管理信息系統(tǒng)實施失敗原因分析

管理信息系統(tǒng)實施失敗原因分析管理信息系統(tǒng)實施失敗原因分析[摘要]某企業(yè)集團因工作需要，自行開發(fā)了一套網(wǎng)絡(luò)版的人事管理要進行二次開發(fā)。本文從系統(tǒng)開發(fā)的生命周期角度進行分析，發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)實施失敗的主要原因是系統(tǒng)規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計三個階段工作的跨越，針對發(fā)現(xiàn)的原因，本文嘗試為該系統(tǒng)二次開發(fā)提出相應(yīng)建議。一、案例背景A集團是國資委屬下某上市公司的控股企業(yè)，該集團業(yè)務(wù)覆蓋地域廣，下屬機構(gòu)眾多且分布在多個省市，企業(yè)員工日常內(nèi)部流動頻繁，人事信息經(jīng)常處于變動之中，人事信息維護工作量大。然而，由于缺乏聯(lián)網(wǎng)的人事管理信息系統(tǒng)，集團公司人力資源部日常無法實時掌握全集團的人事動態(tài)信息，關(guān)于人事信息的收集，一般都要經(jīng)過下屬各級單位進行層層上報，之后由集團公司人工進行數(shù)據(jù)匯總來獲得，工作量極大。同時，集團的上級總公司也無法掌握全總公司實時的人事變動信息。為了加強人事基礎(chǔ)信息的管理，總公司委托專業(yè)公司開發(fā)了一套網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)，并要求下屬各集團公司也要開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)，且開發(fā)的系統(tǒng)其數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、各類代碼要與總公司的系統(tǒng)相對接，以便未來可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。按上級的要求，A集團的領(lǐng)導(dǎo)安排企業(yè)內(nèi)部的信息技術(shù)部門自行開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)，由集團人力資源部配合實施。A集團內(nèi)部各級人事工作人員均希望通過開發(fā)的系統(tǒng)，能夠提高日后的工作效率，理順工作流程，減少日常工作量。然而，經(jīng)過一年左右時間的開發(fā)，人事管理信息系統(tǒng)上線了，雖有遠程數(shù)據(jù)錄入、存儲、查詢的功能，卻由于用戶界面不友好、模塊功能交叉、操作效率低等原因，無法滿足集團內(nèi)部提高人事工作效率的需求。系統(tǒng)開發(fā)失敗的代價是成本、時間、效率等用好已有的開發(fā)成果，A集團計劃基于現(xiàn)有系統(tǒng)進行二次開發(fā)。下文將分析該系統(tǒng)的開發(fā)實施過程，找出其實施失敗的原因，并嘗試為該系統(tǒng)二次開發(fā)提出改進建議。二、系統(tǒng)開發(fā)實施過程A集團信息技術(shù)部門在接到系統(tǒng)開發(fā)工作安排后，立即著手實施系統(tǒng)開發(fā)計劃。部門內(nèi)部開會進行研究，指派了負責(zé)開發(fā)的工程師，并與總公司相關(guān)部門聯(lián)系取得了數(shù)據(jù)庫的源代碼與結(jié)構(gòu)設(shè)計標準。信息技術(shù)部門同時聯(lián)系了A集團的人力資源部，由人力資源部牽頭，召集了全集團下屬各個單位的人力資源部相關(guān)人員開了一次系統(tǒng)需求研討會。參會時，由于是臨時通知，大部分參會人員對此次會議的目的認識比較模糊，并沒有做充分的準備，會上主要是告知參會人員集團公司將開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)的事，并要求各單位全力配合，沒有更進一步的細節(jié)方面的討論。會后，信息技術(shù)部便著手開始進行系統(tǒng)開發(fā)，負責(zé)該項目工程師團隊在開發(fā)過程中常與集團人力資源部的人員進行溝通，以了解人力資源部門對系統(tǒng)應(yīng)用的需求。系統(tǒng)開發(fā)過程中，每有階段性開發(fā)成果，信息技術(shù)部就將開發(fā)好的模塊開放供用戶試用，要求用戶錄三、系統(tǒng)開發(fā)失敗原因分析關(guān)于系統(tǒng)開發(fā)項目的失敗原因，國內(nèi)外學(xué)者進行過較系統(tǒng)的研究。Linberg（1999）的研究認為影響軟件項目開發(fā)成敗的關(guān)鍵因素包括強有力的領(lǐng)導(dǎo)、組織氛圍、技術(shù)要素、可行的計劃、專業(yè)的人員等要素[1]。Kappelman等人（2006）歸納了導(dǎo)致IT項目實施失敗的首要的12個原因，并將其分為兩類，一類是與人相關(guān)的原因，包括：缺乏高層管理的支持、項目管理力量薄弱、利益相關(guān)者參與不足、項目開發(fā)團隊的責(zé)任心不強、項目成員缺乏相關(guān)的知識和技術(shù)、企業(yè)專家工作太忙沒時間參與；另一類是與開發(fā)過程相關(guān)的原因，包括：缺乏書面的需求分析文檔和成功的標準、缺乏項目變更管理的流程、開發(fā)日程不合理、利益相關(guān)者之間溝通不暢、沒有足夠的資源、由于首次開發(fā)缺乏既有的開發(fā)經(jīng)驗而得不到組織上的支持與相關(guān)資源，因為管理者不知道要投入多少資源進行支持[2]。Linberg和Kappelman等人的研究對本案例的分析具有較大的參考價值，但為了準確分析各類導(dǎo)致失敗的因素在實際工作中發(fā)生作用的過程，需要將這些因素放入具體的系統(tǒng)開發(fā)實施過程中進行分析。本文采用生命周期法對A集團的系統(tǒng)開發(fā)過程進行分析，生命周期法是是一種常用的系統(tǒng)分析設(shè)計方法體系，它將信息系統(tǒng)的開發(fā)過程劃分為系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行維護五個階段[3]。分析A集團的系統(tǒng)開發(fā)過程，可以看出該集團在系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析方面只做了少量的工作，系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)同步進行，開發(fā)與調(diào)試、實施同步進行，最后投入運行，可見A集團人事管理信息系統(tǒng)開發(fā)失敗的原因主要是系統(tǒng)規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計這三個階段工作的跨越，主要體現(xiàn)在以下三個方面。一是系統(tǒng)規(guī)劃不足。系統(tǒng)規(guī)劃不足的第一個問題是系統(tǒng)定位不清，體現(xiàn)在系統(tǒng)的戰(zhàn)略定位、功能定位不清晰。由于該系統(tǒng)開發(fā)前上級與下屬單位之間的各層管理人員未進行充分溝通，導(dǎo)致不同層級的管理人員各有各對系統(tǒng)的期望，終沒有界定清楚項目的范圍與最終的質(zhì)量標準。系統(tǒng)規(guī)劃不足的第二個問題是在系統(tǒng)開發(fā)前未做系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)規(guī)劃。該系統(tǒng)是典型的邊設(shè)計邊開發(fā)，導(dǎo)致了項目后期系統(tǒng)修改的工作量大大增加，資源投入也隨著大幅增長。系統(tǒng)規(guī)劃不足的第三個問題是規(guī)劃的資源投入不足。A集團由于是首次進行管理信息系統(tǒng)開發(fā)，因為缺乏以往的成功案例，不知道要投入多少資源進行開發(fā)，導(dǎo)致投入該系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)力量、時間資源均嚴二是需求分析不充分。需求分析不充分體現(xiàn)在兩方面，一是系統(tǒng)開發(fā)前集團召開的需求分析會并沒有實質(zhì)性的工作成果，人事工作者作為項目開發(fā)的重要參與者的作用沒有發(fā)揮好。二是信息技術(shù)部的技術(shù)人員缺乏系統(tǒng)開發(fā)的項目管理經(jīng)驗與技術(shù)經(jīng)驗，沒有進行系統(tǒng)規(guī)劃、用戶需求分析并形成項目計劃書的工作經(jīng)驗，在系統(tǒng)開發(fā)前沒有采用科學(xué)的調(diào)研方法詳細地調(diào)查了解人力資源部日常的業(yè)務(wù)工作流程及其需求，在系統(tǒng)開發(fā)過程中以設(shè)計者主觀思維為導(dǎo)向，忽視了用戶的需求。需求分析不充分是信息系統(tǒng)開發(fā)失敗的最根本原因。三是系統(tǒng)功能設(shè)計不實用。該系統(tǒng)在開發(fā)前沒有進行系統(tǒng)性的功能設(shè)計并形成設(shè)計說明書。系統(tǒng)功不實用體現(xiàn)在多個方面，例如，系統(tǒng)批處理數(shù)據(jù)的功能差；用戶界面功能相似的入口眾多，常令用戶找不到準確的數(shù)據(jù)錄入與查詢?nèi)肟?；界面模塊功能分類交叉，人事工作人員在錄入一項業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)時，需要在系統(tǒng)中進行多次頁面切換，且這些頁面切換被用戶認為是根本不必要的。有做足這三個階段的工作，主要因素可以從Kappelman等人的研究結(jié)果中對標識別，一是人員的原因，系統(tǒng)開發(fā)項目管理力量單薄，沒有采用科學(xué)的項目管理控制措施；技術(shù)力量單??；主要的利益相關(guān)者，即企業(yè)的人事工作專業(yè)人員沒有充分地參與系統(tǒng)的需求分析與系統(tǒng)設(shè)計工作；二是開發(fā)過程中的原因，系統(tǒng)開發(fā)周期中，幾份關(guān)鍵性的階段性工作文檔沒有完整地形成，它們是系統(tǒng)規(guī)劃說明書、系統(tǒng)分析說明書、系統(tǒng)設(shè)計說明書，并由于企業(yè)是首次進行系統(tǒng)開發(fā)，經(jīng)驗不足，資源投入四、系統(tǒng)二次開發(fā)工作建議針對A集團系統(tǒng)開發(fā)已經(jīng)存在的階段性狀況，本文嘗試為其二次開發(fā)提出改進建議。A集團開發(fā)的人事管理信息系統(tǒng)由于采用了其總公司系統(tǒng)中成熟的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，所以就數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)邏輯本身而言是合理的，之所以不被用戶采納，主要原因是用戶界面不友好、實用性差?；谶@兩個原因，建議采取以下措施進行改進：1、重新進行用戶需求分析，界定系統(tǒng)功能范圍與質(zhì)量人力資源部要指派專家配合信息技術(shù)部門制定出詳細的用戶需求分析計劃，采用科學(xué)的調(diào)研方法，梳理各項人事業(yè)務(wù)流程及這些流程涉及到的文件、工作人員及其權(quán)限，并形成書面文檔，開發(fā)前將各項細節(jié)與用2、精簡界面，優(yōu)化模塊設(shè)計。從有效的管理幅度來說界面的模塊入口不宜過多，系統(tǒng)的模塊功能設(shè)計需要優(yōu)化，以做到功能清晰、簡潔直觀為目標，對用戶操作界面進行優(yōu)化。模塊功能要相互獨立，減少功能交叉項，減少數(shù)據(jù)冗余，優(yōu)先在最常用的人事信息管理功能上對系統(tǒng)進行優(yōu)化。3、優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入方式。一是增加批處理數(shù)據(jù)功能，方便人力資源部門將大量既有管理數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入；二是通過工作流程由系統(tǒng)自動更新數(shù)據(jù)，盡量減少工作流程與數(shù)據(jù)修改分開操作的情況；三是錄入數(shù)據(jù)的界面要以工作事件為導(dǎo)向，方便用戶就一項工作涉及的數(shù)據(jù)在同一個界面全部錄入，改變原來的根據(jù)數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)設(shè)計用戶錄入界面的模式。4、重新設(shè)計系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程。人事工作業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化是人事管理信息系統(tǒng)最能提升人事工作整體效率的價值所在。人事工作業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化需要高效的業(yè)務(wù)流程設(shè)計，高效的業(yè)務(wù)流程設(shè)計需要從實地調(diào)研中產(chǎn)生，并需要調(diào)整改進企業(yè)即有管理模式中不合理的低效率部分，同時充分研究影響業(yè)務(wù)辦理的各個控制節(jié)點及其權(quán)限以及工作流。系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程須經(jīng)仔細調(diào)研后，最終形成書面文檔，并經(jīng)用戶確認后再進行系統(tǒng)開發(fā)，可以減少系統(tǒng)開發(fā)后期因需要修改而產(chǎn)生的大量工作量。從系統(tǒng)開發(fā)的生命周期來看，成功的