行政會議室使用管理制度

行政會議室使用管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保公司會議的有序、高效進(jìn)行，提高決策效率與執(zhí)行力，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略及管理需要，特制定本行政會議室使用管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的組織、召開及管理。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各級部門、項目組以及其他需要使用會議室進(jìn)行會議活動的組織和個人。

2.公司外部會議、培訓(xùn)等活動，參照本制度執(zhí)行。

三、會議類型

1.公司級會議：涉及公司戰(zhàn)略、重大決策、年度總結(jié)及計劃等會議。

2.部門級會議：各部門內(nèi)部業(yè)務(wù)溝通、協(xié)調(diào)及解決問題的會議。

3.項目組會議：針對特定項目進(jìn)行的討論、協(xié)調(diào)及推進(jìn)的會議。

4.專題會議：針對某一特定問題或主題召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議發(fā)起人負(fù)責(zé)，會議發(fā)起人需提前制定會議計劃，明確會議目的、議程、參會人員等。

2.會議發(fā)起人應(yīng)確保會議內(nèi)容符合公司戰(zhàn)略發(fā)展及業(yè)務(wù)需求，避免召開無實質(zhì)內(nèi)容的會議。

3.會議組織者應(yīng)確保會議通知及時、準(zhǔn)確，并做好會議資料的準(zhǔn)備工作。

五、參會人員要求

1.參會人員應(yīng)按時參加各項會議，如有特殊情況不能參會，需提前向會議發(fā)起人請假。

2.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保持會議秩序，積極參與討論，并提出建設(shè)性意見和建議。

3.參會人員應(yīng)保守會議秘密，未經(jīng)許可，不得泄露會議內(nèi)容。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補(bǔ)充。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修改或廢止，由行政管理部門負(fù)責(zé)修訂并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起人根據(jù)工作需要，確定會議主題、目的、議程和參會人員范圍。

2.會議發(fā)起人應(yīng)提前制定會議計劃，明確會議時間、地點、預(yù)計時長等，并向行政管理部門提出會議室預(yù)約申請。

3.行政管理部門根據(jù)會議室使用情況，安排合適的會議室，并將會議室預(yù)約結(jié)果通知會議發(fā)起人。

4.會議發(fā)起人收到會議室預(yù)約確認(rèn)后，負(fù)責(zé)通知參會人員，并在會議前將會議議程、資料等發(fā)送給參會人員。

二、會議通知

1.會議通知應(yīng)包含以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議聯(lián)系人等。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員，緊急會議需提前至少4小時通知。

3.會議通知可通過電話、郵件、即時通訊工具等多種方式發(fā)送。

三、會議召開

1.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查會議設(shè)備設(shè)施是否齊全、完好。

2.會議開始時，會議主持人簡要介紹會議主題、目的和議程，明確會議紀(jì)律。

3.會議期間，參會人員應(yīng)按照議程進(jìn)行發(fā)言和討論，會議主持人負(fù)責(zé)控制會議節(jié)奏，確保會議有序進(jìn)行。

4.會議期間，如有需要，可對會議議程進(jìn)行調(diào)整，但需經(jīng)會議主持人同意。

四、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，并于會議結(jié)束后及時整理成會議紀(jì)要。

3.會議紀(jì)要由會議主持人審核，并在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

2.會議發(fā)起人應(yīng)跟蹤督促會議決策的落實，并對會議效果進(jìn)行評估。

3.會議總結(jié)和評估結(jié)果可作為今后改進(jìn)會議管理的依據(jù)。

六、會議資料的歸檔

1.會議紀(jì)要、會議通知、會議議程等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔，以備查閱。

2.會議資料的歸檔工作由會議記錄人負(fù)責(zé)，并在會議結(jié)束后1周內(nèi)完成。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)由會議記錄人整理完成，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成審核，確保會議紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)布給所有參會人員，并通過郵件、即時通訊工具等方式通知到位。

4.參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后2個工作日內(nèi)確認(rèn)收到，并對會議紀(jì)要中的決策和任務(wù)分工進(jìn)行確認(rèn)。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工應(yīng)由各責(zé)任人在規(guī)定時間內(nèi)完成。

2.責(zé)任人應(yīng)將任務(wù)執(zhí)行情況及時向會議發(fā)起人匯報，會議發(fā)起人負(fù)責(zé)跟蹤任務(wù)的進(jìn)展。

3.如任務(wù)執(zhí)行過程中遇到問題，責(zé)任人應(yīng)主動溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案，并及時向會議發(fā)起人反饋。

三、會議決策的執(zhí)行監(jiān)督

1.會議發(fā)起人應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保決策得到有效實施。

2.對于重大決策或關(guān)鍵任務(wù)的執(zhí)行，會議發(fā)起人應(yīng)制定具體的監(jiān)督計劃，明確監(jiān)督頻次和責(zé)任人。

3.如發(fā)現(xiàn)決策執(zhí)行不力或存在偏差，會議發(fā)起人應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

四、會議紀(jì)要的更新與反饋

1.會議紀(jì)要中的任務(wù)執(zhí)行情況應(yīng)定期更新，以反映最新的工作進(jìn)展。

2.會議紀(jì)要的更新應(yīng)由責(zé)任人和會議發(fā)起人共同完成，并在每次更新后通知所有參會人員。

3.參會人員對會議紀(jì)要的更新內(nèi)容有異議或建議時，應(yīng)及時向會議發(fā)起人提出，以便及時調(diào)整和改進(jìn)。

五、會議紀(jì)要的歸檔與應(yīng)用

1.會議紀(jì)要及其更新版本應(yīng)在每個任務(wù)完成后進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查詢和使用。

2.會議紀(jì)要的歸檔工作由會議記錄人負(fù)責(zé)，確保資料的完整性和可追溯性。

3.會議紀(jì)要的內(nèi)容和經(jīng)驗教訓(xùn)應(yīng)作為公司知識管理和經(jīng)驗傳承的重要組成部分，供今后類似會議參考和借鑒。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議發(fā)起人提前向行政管理部門提交會議室預(yù)約申請。

2.預(yù)約申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計時長、參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政管理部門根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室，并在收到預(yù)約申請后1個工作日內(nèi)回復(fù)預(yù)約結(jié)果。

4.如遇緊急會議，會議發(fā)起人可向行政管理部門說明情況，行政管理部門將優(yōu)先安排會議室。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間進(jìn)行，會議開始前15分鐘，會議主持人或指定人員負(fù)責(zé)簽到并啟動會議設(shè)備。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾等不文明行為。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，確保門窗關(guān)閉。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.會議主持人應(yīng)在會議開始前檢查設(shè)備是否正常，如有問題應(yīng)及時向行政管理部門報修。

3.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)備，合理使用，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時報告行政管理部門。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、電路系統(tǒng)等安全設(shè)施正常。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得私拉亂接電源線，不得攜帶易燃易爆物品進(jìn)入會議室。

3.如遇緊急情況，會議主持人應(yīng)立即組織參會人員按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

五、會議室服務(wù)與支持

1.行政管理部門應(yīng)為會議提供必要的服務(wù)和支持，包括但不限于會議資料準(zhǔn)備、設(shè)備操作指導(dǎo)等。

2.會議期間，如需行政管理部門協(xié)助，會議主持人或指定人員可隨時與行政管理部門聯(lián)系。

3.行政管理部門應(yīng)定期收集會議反饋，不斷優(yōu)化會議室管理服務(wù)，提高會議效率。

六、會議室預(yù)約與使用監(jiān)督

1.行政管理部門應(yīng)對會議室的預(yù)約和使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保會議室資源得到合理利用。

2.如發(fā)現(xiàn)惡意占用會議室、預(yù)約后未使用等行為，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒和制止。

3.行政管理部門應(yīng)定期公布會議室使用情況，接受全體員工的監(jiān)督。

第五章附則