ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理體系之7：“5領(lǐng)導(dǎo)作用-5.3 崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀、實(shí)施流程和風(fēng)險(xiǎn)描述(雷澤佳編制-2024)

“5領(lǐng)導(dǎo)作用-5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀、實(shí)施流程和風(fēng)險(xiǎn)描述ISO∕IEC42001-2023《信息技術(shù)-人工智能管理體系》之7：“5領(lǐng)導(dǎo)作用-5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀、實(shí)施流程和風(fēng)險(xiǎn)描述(雷澤佳編制，2024年9月)第1部分：“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”條文“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”標(biāo)準(zhǔn)條文解讀5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限最高管理者應(yīng)確保在組織內(nèi)部分配并溝通相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限。最高管理者在組織內(nèi)部對(duì)崗位、職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確分配的重要性。此要求旨在確保人工智能管理體系的順利運(yùn)行，每個(gè)崗位都清晰了解其應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和擁有的權(quán)限。通過(guò)明確的分配，可以減少職責(zé)不清、權(quán)限不明的情況，從而提高整個(gè)組織的管理效率和運(yùn)作效果。崗位、職責(zé)與權(quán)限的分配和溝通；明確崗位職責(zé)：針對(duì)組織內(nèi)部涉及人工智能的各個(gè)崗位，制定清晰的職責(zé)描述，明確每個(gè)崗位的具體工作任務(wù)、責(zé)任范圍和目標(biāo)；分配相應(yīng)權(quán)限：基于崗位職責(zé)，為每個(gè)崗位分配必要的權(quán)限，確保崗位人員能夠順利開(kāi)展工作，并在其權(quán)限范圍內(nèi)做出決策；形成正式文件：將崗位職責(zé)和權(quán)限分配以正式文件形式記錄，如崗位說(shuō)明書(shū)、權(quán)限清單等，以便員工查閱和遵循。溝通職責(zé)與權(quán)限：通過(guò)下列有效的溝通機(jī)制，將崗位職責(zé)和權(quán)限信息傳達(dá)給每個(gè)崗位的人員，確保他們對(duì)自己的職責(zé)和權(quán)限有充分的認(rèn)識(shí)和理解。內(nèi)部會(huì)議：組織定期的內(nèi)部會(huì)議，向全體員工或相關(guān)部門(mén)明確傳達(dá)崗位職責(zé)和權(quán)限分配情況，確保信息的全面覆蓋；培訓(xùn)與教育：通過(guò)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，讓員工深入理解自己崗位的具體職責(zé)和權(quán)限，以及與其他崗位之間的協(xié)作關(guān)系；信息平臺(tái)：利用組織內(nèi)部信息平臺(tái)或公告欄，發(fā)布崗位職責(zé)和權(quán)限的詳細(xì)信息，便于員工隨時(shí)查閱；反饋機(jī)制：建立有效的反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工就崗位職責(zé)和權(quán)限分配提出建議和意見(jiàn)，促進(jìn)持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化；示例與案例分享：通過(guò)具體示例或案例分享，幫助員工更好地理解職責(zé)和權(quán)限的實(shí)際應(yīng)用，提升執(zhí)行效率。最高管理者應(yīng)分配職責(zé)和權(quán)限，以：a）確保人工智能管理體系符合本文件的要求；最高管理者應(yīng)分配職責(zé)和權(quán)限確保符合人工智能管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求：根據(jù)ISO/IEC42001-2023《信息技術(shù)-人工智能管理體系》的要求，最高管理者在構(gòu)建和運(yùn)行人工智能管理體系時(shí)，需明確并分配各崗位的職責(zé)和權(quán)限。這一關(guān)鍵步驟是確保整個(gè)管理體系能夠有效運(yùn)行，并嚴(yán)格符合標(biāo)準(zhǔn)文件規(guī)定的關(guān)鍵前提。確保管理體系符合ISO∕IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求；在分配職責(zé)時(shí)，最高管理者應(yīng)確保所有相關(guān)人員都清楚理解自己在AI管理體系中的角色和職責(zé)，特別是那些直接關(guān)系到體系合規(guī)性的職責(zé)。例如，需要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)視和評(píng)價(jià)人工智能管理體系的運(yùn)行情況，確保其始終符合ISO/IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)要求。同時(shí)，還需要建立相應(yīng)的反饋機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正任何不符合標(biāo)準(zhǔn)的行為或活動(dòng)。確保人工智能管理體系符合ISO/IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求的關(guān)鍵崗位示例：AI治理官：負(fù)責(zé)整體監(jiān)督AI管理體系的運(yùn)行情況，確保其符合標(biāo)準(zhǔn)要求，并協(xié)調(diào)各部門(mén)間的合作與溝通；數(shù)據(jù)安全官：專(zhuān)注于數(shù)據(jù)安全策略的制定與實(shí)施，確保AI應(yīng)用中涉及的數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，避免數(shù)據(jù)泄露或?yàn)E用；AI項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)具體AI項(xiàng)目的規(guī)劃、執(zhí)行與監(jiān)控，確保項(xiàng)目在遵循標(biāo)準(zhǔn)的前提下高效推進(jìn)；合規(guī)專(zhuān)員：持續(xù)跟蹤最新的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)，確保組織的AI管理體系始終保持合規(guī)狀態(tài)。分配適當(dāng)?shù)臋?quán)限以支持職責(zé)履行。為了確保職責(zé)的有效履行，最高管理者還需要分配適當(dāng)?shù)臋?quán)限給相關(guān)人員。這些權(quán)限應(yīng)當(dāng)與他們的職責(zé)相匹配，以便他們能夠在各自的領(lǐng)域內(nèi)做出必要的決策和行動(dòng)。權(quán)限的分配必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批和監(jiān)控，以防止濫用或誤用。人工智能管理體系中的關(guān)鍵崗位與職責(zé)分配示例崗位名稱(chēng)崗位職責(zé)概述崗位權(quán)限概述風(fēng)險(xiǎn)管理崗負(fù)責(zé)識(shí)別、評(píng)估、監(jiān)控和應(yīng)對(duì)人工智能系統(tǒng)可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，包括技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等有權(quán)制定風(fēng)險(xiǎn)管理策略、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、協(xié)調(diào)資源以應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，并向最高管理者報(bào)告風(fēng)險(xiǎn)狀況人工智能系統(tǒng)影響評(píng)估崗評(píng)估人工智能系統(tǒng)對(duì)組織、社會(huì)、環(huán)境等方面的影響，包括正面影響和潛在負(fù)面影響有權(quán)進(jìn)行影響評(píng)估研究、提出改進(jìn)建議，并參與制定人工智能系統(tǒng)的應(yīng)用策略資產(chǎn)和資源管理崗管理人工智能系統(tǒng)所需的資產(chǎn)（如硬件、軟件、數(shù)據(jù)）和資源（如人力資源、財(cái)務(wù)資源），確保其有效配置和利用有權(quán)制定資產(chǎn)和資源管理計(jì)劃、進(jìn)行資源調(diào)配、監(jiān)督資源使用情況，并報(bào)告資源利用效率信息安全崗負(fù)責(zé)保護(hù)人工智能系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、使用、泄露、破壞等威脅有權(quán)制定信息安全策略、實(shí)施安全控制措施、監(jiān)控安全事件，并報(bào)告安全狀況物理安全崗確保人工智能系統(tǒng)相關(guān)物理設(shè)施（如服務(wù)器機(jī)房、數(shù)據(jù)中心）的安全，防止物理入侵和破壞有權(quán)制定物理安全規(guī)范、進(jìn)行安全檢查、管理物理訪問(wèn)權(quán)限，并報(bào)告物理安全狀況隱私保護(hù)崗保護(hù)個(gè)人信息和敏感數(shù)據(jù)的隱私，確保人工智能系統(tǒng)的使用符合隱私保護(hù)法律法規(guī)有權(quán)制定隱私保護(hù)政策、實(shí)施隱私控制措施、處理隱私投訴，并報(bào)告隱私保護(hù)狀況開(kāi)發(fā)崗負(fù)責(zé)人工智能系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試和維護(hù)等工作有權(quán)參與系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)、編寫(xiě)代碼、進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、修復(fù)漏洞，并持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)性能績(jī)效管理崗評(píng)估人工智能系統(tǒng)的性能、效率和效果，制定績(jī)效指標(biāo)，并監(jiān)控績(jī)效達(dá)成情況有權(quán)制定績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、收集和分析績(jī)效數(shù)據(jù)、提出改進(jìn)建議，并向管理層報(bào)告績(jī)效狀況人員監(jiān)督崗監(jiān)督人工智能系統(tǒng)相關(guān)人員的工作表現(xiàn)、遵守規(guī)章制度和職業(yè)道德情況有權(quán)進(jìn)行人員考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲，并處理違規(guī)行為供方關(guān)系管理崗管理人工智能系統(tǒng)相關(guān)的供應(yīng)商和合作伙伴關(guān)系，確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定和可靠有權(quán)選擇供應(yīng)商、簽訂合作協(xié)議、監(jiān)督合同履行情況，并處理供應(yīng)商糾紛法律合規(guī)崗確保人工智能系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、部署和使用符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求有權(quán)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、制定合規(guī)策略、處理合規(guī)問(wèn)題，并向管理層報(bào)告合規(guī)狀況數(shù)據(jù)質(zhì)量管理崗負(fù)責(zé)人工智能系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的收集、清洗、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、使用等全生命周期的質(zhì)量管理有權(quán)制定數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量、處理數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，并優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程b）向最高管理者報(bào)告人工智能管理體系的績(jī)效；分配人工智能管理體系績(jī)效報(bào)告的職責(zé)與權(quán)限：最高管理者需分配明確的職責(zé)和權(quán)限，以確保有一個(gè)機(jī)制能夠向最高管理者直接報(bào)告人工智能管理體系的績(jī)效。人工智能管理體系績(jī)效的定期報(bào)告：應(yīng)建立一個(gè)報(bào)告機(jī)制，該機(jī)制應(yīng)能夠定期向最高管理者提供關(guān)于人工智能管理體系績(jī)效的詳細(xì)信息。這些績(jī)效信息可能包括但不限于：人工智能管理體系的運(yùn)行效率、AI項(xiàng)目的進(jìn)展情況、目標(biāo)達(dá)成情況、技術(shù)創(chuàng)新、存在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)、客戶(hù)滿(mǎn)意度、改進(jìn)措施及效果等。通過(guò)這些信息，最高管理者能夠全面了解管理體系的運(yùn)行狀態(tài)，并據(jù)此作出相應(yīng)的決策；全面績(jī)效報(bào)告內(nèi)容報(bào)告AI管理體系績(jī)效的關(guān)鍵崗位與職責(zé)：向最高管理者報(bào)告體系績(jī)效的角色通常由高級(jí)管理層中的關(guān)鍵崗位人員擔(dān)任，如首席技術(shù)官(CTO)、首席信息官(CIO)或?qū)ｉT(mén)負(fù)責(zé)AI項(xiàng)目管理的執(zhí)行副總裁等。這些崗位人員不僅需了解AI技術(shù)的最新進(jìn)展，還需掌握管理體系的運(yùn)行狀況，以確保能夠全面、準(zhǔn)確地向最高管理者報(bào)告績(jī)效；報(bào)告AI管理體系績(jī)效的途徑（方式）：可包括定期會(huì)議、書(shū)面報(bào)告、電子郵件、績(jī)效看板等多種形式。定期會(huì)議允許面對(duì)面交流，增強(qiáng)溝通效果；書(shū)面報(bào)告和電子郵件便于記錄和存檔，確保信息可追溯；績(jī)效看板則能實(shí)時(shí)展示關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPIs)，讓最高管理者一目了然。此外，還可利用數(shù)字化工具，如管理信息系統(tǒng)(MIS)或企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)，自動(dòng)收集、整合和呈現(xiàn)績(jī)效數(shù)據(jù)；最高管理者的監(jiān)督與指導(dǎo)：向最高管理者報(bào)告績(jī)效的目的在于為其提供一個(gè)監(jiān)督和指導(dǎo)管理體系運(yùn)行的平臺(tái)。最高管理者可以根據(jù)報(bào)告內(nèi)容，對(duì)管理體系的不足之處進(jìn)行干預(yù)和指導(dǎo)，提出改進(jìn)措施或調(diào)整方向，以確保管理體系始終符合組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求。附件A（A.3.2）提供了規(guī)定和分配崗位與職責(zé)的控制。B.3.2提供了該控制的實(shí)施指南。目標(biāo)：建立人工智能系統(tǒng)的責(zé)任制；ISO/IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求組織在內(nèi)部確立明確的責(zé)任制，確保人工智能系統(tǒng)的實(shí)施、運(yùn)行和管理均以負(fù)責(zé)任的方式進(jìn)行。這一目標(biāo)的設(shè)立旨在通過(guò)明確的責(zé)任分工，促進(jìn)組織的透明度、可問(wèn)責(zé)性和合規(guī)性。通過(guò)實(shí)施責(zé)任制，組織能夠更有效地管理和控制人工智能系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)，確保其行為符合倫理和法律要求，同時(shí)保障人工智能系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。確定和分配人工智能的崗位和職責(zé)。根據(jù)組織需要確定和分配AI崗位和職責(zé)：組織應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際需求和戰(zhàn)略目標(biāo)，確定和分配與人工智能系統(tǒng)相關(guān)的崗位和職責(zé)。這包括識(shí)別哪些部門(mén)和員工將負(fù)責(zé)人工智能系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、部署、運(yùn)維等各個(gè)環(huán)節(jié)，并明確各崗位的具體職責(zé)和任務(wù)；規(guī)定崗位和職責(zé)的重要性：規(guī)定崗位和職責(zé)對(duì)于確保整個(gè)組織在人工智能系統(tǒng)全生命周期中的崗位責(zé)任制至關(guān)重要。通過(guò)明確的崗位和職責(zé)劃分，可以確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，避免職責(zé)不清、推諉扯皮的情況發(fā)生。同時(shí)，這也有助于提高員工的工作積極性和責(zé)任感，促進(jìn)組織的整體效率和效果；分配角色和職責(zé)時(shí)的考慮因素：在分配人工智能相關(guān)的角色和職責(zé)時(shí)，組織應(yīng)充分考慮人工智能方針、目標(biāo)和已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)。這包括評(píng)估不同崗位對(duì)人工智能系統(tǒng)的影響程度、所需的專(zhuān)業(yè)技能和資源投入等因素，以確保分配的合理性和科學(xué)性。此外，組織還應(yīng)優(yōu)先考慮如何分配崗位和職責(zé)，以確保關(guān)鍵領(lǐng)域和重要環(huán)節(jié)得到充分的關(guān)注和支持；崗位職責(zé)的明確性：崗位職責(zé)應(yīng)界定到適合個(gè)人履行其職責(zé)的程度。這意味著每個(gè)崗位的職責(zé)都應(yīng)具體、清晰、可操作，避免模糊不清或過(guò)于寬泛的表述。通過(guò)明確的崗位職責(zé)，員工可以清楚地了解自己的工作任務(wù)和要求，從而更好地履行自己的職責(zé)和義務(wù)。同時(shí)，這也有助于組織對(duì)員工的工作績(jī)效進(jìn)行客觀、公正的評(píng)價(jià)和考核。具體見(jiàn)《附件A：A.3內(nèi)部組織——規(guī)定和分配崗位與職責(zé)的控制實(shí)施指南》。附件A：規(guī)定和分配崗位與職責(zé)的控制實(shí)施指南工作第2部分：“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”流程控制表一級(jí)流程二級(jí)流程三級(jí)流程流程節(jié)點(diǎn)控制要點(diǎn)所期望輸出崗位規(guī)劃與設(shè)置崗位需求分析分析組織需求，明確AI管理崗位類(lèi)型明確AI相關(guān)業(yè)務(wù)需求和目標(biāo)確定關(guān)鍵AI管理流程與活動(dòng)識(shí)別所需的崗位種類(lèi)與數(shù)量AI管理崗位需求分析報(bào)告崗位設(shè)計(jì)編制崗位說(shuō)明書(shū)，明確職責(zé)、權(quán)限、任職要求根據(jù)業(yè)務(wù)需求，細(xì)化崗位描述明確崗位間協(xié)作關(guān)系制定任職能力標(biāo)準(zhǔn)和培訓(xùn)需求AI管理崗位說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估與調(diào)整評(píng)估崗位設(shè)置的合理性和有效性，定期調(diào)整收集員工和相關(guān)部門(mén)反饋分析崗位效率與業(yè)績(jī)必要時(shí)調(diào)整崗位設(shè)置和職責(zé)崗位評(píng)估報(bào)告及調(diào)整建議職責(zé)分配與溝通職責(zé)分配根據(jù)崗位說(shuō)明書(shū)，分配具體職責(zé)給崗位人員確保職責(zé)與崗位需求一致明確責(zé)任人記錄職責(zé)分配情況職責(zé)分配表職責(zé)溝通通過(guò)多種方式溝通職責(zé)分配情況內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)與教育信息平臺(tái)公告反饋機(jī)制收集員工意見(jiàn)員工對(duì)職責(zé)清晰理解和認(rèn)同權(quán)限分配與管理權(quán)限評(píng)估根據(jù)職責(zé)需要，評(píng)估并分配相應(yīng)權(quán)限權(quán)限與職責(zé)相匹配確保權(quán)限有效且可控記錄權(quán)限分配情況權(quán)限分配清單權(quán)限監(jiān)督監(jiān)控權(quán)限使用情況，防止濫用權(quán)限變更審批流程定期審查權(quán)限使用情況處理違規(guī)行為權(quán)限使用情況監(jiān)控報(bào)告績(jī)效報(bào)告與監(jiān)督績(jī)效數(shù)據(jù)采集收集AI管理體系的績(jī)效數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)采集范圍包括效率、進(jìn)展、滿(mǎn)意度等使用信息系統(tǒng)輔助收集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性校驗(yàn)AI管理體系績(jī)效數(shù)據(jù)集績(jī)效報(bào)告編制編制AI管理體系績(jī)效報(bào)告匯總并分析績(jī)效數(shù)據(jù)評(píng)估績(jī)效達(dá)標(biāo)情況提出改進(jìn)建議AI管理體系績(jī)效報(bào)告績(jī)效報(bào)告提交與監(jiān)督提交績(jī)效報(bào)告給最高管理者，并進(jìn)行反饋循環(huán)定期提交報(bào)告面對(duì)面或書(shū)面形式溝通跟進(jìn)改進(jìn)措施的執(zhí)行效果管理者對(duì)績(jī)效的全面了解與決策指導(dǎo)第3部分：“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)清單過(guò)程名稱(chēng)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)描述（風(fēng)險(xiǎn)源、過(guò)程運(yùn)行可能發(fā)生什么并產(chǎn)生什么后果及其對(duì)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程目標(biāo)帶來(lái)什么影響）崗位規(guī)劃與設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)源：崗位設(shè)置不合理或缺乏前瞻性風(fēng)險(xiǎn)描述：如果崗位設(shè)置未能充分考慮人工智能技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)和組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，可能導(dǎo)致崗位與業(yè)務(wù)需求不匹配，進(jìn)而影響AI項(xiàng)目的實(shí)施效率和效果此外，缺乏前瞻性的崗位規(guī)劃可能使得組織在未來(lái)發(fā)展中面臨人力資源短缺或技能錯(cuò)配的風(fēng)險(xiǎn)后果：項(xiàng)目延誤、成本超支、技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)力下降，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的業(yè)務(wù)價(jià)值對(duì)實(shí)現(xiàn)AI管理體系目標(biāo)的影響：降低整體管理體系的有效性和可持續(xù)性職責(zé)分配與溝通風(fēng)險(xiǎn)源：職責(zé)分配不明確或溝通不暢風(fēng)險(xiǎn)描述：若職責(zé)分配不夠明確，各崗位間可能產(chǎn)生責(zé)任重疊或責(zé)任真空，導(dǎo)致工作推諉或效率低下同時(shí)，如果溝通機(jī)制不健全，員工對(duì)自身的職責(zé)和權(quán)限認(rèn)知不清，也會(huì)影響工作的順利進(jìn)行后果：工作效率降低、協(xié)作困難、內(nèi)部沖突增多對(duì)實(shí)現(xiàn)AI管理體系目標(biāo)的影響：削弱團(tuán)隊(duì)凝聚力，阻礙管理體系的有效運(yùn)行權(quán)限分配與管理風(fēng)險(xiǎn)源：權(quán)限分配不當(dāng)或管理不善風(fēng)險(xiǎn)描述：權(quán)限分配過(guò)多或過(guò)少都可能導(dǎo)致問(wèn)題權(quán)限過(guò)多可能引發(fā)權(quán)力濫用或誤用，損害組織利益；權(quán)