會計憑證摘要填寫原則

會計憑證摘要填寫原則日常收支業(yè)務(wù)摘要的編寫要規(guī)范統(tǒng)一使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭這樣使得會計賬簿的摘要體現(xiàn)整體一致性更重要的是能夠充分發(fā)揮計算機查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能。所以對日常收支業(yè)務(wù)采用“主語謂語賓語”的句式。即具備經(jīng)濟行為的主體、對象和內(nèi)容三個最基本的要素，這是會計摘要的重要原則。一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)要在財務(wù)軟件上要從多個渠道、多個角度都可以查詢到。就要求摘要填寫要規(guī)范統(tǒng)一前后一致。趙永發(fā)借去北京購聯(lián)想電腦款5000元。摘要為趙永發(fā)借購聯(lián)想電腦款而不能為趙永發(fā)借款更不能為借款。關(guān)鍵為“趙永發(fā)”“北京”“購聯(lián)想電腦款”“5000元”在現(xiàn)金明細帳、固定資產(chǎn)明細帳、會計憑證查詢?nèi)齻€地方輸入2-3個條件就可以準確快速查到該筆業(yè)務(wù)。摘要的編寫要“簡”而“明”所謂簡明即簡單明了。太過于簡的摘要，不能把經(jīng)濟內(nèi)容表達清，因此要在計算機設(shè)定的摘要字數(shù)內(nèi)抓住重點，將經(jīng)濟內(nèi)容盡可能全面地表述出來。有些會計人員單純追求“簡單”，但卻不明了。如收、付款憑證，只寫“收款”、“付款”二字。轉(zhuǎn)賬憑證，只寫“轉(zhuǎn)成本”、“調(diào)整科目”等。其實只要稍微多加幾個字，其意義就會很清楚，對收付款業(yè)務(wù)，摘要應(yīng)寫明收付款的性質(zhì)，即寫明收什么款，付什么款、如寫成“收新華廠銷貨款”、“收大成公司投資款”：“付包裝物押金”、“付購料款”、“付商業(yè)匯票款”等。對于轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，應(yīng)寫明轉(zhuǎn)賬內(nèi)容，如寫“結(jié)轉(zhuǎn)材料差異”、“轉(zhuǎn)入庫材料成本”、“轉(zhuǎn)出庫材料成本”、“轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售成本”、“收入轉(zhuǎn)本年利潤”、“購設(shè)備未付款”等等。摘要的編寫要準確、用語要嚴謹規(guī)范對反映不同經(jīng)濟內(nèi)容的同一張記賬憑證，每項經(jīng)濟內(nèi)容準確對應(yīng)一個摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個摘要?，F(xiàn)行的借貸記賬法和會計基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會計電算化軟件一般都具有“修改摘要”的功能為準確編寫記賬憑證摘要提供了條件。報銷人一般要寫明實際報銷人（也就是真正花錢的是誰，而不是代辦報銷手續(xù)的人-比如領(lǐng)導(dǎo)的秘書代領(lǐng)導(dǎo)履行報銷手續(xù)時，實際報銷人是領(lǐng)導(dǎo)本人），另外，會計憑證中的人名都應(yīng)當使用全名，而不能用職務(wù)代替（比如不能使用“李總”、“王經(jīng)理”之類的用詞）。以此類推，有往來關(guān)系的單位名稱要盡量使用全稱，不得使用地名代替當?shù)氐淖庸尽⒋砩?、供?yīng)商或者客戶。凡是涉及債權(quán)債務(wù)確認的，都必須使用對方的全稱或全名，以免多個類似名稱出現(xiàn)時，混淆不清。正常情況下，是收誰的錢掛誰的賬，但也有例外，如委托代收、委托代付的情況，這時就不能收誰的錢掛誰的賬。故，填制憑證時一定要問清楚業(yè)務(wù)事項。更正錯賬摘要規(guī)范根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求對記賬后的記賬憑證發(fā)現(xiàn)錯誤用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為“注銷某月某日某號憑證”，同時用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要為“訂正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會計分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時摘要為“調(diào)整某月某日某號憑證”。如果所修改的是往年的錯誤憑證，那么在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說明一點在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同時，應(yīng)在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記提示表示該憑證已被修改完畢。比如補提攤銷費用，除了要制作能反映整個補提攤銷費用來龍去脈的附件以外，在錄入憑證摘要時，要說明主要的補提原因、補提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂，補提2012年1月租金攤銷”，“因預(yù)估金額低于實際金額，補提2013年6-8月辦公室裝修費攤銷”，“因攤銷期限由3年改為2年，補提2013年1-6月份轉(zhuǎn)讓費攤銷”。五、摘要中需要反映必要的數(shù)字1.需要注明時間的摘要。交納某月水費、電費、電話費、各項保險金、個人所得稅等，提取職工福利費、職工教育費、工會經(jīng)費等。在摘要中務(wù)必注明經(jīng)濟業(yè)務(wù)所屬的時間。不僅有效防止發(fā)生漏記、重記的可能而且便于單位間的賬務(wù)查詢。2.需要注明人數(shù)的摘要3.需要注明數(shù)量的摘要。實例一、現(xiàn)金憑證摘要的填寫1、借款業(yè)務(wù)。例如趙永發(fā)借去北京購資料款5000元。摘要為趙永發(fā)借購資料款而不能為趙永華借款更不能為借款；2、報銷差旅費業(yè)務(wù)。如張三從北京出差后到財務(wù)部門報銷差旅費在會計分錄中借方是“管理費用”、“制造費用”等貸方是“庫存現(xiàn)金”。摘要可記錄成“張三報北京差旅費”指明了何人報銷張三去何地方北京業(yè)務(wù)性質(zhì)是什么差旅費比較清楚。如果是與李四兩人一同出差摘要可寫為“張三李四報北京差旅費”。但如果是三人及以上人員一同出差為簡明扼要可寫成“張三等三人報北京差旅費”。同一類業(yè)務(wù)由于出差人數(shù)不同在摘要的填寫上也應(yīng)有所區(qū)別。舉例:“張三差旅費”本摘要過于簡單，若僅根據(jù)摘要看不出該筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實質(zhì)是借款、報銷或是其他內(nèi)容。建議將本摘要作如下改進:若張三因出差而預(yù)借差旅費,則可寫成:“張三借北京差旅費”;若張三因出差歸來報銷差旅費,則可寫成:“張三報北京差旅費”;若張三因故取消出差而退還預(yù)借的差旅費,則可寫成:“張三退回北京差旅費預(yù)借款”3、購買辦公用品業(yè)務(wù)。如張三采購了一批辦公用品數(shù)量比較多單位價值比較低摘要可寫成“張三購辦公用品一批”。如果張三只采購了一種辦公用品比如200本筆記本為了更清晰地反映業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要可寫成“張三購200本筆記本”比“張三購辦公用品”更貼切。如果采購的辦公用品種類雖然比較多但其中一種所占的金額比較大例如共采購三種辦公用品其中計算器600元筆記本100稿紙100元為了反映主要的內(nèi)容可將摘要寫成“張三購計算器等辦公用品”。因為采購計算器支出的600元占采購總額的比例已經(jīng)超過70%能夠反映出主要內(nèi)容。4、大額現(xiàn)金收支參照銀行收付業(yè)務(wù)要求寫明“經(jīng)辦人”、“收付款單位”、“款項內(nèi)容”格式“某某人收付某某單位某某產(chǎn)品款二、銀行憑證摘要的填寫1、銀行代扣業(yè)務(wù)月份清楚。“付8月份移動公司話費”“付8月份電費”“付8月份代扣社會保險費2、收付款項業(yè)務(wù)。要求寫明“經(jīng)辦人”、“收付款單位”、“款項內(nèi)容”格式“某某人收付某某單位某某產(chǎn)品款在銀行憑證涉及到的業(yè)務(wù)中比較常見的是收付款業(yè)務(wù)以付款業(yè)務(wù)為例。比如采購部的李四將審批手續(xù)齊全的付款通知單轉(zhuǎn)到財務(wù)部對保定市新市區(qū)順利物資有限公司付款20萬元摘要為“李四付保定順利公司鋼材款”從銀行存款日記賬中可以清楚地看出何人經(jīng)辦(李四)付給何單位(保定順利公司)購買何物(鋼材)。除鋼材款外還可能有設(shè)備款、加工費等等都應(yīng)從摘要中區(qū)分開來。格式“某某人收付某某單位某某產(chǎn)品款如“高XX付杭州XX公司牛肉款”、“徐XX付富陽XX建公司XX土建工程款”同樣收到的款項可寫成“某某人收某某單位產(chǎn)品款材料款、設(shè)備款等”。如“某某收某某旅行社門票款”“曹XX收到富陽XX費”如果單位每月要進行貨款回收的統(tǒng)計則只需要查看銀行日記賬就可以迅速地統(tǒng)計出來。3、轉(zhuǎn)賬憑證摘要的填寫轉(zhuǎn)賬憑證涉及到的業(yè)務(wù)較多選擇比較有代表性的幾個進行探討如下１、購進材料的業(yè)務(wù)。在不直接支付款項的情況下一般業(yè)務(wù)分錄為借記“材料采購”、“應(yīng)交稅費應(yīng)交增值稅”貸記“應(yīng)付賬款”。比如采購部從保定市希望物資公司采購鋼板則“材料采購”和“應(yīng)付賬款”對應(yīng)的摘要均可寫為“某某購保定希望公司鋼板”而“應(yīng)交稅費”對應(yīng)的摘要應(yīng)寫為“發(fā)票號12345678”?！皯?yīng)付賬款”對應(yīng)的摘要應(yīng)寫為“某某應(yīng)付保定希望公司鋼板+發(fā)票事號”如屬臨時采購，將合同號加入。２、購進固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)。公司設(shè)備部負責設(shè)備的采購某日王五從發(fā)達公司購進電焊機兩臺該業(yè)務(wù)的摘要應(yīng)為“王五購發(fā)達公司電焊機2臺”說明了何人購買王五從何單位購買發(fā)達公司購置何物電焊機數(shù)量多少2臺從摘要中全部反映了出來。如果只寫“王五購設(shè)備”則太簡單不便于查詢必要時還要查閱原始憑證。３、分配工資及各項費用業(yè)務(wù)。根據(jù)職工薪酬準則職工薪酬的范圍包括職工工資、職工福利費、各項社會保險費、工會經(jīng)費、職工教育經(jīng)費以及其他相關(guān)支出。在每月中旬發(fā)放工資比如在8月中旬根據(jù)工資表對工資進行分配其摘要為“分配8月份應(yīng)發(fā)工資”借方記入“生產(chǎn)成本”“管理費用”貸方記入“應(yīng)付職工薪酬”。在根據(jù)工資總額的一定比例計算各項費用后摘要為“計提8月份社會保險費”“計提8月份失業(yè)保險費”等會計科目同上只是明細科目不同?！坝嬏帷比　坝嬎悴⑻崛　敝x比單純用計算或提取都要合適。此外社會保險費、失業(yè)保險費、醫(yī)療保險費、住房公積金等項目有一部分從個人工資中代扣則借方科目“應(yīng)付職工薪酬”貸方科目“其他應(yīng)付款”其摘要為“代扣8月份社會保險費”“代扣8月份社會保險費”等與提取費用的摘要區(qū)別。在實際交納時摘要也應(yīng)分別填寫比如“付8月份計提社會保險費”“付8月份代扣社會保險費”這樣從摘要上一目了然地看出企業(yè)負擔的費用和個人負擔的費用。會計憑證借貸方科目數(shù)量的使用限制在錄入會計憑證時，會計人員往往圖當時之便，加快會計憑證錄入速度，采取一個憑證里面多借多貸的方法做賬。需要注意幾點：1.允許一借多貸或者多借一貸的會計分錄，不允許多借多貸會計分錄。這里的借貸科目都是指“末級科目”。一借多貸或者多借一貸，“一”是指在借方或者貸方，只允許出現(xiàn)一個“末級科目”（并不是指只允許出現(xiàn)一行分錄）；“多”是指在借方或貸方，可以出現(xiàn)多個“末級科目”。比如下面的會計分錄屬于“多借一貸”：

借：管理費用-市內(nèi)交通費

100

貸：庫存現(xiàn)金

100

借：銷售費用-業(yè)務(wù)招待費

200

貸：庫存現(xiàn)金

200上面的分錄記錄了兩筆報銷業(yè)務(wù)，可以做在一個會計憑證里面，有兩個借方末級科目，一個貸方末級科目。如果上述業(yè)務(wù)是同一個人報銷，還可以將貸方科目合并處理：

借：管理費用-市內(nèi)交通費

100

借：銷售費用-業(yè)務(wù)招待費

200

貸：庫存現(xiàn)金

300一般而言，在處理不同性質(zhì)的交易事項時，錄入憑證分錄，一借一貸的金額最好保持一致，即使只有一個借方或者貸方科目，也不用合并；現(xiàn)金和銀行憑證的分錄也不要合并。比如下面的銀行收款憑證屬于“一借多貸”，借方科目最好不要合并，以保持與銀行對賬單的流水一致：

借：銀行存款-1088賬戶

200

貸：應(yīng)收賬款-A客戶

200

借：銀行存款-1088賬戶

500

貸：應(yīng)收賬款-B客戶

5002.過渡科目，不允許在一個憑證內(nèi)進行結(jié)轉(zhuǎn)：比如下面的分錄在同一個憑證是不允許的：

借：庫存商品

200

貸：生產(chǎn)成本

200

借：主營業(yè)務(wù)成本200

貸：庫存商品

200這個憑證里面，“庫存商品”是過渡科目，這個結(jié)轉(zhuǎn)過程必須分兩個會計憑證處理。同時，這樣的做法也違反了上面第1項關(guān)于“多借多貸”的限制，借方和貸方都存在兩個末級科目。另外也要注意，下面這樣的憑證同樣違反“多借多貸”限制：假設(shè)張三借了200元備用金，并在當月償還，會計人員為圖方便在一個憑證里面處理：借：其他應(yīng)收款-張三

200

貸：庫存現(xiàn)金

200借：庫存現(xiàn)金

200

貸：其他應(yīng)收款-張三

200多借多貸憑證，主要是會導(dǎo)致查詢明細賬的時候，“對方科目”會混亂，不利于正確地使用明細賬。當借方和貸方都存在多個末級科目的時候，現(xiàn)有財務(wù)軟件系統(tǒng)是無法分辨其中的一一對應(yīng)關(guān)系的，系統(tǒng)默認只識別第一次出現(xiàn)的末級科目為對方科目。比如上述生產(chǎn)成本轉(zhuǎn)入庫存商品，再轉(zhuǎn)入主營業(yè)務(wù)成本的例子，主營業(yè)務(wù)成本的對方科目本來應(yīng)該是庫存商品，但是如果處理在一個憑證里面，查詢明細賬時，其對方科目就變成了生產(chǎn)成本（因為生產(chǎn)成本出現(xiàn)在前）；而庫存商品的對方科目也是生產(chǎn)成本，這樣的統(tǒng)計明細賬時，生產(chǎn)成本就被重復(fù)計算，導(dǎo)致查賬錯誤。出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費祎、董允等，此皆良實，志慮忠純，是以先帝簡拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補闕漏，有所廣益。將軍向?qū)櫍孕惺缇?，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰“能”，是以眾議舉寵為督：愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計日而待也。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當世之事，