WHVK-QP-03-03對(duì)外文件控制程序

武漢市萬科房地產(chǎn)有限公司程序文件對(duì)外文件控制程序編號(hào)：WHVK/QP-03-03版號(hào)/修改狀態(tài)：A/1生效日期：2004-3-15第1頁共4頁目的本程序規(guī)定公司或各部門對(duì)外發(fā)文的控制流程，以確保對(duì)對(duì)外文件的有效控制。適用范圍適用于公司（或公司下屬各部門）對(duì)政府主管部門、集團(tuán)公司、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位、顧客發(fā)文的審批和控制工作。職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門對(duì)外發(fā)文（或本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公司對(duì)外發(fā)文）的起草和報(bào)批工作，營(yíng)銷策劃部負(fù)責(zé)對(duì)顧客公開文件的制定、審核和控制。公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司對(duì)外發(fā)文的審批，各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門對(duì)外發(fā)文的審批。工作程序?qū)︻櫩凸_文件是指公司向顧客口頭或書面提供的文件或信息，如售樓書、服務(wù)承諾、質(zhì)量保證書、使用說明書、有關(guān)手續(xù)辦理規(guī)定、媒體廣告信息、海報(bào)、展板、宣傳資料、統(tǒng)一口徑等；專業(yè)部分（如質(zhì)量保證書）可要求專業(yè)部門協(xié)助進(jìn)行編制對(duì)顧客公開文件是指公司向顧客口頭或書面提供的文件或信息，如售樓書、服務(wù)承諾、質(zhì)量保證書、使用說明書、有關(guān)手續(xù)辦理規(guī)定、媒體廣告信息、海報(bào)、展板、宣傳資料、統(tǒng)一口徑等；專業(yè)部分（如質(zhì)量保證書）可要求專業(yè)部門協(xié)助進(jìn)行編制公開文件草案擬訂須向顧客提供的公開文件草案營(yíng)銷策劃部擬訂須向顧客提供的公開文件草案營(yíng)銷策劃部由營(yíng)銷部牽頭，可采用會(huì)議或郵件討論形式；相關(guān)部門由營(yíng)銷部牽頭，可采用會(huì)議或郵件討論形式；相關(guān)部門填寫《對(duì)顧客公開文件審批表》組織相關(guān)部門討論并修改營(yíng)銷策劃部審批總經(jīng)理審批總經(jīng)理《對(duì)顧客公開文件審批表》否《對(duì)顧客公開文件審批表》是《對(duì)顧客公開文件目錄》保留文件副本《對(duì)顧客公開文件目錄》保留文件副本營(yíng)銷策劃部=1\*GB3①建立公開文件清單建立公開文件清單《歸檔登記表》總辦信息員通過內(nèi)部網(wǎng)發(fā)布最新公開文件，且閱讀權(quán)限為公司部門經(jīng)理級(jí)以上及營(yíng)銷部全體?？傓k信息員=1\*GB3①《歸檔登記表》總辦信息員通過內(nèi)部網(wǎng)發(fā)布最新公開文件，且閱讀權(quán)限為公司部門經(jīng)理級(jí)以上及營(yíng)銷部全體。總辦信息員文件存檔并在公司內(nèi)部發(fā)布文件存檔并在公司內(nèi)部發(fā)布填寫《對(duì)顧客公開文件目錄》中填寫《對(duì)顧客公開文件目錄》中“發(fā)放時(shí)間”一欄；以公司名義向顧客提供的書面文件需蓋公章，按《印鑒及各類證照保管指引》執(zhí)行。方式包括直接提供原文、公開、口頭轉(zhuǎn)述等等向顧客提供公開文件營(yíng)銷策劃部向顧客提供公開文件營(yíng)銷策劃部營(yíng)銷策劃部根據(jù)市場(chǎng)及行業(yè)信息，對(duì)公開文件進(jìn)行評(píng)審，一般每月進(jìn)行一次，如有市場(chǎng)變動(dòng)，可以進(jìn)行即時(shí)的評(píng)審；營(yíng)銷策劃部根據(jù)市場(chǎng)及行業(yè)信息，對(duì)公開文件進(jìn)行評(píng)審，一般每月進(jìn)行一次，如有市場(chǎng)變動(dòng)，可以進(jìn)行即時(shí)的評(píng)審；一次有效的公開文件無需定期評(píng)審；填寫《對(duì)顧客公開文件審批表》營(yíng)銷策劃部營(yíng)銷策劃部是否修改定期評(píng)審公開文件是否修改定期評(píng)審公開文件是否繼續(xù)使用營(yíng)銷策劃部繼續(xù)使用營(yíng)銷策劃部其他對(duì)外發(fā)文控制流程發(fā)文部門對(duì)外文件草案發(fā)文部門對(duì)外文件草案起草/修改對(duì)外文件起草/修改對(duì)外文件部門經(jīng)理對(duì)外文件部門經(jīng)理對(duì)外文件在留存底稿上簽字如部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)為同一人，則取消此步驟審核審核修改發(fā)文修改發(fā)文審批審批通過否公司對(duì)外發(fā)文由總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門對(duì)外發(fā)文由部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?？偨?jīng)理可授權(quán)他人審批簽字；在文件留存稿上審批簽字通過否公司對(duì)外發(fā)文由總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門對(duì)外發(fā)文由部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?？偨?jīng)理可授權(quán)他人審批簽字；在文件留存稿上審批簽字主管領(lǐng)導(dǎo)終止終止同意同意將具有保留價(jià)值的文件存檔；將具有保留價(jià)值的文件存檔；《文件與檔案管理程序》《文件登記表》終止發(fā)文發(fā)文部門終止發(fā)文發(fā)文部門如無須蓋章則取消此步驟如無須蓋章則取消此步驟《文件與檔案管理程序》《文件登記表》《印鑒及各類證照保管指引》發(fā)文部門在公章管理員處加蓋公章發(fā)文部門在公章管理員處加蓋公章《文件與檔案管理程序》發(fā)文部門《文件與檔案管理程序》發(fā)文部門審批底稿原件存檔審批底稿原件存檔《文件與檔案管理程序》《文件簽收登記表》《文件與檔案管理程序》《文件簽收登記表》發(fā)文部門對(duì)外發(fā)文對(duì)外發(fā)文相關(guān)文件文件與檔案管理程序WHVK/QP-03-04印鑒及各類證照保管指引WHVK/WI-03-03-01相關(guān)記錄對(duì)顧客公開文件目錄WHVK/QP-03-03-B01對(duì)顧客公開文件審批表WHVK/QP-03-03-B02歸檔登記表WHVK/QP-03-04-B05文件簽收登記表WHVK/QP-03-04-B03對(duì)顧客公開文件目錄編號(hào)：WHVK/QP-03-03-B01版號(hào)：A序號(hào)：序號(hào)文件名生效時(shí)間作廢時(shí)間發(fā)放方式發(fā)放范圍發(fā)放時(shí)間備注對(duì)顧客公開文件審批表編號(hào)：WHVK/QP-03-03-B02版號(hào)：B 序號(hào)：建議部門建議人建議時(shí)間發(fā)放范圍發(fā)放時(shí)間文件名稱文件編號(hào)□編寫□修訂□廢止修訂頁碼本次為第___次修訂編制/修訂原因：營(yíng)銷策劃部經(jīng)理意見：是否定期評(píng)審：□是，評(píng)審周期□否發(fā)布方式：□集中公告□應(yīng)客戶要求出示□統(tǒng)一口徑□其他該文件涉及部門：