2024年會(huì)議室規(guī)章制度（二篇）

第2頁(yè)共2頁(yè)2024年會(huì)議室規(guī)章制度一、目標(biāo)本規(guī)定旨在規(guī)范會(huì)議室管理，確保其有效利用，以保證各類會(huì)議及其他相關(guān)工作的順利進(jìn)行，維持使用秩序，提高會(huì)議室的使用效率。二、適用范圍本規(guī)定適用于____惠科金揚(yáng)公司的所有會(huì)議室管理活動(dòng)。三、職責(zé)1.管理部承擔(dān)會(huì)議室的調(diào)度和維護(hù)工作，以保持室內(nèi)環(huán)境的整潔和設(shè)施的完好。2.管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議室的衛(wèi)生和設(shè)施管理。四、規(guī)定內(nèi)容1.會(huì)議室僅供本公司進(jìn)行會(huì)議、接待、商務(wù)研討、招聘等活動(dòng)。各部門需提前在管理部登記，由管理部統(tǒng)一調(diào)度，防止時(shí)間沖突。未經(jīng)許可，不得擅自使用。如有特殊情況需要借用，需事先獲得管理部前臺(tái)行政人員的批準(zhǔn)。2.在使用會(huì)議室期間，各部門應(yīng)保持安靜，不得亂丟垃圾，禁止在會(huì)議室食用可能產(chǎn)生異味的食品，且不得隨意操作影音設(shè)備。如有損壞，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.使用過(guò)程中，各部門必須尊重公物，保持會(huì)議室的整潔，使用完畢后將所有設(shè)備歸位。會(huì)議室的影音設(shè)備由企業(yè)管理部行政人員負(fù)責(zé)監(jiān)管。4.管理部需確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的完好，并安排清潔人員保持會(huì)議室的整潔，包括桌椅排列有序，地面干凈，以及花草的養(yǎng)護(hù)和枯葉清理。5.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議室預(yù)約人員需負(fù)責(zé)清理桌面衛(wèi)生，整理物品，并確保門窗關(guān)閉，空調(diào)和電器設(shè)備電源關(guān)閉，同時(shí)做好防火、防盜等安全措施。6.請(qǐng)遵循既定的會(huì)議室使用流程。五、注意事項(xiàng)1.所有使用會(huì)議室的人員都應(yīng)尊重并保護(hù)會(huì)議室的設(shè)施和物品，如有人為損壞，須按價(jià)賠償。2.會(huì)議室的使用需遵循客戶優(yōu)先、先登記后使用、先緊急后一般、先全局后部門的優(yōu)先級(jí)原則。3.投影儀等設(shè)備由專業(yè)人員調(diào)試，未經(jīng)許可不得擅自操作。如設(shè)備故障影響會(huì)議，應(yīng)及時(shí)通知網(wǎng)絡(luò)專員處理。4.會(huì)議室僅限于會(huì)議或接待客人，禁止進(jìn)行其他活動(dòng)，如聊天、打電話、上網(wǎng)、休息等。六、會(huì)議室預(yù)約使用登記各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，至少提前一天在“管理部”共享文件夾中的“會(huì)議室預(yù)約使用登記表”中填寫相關(guān)信息，以便及時(shí)協(xié)調(diào)和高效利用會(huì)議室。2024年會(huì)議室規(guī)章制度（二）1.管控目標(biāo)本規(guī)定旨在規(guī)范會(huì)議室使用流程，明確管理責(zé)任及相應(yīng)處罰措施，以提升工作效率和客戶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.管控范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有參會(huì)人員。3.管控對(duì)象涉及的會(huì)議室包括一樓會(huì)議室、三樓會(huì)議室及四樓培訓(xùn)室。4.管控內(nèi)容4.1會(huì)議安排4.1.1使用人需提前向辦公室報(bào)告會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議需求（如需多媒體設(shè)備或會(huì)議服務(wù)）等信息，以便進(jìn)行有效的會(huì)議地點(diǎn)安排和相關(guān)準(zhǔn)備工作。4.1.2部門如需召開緊急會(huì)議，應(yīng)立即通知辦公室，以確保對(duì)會(huì)議室使用情況的實(shí)時(shí)掌握，防止使用沖突。4.1.3行政管理員在收到預(yù)定通知后立即確認(rèn)安排，并登記會(huì)議室使用記錄（附錄），并將確認(rèn)信息反饋給預(yù)定人員。4.1.4對(duì)于總公司高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參與的會(huì)議、重要客戶訪問(wèn)或總經(jīng)理指定需要提供服務(wù)的，行政管理員應(yīng)立即確認(rèn)并準(zhǔn)備，包括調(diào)整會(huì)議室溫度，視情況提供茶水、礦泉水、香煙、果盤等用品，并在會(huì)議進(jìn)行中持續(xù)跟進(jìn)服務(wù)。4.2會(huì)議紀(jì)要4.2.1部門內(nèi)部會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要工作由各部門自行安排。4.2.2公司級(jí)會(huì)議或需呈報(bào)總經(jīng)理審閱的，由辦公室行政管理員制作會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后規(guī)定時(shí)間內(nèi)（具體時(shí)長(zhǎng)）提交總經(jīng)理助理審批，審批通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理。4.3部門職責(zé)4.3.1辦公室負(fù)責(zé)一樓會(huì)議室、三樓會(huì)議室及四樓培訓(xùn)室的管理工作，包括會(huì)議的安排、協(xié)調(diào)，現(xiàn)場(chǎng)清潔，以及附屬設(shè)備的調(diào)試、保養(yǎng)和維修。4.3.2會(huì)議室使用者應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)室內(nèi)設(shè)施完好及環(huán)境衛(wèi)生，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)通知辦公室。5.罰則5.1未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)擅自安排會(huì)議的，將對(duì)部門負(fù)責(zé)人扣減當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次。5.2因會(huì)議室安排不當(dāng)、協(xié)調(diào)失誤或物品準(zhǔn)備不充分影響會(huì)議進(jìn)行的，每次將對(duì)行政管理員扣減當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次。5.3對(duì)于會(huì)議室設(shè)備、物品的損壞，由責(zé)任人按原價(jià)賠償，并扣除當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次；如責(zé)任不明確或相互推諉，由雙方共同賠償，并扣除當(dāng)事人當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次。5.4因個(gè)人原因?qū)е聲?huì)議紀(jì)要延遲提交的，每次將對(duì)責(zé)任人扣減考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）。5.5若因衛(wèi)生清理不及時(shí)、不徹底受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)的，每次將對(duì)衛(wèi)生清理員扣減考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值），情節(jié)特別嚴(yán)重的加倍扣減。