入或單元格的移動、復制、刪除等操作。

選定單元格區(qū)域的目的是為了對此區(qū)域進行整體操作。如果要把A列單元格的內(nèi)容都刪去，可以先選定列A，然后按Del鍵。而如果要對某一范圍的單元格都應用分數(shù)格式，可以先選定此范圍，然后通過“單元格格式”對話框來指定分數(shù)格式。

連續(xù)單元格的選定

用鼠標單擊要選定的單元格或按方向鍵(←、→、↑、↓)移到要選定的單元格能夠選定某個單元格。選定連續(xù)的單元格區(qū)域時先將鼠標指向欲選區(qū)域中的第一個單元格，再按住鼠標并沿著要選定區(qū)域的對角線方向拖曳鼠標到最后一個單元，釋放鼠標就選定一個連續(xù)的單元格區(qū)域。也可以先選定區(qū)域的第一個單元格，按住“Shift”鍵，然后使用方向鍵(←、→、↑、↓)擴展選定的單元格區(qū)域。

不相鄰單元格的選定

選定互不相鄰的單元格區(qū)域時，首先選定第一個單元格或區(qū)域，然后按住“Ctrl”鍵并單擊需要選定的其它單元格，直到選定最后一個單元格或區(qū)域，再釋放“Ctrl”鍵。也可以打開“編輯”菜單，選擇“定位”命令，在定位窗口的“引用位置”文本框中輸入完整的單元格引用。例如，要選取不相鄰的區(qū)域A2:B5和E2:G5，在引用框中輸入“a2:b5，e2:g5”，單擊“確定”按鈕后就會選中這些區(qū)域，并在“定位”對話框中列出這些單元格的位置。

行、列以及整個工作表的選定

用鼠標單擊某一行號或列號能選定該行或列。用鼠標單擊工作表左上角的空白按鈕，即行號與列標相交處，或者使用組合鍵“Ctrl+A”能選定工作表的所有單元格。

改變選定區(qū)域的大小

若要改變所選定區(qū)域的大小，可以通過按“Shift”鍵并單擊一個單元格，在激活的單元格和單擊選取的單元格之間的區(qū)域，形成新的高亮選定區(qū)?；蛘咄ㄟ^按住“Shift”鍵，并使用方向鍵(←、→、↑、↓)，將所選取的區(qū)域擴展到需要的位置。

輸入數(shù)據(jù)

Excel2003單元格中的數(shù)據(jù)有文本、數(shù)字、邏輯值和出錯值四種類型。各種類型的數(shù)據(jù)都具有其特定的格式，并以不同方式存儲和顯示各單元格中的數(shù)據(jù)。

單元格中的數(shù)據(jù)有四種類型，它們是文本、數(shù)字、邏輯值和出錯值。

文本：單元格中的文本包括任何字母、數(shù)字和鍵盤符號的組合，每個單元格最多可包含32000個字符。如果單元格列寬容不下文本字符串，可占用相鄰的單元格顯示。如果相鄰單元格中已有數(shù)據(jù)，就截斷顯示。

數(shù)字：數(shù)字可用貨幣記數(shù)法、科學記數(shù)法或某種其它格式表示。若單元格容納不下一個未經(jīng)格式化的數(shù)字時，就用科學記數(shù)法顯示該數(shù)據(jù)。日期和時間也是數(shù)字，它們有特定的格式。例如，10/01/98、10:00AM、1998年10月10日等。

邏輯值：在單元格中可以輸入邏輯值True和False。邏輯值經(jīng)常用于書寫條件公式，一些公式也返回邏輯值。

出錯值：在使用公式時單元格中給出的出錯結果代碼。

輸入文本

文本值可以是字母、數(shù)字、字符(包括大小寫字母、數(shù)字和符號)的任意組合。

Excel自動識別文本值，并將文本值對齊單元格的左邊界框。如果相鄰單元格中無數(shù)據(jù)出現(xiàn)，Excel允許長文本串覆蓋在右鄰單元格上。如果相鄰單元格中有數(shù)據(jù)，當前單元格中過長的文本將被截斷顯示。

在一個單元格中鍵入一個文本值，先選擇該單元格，然后選擇適當?shù)妮斎敕ㄝ斎胛谋?，最后按“Enter”鍵。和鍵入數(shù)值時的情況相同，Excel在系統(tǒng)內(nèi)部總是按實際鍵入的形式表示鍵入的文本。當一個單元格被選定后，其中的文本值即按鍵入時的形式顯示在公式欄中。

如果想讓Excel把一個數(shù)字型地址、日期和數(shù)值以文本值的方式存儲，只需將該值之前置一個單引號即可。例如，在一個單元格中鍵入了’55，則數(shù)值55將左對齊該單元格，單引號并不出現(xiàn)在該單元格中。但是該單引號出現(xiàn)在公式欄中，以表明該數(shù)值是以文本值形式存儲的。

輸入數(shù)值

數(shù)值可以直接輸入到單元格中。首先用鼠標或鍵盤選中該單元格，然后鍵入數(shù)值，最后按“Enter”鍵。輸入數(shù)值時，該數(shù)值同時出現(xiàn)在活動單元格和編輯欄中。如果在某個單元格中鍵入了很長內(nèi)容后，發(fā)現(xiàn)其中某個位置的字符有錯，可在編輯欄中查看出錯位置，然后在該位置單擊設置插入點，再更正出錯的字符。也可雙擊該單元格，然后移動插入點到出錯字符并更正。編輯欄左端有一個“取消”按鈕，單擊它可將剛剛鍵入但還未進入活動單元格的內(nèi)容取消。

數(shù)值可以是整數(shù)、小數(shù)、分數(shù)或科學記數(shù)(如4.09E+13)。在數(shù)值中可出現(xiàn)正號、負號、百分號、分數(shù)線、指數(shù)符號以及美元符號等數(shù)學符號。例如，如果鍵入的數(shù)值太長，單元格中放不下，Excel將自動拓寬該單元格，采用科學記數(shù)的方式減少顯示的位數(shù)或減少小數(shù)位數(shù)以適應鍵入的內(nèi)容。

在Excel中是以單元格作為輸入的基本單元，因此編輯與輸入均建立在此基礎上，而不是通常使用的全屏幕編輯方式。如果Excel用科學記數(shù)的方式顯示數(shù)據(jù)而超出單元格基本長度時，在單元格中會出現(xiàn)######，而實際上數(shù)據(jù)是有效的，此時需要人工擴展單元格的列寬，以便能看到完整的數(shù)值。對任何單元格中的數(shù)值，無論Excel如何顯示它，在系統(tǒng)內(nèi)部總是按該數(shù)值實際鍵入的形式表示。當一個單元格被選定后，其中的數(shù)值即按鍵入時的形式顯示在公式欄中。默認情況下，數(shù)值對齊單元格的右邊界框。

快速輸入數(shù)據(jù)

“自動完成”功能

Excel2003的“自動完成”功能是指在在Excel單元格中輸入字段的第一個或者前幾個漢字、第一個或者前幾個字母時，Excel會根據(jù)該工作表中已經(jīng)輸入的字段自動地列示并選擇完整的字段。如果輸入的字段與Excel列示的相同，則按Enter鍵就可以完成輸入；如果不同，直接輸入后面的字母或文字即可。

圖1

也可以在單元格或單元格區(qū)域單擊鼠標右鍵，從其下拉菜單中選擇“從下拉列表中選擇”項，打開單元格所在列已輸入字段信息的列表，從該列表中任意選擇字段填入指定的單元格。

數(shù)據(jù)“自動填充”

在工作表的單元格中鍵入重復的或遞增的數(shù)據(jù)，最簡單的方法是利用“自動填充”功能。利用“自動填充”功能，拖動單元格上一個稱為“填充柄”的黑色小方塊穿越新單元格即可?！疤畛浔蔽挥诨顒訂卧竦挠蚁陆腔蛞粋€選擇范圍的右下角，將單元格指針指向填充柄時，單元格指針變?yōu)楹谏氖中?，表明“自動填充”功能已生成。建立一系列的標簽、?shù)值或日期，只需拖動該指針穿越擬填充的單元格后釋放即可。伴隨拖動，Excel將在一個彈出框中顯示該序列中的下一個值。

利用“自動填充”功能復制單元格中的數(shù)據(jù)時，遵循“自動填充”的規(guī)則，見下表。

圖2

向下或向右拖動填充柄時，“自動填充”功能依據(jù)開始時選擇的單元格范圍中數(shù)據(jù)的結構，確定數(shù)據(jù)遞增的方式。如果“自動填充”功能未能識別該范圍中數(shù)據(jù)的結構，則只復編輯單元格

編輯單元格包括清除單元格和刪除單元格、從一個單元格向其它單元格復制數(shù)據(jù)、用拖動—釋放技術移動單元格等。利用這些編輯技術可以修正輸入錯誤、重組數(shù)據(jù)、添加小計和總計，以及擴充單元格使之包含更多的信息。Excel主要編輯操作如下：

插入單元格

若在輸入完一行或一列數(shù)據(jù)后，發(fā)現(xiàn)少輸一兩個值，Excel2003提供修改這種錯誤的功能。

先選擇欲插入單元格的位置和區(qū)域大小，然后選擇“插入”菜單的“單元格”選項，或者在單元格的下拉菜單中選擇“插入”選項，在“插入”對話框中選定插入的方式，最后“確定”即可。

圖1

插入方式默認為“活動單元格下移”，表示在當前插入點插入單元格后，原有位置的單元格會下移一個單元格位置。

清除單元格和刪除單元格

清除單元格是指清除單元格中的內(nèi)容，而單元格本身保持不變。

先選定這些要清除的單元格，然后按“Del”鍵。此時Excel便清除了單元格中的內(nèi)容，但保留單元格中的格式，可以按原有格式繼續(xù)在單元格中鍵入新的內(nèi)容。例如，假若原來單元格中的數(shù)值帶有美元符號$，只清除其中的內(nèi)容后，再往單元格中鍵入數(shù)值時，鍵入的數(shù)值自動加上美元符號$。利用“編輯”菜單中的“清除”命令可清除單元格中的數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容、批注或全部信息。在“編輯”菜單中選擇“清除”命令，在“清除”子菜單中選擇所需的命令。

刪除單元格是指把單元格及其內(nèi)容從工作表中刪除掉。

選定要刪除的單元格或區(qū)域，然后執(zhí)行“編輯”菜單中的“刪除”命令，在“刪除”對話框中選定刪除方式后，按“確定”即可。

圖2

在許多應用程序中，“刪除”與“清除”含義相同，但在Excel中，這兩個命令有顯著差別?！扒宄比缤怯孟鹌げ恋魡卧裰械膬?nèi)容或格式，而“刪除”好像是用刀子把該單元格切除一樣。執(zhí)行“刪除”命令后，其余的單元格自動移動以填充留下的空缺。

用剪切和粘貼的方法移動數(shù)據(jù)

把某些單元格中的數(shù)據(jù)從工作表中某個地方移到另外地方，可使用“編輯”菜單中的“剪切”命令。

首先選定要移動的單元格，然后選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令，Excel將一個虛線邊框環(huán)繞在該范圍的外圍，指示這些單元格將被移動。與此同時，單元格中的內(nèi)容(包括批注和格式)被放進剪貼板。再選定數(shù)據(jù)插入點，選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令，單元格中的數(shù)據(jù)和格式即從剪貼板插入到新的位置，新位置中原來的內(nèi)容被取代。這樣移動一個范圍中的單元格時，單元格將以整塊的形狀插入，新選擇區(qū)左上角對應原剪切區(qū)域的左上角。出現(xiàn)虛線框后又想取消“移動”操作，按“Esc”鍵即可。

剪切和粘貼多個單元格時，這些單元格必須在同一整塊中。Excel不允許移動不相鄰的多個單元格。

用復制和粘貼的方法復制數(shù)據(jù)

如果想在工作表中復制某范圍中各單元格中的內(nèi)容，而不想移動這些單元格中的內(nèi)容，可選擇“編輯”菜單中的“復制”命令。

首先選定要復制的單元格，然后選擇“編輯”菜單中的“復制”命令，Excel將一個虛線邊框環(huán)繞在該范圍的外圍，表示這些單元格將被復制?！皬椭啤泵顚⑦x擇單元格中的內(nèi)容復制到剪貼板中。為這些數(shù)據(jù)選定新的位置后，選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令，單元格中的數(shù)據(jù)和格式即從剪貼板插入到新的位置，新位置中原來的內(nèi)容保持不變。利用“粘貼”命令可將剪貼板中的內(nèi)容多次向工作表中粘貼。

為提高復制操作速度，可利用常用工具欄上的“”按鈕和快捷鍵“Ctrl+C”進行復制；利用常用工具欄上的“”按鈕和快捷鍵“Ctrl+V”進行粘貼?！皬椭啤泵钪幌抻趶椭啤斑B續(xù)塊”中的單元格。工作表的操作

在一個Excel文件中一般包含多個工作表，而工作表之間的數(shù)據(jù)可能都有聯(lián)系，下述內(nèi)容將完成工作表之間的操作。

在工作表中添加行或列

插入單元格是指在選定的位置上插入空白單元格，而該位置上的原有單元格向下或向右移動。

插入單個單元格或區(qū)域，首先選定要插入新單元格的位置，再選擇“插入”菜單中的“單元格”命令。插入整行或整列，首先選擇行（列）號或該行（列）任何一個單元格，然后選擇“插入”菜單中的“行”或“列”命令。在工作表中添加行或列后，已有的數(shù)據(jù)將下移以便為新行留出位置，或右移以便為新列留出位置。

在工作表中刪除行或列

刪除行或列是插入行或列的相反動作。刪除行或者列后，后面的行或列會自動向上或向左移動。

先選定要刪除的行或列后，選擇“編輯”菜單的“刪除”項，或者單擊鼠標右鍵，從其下拉菜單中選擇“行”或者“列”命令。

設定默認工作表的個數(shù)

在默認的情況下，一個工作簿中包含三個工作表。但是可以通過設置來改變新工作簿中默認工作表的個數(shù)。其步驟如下：

打開“工具”菜單，選擇“選項”命令，彈出“選項”對話框；選擇“常規(guī)”選項卡，在“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”中輸入想要設定的工作表數(shù)，單擊“確定”按鈕。經(jīng)過以上設置后，在建立的新工作簿中包含的工作表數(shù)將發(fā)生改變。

在工作表間切換

新建的Excel工作簿包含多個同樣的工作表，它們用工作表標簽Sheet標識。工作表標簽位于工作簿窗口底部，每個工作表對應一個工作表標簽。在工作表間進行切換時，只需單擊要顯示的工作表標簽，它就會變?yōu)楫斍盎顒拥墓ぷ鞅怼?/p>

Excel2003默認“Sheet1”為當前工作表，當前活動工作表的標簽一般以白色顯示。

圖1

移動工作表

如果需要改變當前工作表的順序，把某一工作表從當前位置移動到新的位置，用拖動釋放方法可以很容易地完成。單擊該工作表的標簽，屏幕上出現(xiàn)指示位置的黑色三角形“”，把“”拖動到另外兩個工作表標簽的中間位置釋放后，該工作表將出現(xiàn)在這個新的位置。

復制工作表

在同一工作簿內(nèi)復制工作表時，首先在工作簿的左下角帶有Sheet的標簽行選定要復制的工作表(按“Ctrl+鼠標左鍵”可選定多頁)，然后按“Ctrl”鍵，沿著標簽行用鼠標拖動頁的標簽，直到指定的位置，釋放鼠標鍵及“Ctrl”鍵完成復制工作。也可以使用“編輯”菜單的“復制或移動工作表”命令進行復制。

首先選定某一工作簿，單擊工作簿標簽；在“編輯”菜單中選擇“移動或復制工作表”命令，彈出“移動或復制工作表”對話框；在對話框的“工作簿”列舉框中選擇目標工作簿，在對話框的“選定工作表之前”列舉框中，選擇要復制工作表的位置，然后置“建立副本”選項框為有效，最后單擊“確定”按鈕。

工作表更名

在默認情況下，工作表的名字為Sheet1、Sheet2、…?？梢噪S時為工作表命名或更名，替換為更有意義和更直觀的名稱。雙擊工作表標簽選擇，然后鍵入新名字，原有名字即被新名字替換。也可通過“格式”菜單中的“工作表/重命名”命令更名。

工作表名字最多可含31個字符(包括空格)。工作表名字中的字符越多，則留給其它工作表標簽的空間就越少。因此，既要考慮名字提示意義，又要盡可能簡短。

插入與刪除工作表

在工作表標簽上選定插入位置，然后在“插入”菜單中選擇“工作表”命令。如要在Sheet2和Sheet3間插入新的工作表。單擊Sheet3工作表標簽，在“插入”菜單中選擇“工作表”命令，或者右鍵單擊Sheet3標簽，選擇“插入”命令，在“插入”對話框中選中“工作表”，如圖。這樣，在Sheet2和Sheet3之間即插入一張新工作表，同時命名為“Sheet4”。

圖5-2-6-6

單擊要刪除工作表的工作表標簽，如Sheet3，然后在“編輯”菜單中選擇“刪除工作表”命令，或者右鍵單擊工作表標簽，選擇“刪除”項。在彈出的“刪除提示”對話框中確認刪除后，即將Sheet3工作表刪除。

工作表的拆分與凍結

所謂拆分工作表就是把當前工作表窗口拆分成幾個窗格，在每個窗格都可以使用滾動條來顯示工作表的一部分。使用拆分窗口可以在一個文檔窗口中查看工作表的不同部分。既可以對工作表進行水平拆分，也可以對工作表進行垂直拆分。

選定單元格，該單元格所在位置將成為拆分的分割點。再打開“窗口”菜單，選擇“拆分”命令，在選定單元格處工作表將被拆分為四個獨立的窗口。此時兩個水平滾動條和兩個垂直滾動條組合控制四個窗口。分割框可以移動，調(diào)整各窗口大小。

當工作表中的數(shù)據(jù)很多時，如果使用垂直或水平滾動條瀏覽數(shù)據(jù)，行標題或列標題將隨著一起滾動，使得查看數(shù)據(jù)很不方便。使用凍結拆分窗口功能就可以將工作表的上窗格和左窗格凍結在屏幕上。這樣，當使用垂直或水平滾動條瀏覽數(shù)據(jù)時，行標題和列標題將不會隨著一起滾動。

若是先“拆分窗口”再“凍結窗口”，則只需單擊“窗口”菜單的“凍結窗格”選項。若是在未拆分窗口的情況下直接凍結窗口，則先選定拆分點，即凍結位置右下角的單元格，再打開“窗口”菜單，選擇“凍結窗格”命令即可，如圖。此時可以發(fā)現(xiàn)，滾動水平滾動條，左窗格始終不動；滾動垂直滾動條，上窗格始終不動。

保護工作表和工作簿

保護工作表功能可以防止修改工作表中的單元格、圖表、對話框編輯項、圖形對象等。保護工作簿功能可以保護工作簿的結構及窗口。還可以防止對工作簿進行插入、刪除、移動等等操作。

保護操作首先選定擬保護的工作表標簽(或工作簿)，打開“工具”菜單，選擇“保護/保護工作表(或保護工作簿)”命令，在“保護工作表”(或“保護工作簿”)對話框中，選擇復選框中的保護選項后，在“密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕。在彈出的“確認密碼”對話框再次輸入同一個密碼，再單擊“確定”按鈕。

密碼區(qū)分字母的大小寫，因此必須完整地記住所設置的密碼。如果忘記密碼將無法打開文件。單元格格式化

Excel2003提供了各種方式來控制文本的外觀，包括設置單元格中數(shù)字的類型、文本的對齊方式、字體、單元格的邊框、圖案及單元格的保護。

打開“格式”菜單，選擇“單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框，其功能選項如下：

1.設置數(shù)字格式

選擇“單元格格式”對話框中的“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表框中選擇預設定的數(shù)字格式。

圖1

2.設置文本的對齊方式

Excel默認的文本格式是左對齊的，而數(shù)字、日期和時間是右對齊的，更改對齊方式并不會改變數(shù)據(jù)類型。

選擇“單元格格式”對話框中的“對齊”選項卡，可實現(xiàn)各種對齊方式并且可對單元格中的文本進行旋轉(zhuǎn)操作。

圖2

3.設置單元格字體

選擇“單元格格式”對話框中的“字體”選項卡可進行單元格的字體、字形和字號設置。

圖3

4.設置單元格邊框選擇“單元格格式”對話框中的“邊框”選項卡為單元格添加邊框，能夠使工作表更清晰明了。

圖4

5.設置單元格圖案選擇“單元格格式”對話框中的“圖案”選項卡，可以設置單元格背景顏色和圖案。

圖5

6.設置單元格保護

選擇“單元格格式”對話框中的“保護”選項卡，Excel提供了鎖定、隱藏兩種保護方式，可以設置對單元格的保護。

圖6

對單元格的保護就是在打開、關閉或覆蓋單元格內(nèi)容時出現(xiàn)報警信息。設置鎖定單元格保護可防止對單元格進行移動、修改、刪除及隱藏等操作，也可隱藏單元格中的公式。選中“隱藏”保護方式可隱藏單元格中的公式。

應注意的是，要鎖定或隱藏單元格只有在工作表被保護后才生效。工作表格式化

設置工作表列寬和行高

第一種方法是利用“格式”菜單中的命令進行。

首先選定單元格或區(qū)域，在“格式”菜單中選擇“列”或“行”命令，然后在子菜單中選擇“列寬”或“行高”命令，并在“列寬”或“行高”對話框中指定所需列寬或行高值。

第二種方法是利用鼠標操作，這也是改變列寬和行高最快捷的方法。

把鼠標指向擬要改變列寬(或行高)的工作表的列(或行)編號之間的豎線(或橫線)，按住鼠標左鍵并拖動鼠標，將列寬(或行高)調(diào)整到需要的寬度(或高度)，釋放鼠標鍵即可。

打開“格式”菜單，使用“行”和“列”子菜單中的“最合適的行高”和“最合適的列寬”命令，Excel2003能自動調(diào)整行高和列寬。

使用自動套用格式

“表格套用”是將制作的表格格式化，產(chǎn)生具有實線、美觀的報表。這種自動套用格式的功能，可以大大節(jié)省制表格式化的時間。

表格樣式的自動套用時，先選定數(shù)據(jù)區(qū)域。選擇“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，再選擇使用的格式。單擊“確定”按鈕后所選定的范圍以選定的格式對表格進行格式化。如果對格式化的結果不滿意，可以使用“編輯”菜單中的“復原”命令或按”Ctrl+Z”鍵取消格式套用。

使用樣式

如果經(jīng)常對工作表中某些單元格應用同一組格式選項，應創(chuàng)建一個格式樣式。將這樣的樣式與工作簿一起保存，需要時將它應用于具有同樣屬性的信息。創(chuàng)建一個新的格式樣式，或修改某一現(xiàn)有格式樣式后，可將其應用于工作簿內(nèi)的任何工作表，也可將其復制到其他打開的工作簿中。

通過“格式”菜單中的“樣式”命令創(chuàng)建樣式。執(zhí)行“樣式”命令時，出現(xiàn)“樣式”對話框，如圖所示。

創(chuàng)建一種新樣式時，選擇具有所要求格式的單元格，選擇“樣式”命令，然后為該樣式指定一個新名字。這種利用工作表中的格式定義樣式的方法稱為“示例法”。依據(jù)某單元格的樣式創(chuàng)建樣式，先格式化該單元格；選擇剛剛格式化后的單元格；在“格式”菜單中選擇“樣式”命令。

在工作簿中，可應用已有的樣式，包括系統(tǒng)內(nèi)事先定義的樣式和用戶自己建立的樣式。先選擇擬應用該樣式的單元格或單元格范圍，然后在“格式”菜單中選擇“樣式”命令打開“樣式”對話框。單擊“樣式名”下拉列表框顯示當前工作簿中可用的樣式列表，選擇擬應用的樣式。單擊“確定”按鈕，Excel即用選擇的樣式格式化選定的單元格。

建立新樣式時，只能將該新樣式應用于建立該樣式的工作簿，并將與當前工作簿一起存盤。這樣的新樣式不會出現(xiàn)在其他工作簿中。但是，可使用“樣式”對話框中的“合并”按鈕，將其他工作簿中的樣式復制或合并到當前工作簿中。

使用條件格式

依據(jù)“條件格式”對話框設置的條件，來強調(diào)數(shù)據(jù)中重要的變化趨勢。利用這個功能使用該工作表時，重要的數(shù)據(jù)就會自己突出出來。

首先建立一個含有一個或多個數(shù)值單元格的工作表，選擇擬應用條件格式的單元格范圍。在“格式”菜單中執(zhí)行“條件格式”命令彈出“條件格式”對話框。根據(jù)該對話框中的選項設置條件參數(shù)，當某些數(shù)值落入指定的范圍后，指定的格式即生效。

當需要使用多個條件時，單擊“添加”按鈕，即可增加一個條件。若要刪除一個或多個條件，單擊“條件格式”對話框中的“刪除”按鈕，然后在彈出的“刪除條件格式”對話框中選擇要刪除的條件，并單擊“確定”按鈕即可完成刪除操作。公式和函數(shù)公式的創(chuàng)建

公式和函數(shù)是Excel2003電子表格的核心部分。Excel2003提供了大量豐富的環(huán)境來創(chuàng)建各種公式和函數(shù)。運用公式和函數(shù)，可以根據(jù)輸入的原始數(shù)據(jù)進行各類計算，這樣不需要逐個進行手工計算，而且確保數(shù)據(jù)計算的正確性。

公式

公式是在工作表中對數(shù)據(jù)進行分析計算的等式，是一個由數(shù)值、單元格引用(地址)、名字、函數(shù)(內(nèi)置等式)或操作符組成的序列(集合)。利用它可從已有的值計算出一個新值，當公式中相應的單元格中的值改變時，由公式生成的值也將隨之改變。

Excel2003的公式主要包括四種運算符：算術運算符、關系運算符、文本運算符和引用運算符。算術運算符用來完成基本的算術運算，包括加(+)、減(–)、乘(*)、除(/)、方冪(^)和百分比(%)等。關系運算符用來對公式中各個數(shù)據(jù)進行等于(=)、大于(>)、小于(<)、大于等于(>=)、小于等于(<=)和不等于(<>)的功能比較運算操作，產(chǎn)生邏輯值“TRUE”或“FALSE”。文本運算符“&”可以將一個或多個文本連接成為一個組合文本，如“North”&“west”產(chǎn)生“Northwest”。引用運算符可以將單元格區(qū)域合并計算，包括區(qū)域運算符(:)和聯(lián)合運算符(,)。運算符的優(yōu)先級別為先引用運算再算術運算、文本運算、比較運算。

輸入公式的操作與輸入文字數(shù)據(jù)不同的是，在輸入一個公式時總是以一個“＝”開頭，然后是公式的表達式?！埃健狈柋硎据斎氲膬?nèi)容是公式而不是數(shù)據(jù)。若要以文字的形式輸入公式，必須先輸入一個單引號；在輸入公式的過程中，使用運算符來分割公式中各項，在公式中不能包含空格，輸入完成后按回車鍵。

輸入公式時，首先確定要輸入公式的單元格。輸入等號“=”以激活編輯欄，直接在單元格或者公式編輯欄中輸入即可。

Excel將公式存儲在系統(tǒng)內(nèi)部，顯示在編輯欄中，而在包含該公式的單元格中顯示計算結果。

在公式中可以使用單元格地址引用單元格總的內(nèi)容，用于對工作表中的數(shù)據(jù)進行計算。單元格的引用

單元格的引用是指將公式中需要用到的單元格(即單元格名字或單元格地址)與公式關聯(lián)在一起，公式可以自動調(diào)用單元格的數(shù)據(jù)進行計算。單元格地址根據(jù)它被復制到其他單元格時是否會改變，可分為相對引用、絕對引用和混合引用三種。

⑴相對引用

相對引用是指當把一個含有單元格地址的公式復制到一個新的位置或者用一個公式填入一個區(qū)域時，公式中的單元格地址會隨著改變。

⑵絕對引用

絕對引用是指在把公式復制或填入到新位置時，使其中的單元格地址保持不變。設置絕對地址只需在行號和列號前面加美元符號“$”即可。

⑶混合引用

有時需要在復制公式時，只保持行或列地址不變，這就需要使用混合地址引用。所謂混合引用是指在一個單元格地址中，既有絕對地址引用又有相對地址引用。例如，單元格地址“$A1”表明保持“列”不發(fā)生變化，而“行”隨著新的復制位置發(fā)生變化。

對同一工作簿中其他工作表的引用，如：“=Sheet2!B3”其默認的引用類型是相對引用。對其他工作簿中單元格的引用，如“=[Book2]Sheet2!B3”其默認的引用類型是絕對引用。

在公式中用單元格引用來使用單元格中的數(shù)據(jù)，可以在一個公式中使用工作表上不同部分的數(shù)據(jù)，也可以在幾個公式中使用同一個單元格中的數(shù)值。例如：先選定單元格A1，輸入公式“＝10*2”；再選定A2，輸入“＝A1”；這時A1和A2的值都為20；如果把A1的公式改為“＝2+3”，此時A2中的值也變?yōu)?。無論何時改變了單元格A1的值，單元格A2的值也將隨之發(fā)生變化。

在公式中指定單元格引用，只需在公式中鍵入單元格名字即可，也可用鼠標或鍵盤選擇這些單元格。利用鼠標可以使單元格引用更為便利。如：在單元格F2中輸入公式“＝C2+D2+E2”，其過程是先選定單元格F2，輸入“＝”，再單擊單元格C2，輸入“+”，再單擊單元格D2，再輸入“+”，最后單擊單元格E2。

例如，⑴用相對引用方式引用G2單元格地址計算G3單元格

在“成績表”的G2單元格輸入公式“＝B2+C2+D2+E2+F2”，將G2單元格的公式復制到G3，或者向下拖動G2單元格右下角的填充柄到G3單元格，則G3的公式自動改變引用，其公式顯示為“＝B3+C3+D3+E3+F3”，如圖

⑵用絕對引用方式引用G2單元格地址計算G3單元格

在“成績表”的G2單元格輸入公式“＝$B$2+$C$2+$D$2+$E$2+$F$2”，將G2單元格的公式復制到G3，或者向下拖動G2單元格右下角的填充柄到G3單元格，則G3的公式不改變引用，其公式顯示為“＝$B$2+$C$2+$D$2+$E$2+$F$2”，如圖。

⑶用混合引用方式引用H2單元格地址計算I2單元格

在H2單元格中輸入公式“＝G$2/5”，G$2/5表示保持“行”不發(fā)生變化，而“列”隨著新的復制位置發(fā)生變化。將H2單元格復制到I2單元格，則I2單元格的公式自動變?yōu)椤埃紿$2/5”，如圖。

圖3

圖4

實踐：用相對引用方式引用G2單元格地址計算G4單元格；用絕對引用方式引用G2單元格地址計算G4單元格；用混合引用方式（行不變列變化和行變化列不變）引用G2單元格地址計算G4單元格

函數(shù)

函數(shù)是指Excel2003包含的預定義、內(nèi)置的公式，用來進行數(shù)學、文字、邏輯運算，或者查找工作區(qū)的有關信息。將數(shù)據(jù)列入函數(shù)后就會自動返回該函數(shù)運算后的數(shù)值。

函數(shù)應輸入在單元格的公式中，函數(shù)名后面的括號中是函數(shù)的參數(shù)，括號前后不能有空格。參數(shù)可以是數(shù)字、文字、邏輯值、數(shù)組或者單元格的引用，也可以是常量或者公式，指定的參數(shù)必須能產(chǎn)生有效值。函數(shù)中還可包含其他函數(shù)，即函數(shù)的嵌套使用。

同輸入公式的操作相同，可以在編輯欄中直接輸入函數(shù)。如在單元格中輸入“＝SQRT(B1)”。也可以使用“插入”菜單的“函數(shù)”命令或者單擊函數(shù)指南“”按鈕將函數(shù)輸入到公式中，在函數(shù)指南對話框中會自動建立公式，該指南引導用戶逐步地輸入一個復雜的函數(shù)。若要在公式開頭加上函數(shù)，先選定要輸入公式的單元格，或?qū)⒉迦朦c定位于要插入函數(shù)的位置，在“插入函數(shù)”對話框中選擇函數(shù)分類，函數(shù)分類的列舉框中包含了Excel提供的所有函數(shù)，這些函數(shù)支持各種常用計算，如數(shù)學、字符串、日期、時間、查找、邏輯、數(shù)據(jù)庫、金融等，如下圖所示。

圖1

當選定了函數(shù)分類后，再從函數(shù)名字列表框中選擇所需要的函數(shù)。單擊“確定”按鈕后，屏幕顯示函數(shù)參數(shù)輸入對話框，在其中輸入?yún)?shù)值，最后單擊“確定”按鈕即可。

此外，在工具欄中提供了一個自動求和“”按鈕，利用該按鈕，可以對工作表中所設定的單元格自動求和，它實際上代表了工作表函數(shù)中的“SUM()”函數(shù)。利用該函數(shù)可以使累加公式變得簡潔，如用“＝SUM(B5:F5)”代替“=B5+C5+D5+E5+F5”操作。

圖2圖表Excel2003提供有多種樣式的圖表，且每種樣式會有幾種簡單的變化效果。工作表以圖表的方式表示出來，可以幫助用戶更直觀地理解數(shù)據(jù)各方面的關系及意義。

創(chuàng)建圖表最常用的方式是在工作表上直接建立圖表，所以在創(chuàng)建圖表之前，首先要創(chuàng)建一張含有數(shù)據(jù)的工作表。組織好工作表后，就可以創(chuàng)建圖表了。

以“成績表”為例，先選定建立圖表的數(shù)據(jù)單元格區(qū)域如A1～F3。在“插入”菜單中選擇“圖表”命令，或單擊“常用”工具欄的“

”按鈕。此時即啟動圖表向?qū)?，彈出“圖表向?qū)В?步驟之1－圖表類型”對話框。

圖1

在“圖表類型”列表框中選擇所需要的圖表類型后，單擊“下一步”按鈕彈出“圖表向?qū)В?步驟之2－圖表源數(shù)據(jù)”對話框，在對話框里選擇與圖表工作相關聯(lián)的工作表數(shù)據(jù)。該對話框的“系列”選項卡可以查看各個數(shù)據(jù)系列的相關內(nèi)容，也可以對數(shù)據(jù)系列進行添加和刪除等操作。

圖2

圖3

單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表向?qū)В?步驟之3－圖表選項”對話框。該對話框中可以設置圖表標題、X軸標題和Y軸標題，還可以根據(jù)需要選擇“坐標軸”、“網(wǎng)格線”、“圖例”、“數(shù)據(jù)標志”和“數(shù)據(jù)表”等選項卡。

圖4

單擊“下一步”按鈕，彈出“圖表向?qū)В?步驟之4－圖表位置”對話框。若將圖表放在新工作表中，則選取“作為新工作表插入”選項，為該圖創(chuàng)建一個新工作簿標簽；如若建立一個嵌入式圖表，則選取“作為其中的對象插入”選項，把它作為一個對象放在現(xiàn)有的某個工作表中。

圖5

單擊“完成”按鈕，即可得到需要的圖表效果，如圖。最后，在“文件”菜單中執(zhí)行“保存”命令，將所建的圖表作為當前工作簿的一部分存盤。

圖6圖表類型

Excel允許在建立圖表之后對整個圖表進行編輯。并提供了圖表菜單和圖表工具方便圖表的編輯。

1.“圖表”工具欄

單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄/圖表”選項，屏幕上將出現(xiàn)“圖表”工具欄?！皥D表”工具欄包含專門用來對圖表進行格式化的按鈕和“圖表對象”列表框，如下圖所示。通過“圖表對象”列表框，可以選擇圖表中的不同部件進行編輯。“圖表”工具欄上的大多數(shù)按鈕都與“圖表”菜單中某個命令相對應。

圖1

2.更改“圖表”類型

創(chuàng)建的圖表并非一成不變。只要數(shù)據(jù)合理，即可將圖表轉(zhuǎn)變?yōu)?4種類型中的任何一種。

對于嵌入圖表，先單擊選擇它，再打開“圖表”工具欄；對于獨立圖表只需顯示該圖表工作表。單擊“圖表”工具欄中“”按鈕，或者在“圖表”菜單中選擇“圖表類型”命令，或者在“圖表”工具欄上，單擊“圖表類型”按鈕上的箭頭。在“圖表類型”對話框中選取所需的圖表類型即可。

3.改變“圖表”標題

Excel既可編輯圖表標題的內(nèi)容，也可修改它們的字體、對齊方式和背景圖案。如果選擇了數(shù)據(jù)標志選項卡，還可以改變其數(shù)值格式。

如果是嵌入工作表中的圖表，則單擊圖表激活它，在“圖表”菜單中選擇“圖表選項”命令彈出“圖表選項”對話框。在“標題”選項卡中可以設置圖表標題和X、Y軸的標題。

4.調(diào)整網(wǎng)格線

創(chuàng)建圖表時，可添加網(wǎng)格線，這有助于把圖形和數(shù)值聯(lián)系起來。當對兩組數(shù)據(jù)進行精確比較時，網(wǎng)格線非常有用。水平網(wǎng)格線自X軸起向外延伸；垂直網(wǎng)格線自Y軸起向外延伸。對于嵌入工作表中的圖表，單擊該圖表即激活Excel的圖表菜單。

在“圖表”菜單中選擇“圖表選項”命令彈出“圖表選項”對話框，然后單擊“網(wǎng)格線”選項卡。添加X軸和Y軸網(wǎng)格線時，選擇兩個“主要網(wǎng)格線”復選框；若想添加更密集的網(wǎng)格線，則再選擇“次要網(wǎng)格線”復選框。單擊“確定”按鈕即添加網(wǎng)格線。刪除網(wǎng)格線，取消對相應復選框的選擇，然后單擊“確定”按鈕。

5.修改圖例

圖例用以說明圖表中的顏色和圖案代表哪個分類的值。在“圖例”選項卡中可以更改現(xiàn)有圖例的字體、顏色和位置。

編輯圖表

編輯圖表

Excel的圖表與工作表的數(shù)據(jù)互有聯(lián)系，對任一方進行修改時，另一方將隨之改變。圖表完成后，仍然可以向其中加入或刪除數(shù)據(jù)項等。

⑴在嵌入式圖表中增加數(shù)據(jù)

利用鼠標拖放操作可以在嵌入式圖表中增加數(shù)據(jù)。首先選定要加入圖表中的數(shù)據(jù)系列(既要包含數(shù)據(jù)又要包含數(shù)據(jù)系列的名字)，然后把鼠標指針移到選定的數(shù)據(jù)系列邊框上，這時鼠標指針變?yōu)閱渭^形狀。按鼠標左鍵拖動鼠標，把選定區(qū)域移動到嵌入式圖表中后釋放。如果要向圖表中添加不相鄰的選定區(qū)域，可使用“插入”菜單中的“增加數(shù)據(jù)”命令。

⑵更新繪圖數(shù)據(jù)

改變某單元格或區(qū)域數(shù)據(jù)，圖表會自動更新。在激活的圖表中選定某個數(shù)據(jù)標記，通過頂端的尺寸柄改變其高度，這時對應單元格中的數(shù)據(jù)也會隨之更新。

⑶刪除繪圖數(shù)據(jù)

刪除某單元格(或區(qū)域)中的數(shù)據(jù)，Excel會自動從圖表中刪除數(shù)據(jù)點的標記。但是直接在圖表中通過選定要刪除的圖表項，再按“Del”鍵來刪除某個數(shù)據(jù)點(或系列)，這時工作表中的繪圖數(shù)據(jù)不受影響。

在圖表中允許添加特殊效果來增強圖表的感染力，強調(diào)重要的變化趨勢。添加背景圖片時，Excel將選擇的圖片置于圖表的后面。

顯示擬添加背景圖片的圖表工作表。對于嵌入式圖表，則單擊該圖表。選擇“格式”菜單中的“圖表區(qū)格式”命令，單擊“圖案”選項卡；單擊“填充效果”按鈕。在“填充效果”對話框中單擊“圖片”選項卡；在“圖片”選項卡中，單擊“選擇圖片”按鈕，在選擇圖片對話框中，找到要顯示的圖片文件。在MSOffice文件夾的Clipart子文件夾中，以及Windows文件夾中有許多可供選擇的圖片。雙擊擬選用的圖片文件。此時回到“填充效果”對話框，可從中預覽該圖片。如果對所選圖片不滿意，可以再次單擊“選擇圖片”按鈕重新選擇。選好圖片后單擊“確定”按鈕，則將圖片添加到圖表中，對話框關閉，背景圖案填滿整個圖表區(qū)域。

第五節(jié)打印設置在實際打印之前需要對工作表進行打印設置。在“文件”菜單中選擇“頁面設置”命令項，彈出“頁面設置”對話框。在對話框中單擊不同的選項卡可顯示相應界面，完成對頁面、頁邊距、頁眉/頁腳和工作表的設置。

1.設置頁面選項

在“頁面”選項卡中的“方向”標題下，單擊“縱向”或“橫向”選項，可以將打印紙橫向或者縱向放置。在“縮放比例”微調(diào)編輯框中，鍵入工作表需要縮小或放大的百分比值，可以按照頁面的大小，縮小或者放大后打印出工作表。選擇“調(diào)整為”，可分別設置頁高頁寬的比例。在“紙張大小”下拉編輯框中，可以選擇所需紙張的大小，如A4、B5、16開等。在“打印質(zhì)量”列表中的選項，根據(jù)所選用默認打印機的型號不同，會顯示不同的質(zhì)量數(shù)值。設置“起始頁碼”，表示打印從此頁碼開始到結束。如“起始頁碼”為4，則表示從工作表的第4頁開始打印。

2.設置頁邊距

“頁面設置”對話框中的“頁邊距”選項卡下的選項可以調(diào)節(jié)工作表頁邊距的大小。在對話框內(nèi)確定上、下、左、右的頁邊距，以及頁眉、頁腳距離紙張邊界的距離和對齊方式等，更改頁邊距的效果會在預覽窗口中反映出來。

為了使打印的工作表在水平方向上左、右居中出現(xiàn)在打印紙上，則在“居中方式”選擇“水平居中”復選框；為了使打印的工作表在垂直方向上上、下居中出現(xiàn)在打印紙上，則選擇“垂直居中”。

3.設置頁眉和頁腳

在“頁面設置”對話框中選擇“頁眉/頁腳”選項卡即可設置頁眉和頁腳。

頁眉一般用來標明報表類型和名稱?？梢栽陧撁嘉谋究蛑休斎腠撁?，也可以選擇頁眉下拉列表框中預先定義的頁眉，打印在頂端的正中位置。頁眉的缺省值為當前工作表的名字。

頁腳一般用來標明頁碼和打印的時間、日期等。可以在頁腳文