公司會議室外借管理制度

公司會議室外借管理制度第一章總則

為確保公司會議的高效、有序進(jìn)行，規(guī)范會議室的使用與管理，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。公司會議室外借管理制度適用于公司內(nèi)部各部門及外部單位借用會議室的相關(guān)事宜。

一、目的

1.規(guī)范會議室使用，提高會議效率；

2.保障會議室資源合理分配，滿足公司及外部單位會議需求；

3.確保會議室設(shè)施設(shè)備完好，提供良好的會議環(huán)境。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各部門召開的各類會議；

2.本制度適用于外部單位借用公司會議室的相關(guān)事宜。

三、定義

1.會議室：指公司內(nèi)部用于召開各類會議的固定場所；

2.借用單位：指公司內(nèi)部各部門及外部單位。

四、權(quán)責(zé)

1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)會議室的日常管理與維護(hù)；

2.各部門負(fù)責(zé)本部門會議的申請與組織；

3.借用單位負(fù)責(zé)會議室使用期間的安全、衛(wèi)生及設(shè)施設(shè)備完好。

五、基本原則

1.公平、公正、公開原則：會議室借用遵循先申請、先審批、先使用的原則；

2.效率優(yōu)先原則：優(yōu)先保障重要、緊急會議的需求；

3.節(jié)約原則：合理規(guī)劃會議時間，避免會議室資源浪費(fèi)。

六、會議室外借流程

1.借用單位需提前向行政管理部門提交會議室借用申請；

2.行政管理部門根據(jù)會議性質(zhì)、時間、規(guī)模等因素，審批會議室借用申請；

3.審批通過后，借用單位與行政管理部門簽訂會議室借用協(xié)議；

4.借用單位按照協(xié)議約定使用會議室，并負(fù)責(zé)會議室使用期間的安全、衛(wèi)生及設(shè)施設(shè)備完好；

5.會議結(jié)束后，借用單位需及時歸還會議室，并反饋使用情況。

七、違規(guī)處理

1.借用單位違反本制度規(guī)定，行政管理部門有權(quán)取消其借用資格；

2.借用單位造成會議室設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；

3.借用單位未按照約定歸還會議室，影響其他會議正常進(jìn)行的，行政管理部門有權(quán)強(qiáng)制收回會議室，并視情況給予通報批評。

八、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及管理需要，適時進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以公布實(shí)施。

九、附則

本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)公司會議秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下是公司會議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議發(fā)起人需明確會議主題，確保會議內(nèi)容緊密圍繞主題展開，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

2.制定會議議程：會議議程應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題等內(nèi)容，并在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

3.發(fā)送會議通知：行政管理部門負(fù)責(zé)發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程等信息，提醒參會人員準(zhǔn)時參加。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議發(fā)起人需提前準(zhǔn)備好會議所需的材料，并在會議開始前分發(fā)給參會人員。

5.預(yù)約會議室：根據(jù)會議規(guī)模和需求，提前向行政管理部門申請借用合適的會議室。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，行政管理部門負(fù)責(zé)組織參會人員進(jìn)行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人宣布會議開始：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議紀(jì)律，宣布會議正式開始。

3.會議討論：按照議程安排，逐一討論會議議題。會議主持人應(yīng)確保討論有序進(jìn)行，避免跑題。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議討論內(nèi)容，包括主要觀點(diǎn)、決策和行動計劃等。

5.會議決策：針對討論議題，形成會議決策，明確責(zé)任人和完成時間。

三、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議討論內(nèi)容進(jìn)行簡要總結(jié)，確保參會人員對會議決策和行動計劃有清晰的認(rèn)識。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人需在1個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，并發(fā)送給會議主持人審核。

3.會議紀(jì)要審批：會議主持人對會議紀(jì)要進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，并簽字確認(rèn)。

4.發(fā)布會議紀(jì)要：行政管理部門將審批通過的會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便跟進(jìn)執(zhí)行。

四、會議跟進(jìn)

1.責(zé)任人根據(jù)會議決策和行動計劃，按時推進(jìn)相關(guān)工作。

2.行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督會議決策的執(zhí)行情況，對未按計劃推進(jìn)的事項(xiàng)進(jìn)行催辦。

3.定期召開會議，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧和總結(jié)，確保會議目標(biāo)達(dá)成。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的有效執(zhí)行，對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下是會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的相關(guān)規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議主持人對會議紀(jì)要初稿進(jìn)行審核，并在1個工作日內(nèi)完成審批。

3.審批通過的會議紀(jì)要由行政管理部門統(tǒng)一發(fā)布，發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、主要觀點(diǎn)、會議決策和行動計劃等內(nèi)容。

2.會議紀(jì)要應(yīng)突出重點(diǎn)，簡明扼要，便于閱讀和理解。

3.會議紀(jì)要應(yīng)明確責(zé)任人和完成時間，確保會議決策的執(zhí)行。

三、會議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.行政管理部門負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要中明確的行動計劃進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按時推進(jìn)。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，定期匯報工作進(jìn)展，對遇到的問題和困難及時反饋。

3.行政管理部門對未按計劃推進(jìn)的事項(xiàng)進(jìn)行催辦，協(xié)助責(zé)任人解決問題，確保會議決策的落實(shí)。

四、會議紀(jì)要的回顧與評估

1.定期召開回顧會議，對會議紀(jì)要中明確的行動計劃進(jìn)行評估，總結(jié)執(zhí)行情況。

2.對已完成的事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，分享成功經(jīng)驗(yàn)；對未完成或推進(jìn)緩慢的事項(xiàng)，分析原因，制定改進(jìn)措施。

3.根據(jù)回顧會議的評估結(jié)果，對會議紀(jì)要進(jìn)行更新，調(diào)整行動計劃，確保會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

五、會議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要經(jīng)過審批通過后，行政管理部門負(fù)責(zé)將電子版和紙質(zhì)版進(jìn)行歸檔保管。

2.歸檔的會議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，便于查閱。

3.會議紀(jì)要的保管期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，確保在需要時能夠迅速找到相關(guān)資料。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用和良好維護(hù)，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計結(jié)束時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

3.行政管理部門根據(jù)預(yù)訂申請情況，合理安排會議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請部門或個人。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間進(jìn)行，不得提前占用或延遲歸還。

2.使用會議室期間，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾。

3.會議室使用者需愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，如遇故障或損壞，應(yīng)及時報告行政管理部門。

4.會議室使用過程中，應(yīng)遵守公司規(guī)章制度，保持安靜，不得大聲喧嘩。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室設(shè)備使用前，使用者應(yīng)檢查設(shè)備是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。

3.使用者不得擅自拆卸、改動會議室設(shè)備，確需調(diào)整的，應(yīng)向行政管理部門申請。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.行政管理部門定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會議室使用者在會議結(jié)束后，應(yīng)將座椅歸位，清理桌面垃圾，保持會議室整潔。

3.嚴(yán)禁在會議室墻壁、家具等處亂涂亂畫，損壞公物。

五、會議室安全管理

1.會議室使用者應(yīng)確保會議期間的安全，遵守消防安全規(guī)定，嚴(yán)禁私拉亂接電源線。

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，確保消防通道暢通。

3.行政管理部門定期檢查會議室安全設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行制止并給予口頭警告。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定，導(dǎo)致會議室設(shè)施設(shè)備損壞或安全事故的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。

3.情節(jié)嚴(yán)重者，將移交公司相關(guān)部門進(jìn)行處理，并根據(jù)公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

遵守會議室管理規(guī)定，共同維護(hù)良好的會議環(huán)境，為公司會議的高效、有序進(jìn)行提供保障。

第五章附則

為確保公司會議室外借管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本