總部會(huì)議管理制度

總部會(huì)議管理制度第一章總則

為加強(qiáng)總部會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。本制度適用于總部所有層級(jí)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)等。

一、會(huì)議目的

1.傳達(dá)政策、決策和戰(zhàn)略規(guī)劃；

2.交流信息，協(xié)調(diào)工作，解決問(wèn)題；

3.提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展；

4.培訓(xùn)員工，提升能力。

二、會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)高效：會(huì)議應(yīng)突出重點(diǎn)，精簡(jiǎn)議程，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間；

2.有備而來(lái)：參會(huì)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議材料，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)；

3.討論充分：鼓勵(lì)與會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見(jiàn)和建議；

4.決策明確：會(huì)議結(jié)論應(yīng)明確，形成決策，會(huì)后及時(shí)落實(shí)。

三、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)等；

3.常務(wù)會(huì)議：董事會(huì)、管理層等固定召開(kāi)的會(huì)議；

4.外部會(huì)議：與外部單位或合作伙伴召開(kāi)的會(huì)議。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議召集：由會(huì)議主持人或指定人員負(fù)責(zé)召集；

2.會(huì)議通知：提前發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容；

3.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)簽到，確保會(huì)議出席情況；

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，減少干擾；

2.會(huì)議期間，不隨意離席，如有特殊情況需提前向主持人請(qǐng)假；

3.會(huì)議內(nèi)容涉及敏感信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作。

六、本制度的解釋權(quán)歸總部所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)要求，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主要議題和目標(biāo)；

2.擬定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的主要內(nèi)容和預(yù)計(jì)時(shí)間，明確各議題的匯報(bào)人或主持人；

3.選定會(huì)議時(shí)間：根據(jù)參會(huì)人員的時(shí)間安排，選擇合適的會(huì)議時(shí)間；

4.選定會(huì)議地點(diǎn)：根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議室；

5.發(fā)布會(huì)議通知：提前通知參會(huì)人員，內(nèi)容包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前簽到，確認(rèn)出席；

2.會(huì)議主持人：主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題和議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律；

3.議題討論：按照議程順序，依次討論各個(gè)議題，鼓勵(lì)與會(huì)人員積極發(fā)言；

4.匯報(bào)與總結(jié)：議題討論結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行匯報(bào)，主持人進(jìn)行總結(jié)；

5.決策與部署：根據(jù)討論結(jié)果，形成決策，并對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行部署。

三、會(huì)議記錄

1.記錄會(huì)議內(nèi)容：指定專人記錄會(huì)議討論的過(guò)程、結(jié)論和待辦事項(xiàng)；

2.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)議紀(jì)要，明確各責(zé)任人和完成時(shí)限；

3.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和落實(shí)相關(guān)工作；

4.歸檔保存：將會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)材料歸檔，以備查閱。

四、會(huì)議后續(xù)

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議結(jié)束后，各責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，及時(shí)推進(jìn)相關(guān)工作；

2.反饋進(jìn)展：各責(zé)任人需定期向會(huì)議主持人或指定人員反饋工作進(jìn)展；

3.評(píng)估效果：根據(jù)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，評(píng)估會(huì)議效果，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)建議。

五、會(huì)議變更與取消

1.會(huì)議變更：如需變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或議程，應(yīng)提前通知參會(huì)人員；

2.會(huì)議取消：如因特殊情況需取消會(huì)議，應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并說(shuō)明原因。

遵循以上會(huì)議流程，有助于提高總部會(huì)議的效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策和任務(wù)的落實(shí)，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，由指定人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議主題、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、任務(wù)分工、完成時(shí)限等；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核；

3.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員和相關(guān)責(zé)任人；

4.會(huì)議紀(jì)要需以書面形式（電子版或紙質(zhì)版）保存，并確保相關(guān)人員可隨時(shí)查閱。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確各任務(wù)的責(zé)任人，確保每項(xiàng)任務(wù)都有人負(fù)責(zé)；

2.責(zé)任人接到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即著手開(kāi)展工作，確保按時(shí)完成任務(wù)；

3.如有跨部門協(xié)作的任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)與其他部門溝通，確保工作順利進(jìn)行；

4.責(zé)任人需定期向會(huì)議主持人或指定人員匯報(bào)工作進(jìn)展，確保任務(wù)按時(shí)完成。

三、跟蹤監(jiān)督與評(píng)估

1.會(huì)議主持人或指定人員應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)落實(shí)情況，對(duì)進(jìn)度滯后或未完成的任務(wù)進(jìn)行督促；

2.對(duì)跨部門協(xié)作的任務(wù)，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，確保任務(wù)順利推進(jìn)；

3.定期召開(kāi)評(píng)估會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析問(wèn)題，提出改進(jìn)措施；

4.評(píng)估結(jié)果作為對(duì)相關(guān)部門和人員績(jī)效考核的依據(jù)。

四、會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋

1.責(zé)任人完成工作任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)在會(huì)議紀(jì)要中更新任務(wù)狀態(tài)；

2.如任務(wù)進(jìn)展出現(xiàn)重大問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)立即向會(huì)議主持人或指定人員匯報(bào)，尋求解決方案；

3.會(huì)議紀(jì)要的更新和反饋情況，應(yīng)定期向全體參會(huì)人員通報(bào)，以便了解工作動(dòng)態(tài)；

4.會(huì)議紀(jì)要的最終版應(yīng)在所有任務(wù)完成后進(jìn)行歸檔，以備查閱。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室的使用效率，維護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政或相關(guān)部門提交會(huì)議室申請(qǐng)；

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間、所需設(shè)備等；

3.行政或相關(guān)部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前做好準(zhǔn)備工作；

4.若會(huì)議室使用時(shí)間發(fā)生沖突，按照“先申請(qǐng)、先安排”的原則處理。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備設(shè)施是否齊全、完好；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)議室整潔；

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，嚴(yán)禁私拉亂接電源線；

4.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，切斷電源，關(guān)閉門窗。

三、會(huì)議室設(shè)施管理

1.行政或相關(guān)部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施的管理和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議使用；

3.針對(duì)不同會(huì)議需求，提供相應(yīng)的設(shè)備支持，如投影儀、音響、白板等；

4.建立會(huì)議室設(shè)備使用臺(tái)賬，記錄設(shè)備使用情況，為設(shè)備更新和維修提供依據(jù)。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，每日進(jìn)行清掃，定期進(jìn)行深度清潔；

2.會(huì)議期間，提供充足的飲用水和紙筆等會(huì)議用品；

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將垃圾帶走，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生；

4.行政或相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生的檢查，對(duì)不符合要求的情況及時(shí)整改。

遵循以上會(huì)議室管理規(guī)定，有助于提高會(huì)議室使用效率，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境保障。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制