常見會議形式介紹

常見會議形式介紹一、辦公會議辦公會議是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位為商討問題、決策事項或布置任務(wù)而召開的會議。一般有兩種形式：一種是參加人員職位較高，以討論、決定重要工作為主，可進(jìn)行常規(guī)性決策，具有一定權(quán)威性，如山西煤業(yè)股份公司安全生產(chǎn)辦公會議、青奧會知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)辦公會議等等。另一種是部門召開的討論日常工作的會議，以執(zhí)行為主，常常定期召開，又稱為“業(yè)務(wù)會”或“例會”。辦公會議的時間、地點(diǎn)、人物相對穩(wěn)定，文秘人員可從容地、有計劃地安排，但需注意以下事項：1．會議安排需報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2．會場布置以簡潔為主，注意整潔、安靜，用品齊全，無須過多點(diǎn)綴。3．?dāng)U充與會人員時，應(yīng)事先擬出名單，報主管領(lǐng)導(dǎo)同意后及早通知，以便做好準(zhǔn)備。4．辦公會議的議題宜集中、具體，每次會議的議題不應(yīng)不多，但力求解決。5．對會議討論和決議事項要及時以會議紀(jì)要的形式印發(fā)，加強(qiáng)督促檢查，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，保證會議精神落到實(shí)處。二、代表會議代表會議是指由各級各類組織的廣大成員推選產(chǎn)生出的代表所召開的會議。代表會是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體實(shí)行民主管理的基本形式，它有權(quán)做出重大決策，通過或批準(zhǔn)法規(guī)、章程等。代表大會的正式代表必須在會前依法選舉產(chǎn)生，根據(jù)會議需要，經(jīng)主席團(tuán)提議，常務(wù)代表通過；列席代表只有發(fā)言權(quán)，沒有選舉權(quán)和表決權(quán)；應(yīng)邀出席的來賓和記者只有旁聽的資格。召開代表會議需注意以下事項：1．代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效。文秘人員應(yīng)準(zhǔn)確核對人數(shù)，保證大會決議的合法性。2．代表會議的議題往往來自有關(guān)部門的議案和代表的提案，文秘人員要認(rèn)真做好收集、登記、分類、整理和送審、立案的工作。會議結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)會議領(lǐng)導(dǎo)者的批示或意見，做好交辦、轉(zhuǎn)辦、承辦、催辦和答復(fù)的工作。3．會場布置必須莊嚴(yán)、隆重，有些會議還應(yīng)采取嚴(yán)格的保衛(wèi)措施。4．做好選舉、表決工作的準(zhǔn)備，如選票、票箱的制作，工作人員的選派，劃定投票區(qū)域、路線等。5．跨地區(qū)的代表大會，應(yīng)安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。三、聯(lián)席會議聯(lián)席會議是指沒有隸屬關(guān)系但有工作聯(lián)系的單位或部門，為了解決某一問題，由一方或多方牽頭，定期或不定期召開的會議。它是在充分發(fā)揚(yáng)民主的基礎(chǔ)上，由會議各方達(dá)成共識，形成具有約束力的會議意見，用以解決矛盾，或是協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通信息。召開聯(lián)席會議需注意以下事項：1．聯(lián)席會議至少由一方主動牽頭召開，牽頭方往往為工作主要方，因而要承擔(dān)更多的組織、協(xié)調(diào)、會務(wù)、經(jīng)費(fèi)等義務(wù)，但不能因此而享受更多的權(quán)利。2．聯(lián)席會議的時間、地點(diǎn)、議題、與會人員等，應(yīng)由牽頭方和與會各方在平等、協(xié)作和互相尊重的基礎(chǔ)上協(xié)商確定，任何一方都不能把自己的意愿強(qiáng)加于其他各方。會議召開時，應(yīng)由各方輪流或聯(lián)合主持。3．參加會議的各方代表，應(yīng)由有決定權(quán)的、能充分表達(dá)組織意見和態(tài)度的負(fù)責(zé)人或由負(fù)責(zé)人授權(quán)的代表出席，以免會議議而不決、決而不行。4．聯(lián)席會的最低效果是各抒己見、互通信息、相互了解；最高效果是達(dá)成共識。如果能達(dá)成共識，可以“意向書”、“協(xié)議書”、“會議紀(jì)要”或“會議公報”等書面形式確定并鞏固。四、座談會座談會是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體為收集信息、征求意見、調(diào)查研究而邀請有關(guān)人員進(jìn)行的訪談。它側(cè)重于與會者之間的交流討論，氣氛較為輕松、親切。座談會的成功與否，很大程度上取決于主持人的水平、引導(dǎo)和組織藝術(shù)。召開座談會需注意以下事項：1．座談會以小型為主，人數(shù)以七八人至二三十人為宜。人數(shù)過少，缺乏代表性，影響討論；人數(shù)過多，影響發(fā)言面和發(fā)言質(zhì)量。2．要根據(jù)座談會的主題，有針對性地、有目的地邀請有關(guān)人士參加座談。被邀請參加座談的人要有代表性，能獨(dú)立思考、敢于發(fā)表意見。3．座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，話多則可適當(dāng)延長，話少或無話可說即可結(jié)束。4．會場可準(zhǔn)備一些茶點(diǎn)、飲料，可邊吃邊談，使氣氛輕松活躍，以達(dá)到與會者暢所欲言。五、新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會又稱記者招待會，它是政府、企業(yè)、社會團(tuán)體或個人把各新聞機(jī)構(gòu)的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動。新聞發(fā)布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報道的行之有效的手段。其主要特點(diǎn)，一是互動性強(qiáng)，即會議主持人與記者相互問答，溝通活躍；二是信息傳播迅速，擴(kuò)散面廣，社會影響大。（一）新聞發(fā)布會的類型根據(jù)新聞發(fā)布會發(fā)布的內(nèi)容大致可以分為發(fā)布消息，說明活動（如企業(yè)推出新產(chǎn)品、企業(yè)經(jīng)營方針的改變），解釋事件（如企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問題，企業(yè)出現(xiàn)了重大事故等）三種類型。（二）新聞發(fā)布會的程序1．簽到。在接待處簽到，接待處最好有組織的某位主要人物出面迎賓，以顯示出組織對活動的重視，給來賓及記者們留下好印象。2．分發(fā)會議資料。應(yīng)發(fā)給每位來賓一個事先準(zhǔn)備好的資料袋，其中有：新聞發(fā)布稿、技術(shù)性說明資料（必要時發(fā)放）、發(fā)言稿以及會上要展示的產(chǎn)品或模型的照片。3．宣布會議開始。會議開始時，主持人應(yīng)先簡要說明召集會議的目的，所要發(fā)布信息或事件發(fā)生的背景和經(jīng)過等。4．發(fā)言人講話。發(fā)言人要就某些內(nèi)容做重點(diǎn)、詳細(xì)的講述。5．回答記者提問。6．宣布會議結(jié)束。（三）舉行新聞發(fā)布會需注意如下事項：國際會議通常是圍繞著特定的國際問題而進(jìn)行的，而周密的準(zhǔn)備工作可為會議的成功舉辦奠定良好的基礎(chǔ)。會議的準(zhǔn)備工作一般包括會議的發(fā)起、會議召開的時間和地點(diǎn)的選擇、會議的邀請，以及會議議程的擬定、會議文件的準(zhǔn)備和有關(guān)的技術(shù)性問題（如與會各國代表團(tuán)的座次安排、名稱的使用等）。（1）會議發(fā)起國際會議可由一國發(fā)起，也可由數(shù)國聯(lián)合發(fā)起，或一國倡議、數(shù)國發(fā)起。不論發(fā)起的形式如何，國際會議總是與一定的國際局勢發(fā)展相關(guān)。從某種意義上說，會議的發(fā)起就是會議的醞釀過程。有關(guān)發(fā)起國家常常通過適當(dāng)?shù)耐饨煌緩?，事先同其他國家、特別是有關(guān)主要國家就擬議中的會議交換意見、聽取建議，以便對會議的召開達(dá)成一致或諒解。會議的議程、開會的地點(diǎn)、時間、參加的國家等常常是各方討論、磋商的主要問題。（2）會議地點(diǎn)國際會議的開會地點(diǎn)往往對會議的結(jié)果、特別是會議的氣氛有相當(dāng)?shù)挠绊?，故常為各方所關(guān)注。19世紀(jì)，國際會議大都在主要有關(guān)的大國之一的首都舉行。20世紀(jì)以來，重大國際會議時常在中立地點(diǎn)（如瑞士的日內(nèi)瓦、奧地利的維也納等）舉行。有時也在發(fā)起國的首都或某一城市舉行，也有在對解決所討論之問題最為關(guān)心的國家舉行的情況。近年來，一些定期召開的國際會議往往輪流在各參加國舉行或在有影響的國家舉行。（3）會議邀請一旦會議的準(zhǔn)備工作完成，有關(guān)方面便著手邀請工作。邀請一般由會議主辦國發(fā)出。在發(fā)出邀請信之時，應(yīng)附有一份擬議中的程序規(guī)則草案，并說明參加會議的要求。邀請信往往要闡明舉行會議的目的和希望取得的結(jié)果。會議邀請的對象，即會議的參加國，一般應(yīng)包括與會議討論問題有關(guān)的所有國家，有時也包括對所討論的問題有興趣的或?qū)栴}的解決可能發(fā)揮重大作用的國家。為了確保會議的圓滿成功，保證結(jié)果的公正、合理，并能得到普遍承認(rèn)和遵行，一切直接有關(guān)的國家應(yīng)該都被邀請參加會議。2．會議舉行國際會議的主席，即會議的主持人，一般由與會國共同推舉產(chǎn)生。推舉多是一種形式，常常在會前各國即有諒解或已達(dá)成協(xié)商一致。按照慣例，會議的主席往往由東道國的首席代表擔(dān)任，有時則由會議的發(fā)起國出任。為了保證會議的公正進(jìn)行，國際會議有時也采取幾國輪流擔(dān)任的方式。（1）會議位次雙邊會議位次按慣例應(yīng)遵循一般的外交禮節(jié)。多邊會議通常以與會國國名的英文（或法文）字母次序確定各國的位次。按傳統(tǒng)，各國代表的席位依次交替地安排在主席的右左兩方?，F(xiàn)在，一般是按國名字母順序，從主席右邊開始排列位次。但主席右邊第一個席位通常由抽簽或協(xié)商決定。在有些情況下，與會國之間的關(guān)系，各國代表團(tuán)的人數(shù)，也影響到席位的安排。（2）會議組織

國際會議因其舉行規(guī)模及討論問題的不同，往往有不同的組織形式。有些會議只有全體會議（即大會），許多會議則分為全體會議和小組會議（即各委員會），有時還設(shè)立特別委員會。從理論上講，全體會議為國際會議的最高機(jī)構(gòu)。（3）會議記錄許多國際會議都有會議記錄。一般有三種類型，即逐字記錄、摘要記錄、決議文本。會議記錄的內(nèi)容一般需載明會議的日期、時間、地點(diǎn)、各國全權(quán)代表及工作人員的姓名，敘述討論的經(jīng)過、獲得的結(jié)果及會議結(jié)束的時間。會議記錄應(yīng)得到與會各國的確認(rèn)。會議記錄有助于弄清哪些問題已經(jīng)解決、哪些尚待努力，它也可以幫助后人了解會議的進(jìn)程。（4）會議結(jié)果國際會議結(jié)束后總有一定的結(jié)果，其具體形式往往表現(xiàn)為會議最后形成的文件，如決議、協(xié)議、聲明、宣言、條約、和約或公報等等。除秘密性會議之外，這些最后文件都要公之于世。會議消息的發(fā)布依會議性質(zhì)而定，公開會議可由記者直接報道，半公開會議可在會后舉行新聞發(fā)布會或記者招待會予以適當(dāng)發(fā)布，不公開會議則不發(fā)布任何消息。（二）安排國際會議應(yīng)注意：1．國際會議由東道國發(fā)起、組織、邀請。在發(fā)出邀請信時，必須寫明議題、時間、地點(diǎn)、人數(shù)（包括職務(wù)）以及差旅、食宿、會務(wù)等費(fèi)用承擔(dān)情況。2．國際會議往往存在語言障礙，一般使用英語，也可商定采用聯(lián)合國規(guī)定的其他正式工作語言，如漢語、法語、俄語等。不管采用何種語言，東道國必須準(zhǔn)備足夠的同聲翻譯，文件也應(yīng)該準(zhǔn)備不同文字的文本。3．地方政府、企事業(yè)單位、民間團(tuán)體要召開國際會議，應(yīng)向上級主管部門申報、獲準(zhǔn)，以便辦理出入境手續(xù)。八、電視電話會議電視電話會議是指用通信線路把兩地或多個地點(diǎn)的會議室連接起來，以電視方式召開會議的一種圖像通信方式。兩地間的電視電話會議，稱為點(diǎn)對點(diǎn)電視電話會議；多個地點(diǎn)間的電視電話會議，稱為多點(diǎn)電視電話會議。電視電話會議的優(yōu)勢是能跨越空間，實(shí)時傳送與會者的形象、聲音以及會議資料、圖表和相關(guān)實(shí)物的圖像等，因而適宜于重大、緊急情況下，布置重要工作、宣布重大決定或傳達(dá)重要精神。電視電話會議節(jié)省了與會者會議時間和差旅費(fèi)用，降低了會議成本，而且能與會者面對面共同商討事宜，與真實(shí)的會議無異。系統(tǒng)還可以同時提供文件傳真、圖片傳遞等一系列輔助服務(wù)項目，因而也被廣泛應(yīng)用與教學(xué)、辦公、商務(wù)談判等多個領(lǐng)域。但是由于電視電話會議具有高速數(shù)據(jù)傳遞、時效性、高保真等高要求，因此對環(huán)境要求很高，一般都是專線傳輸，并配備足夠的設(shè)備，還要求有良好的通信服務(wù)提供商。而與會者