華通控股集團(tuán)會(huì)議管理制度

華通控股集團(tuán)會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范華通控股集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）會(huì)議的組織、召開、記錄及跟蹤落實(shí)流程，提高會(huì)議效率，確保集團(tuán)決策的科學(xué)性、及時(shí)性和有效性。本制度根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》、《華通控股集團(tuán)章程》以及相關(guān)法律法規(guī)制定。

第二條適用范圍

本制度適用于集團(tuán)召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議原則

1.會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。

2.會(huì)議議題應(yīng)具有針對(duì)性、決策性和緊迫性。

3.會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，減少形式主義，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)。

第四條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，集團(tuán)會(huì)議分為以下幾類：

1.決策性會(huì)議：對(duì)集團(tuán)重大事項(xiàng)進(jìn)行討論、決策的會(huì)議。

2.報(bào)告性會(huì)議：對(duì)集團(tuán)各項(xiàng)工作進(jìn)行匯報(bào)、交流的會(huì)議。

3.協(xié)調(diào)性會(huì)議：協(xié)調(diào)解決集團(tuán)內(nèi)部及與外部單位之間問題的會(huì)議。

4.培訓(xùn)性會(huì)議：對(duì)集團(tuán)員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高素質(zhì)的會(huì)議。

第五條參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)主持會(huì)議，引導(dǎo)討論，總結(jié)結(jié)論。

2.與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，由主持人指定相關(guān)人員參加。

3.記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

第六條會(huì)議通知

會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等內(nèi)容，提前發(fā)送給相關(guān)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

第七條保密規(guī)定

1.與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要未經(jīng)授權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播。

3.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行保密。

第八條制度修訂

本制度根據(jù)集團(tuán)發(fā)展需要，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)集團(tuán)董事會(huì)審批通過后，予以公布實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第九條會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議主持人根據(jù)集團(tuán)工作需要，提前收集議題，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和目標(biāo)。

2.制定議程：根據(jù)收集的議題，制定會(huì)議議程，明確各議題的討論順序和預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.發(fā)送會(huì)議通知：將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息發(fā)送給相關(guān)人員，確保與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人或相關(guān)人員應(yīng)準(zhǔn)備好與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)分析、建議方案等，分發(fā)給與會(huì)人員。

第十條會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會(huì)。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并說明會(huì)議目的、議程和紀(jì)律要求。

3.按照議程順序，逐項(xiàng)討論議題。與會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，進(jìn)行討論。

4.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)會(huì)議形成共識(shí)，必要時(shí)進(jìn)行表決。

第十一條會(huì)議記錄

1.記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論情況、與會(huì)人員意見、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)客觀、真實(shí)、完整，不得遺漏重要信息。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

第十二條會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況和表決結(jié)果，形成會(huì)議決策。

2.對(duì)于重大事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)確保決策的合法性和合規(guī)性。

3.會(huì)議決策應(yīng)以書面形式記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

第十三條會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議總結(jié)內(nèi)容，分發(fā)給與會(huì)人員，以便落實(shí)執(zhí)行。

第十四條會(huì)議延期與取消

1.如因特殊情況需要延期或取消會(huì)議，會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)通知與會(huì)人員。

2.延期會(huì)議應(yīng)重新安排時(shí)間、地點(diǎn)，并重新發(fā)送會(huì)議通知。

3.取消會(huì)議的，會(huì)議主持人應(yīng)說明原因，并將取消信息通知相關(guān)人員。

第十五條會(huì)后工作

1.與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策和分工，及時(shí)開展相關(guān)工作。

2.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作由記錄人負(fù)責(zé)，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十六條會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核。主持人應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

4.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快分發(fā)給所有與會(huì)人員，并抄送相關(guān)未參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和部門。

第十七條會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工和責(zé)任人對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行負(fù)責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)會(huì)議主持人審批。

3.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保決策落到實(shí)處。

第十八條執(zhí)行進(jìn)度的匯報(bào)

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人匯報(bào)會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)，尋求解決方案。

2.對(duì)于重大決策或關(guān)鍵任務(wù)的執(zhí)行情況，會(huì)議主持人可以要求定期召開專題匯報(bào)會(huì)議，以便及時(shí)掌握進(jìn)展情況。

第十九條會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，保存期限根據(jù)集團(tuán)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

2.集團(tuán)內(nèi)部員工因工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要的，應(yīng)向記錄人提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)內(nèi)容。

3.對(duì)于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會(huì)議紀(jì)要，查閱應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)保密規(guī)定執(zhí)行。

第二十條跟蹤落實(shí)的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議主持人應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)執(zhí)行不力的情況進(jìn)行調(diào)查分析，并提出改進(jìn)措施。

2.集團(tuán)應(yīng)建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果提供意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十一條會(huì)議室預(yù)訂

1.集團(tuán)員工需使用會(huì)議室的，應(yīng)提前向行政部門預(yù)訂，并說明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排并確認(rèn)預(yù)訂。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，特殊情況可根據(jù)集團(tuán)工作重點(diǎn)和緊急程度進(jìn)行調(diào)整。

第二十二條會(huì)議室配置與維護(hù)

1.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議用品，如白板、投影儀、音響設(shè)備等。

3.如會(huì)議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，行政部門應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議不受影響。

第二十三條會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，不得吸煙、大聲喧嘩。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，以免影響會(huì)議進(jìn)行。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電器設(shè)備，節(jié)約能源。

第二十四條會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧绨惭b監(jiān)控設(shè)備、限制出入權(quán)限等。

2.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及敏感信息或商業(yè)秘密的，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的安全與保密措施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

第二十五條會(huì)議室管理責(zé)任

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)工作，確保會(huì)議室的正常使用。

2.預(yù)訂會(huì)議室的部門或個(gè)人應(yīng)對(duì)會(huì)議室的使用負(fù)全責(zé)，如造成設(shè)施損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.集團(tuán)應(yīng)建立會(huì)議室管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)管理不善或違反規(guī)定的個(gè)人或部門進(jìn)行問責(zé)，對(duì)表現(xiàn)良好的予以表彰。

第五章附則

第二十六條制度解釋

本制度的解釋權(quán)歸華通控股集團(tuán)所有。

第二十七條施行