法院會議召集管理制度

法院會議召集管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強法院會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國人民法院組織法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于本院召開的各種會議，包括審判委員會會議、院長辦公會議、庭務(wù)會議等。

三、基本原則

1.議事公開原則：會議應(yīng)遵循公開、透明的原則，確保會議內(nèi)容的公開性，保障干警的知情權(quán)和參與權(quán)。

2.議事民主原則：會議應(yīng)充分發(fā)揚民主，廣泛聽取與會人員的意見和建議，集中集體智慧，提高決策水平。

3.議事高效原則：會議應(yīng)注重效率，會前充分準備，會中精簡議程，會后及時落實。

4.議事規(guī)范原則：會議應(yīng)嚴格按照程序進行，確保會議的嚴肅性和權(quán)威性。

四、會議召集

1.院長或院長指派的副院長負責(zé)召集會議。

2.各部門負責(zé)人根據(jù)工作需要，可向院長或副院長提出召開會議的建議。

3.會議召集人應(yīng)明確會議主題、議程、參會人員、會議時間和地點等。

五、參會人員

1.會議參會人員由會議召集人根據(jù)會議主題和議程確定。

2.參會人員應(yīng)按時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

3.因特殊情況不能參加會議的，應(yīng)提前向會議召集人請假，并說明原因。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持會場秩序，關(guān)閉通訊工具或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。

2.參會人員應(yīng)集中精力參加會議，不得隨意離場或辦理私事。

3.會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定。

4.會議討論時，應(yīng)尊重他人意見，文明發(fā)言，不得進行人身攻擊。

七、其他

1.本制度未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

2.本制度自發(fā)布之日起實施。

3.本制度的解釋權(quán)歸本院。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主題確定：根據(jù)法院工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.議程安排：會議召集人應(yīng)根據(jù)會議主題制定會議議程，包括會議討論的重點、發(fā)言順序等，并將議程提前通知參會人員。

3.會議材料準備：會議召集人負責(zé)組織相關(guān)人員準備會議材料，包括會議議題的相關(guān)文件、數(shù)據(jù)、圖表等，確保會議材料準確、完整。

4.會議通知：會議召集人應(yīng)在會議召開前至少3天向參會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、議程、參會人員、會議時間、地點等。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)組負責(zé)組織參會人員進行簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人：會議主持人由會議召集人擔(dān)任，負責(zé)組織會議討論，維持會議秩序。

3.會議議程執(zhí)行：會議按照既定議程進行，主持人應(yīng)確保每個議題充分討論，并做好時間控制。

4.發(fā)言與討論：會議參會人員在討論時，應(yīng)圍繞會議主題和議題進行發(fā)言，做到言之有物、簡明扼要。

三、會議決策

1.意見征詢：會議主持人應(yīng)充分征詢參會人員的意見和建議，確保決策的民主性和科學(xué)性。

2.表決：對于需要表決的議題，會議主持人應(yīng)組織參會人員進行表決，表決方式可根據(jù)實際情況采取口頭表決、舉手表決或無記名投票等。

3.決策記錄：會議決策結(jié)果應(yīng)詳細記錄，并由會議主持人簽字確認。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束后，由會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，梳理會議成果。

2.會議紀要：會議紀要應(yīng)真實、準確、全面地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等。

3.會議紀要分發(fā)：會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成，由會議召集人審核后分發(fā)給參會人員，以便落實會議決策。

五、會議反饋

1.參會人員對會議紀要內(nèi)容如有異議，應(yīng)在收到會議紀要后2個工作日內(nèi)向會議召集人提出。

2.會議召集人應(yīng)對參會人員的反饋意見進行核實，并根據(jù)實際情況予以處理。

3.會議紀要經(jīng)確認無誤后，由會議召集人簽發(fā)，作為會議決策執(zhí)行的依據(jù)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，應(yīng)由會議召集人進行審查，確保紀要內(nèi)容準確無誤。

2.審查通過的會議紀要，應(yīng)由會議召集人簽字確認，并注明發(fā)布日期。

3.會議紀要應(yīng)通過正式渠道發(fā)布，確保參會人員及其他相關(guān)人員能夠及時獲取。

二、任務(wù)分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的執(zhí)行項，明確每項任務(wù)的責(zé)任人。

2.責(zé)任人應(yīng)明確任務(wù)的目標、完成標準和時限，確保任務(wù)的順利執(zhí)行。

3.對于涉及多個部門或人員的任務(wù)，應(yīng)明確協(xié)作關(guān)系和溝通機制。

三、執(zhí)行進度監(jiān)控

1.責(zé)任人應(yīng)定期報告任務(wù)執(zhí)行進度，會議召集人負責(zé)監(jiān)督整體執(zhí)行情況。

2.建立會議紀要執(zhí)行進度跟蹤表，詳細記錄每項任務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)、遇到的問題和解決方案。

3.對于執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)資源，協(xié)助責(zé)任人解決。

四、執(zhí)行結(jié)果評估

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交任務(wù)完成報告，包括實際執(zhí)行情況、成果展示和經(jīng)驗總結(jié)。

2.會議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員對執(zhí)行結(jié)果進行評估，確保決策目標的達成。

3.對于未按預(yù)期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在后續(xù)工作中予以落實。

五、反饋與改進

1.根據(jù)執(zhí)行結(jié)果評估，收集各方反饋意見，總結(jié)會議決策執(zhí)行過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)。

2.將反饋意見和改進措施納入下次會議的議程，以便在后續(xù)工作中不斷優(yōu)化會議管理流程。

3.建立持續(xù)改進機制，定期回顧會議紀要的執(zhí)行情況，不斷提高會議決策的執(zhí)行力和效率。

六、歸檔與查閱

1.完成的會議紀要及相關(guān)執(zhí)行材料應(yīng)進行歸檔，以便日后查閱。

2.歸檔材料應(yīng)按照本院檔案管理規(guī)定進行分類、編號和保存。

3.會議紀要及相關(guān)材料應(yīng)提供查閱服務(wù)，確保干警能夠及時了解會議決策內(nèi)容和執(zhí)行情況。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用實行預(yù)訂制度，各部門需提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議主題、參會人數(shù)、使用時間、所需設(shè)備等詳細信息。

3.會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會議性質(zhì)安排會議室，確保會議順利進行。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等。

2.會議室管理部門負責(zé)定期檢查和維護會議設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

3.根據(jù)會議需求，會議室可提供必要的會議用品，如筆記本、簽字筆等。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護公物，遵守設(shè)備操作規(guī)程，不得擅自拆卸或損壞設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負責(zé)清理會議室，將設(shè)備歸位，關(guān)閉電源，確保會議室整潔。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合安全規(guī)定。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會議室存放易燃易爆物品。

3.如遇緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保參會人員的安全。

五、會議室開放時間

1.會議室管理部門應(yīng)制定會議室開放時間表，并在本院內(nèi)公示。

2.在保證本院工作需要的前提下，會議室可適當(dāng)對外開放，為外部單位提供會議服務(wù)。

3.開放時間應(yīng)根據(jù)本院工作安排進行調(diào)整，確保會議室資源得到合理利用。

六、會議室預(yù)約管理與協(xié)調(diào)

1.會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)約管理臺賬，詳細記錄會議室使用情況。

2.遇到會議室使用沖突時，會議室管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，合理調(diào)整會議時間或會議室安排。

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