工程公司采購工作流程

公司采購工作流程目錄TOC\o"1-2"\h\z1總則 21.1目的 21.2范圍 22術(shù)語 23工作流程 23.1投標(biāo)詢價報價 23.2采購策劃 23.3采購實施 33.3.1采買 33.3.2催交 43.3.3檢驗 43.3.4運輸 63.3.5現(xiàn)場管理 73.4采購收尾 83.4.1合同關(guān)閉 83.4.2質(zhì)保期內(nèi)的管理 83.4.3供應(yīng)商評價 83.4.4采購文件歸檔 83.4.5采購?fù)旯蟾?83.5采購管理 83.5.1采購合同管理 93.5.2采購文檔管理 93.5.3采購IT管理 9

1總則1.1目的在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中，為了指導(dǎo)采購活動有序地進(jìn)行，規(guī)范采購活動的過程和行為，保證采購活動符合相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，特編制本工作流程。1.2范圍組織實施公司生產(chǎn)經(jīng)營中所承接的項目和日常生產(chǎn)中采購工作。2術(shù)語2.1采購采購（purchasing），是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。3工作流程3.1投標(biāo)詢價報價編制項目投標(biāo)文件的采購部分，包括設(shè)備材料的價格、供貨范圍、國內(nèi)外物資分交原則等。采購經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)投標(biāo)報價對采購部分的要求，組織采購工程師進(jìn)行詢價，編制相關(guān)內(nèi)容，并經(jīng)采購部經(jīng)理確認(rèn)，提交項目經(jīng)理，供商務(wù)部投標(biāo)報價。3.2采購策劃1）采購活動：●編制《項目采購執(zhí)行計劃》，應(yīng)包括采購管理（采購作業(yè)平臺、合同管理、文件歸檔等）、采購過程管理（采買、催交、檢驗、運輸、現(xiàn)場管理等）、物流管理計劃（運輸、清關(guān)、保險等）、質(zhì)量計劃（設(shè)備等級劃分、監(jiān)造計劃、第三方檢驗等）等方面的內(nèi)容?！窬幹撇少彿职桨?。包括第三方檢驗分包方案、運輸委托方案、清關(guān)代理方案、保險方案等，各方案應(yīng)包括擬詢價廠商合同模式、合同條件、費用預(yù)算、管理辦法、進(jìn)度安排等內(nèi)容。●與設(shè)計協(xié)商確定采購請購單分類打包原則?！裥纬伞俄椖抗?yīng)商名單》（短名單），審核批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行。2）職責(zé)與權(quán)限：●采購經(jīng)理組織采購部相關(guān)人員編寫《項目采購執(zhí)行計劃》，經(jīng)采購部經(jīng)理和項目經(jīng)理1）檢驗/監(jiān)造策劃檢驗/監(jiān)造策劃是采購策劃的組成部分，確定項目檢驗/監(jiān)造的深度和范圍，檢驗/監(jiān)造的方式方法，編制項目檢驗/監(jiān)造計劃。2）檢驗/監(jiān)造工作分包如將全部或部分檢驗/監(jiān)造工作委托第三方，則應(yīng)包括向有資格的檢驗服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行詢價、資格評審、報價評審、簽定委托合同等工作。3）檢驗/監(jiān)造方式●中間檢驗：赴制造廠對設(shè)備、材料制造過程中的關(guān)鍵質(zhì)量控制點或中間產(chǎn)品試驗進(jìn)行的現(xiàn)場監(jiān)控。同時監(jiān)督檢查執(zhí)行監(jiān)造任務(wù)的地區(qū)檢驗工程師的工作情況?！耠S機(jī)檢驗（巡檢）：赴制造廠設(shè)備、材料制造過程中進(jìn)行的隨機(jī)性檢查，同時檢查執(zhí)行監(jiān)造任務(wù)的地區(qū)檢驗工程師的工作情況?！褡罱K檢驗：檢驗工程師在制造廠對已經(jīng)完成組裝的設(shè)備、材料或半成品進(jìn)行的綜合性能檢驗。檢驗報告遞交至項目檢驗協(xié)調(diào)員（或采購經(jīng)理）并存檔?！耨v廠監(jiān)造：檢驗工程師在制造廠對設(shè)備、材料的整個制造過程進(jìn)行的監(jiān)控。周期性檢驗報告提交采購經(jīng)理并存檔?！衩獬龣z驗：當(dāng)檢驗工程師由于特殊原因不能實施或認(rèn)為沒有必要實施上述檢驗手段時，簽發(fā)免除檢驗放行單。4）檢驗工作的協(xié)調(diào)與處理質(zhì)監(jiān)物流工程師按規(guī)定發(fā)布項目檢驗狀態(tài)報告和設(shè)備、材料的質(zhì)量信息，協(xié)調(diào)項目檢驗與項目控制組、設(shè)計部、項目經(jīng)理、項目采購經(jīng)理、業(yè)主代表的關(guān)系，將不一致項提交采購經(jīng)理、專業(yè)設(shè)計負(fù)責(zé)人，由設(shè)計部門作出接受或返修的決定。重大不一致項報項目經(jīng)理和采購部經(jīng)理。5）檢驗總結(jié)質(zhì)檢物流工程師編制檢驗/監(jiān)造完工總結(jié)報告，經(jīng)采購經(jīng)理、采購部經(jīng)理審核后存檔。3.3.4運輸1）質(zhì)檢物流工程師編制項目運輸方案以及分級控制規(guī)定。該部分文件屬于《項目采購執(zhí)行計劃》的一部分。超限設(shè)備應(yīng)編制運輸方案，批準(zhǔn)后實施。2）供應(yīng)商負(fù)責(zé)的運輸：合同交付條件為項目現(xiàn)場交貨時，運輸工作由供應(yīng)商組織進(jìn)行。供應(yīng)商或服務(wù)商負(fù)責(zé)運輸方案的編制，質(zhì)檢物流工程師審批后實施。重大運輸方案由采購部聯(lián)合相關(guān)部門審定，項目經(jīng)理批準(zhǔn)。超限設(shè)備的運輸必要時進(jìn)行監(jiān)裝、監(jiān)卸或監(jiān)運，同時在應(yīng)用的計算機(jī)系統(tǒng)中填寫相關(guān)信息；3）公司負(fù)責(zé)的運輸：合同交付條件不是項目現(xiàn)場交貨時，運輸工作由公司自行組織進(jìn)行?！襁x擇合適的承運商。承運商的選擇采用邀請招標(biāo)的方式，經(jīng)評審后，選擇出適應(yīng)項目要求的承運商，并獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)?！裢ㄖ羞\商，準(zhǔn)備運輸?shù)膶嵤?。質(zhì)檢物流工程師負(fù)責(zé)選擇承運商詢價文件的編制、發(fā)布、投標(biāo)文件收集、組織評審工作；評審應(yīng)有采購部、采購經(jīng)理、采購工程師參加；評審結(jié)果由采購部經(jīng)理批準(zhǔn)，必要時應(yīng)得到分管采購高管的批準(zhǔn)。4）清關(guān)●清關(guān)代理公司的選擇。清關(guān)代理公司的選擇采用邀請招標(biāo)的方式，經(jīng)評審后，選擇出適應(yīng)項目要求的代理商，并獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)?！駠馕镔Y的清關(guān)。質(zhì)檢物流工程師負(fù)責(zé)向清關(guān)代理公司發(fā)出的詢價文件的編制、發(fā)布、投標(biāo)文件收集、組織評審工作；評審應(yīng)有采購部經(jīng)理、采購經(jīng)理參加；評審結(jié)果由采購部批準(zhǔn)，必要時應(yīng)得到公司分管采購高管的批準(zhǔn)。3.3.5現(xiàn)場管理1)物資接運：接運工作的主要任務(wù)是及時、準(zhǔn)確、安全的在車站、港口或承運人處接收或提取貨物。項目現(xiàn)場接收供應(yīng)商的“到貨通知”后及時組織接運，落實交貨地點及裝卸工具，接收貨物及資料，移交倉庫。2）開箱檢驗：到達(dá)現(xiàn)場的物資必須進(jìn)行數(shù)量（包括隨機(jī)資料）和質(zhì)量的驗收，以確定入庫及使用前的物資數(shù)量、質(zhì)量狀態(tài)，分清不合格品責(zé)任，防止不合格品入庫。3）出、入庫辦理：檢驗合格的設(shè)備、材料按規(guī)定及時辦理入庫手續(xù)。需要領(lǐng)料出庫時也應(yīng)辦理相應(yīng)的出庫手續(xù)后，物資方可出庫。4）倉儲管理：入庫設(shè)備、材料應(yīng)做好標(biāo)記，在庫房分區(qū)、分類妥善放置，并按規(guī)定做好保管、點查、清理、發(fā)放等日常倉庫工作。各類文件、記錄要及時歸檔保存。5）現(xiàn)場采購：現(xiàn)場采購指就地采購或因現(xiàn)場變更而發(fā)生的零星采購或緊急采購，或經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)可以在現(xiàn)場實施的簡單、通用材料的采購，且采購金額RMB≤5萬元。6）剩余材料的處理：施工后的剩余材料應(yīng)退庫，退庫材料和倉庫內(nèi)的剩余材料經(jīng)統(tǒng)計后列出清單，由項目組和采購部共同協(xié)商解決（一般歸入公司級倉庫）。3.4采購收尾3.4.1合同關(guān)閉對全部采購合同進(jìn)行清查，處理包括合同結(jié)算、補充合同的處理、索賠處理等未完成事宜。采購工程師負(fù)責(zé)關(guān)閉采購合同，對符合條件的訂單適時辦理相關(guān)手續(xù)。3.4.2質(zhì)量保證期內(nèi)的管理合同關(guān)閉后，協(xié)調(diào)、處理設(shè)備、材料質(zhì)量保證期內(nèi)發(fā)生的各種問題，并在到達(dá)質(zhì)保期后，進(jìn)行合同質(zhì)保金的支付。質(zhì)保期內(nèi)的合同管理由采購購工程師負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理相關(guān)問題，必要采購經(jīng)理協(xié)助解決。質(zhì)保期結(jié)束時，由采購工程師提出質(zhì)保金支付請款，采購經(jīng)理、采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后交合同及資金管理員辦理財務(wù)付款手續(xù)。3.4.3供應(yīng)商評價項目結(jié)束前，應(yīng)對為本項目提供設(shè)備、材料的供應(yīng)商進(jìn)行供貨情況的評價，并形成報告。設(shè)備、材料供貨商的評價由采購經(jīng)理組織采購部相關(guān)人員共同進(jìn)行。3.4.4采購文件歸檔按公司項目文檔管理規(guī)定要求進(jìn)行歸檔。項目采購文件歸檔的組織管理由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)。各采購人員負(fù)責(zé)各自崗位的采購文檔歸檔工作；采購合同文件由采購部合同管理員負(fù)責(zé)歸檔。3.4.5采購?fù)旯蟾嬖诠こ舔炇找约昂贤罱K費用支付完成后，應(yīng)編制采購?fù)旯蟾?，以便對項目采購業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié)以及對今后類似項目提供參考。完工報告的內(nèi)容應(yīng)包括：項目基本情況、項目合同對采購的要求、設(shè)備材料采購情況、分包情況、采購訂單執(zhí)行情況、倉庫管理以及庫存處理情況、項目運行中采購存在的問題、供貨商的評價等。采購?fù)旯蟾鎽?yīng)由采購經(jīng)理組織編制，各采購人員提供相關(guān)內(nèi)容，采購部經(jīng)理審核，項目經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。3.5采購管理3.5.1采購合同管理合同管理內(nèi)容包括對合同簽訂、合同章使用等步驟進(jìn)行監(jiān)督、控制，并負(fù)責(zé)合同文件的登記、分類、造冊、存檔、保管、借閱以及建立合同臺帳等工作，并對合同管理動態(tài)進(jìn)行匯報。采購部合同管理工程師，負(fù)責(zé)合同事宜進(jìn)行管理；建立合同管理動態(tài)臺帳，定期統(tǒng)計，檢查，向采購部經(jīng)理匯報合同管理動態(tài)。3.5.2采購文檔管理包括文件的編制、報批、發(fā)放、接收、分類、造冊、建檔、查閱管理和保管工作，直至項目結(jié)束按規(guī)定移交或到期銷毀。項目采購文件在項目運行當(dāng)中有項目采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織建檔管理，各崗位