會(huì)務(wù)工作手冊(cè)

會(huì)務(wù)工作手冊(cè)會(huì)議是集思廣益、聚眾議事的一種討論形式。上海工程技術(shù)大學(xué)對(duì)在校區(qū)內(nèi)舉行的會(huì)議管理，目的是追求會(huì)議之必需，會(huì)議之效率，避免凡事開會(huì)之會(huì)海現(xiàn)象。下面是店鋪精心為你們整理的會(huì)務(wù)工作手冊(cè)的相關(guān)內(nèi)容，希望你們會(huì)喜歡!會(huì)務(wù)工作手冊(cè)一、會(huì)議管理會(huì)議是集思廣益、聚眾議事的一種討論形式。上海工程技術(shù)大學(xué)對(duì)在校區(qū)內(nèi)舉行的會(huì)議管理，目的是追求會(huì)議之必需，會(huì)議之效率，避免凡事開會(huì)之會(huì)?，F(xiàn)象。我校將會(huì)議分成周安排會(huì)議、部門會(huì)議、外單位借場(chǎng)(委托)會(huì)議三類。1、周安排會(huì)議管理周安排會(huì)議是通過校長(zhǎng)辦公室將由校領(lǐng)導(dǎo)主持的重要活動(dòng)和會(huì)議組織安排在一周會(huì)議安排中之會(huì)議活動(dòng)。為使一周會(huì)議安排及時(shí)準(zhǔn)確，做到“一周會(huì)議早知道”，要求有關(guān)部門做好向校辦報(bào)送工作，報(bào)送截止時(shí)間要求為每周四下午15:00。2、部門會(huì)議管理部門會(huì)議是由部門組織、召集，部門負(fù)責(zé)人主持的各種會(huì)議。為了使部門會(huì)議有序進(jìn)行，請(qǐng)有關(guān)部門提前三天到校辦辦理會(huì)場(chǎng)使用登記手續(xù)。3、外單位借場(chǎng)(委托)會(huì)議管理外單位借場(chǎng)會(huì)議是外單位借用我校會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的會(huì)議。外單位委托會(huì)議是外單位委托我校有關(guān)部門組織實(shí)施，并使用我校會(huì)場(chǎng)的會(huì)議。外單位借場(chǎng)會(huì)議需要該單位與校辦聯(lián)系，簽訂借用協(xié)議，并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才予進(jìn)行。外單位委托會(huì)議需由我校有關(guān)承接部門以部門報(bào)告形式向?qū)W校申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)，在校辦組織協(xié)調(diào)下進(jìn)行各項(xiàng)會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作。二、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作內(nèi)容會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作是保證會(huì)議舉行質(zhì)量和效果的重要部分，需認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿?。?huì)前應(yīng)制訂會(huì)務(wù)預(yù)案。1、明確會(huì)議主題主題是舉行會(huì)議要完成的任務(wù)和目標(biāo)。主題往往與會(huì)名相關(guān)，會(huì)名要名實(shí)相符，妥帖恰當(dāng)。根據(jù)會(huì)議主題預(yù)設(shè)出席會(huì)議人員范圍和人數(shù)，以達(dá)到會(huì)議舉辦效果。2、明確會(huì)議議程會(huì)議議程通常是指會(huì)議要進(jìn)行的逐相內(nèi)容的安排，也是主持者主持的方案。應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定通過，并作為會(huì)議文件一部分發(fā)放給與會(huì)者。3、明確會(huì)場(chǎng)布置與設(shè)備要求會(huì)場(chǎng)是開會(huì)的場(chǎng)所，要結(jié)合參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議效果來綜合考慮會(huì)場(chǎng)的選用;會(huì)場(chǎng)布置要簡(jiǎn)約，與會(huì)議內(nèi)容相符。根據(jù)會(huì)議的不同類型進(jìn)行桌臺(tái)、席卡、話筒、投影、鮮花等的準(zhǔn)備。4、明確會(huì)議責(zé)任人會(huì)議籌備班子的人員組成和工作分配是保證會(huì)議組織完成重要前提，以使各部門(人員)分別按照其職責(zé)要求完成會(huì)議籌備和會(huì)議工作任務(wù)，做到人有專責(zé)，事有專人。5、會(huì)議通知擬定發(fā)放會(huì)議通知必須簡(jiǎn)明扼要。通常須具備會(huì)名、會(huì)期、開始時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議參加人員范圍、入場(chǎng)憑證、籌備會(huì)議的聯(lián)系人(單位、聯(lián)系方式)等七要素。上述七要素，可據(jù)會(huì)議的特點(diǎn)，相取選用。通知發(fā)放應(yīng)該與會(huì)議舉行時(shí)間有一提前量，保證有途中時(shí)間和反饋時(shí)間。通知發(fā)出后，應(yīng)跟蹤落實(shí)。邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)、委辦領(lǐng)導(dǎo)出席，提前一個(gè)月報(bào)上級(jí)主管部門;邀請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)出席，提前五～十個(gè)工作日?qǐng)?bào)兩辦。6、會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議文件在經(jīng)有關(guān)方面審定完成后，應(yīng)事先印制成冊(cè)(頁)，在會(huì)議期間發(fā)放至每位與會(huì)者。7、會(huì)前檢查會(huì)前檢查是落實(shí)預(yù)案、保證開好會(huì)議的重要步驟?，F(xiàn)場(chǎng)檢查的主要內(nèi)容有會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置以及會(huì)場(chǎng)擴(kuò)音、播放設(shè)備等。這一工作應(yīng)在會(huì)議正式開始前2小時(shí)完成，如是隔天上午舉行的會(huì)議應(yīng)在前一天下午完成。三、會(huì)間服務(wù)1、入場(chǎng)禮儀會(huì)務(wù)服務(wù)人員在會(huì)議開始前須站在會(huì)場(chǎng)入口處禮貌熱情地向客人問好，并引請(qǐng)客人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)入座。先到達(dá)的客人入座以后，及時(shí)提供服務(wù)。2、會(huì)議簽到及時(shí)了解準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員出席情況，及時(shí)正確地把出席、列席及缺席人數(shù)統(tǒng)計(jì)出來，報(bào)告主辦方有關(guān)人員。會(huì)議進(jìn)行半小時(shí)后，將簽到冊(cè)、簽到臺(tái)的整理、收集工作。3、規(guī)范服務(wù)會(huì)議期間，服務(wù)員站于會(huì)議室門口隨時(shí)提供服務(wù)，直至?xí)h結(jié)束。服務(wù)員20-30分鐘為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況按客人要求服務(wù)。會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換各種用品。4、技術(shù)保障影像、擴(kuò)音設(shè)備操作者須保持高度的注意力，要有內(nèi)外場(chǎng)分工，協(xié)調(diào)聯(lián)系保持工況正常。5、相互協(xié)作相關(guān)會(huì)務(wù)工作人員保持在會(huì)場(chǎng)內(nèi)外崗位工作，以便做好協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，臨機(jī)應(yīng)變。6、會(huì)議記錄做好有關(guān)如會(huì)議錄像、照相、錄音等會(huì)議記錄工作。7、外延工作如布置休會(huì)茶歇，文體活動(dòng)、與會(huì)人員合影及住宿交通返程等有關(guān)服務(wù)。8、安全保衛(wèi)指定專人維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，保持良好的會(huì)場(chǎng)秩序，確保會(huì)場(chǎng)安全。四、會(huì)后工作1、禮儀服務(wù)會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)員、工作人員應(yīng)站在會(huì)場(chǎng)門口，微笑著向客人道別。2、會(huì)場(chǎng)檢查與會(huì)人員完全離場(chǎng)后，會(huì)務(wù)人員及時(shí)仔細(xì)地檢查會(huì)場(chǎng)，查看是否有遺忘的東西和文件，爭(zhēng)取及時(shí)交還。對(duì)未及時(shí)交還的物品要有專人負(fù)責(zé)保存，盡快與主辦方取得聯(lián)系，及早送還。3、設(shè)施、設(shè)備檢查將會(huì)議舉辦中使用的用具、設(shè)備整理好，對(duì)借用的用具、設(shè)備及時(shí)歸還。關(guān)閉空調(diào)、電燈、窗、鎖好會(huì)議室門。并對(duì)會(huì)場(chǎng)設(shè)備設(shè)施的使用狀況做好檢查并記錄。4、材料、記錄整理做好會(huì)議材料的整理工作。文件、席卡及相關(guān)材料的清退、收集、歸檔工作。5、工作總結(jié)對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)，肯定成績(jī)，找出問題。對(duì)給予會(huì)議幫助的有關(guān)人士，及時(shí)寄感謝信表示謝意。五、會(huì)務(wù)工作的分類與要求1、會(huì)見在約定時(shí)間、場(chǎng)合和方式為前提，接待者與來訪者彼此對(duì)面相見的活動(dòng)。各種級(jí)別的會(huì)談、交往、交流活動(dòng)。雙方要共同協(xié)商安排好會(huì)見計(jì)劃，明確時(shí)間、地點(diǎn)、議程及內(nèi)容。2、晚會(huì)晚上舉行的以文娛節(jié)目為主的集會(huì)。重大慶典等系列交流活動(dòng)的組成部分。要根據(jù)來賓的性質(zhì)、身份、風(fēng)俗習(xí)慣、雙方的相互關(guān)系，本地的傳統(tǒng)文化和實(shí)際能力擬定，應(yīng)以具有本地特色的音樂、歌曲、戲劇、舞蹈為主，必要時(shí)可加入一兩個(gè)來賓所在地知名節(jié)目或來賓本人喜愛的節(jié)目。正裝出席。演出時(shí)應(yīng)印制專門的節(jié)目單，人手一份，對(duì)每個(gè)節(jié)目略加介紹。來賓座位的安排要便于安全保衛(wèi)，位置要最佳，通常最好的座位在第七至九排的中間。還要讓賓主集中就座，來賓進(jìn)場(chǎng)、退場(chǎng)要比較方便。演出前，接待人員要在門口迎候，并專門設(shè)立休息廳，主人與來賓共同步入劇場(chǎng)，其他觀眾應(yīng)起立鼓掌歡迎。演出結(jié)束時(shí)，主人與來賓要一同上臺(tái)，向演員獻(xiàn)花、見面、合影，來賓退場(chǎng)后，觀眾才離開。3、茶會(huì)用茶點(diǎn)招待賓客的社交活動(dòng)集會(huì)。休閑、輕松、隨意的社交活動(dòng)。舉行茶話會(huì)的最佳時(shí)間是下午四點(diǎn)鐘左右。有些時(shí)候，亦可將其安排在上午十點(diǎn)鐘左右。茶話會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)度，若是將其限定在一個(gè)小時(shí)至兩個(gè)小時(shí)之內(nèi)，效果最佳。適宜舉行茶話會(huì)的大致場(chǎng)地主要有學(xué)校的會(huì)議廳、學(xué)校的多功能廳、賓館的多功能廳、包高檔的營(yíng)業(yè)性茶樓或茶室。安排具體座次時(shí)，主要采取環(huán)繞式、散座式、圓桌式、主席式。除主要供應(yīng)茶水之外，在茶話會(huì)上還可以為與會(huì)者略備一些點(diǎn)心、水果或是小吃。要求品種對(duì)路、數(shù)量充足，并且便于取食，最好同時(shí)將擦手巾一并上桌。4、座談是在約定的時(shí)間、場(chǎng)所中，雙方不拘形式地討論的活動(dòng)。各種討論性、增進(jìn)性、多邊性的交流活動(dòng)。舉行雙邊洽談時(shí)，應(yīng)使用長(zhǎng)桌或橢圓形桌子。在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐，其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)就坐。舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國(guó)際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會(huì)議”。5、展覽以相關(guān)的主題，通過某種表現(xiàn)方式將展品陳列，供參觀者觀看的活動(dòng)。可作為參觀活動(dòng)的一部分。工作內(nèi)容主要包括參展單位的確定、展覽內(nèi)容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛(wèi)的事項(xiàng)、輔助服務(wù)的項(xiàng)目等等。對(duì)參展人員要求在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個(gè)主要方面特別的重視：(1)、努力維護(hù)整體形象。在一般情況下，要求在展位上工作的人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一著裝,男士應(yīng)當(dāng)剃須，女士則最好化淡妝。(2)、時(shí)時(shí)注意待人禮貌。當(dāng)觀眾走近自己的展位時(shí)，工作人員都要面含微笑，主動(dòng)地向?qū)Ψ秸f：“您好!歡迎光臨!”當(dāng)觀眾離去時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)真誠(chéng)地向?qū)Ψ角飞硎┒Y，并道以“謝謝光臨”，或是“再見”。(3)、三要善于運(yùn)用解說技巧。在實(shí)事求是的前提下，要注意對(duì)其揚(yáng)長(zhǎng)避短。不過，爭(zhēng)搶尾隨觀眾兜售展品，弄虛作假，或是強(qiáng)行向觀眾推介展品，則不可取。6、發(fā)布會(huì)以一定的主題向社會(huì)、新聞界傳播信息的活動(dòng)。具有重要意義的信息傳播、宣傳活動(dòng)。發(fā)布會(huì)組織工作應(yīng)當(dāng)包括會(huì)議的籌備、媒體的邀請(qǐng)、現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)酬、善后的事宜等四個(gè)主要方面的內(nèi)容?；I備新聞發(fā)布會(huì)，要做好主題的確定、時(shí)空的選擇、人員的安排、材料的準(zhǔn)備等項(xiàng)具體工作。新聞發(fā)布會(huì)主持人應(yīng)善于把握大局，長(zhǎng)于引導(dǎo)提問，并且具有豐富的會(huì)議主持經(jīng)驗(yàn)。(1)、材料的準(zhǔn)備：①.發(fā)言提綱;②.問答提綱;③.宣傳提綱;④.輔助材料。(2)、會(huì)后的事宜：①.了解新聞界的反應(yīng);②.整理保存會(huì)議資料;③.酌情采取補(bǔ)救措施;④.對(duì)于失誤，要主動(dòng)采取一些必要的對(duì)策。六、座次安排常識(shí)1、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排(1)、主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。(2)、主席臺(tái)座次排列：①.領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)②.領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。主主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)③.幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對(duì)一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對(duì)一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對(duì)邀請(qǐng)的上級(jí)單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級(jí)單位或同級(jí)單位的來賓，