公司物資采購管理制度及工作流程

公司物資采購管理制度及工作流程一、制定目的及范圍為提升公司物資采購的規(guī)范性與效率，確保采購活動的透明度與公正性，特制定本制度。該制度適用于公司所有物資采購活動，包括項目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購等。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保在質(zhì)量與價格之間進行合理選擇。2.所有采購物資必須從合法商家處獲得，并要求開具正式發(fā)票。3.各部門需指定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請申購人需先向倉庫確認庫存情況，若庫存不足，則填寫“申購單”，并附上相關(guān)需求說明。1.2申購審批項目采購需提交預算審批，其他采購則需經(jīng)部門負責人批準后填寫流轉(zhuǎn)單。1.3詢價各部門負責詢價，需提供至少三家供應(yīng)商的報價，確保價格的合理性與競爭性。1.4核價參考歷史價格進行核價，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價結(jié)果，確保采購價格的合理性。1.5審批流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終由公司負責人進行審批，確保采購的合規(guī)性。1.6采購實施與驗收入庫審批通過后，采購人下單，物資到貨后由相關(guān)人員進行驗收，確認無誤后入庫。1.7報銷采購物資需在貨到一個月內(nèi)完成報銷，逾期將不予受理，確保財務(wù)流程的順暢。2.特殊采購流程2.1集中計劃采購辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進行采購，確保集中管理。2.2零星采購針對金額較小或偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負責人同意后方可執(zhí)行，簡化流程。2.3應(yīng)急采購在緊急情況下，需由應(yīng)急處置小組進行采購，無需進行詢價，以最快的方式滿足需求。2.4年度采購涉及定期需求的采購，需提前編制年度預算，并向財務(wù)部報備，確保資金的合理使用。四、備案所有采購活動結(jié)束后，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復印兩份，一份交財務(wù)審核，另一份存檔以備查，確保采購記錄的完整性。五、采購紀律1.采購人職責采購人需建立供應(yīng)商資料檔案，進行市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與合規(guī)性。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將受到嚴肅處理，確保采購活動的公正性。六、流程優(yōu)化與反饋機制為確保采購流程的持續(xù)改進，需建立反饋機制。各部門在采購過程中應(yīng)定期收集意見，針對流程中的問題進行分析與改進。定期召開采購工作會議，討論采購中遇到的困難與解決方案，確保流程的高效與順暢。七、培訓與宣傳為提高員工對采購制度的理解與執(zhí)行力，需定期開展培訓活動，宣傳采購管理制度的相關(guān)內(nèi)容。通過案例分析與實際操作演練，增強員工的采購意識與責任感，確保制度的有效落實。八、總結(jié)本制度旨在通過規(guī)范化的采購流程，提高公司物資采購的效率與透明度，降低采購成本，確保物資質(zhì)量