2024年公司物資采購財?shù)膭?wù)管理制度范本（二篇）

第11頁共11頁2024年公司物資采購財?shù)膭?wù)管理制度范本機物料入庫及賬務(wù)管理一、機物料入庫流程1.采購的機物料到達倉庫后，業(yè)務(wù)員需立即通知倉庫進行接貨，并協(xié)同倉庫管理員及使用部門共同對貨物進行驗收。一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，應(yīng)立即處理。2.若采購物資在入庫前因質(zhì)量或規(guī)格型號不符需退貨，業(yè)務(wù)員需填寫《物資退貨通知單》，并經(jīng)分管副總簽批后，方可辦理退貨手續(xù)。3.驗收合格的機物料應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。業(yè)務(wù)員需通過微機錄入《材料入庫單》，并打印一式三聯(lián)，經(jīng)倉庫管理員及使用部門驗收簽字確認。其中，若庫存計劃由倉庫管理員直接提報，則該《材料入庫單》需經(jīng)生產(chǎn)部主管簽字；若由分場（車間）提報，則需經(jīng)其部門主管簽字。4.《材料入庫單》的保管與流轉(zhuǎn)：白聯(lián)由倉庫留存，黃聯(lián)送交財務(wù)部審核，紅聯(lián)則由業(yè)務(wù)員附《入賬審批單》及購貨憑證，經(jīng)分管副總審核、總經(jīng)理簽批后，轉(zhuǎn)交財務(wù)部入賬。5.財務(wù)部對采購物資的入賬進行嚴格審核，確保入庫單與購貨憑證相符。若發(fā)現(xiàn)價格、費用等問題，不得辦理入賬手續(xù)，并需立即向總經(jīng)理報告處理。6.生產(chǎn)部門在領(lǐng)用機物料過程中，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時退庫并報告分管副總。采購部門將據(jù)此提出退貨、索賠或處罰等意見，并辦理相關(guān)退貨手續(xù)。7.對于因質(zhì)量問題或庫存調(diào)劑需退貨的采購入庫物資，業(yè)務(wù)員需錄入紅字《材料入庫單》，經(jīng)倉庫管理員核對簽字及分管副總簽批后，到財務(wù)部辦理沖賬和出門手續(xù)。二、外協(xié)新制品加工及維修管理1.外協(xié)新制品的加工需求由使用部門提報計劃，并附上維修單及相關(guān)技術(shù)要求（圖紙）。經(jīng)機物料倉庫簽字確認后，由生產(chǎn)部負責(zé)辦理。對于機配件的出廠維修，需在門衛(wèi)處做好進出廠登記。2.外協(xié)新制品及維修完成后，其入庫、出庫流程與機物料采購入庫、出庫程序相同。三、機物料出庫及庫存管理（一）機物料出庫流程1.機物料的出庫需由領(lǐng)料人填寫《領(lǐng)料單》一式兩聯(lián)，并經(jīng)部門負責(zé)人簽批后到倉庫領(lǐng)料。倉庫管理員留存一聯(lián)作為發(fā)料依據(jù)，并復(fù)查銷卡、微機錄入出庫單。另一聯(lián)則由倉庫管理員填寫價格后返回分場進行內(nèi)部消耗核算。2.使用部門領(lǐng)用一般維修配件、生產(chǎn)用材料時，需經(jīng)分場（車間）主管或副職簽批；而整臺（套）器材、技術(shù)改造專件、容器等的領(lǐng)用，則需經(jīng)生產(chǎn)副總簽批。3.倉庫管理員需嚴格執(zhí)行以舊換新制度。對于生產(chǎn)部門維修領(lǐng)用的配件、器材、軸承、膠帶、工具及非一次性投入使用的材料等，一律實行以舊換新。4.機物料的銷售出庫由營銷部業(yè)務(wù)員通過微機錄入《銷售出庫單》，并加收管理費（近途____%，遠途____%）。財務(wù)部負責(zé)審核打印，并同時收款、開具發(fā)票及辦理出庫手續(xù)。出門聯(lián)需經(jīng)分管副總簽字后方可放行。（二）機物料庫存管理1.機物料的庫存應(yīng)根據(jù)使用性質(zhì)分為零庫存和定額庫存進行嚴格控制。2.對于能在本市區(qū)采購到且非生產(chǎn)急需的物料（如工具、材料、雜品等），實行隨用隨買的零庫存策略。3.對多機臺生產(chǎn)設(shè)備常用的易損配件、器材實行定額庫存管理，按一周的用量進行核定。當庫存低于一周用量時，應(yīng)及時進行補庫。對于單機臺生產(chǎn)設(shè)備的易損配件，則按最低庫存限量進行管理，即用一個補一個。4.加強庫存賬齡管理，確保一般庫存物料的賬齡不超過兩個月。對于超過規(guī)定賬齡的物資需進行分析處理，屬不正常庫存的應(yīng)及時調(diào)劑。5.財務(wù)部需加強對物資賬務(wù)的監(jiān)督管理，每月定期查庫。一旦發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，必須查明原因并及時處理。月末時由財務(wù)部按盤存日期結(jié)賬并出具盤存表。6.對于因分場（車間）、部門計劃失誤造成的超過規(guī)定賬齡的積壓物資，綜合部將對其落實考核責(zé)任。四、消耗管理1.節(jié)能降耗、降低成本始終是企業(yè)管理的重點。公司每年將根據(jù)實際情況制定或修訂各分場（車間）、部門的月度消耗指標，并進行嚴格的控制和考核。2.各分場（車間）、部門需制定工段、輪班的消耗定額，并定期對維修工段和輪班的機物料消耗和流向進行分析以加強消耗管理和考核。3.各分場（2024年公司物資采購財?shù)膭?wù)管理制度范本（二）最終決策3.7為確保物資采購工作的及時性與正常運作，所有需由總經(jīng)理辦公會議確定的價格方案，必須在一周內(nèi)給予明確答復(fù)；對于其他方案，則應(yīng)在三天內(nèi)完成回復(fù)。財務(wù)部門需與各采購部門緊密協(xié)作，以保障采購工作的時效性。四、合同簽訂與內(nèi)部審核4.1所有通過招標采購的物資均須簽訂正式合同。對于非招標采購、非定點采購及零星采購的物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購金額累計達到或超過____萬元，同樣需簽署合同。若事先難以確定是否達到此標準，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，并在事后補辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對外簽訂由采購部門負責(zé)，但在正式簽訂前，必須遵循公司內(nèi)部合同簽訂的審批流程。即由采購部門填寫內(nèi)部合同審批單，詳細列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待批準后方可正式對外簽訂合同。4.3合同正本中應(yīng)至少有一份由財務(wù)部門存檔保管。五、采購物資入庫及出庫管理5.1物資到達后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門進行聯(lián)合驗收，確認合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對于不合格的物資，采購部門需與供貨商協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進行核算與清點，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。入庫單或收料單一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財務(wù)部門留存，以作登記、請款報銷及付款記賬之用。5.4物資出庫時，需根據(jù)物資性質(zhì)填寫出庫單或領(lǐng)料單。出庫單或領(lǐng)料單由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財務(wù)審核及總經(jīng)理批準后，方可由倉庫發(fā)貨。所有單據(jù)一式三聯(lián)，分別由領(lǐng)用部門、倉庫及財務(wù)部門留存。5.5若領(lǐng)料人在物料出庫時發(fā)現(xiàn)問題且未當場處理，則該物料視為合格。5.6實行以舊換新的物資，必須交舊領(lǐng)新。5.7倉庫需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺賬，記錄使用情況，并每年年底進行盤點核對。5.8對于消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢的情況，倉庫需填寫相應(yīng)報告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗簽字后入庫記錄。報告單一式兩份，分別由倉庫及財務(wù)部門留存作報損銷賬之用。5.9倉庫保管員應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門控制消耗性物資的發(fā)放量，物資管理部門應(yīng)嚴格審核簽字流程。六、資金付款及報賬管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在規(guī)定的資金使用計劃內(nèi)先向財務(wù)部門申請用款。待物資報賬時再進行審核。6.2財務(wù)部門在報賬過程中應(yīng)對原始單據(jù)進行嚴格審核，確保無誤后方可進行賬務(wù)處理。對于不符合規(guī)定的付款申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報賬。6.3財務(wù)人員在報賬過程中如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告或協(xié)調(diào)處理以確保制度的嚴格執(zhí)行與責(zé)任的明確落實。6.4財務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對報賬物資進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將其型號規(guī)格、供應(yīng)商、采購單價等信息錄入微機管理系統(tǒng)為比價采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計部門應(yīng)對重要采購事項進行監(jiān)督審計并直接向董事長（總經(jīng)理）報告審計結(jié)果。七、有關(guān)責(zé)任公司經(jīng)營者及高級管理人員應(yīng)認真執(zhí)行本規(guī)定并全力支持采購部門及價格監(jiān)督部門履行職責(zé)。責(zé)任部門、責(zé)任人員及