廣州市一橙商務(wù)服務(wù)有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司管理費用現(xiàn)狀..................................................1

2.1公司管理費用支出情況........................................1

2.2公司管理費用報銷審批流程....................................2

3公司管理費用報銷存在的問題........................................2

3.1差旅費審批缺乏有效監(jiān)管......................................2

3.2辦公用品管理不到位..........................................3

3.3業(yè)務(wù)招待費報銷標(biāo)準(zhǔn)不明確....................................3

3.4員工財務(wù)素養(yǎng)有待提升........................................3

4公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計..................................4

4.1差旅費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計..................................4

4.2加強(qiáng)辦公用品管理............................................5

4.3業(yè)務(wù)招待費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計..............................6

4.4提高員工的財務(wù)素養(yǎng)..........................................7

5小結(jié)..............................................................7

參考資料...........................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

廣州市一橙商務(wù)服務(wù)有限公司管理費用

報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

廣州市一橙商務(wù)服務(wù)有限公司（以下簡稱一橙公司）成立于2019年5月24

日,法定代表人黃皓，注冊資本為500萬元人民幣，位于廣州市白云區(qū)永平街，

經(jīng)營范圍：化工產(chǎn)品生產(chǎn)、商業(yè)登記、商業(yè)管理、企業(yè)空間服務(wù)、商業(yè)信用追

回服務(wù)、非住宅房地產(chǎn)租賃、財務(wù)建議、商業(yè)代理服務(wù)、人力分配服務(wù)和勞工

服務(wù)、廣告出版、財務(wù)咨詢服務(wù)、辦公服務(wù)、品牌管理、會議和展覽服務(wù)、個

人商務(wù)服務(wù)、管理咨詢、個人信用追回服務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)銷售、住宿租金、軟件開

發(fā)、國內(nèi)貿(mào)易代理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)、會計師事務(wù)所的活動。公司內(nèi)設(shè)辦公室、

內(nèi)營部、財務(wù)部、營銷部、策劃部、管理顧問部等五部一室。具體公司架構(gòu)見

下圖：

董事會

總經(jīng)理

管理咨詢

辦公室內(nèi)營部財務(wù)部市場部策劃部

部

圖1-1一橙公司組織架構(gòu)圖

2公司管理費用現(xiàn)狀

2.1公司管理費用支出情況

一橙公司作為一家服務(wù)業(yè)企業(yè)，管理費用占比較大。該企業(yè)2022年管理費

用發(fā)生235.68萬元，同比增加38.48萬元。明細(xì)支出情況如表2-1所示：

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表2-12022年度公司管理費用明細(xì)表

單位：萬元

項目2022年2021年同比增減

人工費用149.4130.419

租賃費18.514.83.7

折舊5.64.31.3

水電費12.710.72

辦公費15.611.44.2

招待費12.688.44.28

維修費5.63.71.9

其他費用15.613.52.1

合計235.68197.238.48

隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，人工費、辦公費和招待費金額增長較快。

2.2公司管理費用報銷審批流程

一橙公司費用報銷流程較為簡單，經(jīng)辦人員填寫報銷單，部門主管審核其

真實性、財務(wù)經(jīng)理審核其合法性，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報銷。目前該公司具體

的報銷流程圖如下：

經(jīng)辦人員總經(jīng)理

部門主管審核財務(wù)經(jīng)理審核

填寫報銷單審批

圖

2-1費用報銷流程圖

3公司管理費用報銷存在的問題

3.1差旅費審批缺乏有效監(jiān)管

一橙公司的差旅費報銷限額沒有標(biāo)準(zhǔn)，并且沒有相關(guān)的報銷流程，這就導(dǎo)

致了公司出差人員費用票據(jù)積累，推延費用報銷時間。公司出差同樣是普通員

工但是所花的費用標(biāo)準(zhǔn)卻不一樣，比如出差有些人坐的是飛機(jī)，還有一些人卻

是坐的高鐵二等座，坐飛機(jī)和坐高鐵所花的費用又不一樣，這樣就造成了公司

費用的增加；同級別出差住宿費用報銷金額有時相差100-150元/晚，因無具體

的標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)人員也只能對其進(jìn)行審批通過。

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3.2辦公用品管理不到位

公司在辦公物品管理方面存在一些不足，具體體現(xiàn)在兩個方面：第一，使

用過程中不愛護(hù)辦公設(shè)備，缺乏對員工的有效教育，員工認(rèn)識不到辦公設(shè)備管

理與自身的關(guān)系，一些辦公設(shè)備由于使用出現(xiàn)損壞情況，每年公司都需要花費

一定的資金用以維修辦公設(shè)備，并且維修費超預(yù)算情況嚴(yán)重。因此，需加強(qiáng)對

維修中更換備件的處理，并建立一種制度。第二，缺乏對辦公用品定期盤點，

無法確保辦公用品與賬面數(shù)據(jù)是否一致，2021年該公司并未對辦公用品進(jìn)行盤

點，只有在年末進(jìn)行盤點時，才發(fā)現(xiàn)辦公桌椅賬實不一致，不得不緊急查明原

因。

3.3業(yè)務(wù)招待費報銷標(biāo)準(zhǔn)不明確

公司近些年來為了能夠擴(kuò)大銷售業(yè)績，通過宴請客戶、贈送小禮品等方式

加強(qiáng)與客戶的情感交流。隨著時間的推移，該公司的業(yè)務(wù)招待費規(guī)模變得越來

越大，所占管理費用的比例也在逐漸擴(kuò)大，如下圖所示：

表3-1公司業(yè)務(wù)招待費支出表

時間2020年2021年2022年

業(yè)務(wù)招待費(萬元)5.989.8812.68

業(yè)務(wù)招待費規(guī)模從2020年的5.98萬元增加到了2022年的12.68萬元，占

管理費用的比例也由2.99%增加到4.09%。企業(yè)發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費，雖然按照發(fā)

生額的60%扣減了與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的費用，但最高不得超過當(dāng)年銷售收入的

千分之五，但在稅前不能扣減的業(yè)務(wù)招待費越來越多。

3.4員工財務(wù)素養(yǎng)有待提升

財務(wù)報銷崗位人員的職責(zé)主要是審核報銷票據(jù)，從源頭上確保會計信息的

真實合理。從事財務(wù)報銷崗位的工作人員不僅需要具有專業(yè)的財務(wù)知識，熟悉

了解各項財務(wù)管理制度，更需要有較強(qiáng)的責(zé)任意識。財務(wù)知識本身就具有更新

快的特點，需要財務(wù)人員不斷加強(qiáng)自身專業(yè)知識積累。但是一些財務(wù)報銷崗位

人員在日常工作過程中不注重對相關(guān)政策制度的學(xué)習(xí)，能力提升緩慢，不能對

公司的業(yè)務(wù)提前進(jìn)行財稅規(guī)劃，一些業(yè)務(wù)發(fā)生后，事后很難改變，風(fēng)險留在財

務(wù)的賬面上。

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4公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

針對一橙公司管理費用報銷中存在的問題，應(yīng)從規(guī)范報銷限額、優(yōu)化審批

流程、提升人員素質(zhì)等方面加以改進(jìn)，減少人為審核的時候遺漏與錯誤。

4.1差旅費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

一橙公司首先應(yīng)明確差旅費支出類型、結(jié)構(gòu)、適用范圍，以便為支出事項

標(biāo)準(zhǔn)化審核提供依據(jù)。其次明確差旅費具體操作流程，規(guī)范報銷內(nèi)容，使得財

務(wù)審核人員和報銷人都有據(jù)可依，減少各部門自由裁定權(quán)，保證制度的嚴(yán)肅性，

最大限度體現(xiàn)公平。

1.明確差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)

表4-1公司差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)

項目崗位總經(jīng)理部門主管職員

飛機(jī)商務(wù)艙經(jīng)濟(jì)艙經(jīng)濟(jì)艙

交通工具高鐵一等座二等座二等座

火車軟臥硬臥硬座

省會城市100100100

出差生活補(bǔ)貼地州市1008080

縣1007070

省會城市500400300

住宿費地州市400350250

縣300250200

備注：部門主管、公司普通職員出差距離超過800公里時或飛機(jī)票價格不

高于二等座價格時方可坐飛機(jī)。

為了減少公司不必要的差旅費的發(fā)生，對于一些能夠通過發(fā)信息和打電話

解決的業(yè)務(wù)能不出差就盡量不出差；對于出差業(yè)務(wù)能一個人去就一個人去；如

果是需出差的人，那么必須經(jīng)過上級同意，然后按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)獲得報銷和補(bǔ)

貼。如果超出標(biāo)準(zhǔn)額度的，就要根據(jù)具體的情況來確定，并且嚴(yán)格要求出差人

員按照規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行申請報銷。

2.差旅費審批流程

要嚴(yán)格遵守“當(dāng)月費用當(dāng)月報銷，過期的發(fā)票不予報銷”的原則，如果有

特殊情況，必須經(jīng)過職管部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，在差旅費報銷過程中弄虛作假、虛

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報謊報的人，一旦查實，將會收回所有的報銷費用，并對其處以一定的罰款，

同時，對審批簽字同意報銷的負(fù)責(zé)人也要予以懲罰，因為財務(wù)人員不能履行自

己的職責(zé)，給公司帶來的損失，也要對此負(fù)責(zé)，同時，由于審核人員的不嚴(yán)謹(jǐn)

導(dǎo)致的損失，也要對此負(fù)責(zé)。針對該問題增加差旅費事前審批流程如圖4-1。

事前申請出差人員填寫出部門負(fù)責(zé)人審批主管副總

差申請單出差申請表審批簽字

財務(wù)部會計

出差人員返部門負(fù)責(zé)人

審核出差申財務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理審

回填寫出差審核各類出財務(wù)部報銷

事后審批請單、出差復(fù)核批

報銷單差支出

報銷單

圖4-1差旅費報銷審批流程

4.2加強(qiáng)辦公用品管理

公司要做好辦公用品管理工作，從領(lǐng)用、維修、盤點和處罰四個方面入手，

明確規(guī)定各項工作內(nèi)容，從而有效的控制辦公費。在領(lǐng)用方面，耐用品由各部

門進(jìn)行結(jié)合自身業(yè)務(wù)開展統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放，新員工入職需要在《辦公用品領(lǐng)用單》

上簽字，行政部門需要妥善保管檔案。關(guān)于辦公室用品，當(dāng)它發(fā)生故障的時候，

應(yīng)該把它的情況反饋到維修人員那里，讓維修人員來對它進(jìn)行維修，從而提高

它的使用壽命。各部門的使用人員在使用辦公用品，如筆記本、打印機(jī)時要合

理的使用，不得出現(xiàn)違規(guī)使用的情況；公司要定期對辦公用品的保養(yǎng)、維護(hù)工

作進(jìn)行跟蹤調(diào)查。公司要做好辦公物資按點工作，每月固定時間進(jìn)行盤點，例

如公司可以在月末27-29號進(jìn)行盤點，財務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督。在完成盤點之后，

要將盤點的結(jié)果和賬面的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，檢查二者之間的一致性，在發(fā)生賬實

不符的情況后，要找出原因。如果盤虧是由于保管人員工作不利造成的，則需

要由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的損失；如果是由于客觀因素導(dǎo)致的，那么就必須向財

務(wù)管理部門和公司管理部門進(jìn)行審核，并將其算作資產(chǎn)損失進(jìn)行會計處理。在

處罰方面，公司應(yīng)建立處罰機(jī)制，具體的處罰措施如下：A、辦公用品不得私用，

如果出現(xiàn)私用情況，應(yīng)對員工進(jìn)行處罰，約束員工行為。B、辦公用品在使用時

應(yīng)本著節(jié)約的原則，對于浪費辦公用品的員工，從當(dāng)月績效考核中扣除10分；

C、員工應(yīng)合理的使用辦公物品，使用不規(guī)范造成的辦公用品損壞，則需要由員

工承擔(dān)責(zé)任，進(jìn)行賠償。

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4.3業(yè)務(wù)招待費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

業(yè)務(wù)招待費在控制時需要具有明確的報銷標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能為業(yè)務(wù)招待費報

銷奠定基礎(chǔ)。在明確費用報銷標(biāo)準(zhǔn)時需要結(jié)合具體的情況，客戶級別、招待方

式都會影響到公司的報銷標(biāo)準(zhǔn)。為此公司需要結(jié)合客戶級別以及招待方式制作

如下報銷標(biāo)準(zhǔn):

表4-2業(yè)務(wù)招待費報銷限額表

序號招待項目客戶類別單位實施標(biāo)準(zhǔn)備注

A400-600元

1住宿費B元/人300-400元公司統(tǒng)一預(yù)訂

C200-300元

A人均50-300元

申請列表注明招待

2餐飲費B元/人人均50-200元

客戶

C人均50-100元

A800-1000元

3禮品費B元/人500-800元公司統(tǒng)一采購

C200-500元

在業(yè)務(wù)中超出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)需要由經(jīng)過管理人員授權(quán)，未經(jīng)管理人員授權(quán)超

額部分不予報銷，應(yīng)由員工獨自承擔(dān)，以此方式有效的控制業(yè)務(wù)招待費。針對

該問題增加業(yè)務(wù)招待費審批流程如圖4-2。

接待人員填寫審批單并提供相關(guān)函件

事前申請

部門負(fù)責(zé)人審批接待申請表

事后審批財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核接待報銷清單

總經(jīng)理審核簽字，出納付款

期末管理財務(wù)部年底分析各部門招待費

圖4-2業(yè)務(wù)招待費報銷審批流程

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4.4提高員工的財務(wù)素養(yǎng)

員工財務(wù)素養(yǎng)的提升對于規(guī)范企業(yè)費用報銷具有重大意義。在日常工作過

程中，應(yīng)該對財務(wù)報銷崗位人員的工作流程進(jìn)行嚴(yán)格要求，明確崗位職責(zé)，提

升人員的責(zé)任意識，堅決杜絕不規(guī)范、不合理的報銷行為。業(yè)務(wù)報銷人員應(yīng)該

熟悉費用報銷流程及關(guān)于費用報銷的注意事項，進(jìn)而降低報銷過程的出錯率，

提高報銷效率，從根源上防止費用違規(guī)報銷行為的出現(xiàn)。因此，要加強(qiáng)對于財

務(wù)報銷崗位人員的培訓(xùn)。

首先，幫助業(yè)務(wù)報銷人員熟悉財務(wù)報銷流程，例如，各項費用報銷的審批

流程、報銷單據(jù)如何正確填寫等。鑒于此，財務(wù)部門費用報銷審核人員可以定

期對業(yè)務(wù)報銷人員進(jìn)行培訓(xùn)，講解報銷中常見的錯誤，也可以