DB1302-T 563-2023 電梯維護(hù)保養(yǎng)檔案管理規(guī)范

ICS01.140.20CCSA14DB1302唐山市市場監(jiān)督管理局發(fā)布ⅠDB1302/T563—2023本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由遷安市市場監(jiān)督管理局提出。本文件起草單位：唐山市寶瑞通電梯銷售有限公司、唐山市電梯安裝維保行業(yè)協(xié)會。本文件主要起草人：李靜、付琪瑛、韓光群、王會權(quán)、彭彥銘、徐澎濤、劉玉新、劉慶華、史美義、張付國、高佳琪。1DB1302/T563—2023電梯維護(hù)保養(yǎng)檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了電梯維護(hù)保養(yǎng)（以下簡稱“維?！保n案管理的總體要求、紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理、評價與改進(jìn)。本文件適用于從事電梯維護(hù)保養(yǎng)工作的單位（以下簡稱“維保單位”）對電梯維保檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則TSGT5002電梯維護(hù)保養(yǎng)規(guī)則3術(shù)語和定義GB/T18894、DA/T1、DA/T13界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1檔案國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。[來源：DA/T1—2000，2.1]3.2電梯維保檔案電梯維?；顒又行纬傻挠斜４鎯r值的記錄，以及與之相關(guān)的其他技術(shù)資料。3.3檔案管理檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。[來源：DA/T1-2000，2.4]3.4電子檔案以數(shù)碼形式存儲，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案。4總體要求2DB1302/T563—20234.1電梯維保檔案管理工作應(yīng)以檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范和查閱的便利作為整體目標(biāo)。4.2應(yīng)建立電梯維保檔案管理制度，制定相應(yīng)的管理措施。4.3應(yīng)指定明確的部門和人員負(fù)責(zé)電梯維保檔案管理工作，人員應(yīng)具有檔案管理的基本知識和技能。4.4具有檔案保管的軟硬件條件。檔案管理區(qū)域或庫房位置應(yīng)相對獨立，檔案柜/架擺放整齊，具有防護(hù)設(shè)備和設(shè)施；應(yīng)具有支持電子檔案采集、存儲、閱覽等功能的軟硬件環(huán)境。4.5應(yīng)對單位內(nèi)所有的電梯維保檔案實行統(tǒng)一集中保管。4.6電梯維保檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)維保單位的維保工作需求確定，且不低于TSGT5002的期限要4.7電梯維保檔案管理工作應(yīng)納入單位內(nèi)部考核。4.8同一電梯維保檔案同時存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、說明和描述上應(yīng)保持一致，不一致時，宜以紙質(zhì)檔案記載信息為準(zhǔn)。5紙質(zhì)檔案管理5.1收集5.1.1應(yīng)根據(jù)具體的建檔需求進(jìn)行電梯維保檔案資料收集，收集范圍包括但不限于TSGT5002中要求的電梯維保記錄內(nèi)容及表1中維保、檢驗類資料，可根據(jù)實際工作需要收集其他相關(guān)資料。表1電梯維保檔案資料收集范圍1234567895.1.2檔案資料收集應(yīng)做到齊全、真實、準(zhǔn)確。5.1.3根據(jù)電梯維保及使用狀態(tài)，確定檔案資料的收集及更新時間如下：a）由本單位新安裝的電梯，應(yīng)在電梯驗收合格后10日內(nèi)完成檔案資料的收集；b）由外單位新安裝完成、本單位接手維保的電梯，應(yīng)在維?；顒娱_始1個月內(nèi)完成檔案資料的收集；c）由本單位持續(xù)維保的電梯，應(yīng)每年不少于1次定期進(jìn)行新獲取資料的收集；d）電梯發(fā)生使用單位變更，應(yīng)在使用單位變更后10日內(nèi)完成檔案資料的更新；e）電梯發(fā)生年檢，應(yīng)在年檢前及時更新年檢所需資料，并在年檢后取得電梯定期檢驗報告10日內(nèi)完成全部檔案資料的更新；f）電梯進(jìn)行檢查整改，應(yīng)在整改工作完成10日內(nèi)完成檢查整改資料的收集；g）電梯發(fā)生維修、改造、應(yīng)急演練等活動，應(yīng)在該項活動完成10日內(nèi)完成本項活動資料的收集；h）對檔案資料的補充、完善。3DB1302/T563—20235.2整理5.2.1應(yīng)對收集到的檔案資料進(jìn)行一梯一檔整理，整理的規(guī)則應(yīng)符合DA/T22的要求。5.2.2整理過程中應(yīng)預(yù)先制定檔案分類方案，并據(jù)此做好檔案資料的分類，可根據(jù)實際需要進(jìn)行多重分類和層級分類。分類標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于時間、電梯所屬單位、電梯類型、檔案資料記錄的活動類別等。5.3立卷5.3.1組卷5.3.1.1經(jīng)收集整理的電梯維保資料應(yīng)及時組卷。5.3.1.2宜先按單臺電梯的維保資料進(jìn)行組卷，做到一梯一檔。5.3.1.3在保證一梯一檔的基礎(chǔ)上，也可視情況按月、季度或年度組卷，或由相互關(guān)聯(lián)的若干文件材料等組合而成卷。5.3.1.4按時間進(jìn)行組卷時，應(yīng)以電梯維?；顒拥霓k結(jié)日期確定案卷的形成時間。5.3.1.5案卷內(nèi)材料按案卷封面、卷內(nèi)目錄、電梯維保資料的順序依次排列。5.3.2編號5.3.2.1電梯維保檔案資料應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號，檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。5.3.2.2為了便于內(nèi)部管理使用，檔案編號宜參考多層級標(biāo)識方法，層級結(jié)構(gòu)宜為：5.3.2.3以上結(jié)構(gòu)中，左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”相隔，“×××”不代表各代碼所占的位數(shù)；虛線框中的各元素均為同級代碼，同級代碼之間用間隔號“?”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置，上下居中。5.3.2.4各級代碼的編制方法如下：a）維保單位代碼宜使用“中華人民共和國特種設(shè)備安裝改造修理許可證”上的編號；b）使用單位代碼宜使用本單位的統(tǒng)一社會信用代碼；c）樓宇代碼一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字+“#”的形式；d）電梯代碼采用特種設(shè)備使用登記證編號，沒有登記的用設(shè)備代碼；e）檔案的形成年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字年代號標(biāo)識；f）保管期限用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合標(biāo)識，以代碼“Y”標(biāo)識永久，以代碼“D”+年限標(biāo)識定期；g）案卷號采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)按照實際數(shù)量確定案卷號的位數(shù)。4DB1302/T563—20235.3.2.5以上編號可根據(jù)實際情況進(jìn)行擴(kuò)展或縮減，但檔號包含元素應(yīng)符合DA/T13的相關(guān)要求。5.3.2.6在一梯一檔的基礎(chǔ)上需要匯總形成總檔時，應(yīng)編制總檔檔號，并標(biāo)明總檔內(nèi)電梯數(shù)量。5.3.3編目5.3.3.1應(yīng)根據(jù)組卷的實際情況分別編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、易于查找。5.3.3.2案卷目錄的項目應(yīng)包括序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限等，樣式可參照附錄A中表A.1。5.3.3.3卷內(nèi)目錄的項目應(yīng)包括序號、文件編號、文件/材料題名、日期、頁數(shù)等，樣式可參照附錄A中表A.2。5.3.3.4題名應(yīng)能簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)檔案材料的內(nèi)容。5.3.4裝訂5.3.4.1案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂，件的構(gòu)成應(yīng)符合DA/T22的相關(guān)要求。5.3.4.2以件為單位進(jìn)行裝訂的，應(yīng)在文件首頁空白處注明檔號和卷內(nèi)文件排列順序。5.3.4.3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件應(yīng)疊裝，破損文件應(yīng)先行修復(fù)。5.3.5裝盒5.3.5.1裝訂好的檔案應(yīng)按預(yù)先制定好的分類方案歸類，有序裝入檔案盒，不同類別的檔案不宜進(jìn)行混裝。5.3.5.2檔案盒應(yīng)制作封面、盒脊，封面內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、立卷單位、建檔日期、保管期限等，樣式可參照附錄A中圖A.3；盒脊內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、檔號等，樣式可參照附錄A中圖A.4。5.4排架5.4.1案卷整理完畢裝盒后，應(yīng)按預(yù)先制定的排列方法上架排列，標(biāo)識清楚，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。5.4.2排架順序應(yīng)保持統(tǒng)一，案卷一般應(yīng)按照從上到下，從左到右的順序排列。5.4.3案卷在柜架上應(yīng)保持適宜的飽和度，避免排放過擠而增加案卷摩擦或排放太松。5.5保管5.5.1檔案保管應(yīng)確保實體安全和信息安全，明確專區(qū)存放，專人保管。5.5.2檔案保管區(qū)域應(yīng)具備防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等功能。5.5.3檔案保管區(qū)域應(yīng)保證采光和通風(fēng)良好，溫、濕度范圍適宜，潔凈度佳。5.5.4檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，不得遺失、撕毀、污損涂寫。5.6利用5.6.1建立檔案借閱、使用登記制度，借閱者應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記、簽收手續(xù)。5.6.2檔案應(yīng)在檔案保管現(xiàn)場進(jìn)行查閱，不允許帶出檔案保管區(qū)域。5.6.3必要時可調(diào)取檔案資料，為電梯維保管理決策或其他業(yè)務(wù)工作提供信息參考，包括但不限于：a）相關(guān)部門進(jìn)行檢查時，可隨時調(diào)取檢查資料；b）電梯發(fā)生故障時，在恢復(fù)電梯使用后或查找問題時，可調(diào)取該臺電梯之前維修相關(guān)資料；c）電梯年檢時，可調(diào)出往年年檢資料。5.6.4宜定期分析、改進(jìn)檔案的利用方式和渠道，提高檔案的利用效率。5DB1302/T563—20235.7統(tǒng)計5.7.1應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺帳，做好檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計的內(nèi)容包括但不限定于以下內(nèi)容：a）檔案管理人員情況；b）檔案保管區(qū)域情況；c）檔案接收、保管、利用等情況；d）檔案數(shù)量。5.7.2檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)確保準(zhǔn)確、真實，統(tǒng)計表格內(nèi)容應(yīng)字跡工整、清晰。5.8保護(hù)5.8.1應(yīng)采取抽查的方式，定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括但不限于以下方面：a）檔案的完整性；b）檔案的完好性；c）檔案存放的適宜性與安全性；d）同類檔案格式的一致性；e）檔案是否在有效期內(nèi)；f）簽署是否完整及有效。5.8.2檢查時發(fā)現(xiàn)檔案不全或檔案缺失的應(yīng)及時補充相關(guān)資料或檔案。5.8.3對缺損的檔案應(yīng)及時修復(fù)，檔案修復(fù)的條件包括但不限于以下情況：a）檔案資料有損壞的；b）檔案字跡不清晰；c）檔案資料有污跡。5.9移交、鑒定與銷毀5.9.1移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊清點核對檔案數(shù)量，查驗檔案內(nèi)容和質(zhì)量，確保檔案真實完整。5.9.2移交檔案應(yīng)準(zhǔn)確記錄檔案的名稱及檔號、移交日期、移交原因、移交人及接收人等檔案相關(guān)信5.9.3應(yīng)由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、電梯維保職能部門和檔案管理人員組成檔案鑒定小組，定期對已到保管期限或失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定。5.9.4經(jīng)鑒定，對確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊，經(jīng)單位法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。6電子檔案管理6.1收集6.1.1電子檔案資料收集的范圍見5.1.1。6.1.2應(yīng)注意保證電子檔案資料來源的可靠性、資料的真實性和可用性。6.1.3資料收集過程中如涉及電梯用戶及個人信息，應(yīng)注意嚴(yán)格保密。6.1.4宜采用信息技術(shù)手段，實時采集相關(guān)信息。6.2整理6.2.1電子檔案資料的整理包括資料的鑒定、清點、審核、確認(rèn)、分類、命名、格式轉(zhuǎn)換、文件排序6DB1302/T563—20236.2.2可根據(jù)實際需要選擇以件或卷為單位進(jìn)行電子檔案資料的整理。6.2.3為確保準(zhǔn)確性，整理完畢的電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行審核，如有錯誤需及時修正。6.3歸檔儲存6.3.1整理完畢并且審核無誤的電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號、編目。6.3.2應(yīng)綜合參照電子檔案資料的排序結(jié)果、相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案編號、其他實際情況等進(jìn)行檔號的編制。6.3.3根據(jù)編號情況在計算機(jī)存儲設(shè)備中建立文件夾，分門別類、集中有序地儲存電子檔案。6.3.4儲存的電子檔案資料應(yīng)具有離線備份措施。6.4統(tǒng)計利用6.4.1電子維保檔案的利用包括檔案的檢索、瀏覽、復(fù)制、下載等。6.4.2應(yīng)根據(jù)不同的工作崗位職責(zé)和使用需求設(shè)置不同的利用權(quán)限，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)進(jìn)行電子維保檔案利用。6.4.3可利用信息技術(shù)手段對電子維保檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。7評價與改進(jìn)7.1電梯維保檔案管理工作應(yīng)接受上級主管部門和當(dāng)?shù)貦n案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7.2應(yīng)制定電梯維保檔案評價與改進(jìn)方案，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的問題，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施，及時