總部會議管理制度

總部會議管理制度第一章總則

為加強總部會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度適用于總部所有層級會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會等。

一、會議目的

1.傳達政策、決策和戰(zhàn)略規(guī)劃；

2.交流信息，協(xié)調(diào)工作，解決問題；

3.提高團隊協(xié)作，促進業(yè)務發(fā)展；

4.培訓員工，提升能力。

二、會議原則

1.精簡高效：會議應突出重點，精簡議程，嚴格控制會議時間；

2.有備而來：參會人員應提前準備會議材料，確保會議內(nèi)容充實；

3.討論充分：鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議；

4.決策明確：會議結(jié)論應明確，形成決策，會后及時落實。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如項目協(xié)調(diào)會、專題研討會等；

3.常務會議：董事會、管理層等固定召開的會議；

4.外部會議：與外部單位或合作伙伴召開的會議。

四、會議組織

1.會議召集：由會議主持人或指定人員負責召集；

2.會議通知：提前發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容；

3.會議簽到：參會人員應按時簽到，確保會議出席情況；

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項。

五、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，減少干擾；

2.會議期間，不隨意離席，如有特殊情況需提前向主持人請假；

3.會議內(nèi)容涉及敏感信息，參會人員應嚴格保密；

4.會議結(jié)束后，參會人員應按照會議紀要要求，及時落實相關(guān)工作。

六、本制度的解釋權(quán)歸總部所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)要求，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議主要議題和目標；

2.擬定會議議程：列出會議討論的主要內(nèi)容和預計時間，明確各議題的匯報人或主持人；

3.選定會議時間：根據(jù)參會人員的時間安排，選擇合適的會議時間；

4.選定會議地點：根據(jù)參會人數(shù)和會議性質(zhì)，選擇合適的會議室；

5.發(fā)布會議通知：提前通知參會人員，內(nèi)容包括會議主題、議程、時間、地點等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前簽到，確認出席；

2.會議主持人：主持人宣布會議開始，介紹會議主題和議程，強調(diào)會議紀律；

3.議題討論：按照議程順序，依次討論各個議題，鼓勵與會人員積極發(fā)言；

4.匯報與總結(jié)：議題討論結(jié)束后，相關(guān)責任人進行匯報，主持人進行總結(jié)；

5.決策與部署：根據(jù)討論結(jié)果，形成決策，并對相關(guān)工作進行部署。

三、會議記錄

1.記錄會議內(nèi)容：指定專人記錄會議討論的過程、結(jié)論和待辦事項；

2.整理會議紀要：會議結(jié)束后，整理會議紀要，明確各責任人和完成時限；

3.分發(fā)會議紀要：將會議紀要發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和落實相關(guān)工作；

4.歸檔保存：將會議紀要和相關(guān)材料歸檔，以備查閱。

四、會議后續(xù)

1.跟蹤落實：會議結(jié)束后，各責任人應按照會議紀要要求，及時推進相關(guān)工作；

2.反饋進展：各責任人需定期向會議主持人或指定人員反饋工作進展；

3.評估效果：根據(jù)會議決策的執(zhí)行情況，評估會議效果，為后續(xù)會議提供改進建議。

五、會議變更與取消

1.會議變更：如需變更會議時間、地點或議程，應提前通知參會人員；

2.會議取消：如因特殊情況需取消會議，應提前通知參會人員，并說明原因。

遵循以上會議流程，有助于提高總部會議的效率和質(zhì)量，確保各項工作有序推進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策和任務的落實，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，由指定人員負責整理會議紀要，內(nèi)容包括會議主題、討論要點、決策事項、任務分工、完成時限等；

2.會議紀要應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核；

3.會議主持人審核通過后，將會議紀要發(fā)送給所有參會人員和相關(guān)責任人；

4.會議紀要需以書面形式（電子版或紙質(zhì)版）保存，并確保相關(guān)人員可隨時查閱。

二、任務分工與責任落實

1.會議紀要中明確各任務的責任人，確保每項任務都有人負責；

2.責任人接到會議紀要后，應立即著手開展工作，確保按時完成任務；

3.如有跨部門協(xié)作的任務，責任人應主動與其他部門溝通，確保工作順利進行；

4.責任人需定期向會議主持人或指定人員匯報工作進展，確保任務按時完成。

三、跟蹤監(jiān)督與評估

1.會議主持人或指定人員應定期檢查會議紀要中的任務落實情況，對進度滯后或未完成的任務進行督促；

2.對跨部門協(xié)作的任務，應加強協(xié)調(diào)，確保任務順利推進；

3.定期召開評估會議，對會議決策的執(zhí)行情況進行總結(jié)，分析問題，提出改進措施；

4.評估結(jié)果作為對相關(guān)部門和人員績效考核的依據(jù)。

四、會議紀要的更新與反饋

1.責任人完成工作任務后，應及時在會議紀要中更新任務狀態(tài)；

2.如任務進展出現(xiàn)重大問題，責任人應立即向會議主持人或指定人員匯報，尋求解決方案；

3.會議紀要的更新和反饋情況，應定期向全體參會人員通報，以便了解工作動態(tài)；

4.會議紀要的最終版應在所有任務完成后進行歸檔，以備查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議的順利進行，提高會議室的使用效率，維護會議室設施設備，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政或相關(guān)部門提交會議室申請；

2.申請內(nèi)容包括會議主題、參會人數(shù)、使用時間、所需設備等；

3.行政或相關(guān)部門根據(jù)申請內(nèi)容，合理安排會議室，并在會議前做好準備工作；

4.若會議室使用時間發(fā)生沖突，按照“先申請、先安排”的原則處理。

二、會議室使用

1.會議組織者應提前到達會議室，檢查設備設施是否齊全、完好；

2.會議期間，參會人員應愛護會議室設施，遵守會議紀律，保持會議室整潔；

3.嚴禁在會議室吸煙、進食，嚴禁私拉亂接電源線；

4.會議結(jié)束后，及時關(guān)閉投影儀、音響等設備，切斷電源，關(guān)閉門窗。

三、會議室設施管理

1.行政或相關(guān)部門負責會議室設施的管理和維護，確保設備正常運行；

2.定期檢查會議室設施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，避免影響會議使用；

3.針對不同會議需求，提供相應的設備支持，如投影儀、音響、白板等；

4.建立會議室設備使用臺賬，記錄設備使用情況，為設備更新和維修提供依據(jù)。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室應保持干凈整潔，每日進行清掃，定期進行深度清潔；

2.會議期間，提供充足的飲用水和紙筆等會議用品；

3.會議結(jié)束后，參會人員應將垃圾帶走，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生；

4.行政或相關(guān)部門加強對會議室環(huán)境衛(wèi)生的檢查，對不符合要求的情況及時整改。

遵循以上會議室管理規(guī)定，有助于提高會議室使用效率，為各類會議提供良好的環(huán)境保障。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制