會議服務(wù)禮儀課件

旅游交際禮儀認(rèn)THEBUSINESSPLAN知項目二任務(wù)三會議服務(wù)禮儀1．確定接待規(guī)格接待規(guī)格的確定要結(jié)合會議的目標(biāo)、任務(wù)、性質(zhì)、接待方針并綜合考慮參會人員的身份、影響等，還要考慮符合相關(guān)接待政策的規(guī)定。一、會前準(zhǔn)備禮儀2．明確接待內(nèi)容會議接待的內(nèi)容主要包括：接站、食宿安排、宴請、翻譯服務(wù)、觀看電影或文藝演出、參觀游覽、離站送別等。3．安排接待日程接待日程的安排應(yīng)結(jié)合會議活動的日程安排來考慮，并在會議日程表中反映出來，以便于接待對象提前了解。4．明晰接待責(zé)任接待責(zé)任必須分解并落實到每個人，必要時可設(shè)立專門的工作小組。項目二（二）選定會議場所擬定接待方案后，應(yīng)按照方案要求及時預(yù)定酒店及會議場所。會場選址應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、參加人數(shù)、交通便利性、整體活動情況、場所硬件設(shè)施等綜合考慮后選擇并預(yù)訂。（三）進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)會議開始前，所有現(xiàn)場服務(wù)人員都要按分工提前進入工作崗位，參加業(yè)務(wù)訓(xùn)練，熟悉崗位環(huán)境，了解服務(wù)規(guī)范。若是大型會議，還需在會前進行業(yè)務(wù)演習(xí)，力求達到一流服務(wù)水平的要求。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀項目二任務(wù)三會議服務(wù)禮儀（四）準(zhǔn)備會議資料根據(jù)會議的性質(zhì)、特點及要求，會議接待人員應(yīng)為來賓準(zhǔn)備其在會議期間所需要的各種資料?？蓪⑷抠Y料裝入一個資料袋，既方便工作人員分發(fā)，也方便參會人員攜帶。項目二（五）進行清潔工作會議使用的場地、涉及的通行路線、周圍環(huán)境等，都需要進行全面、細(xì)致的清潔工作，確保會議環(huán)境的干凈、整潔。（六）開展安全檢查與會議有關(guān)的場所、設(shè)備、建筑、陳設(shè)等，應(yīng)進行全面的安全檢查。大型會議還需請公安消防、建筑設(shè)計及其他相關(guān)部門或單位進行聯(lián)合安全檢查。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀項目二（七）布置會場任務(wù)三會議服務(wù)禮儀1．會場裝飾1）重要部位的裝飾主席臺是會場裝飾的重點。一般應(yīng)在主席臺上方懸掛會標(biāo)，會標(biāo)上用美術(shù)字標(biāo)明會議的名稱。主席臺背景處可懸掛會徽或旗幟，或其他藝術(shù)造型，主席臺上或臺下可擺放花卉。除了主席臺裝飾外，會場四周和會場門口也可以進行適當(dāng)裝飾，如懸掛橫幅標(biāo)語、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀2）裝飾色調(diào)3）植物布置在會場裝飾色調(diào)方面，應(yīng)選擇與會議內(nèi)容相符的色調(diào)，并注意會場內(nèi)色彩的搭配和整體基調(diào)，和諧、適宜的色調(diào)能刺激參會人員的視覺感官，對其心理產(chǎn)生積極的影響。根據(jù)會議內(nèi)容，適當(dāng)?shù)嘏渲弥参铮饶苊阑h(huán)境，又能使人心情愉悅。由于不同植物所表達的感情色彩也不同，因此對植物的選擇，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和種類而定。項目二2．坐席布置1）劇院式劇院式是指在會議廳內(nèi)面向講臺擺放一排排座椅，中間留有較寬過道的坐席布置方式，如圖4-9所示。圖4-9劇院式任務(wù)三會議服務(wù)禮儀項目二2）教室式教室式是指將桌椅按排端正擺放或呈“V”形擺放，如圖4-10所示。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀圖4-10教室式項目二3）圍桌式圍桌式是指采用圓形或橢圓形的大會議桌，周圍擺放座椅，并按照主次落座的方式，如圖4-11所示。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀圖4-11圍桌式項目二4）長方形長方型是指將會議室的桌子擺成中空的長方形，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍的方式，如圖4-12所示。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀圖4-12長方形項目二5）“U”字形“U”字形是指將桌子擺放成前方開口的長方形，椅子擺在桌子外圍的布置方式，如圖4-13所示。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀圖4-13“U”字形項目二6）酒會式酒會式是指會議現(xiàn)場只擺放供應(yīng)酒水、飲料及餐點的桌子，不擺設(shè)椅子或只擺設(shè)少量椅子的布置形式，如圖4-14所示。任務(wù)三會議服務(wù)禮儀

圖4-14酒會式項目二任務(wù)三會議服務(wù)禮儀二、會間服務(wù)禮儀（一）迎接在會議報到之日，要安排專人做好接待工作，當(dāng)參會人員到達后，接待人員應(yīng)親切地表示歡迎和慰問。項目二任務(wù)三會議服務(wù)禮儀（二）簽到1．簽到前應(yīng)提前培訓(xùn)好負(fù)責(zé)簽到的工作人員，準(zhǔn)備好簽到設(shè)備，檢查簽到臺擺放的位置，并將要分發(fā)的相關(guān)材料提前送到簽到臺，分揀裝袋完畢。2．簽到時簽到時，應(yīng)態(tài)度認(rèn)真、仔細(xì)確認(rèn)，同時分發(fā)會議資料，發(fā)放物品和資料時，必須禮貌地用雙手遞上。項目二（四）倒茶參會人員就座后，要及時送上茶水，倒茶時應(yīng)動作輕盈、快捷、規(guī)范，如圖4-16所示。要注意杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，還應(yīng)注意不要將茶水濺到桌面或參會者身上。圖4-16會議倒茶禮儀任務(wù)三會議服務(wù)禮儀（三）引座參會人員簽到后，會議接待人員應(yīng)站在門口迎接，并將其引至指定席位。對于重要領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先將其引至休息室，由本單位領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，待會議開始前幾分鐘再引導(dǎo)其到主席臺就座。項目二任務(wù)三會議服務(wù)禮儀三、會后服務(wù)禮儀（一）參會人員返程服務(wù)1．預(yù)定返程票在會議召開前或者會議召開期間，工作人員應(yīng)該及時了解參會者的返程時間和方式，為其預(yù)訂返程票。并在預(yù)訂后，及時將票務(wù)信息告知參會者。2．合影留念通常情況下，大型或重要的會議活動結(jié)束后，應(yīng)安排全體參會者合影留念。合影時，應(yīng)根據(jù)不同部門、不同項目等提前劃分好位置，現(xiàn)場指引，以便大家迅速就位，避免混亂。并在參會者返程前，將沖洗好的照片交給他們；或待活動結(jié)束后，將電子版照片發(fā)送至他們的電子郵箱。項目二任務(wù)三會議服務(wù)禮儀3．結(jié)算費用工作人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地結(jié)算各項費用，若報到時預(yù)收了有關(guān)費用，應(yīng)在參會者離開前將費用結(jié)算清楚，出具會議期間各項消費的明細(xì)表，并開具正式發(fā)票。4．禮貌送別（1）在會議閉幕式或者告別晚餐上，會議主辦方的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)言，再次對大家的參與表示感謝，并禮貌告別。（2）安排好車輛，將參會者送至機場或車站，對于行李較多的參會者，工作人員要主動為其提拿。項目二任務(wù)三會議服務(wù)禮儀（二）其他服務(wù)1．檢查場所會議結(jié)束后，工作人員應(yīng)仔細(xì)檢查會場，查看有無參會者遺落的物品。另外，還應(yīng)將會場進行清理，使其恢復(fù)原狀。2．整理資料工作人員應(yīng)根據(jù)會議的實際情況，并根據(jù)所有文件資料的屬性進行