湖南新發(fā)食品有限公司采購與付款內部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介...............................................................................................................1

2新發(fā)食品有限公司采購與付款內部控制現狀分析...........................................1

2.1采購及付款流程.......................................................................................1

2.2采購相關部門崗位職責...........................................................................2

3新發(fā)食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制存在的問題...............................2

3.1采購計劃不合理.......................................................................................2

3.2采購執(zhí)行缺乏監(jiān)管...................................................................................3

3.3驗收制度不完善.......................................................................................3

3.4采購付款審核不嚴謹...............................................................................3

4新發(fā)食品有限公司采購與付款內部控制制度優(yōu)化方案...................................4

4.1采購與付款內部控制優(yōu)化思路...............................................................4

4.2采購計劃編制環(huán)節(jié)優(yōu)化方案...................................................................5

4.3采購執(zhí)行環(huán)節(jié)優(yōu)化方案...........................................................................7

4.4驗收入庫環(huán)節(jié)優(yōu)化方案...........................................................................9

4.5采購付款環(huán)節(jié)優(yōu)化方案.........................................................................10

5設計效果及小結.................................................................................................11

參考資料.................................................................................................................13

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湖南新發(fā)食品有限公司采購與付款內部控制制度優(yōu)

化設計

1公司簡介

湖南新發(fā)食品有限公司創(chuàng)建于2006年，位于祁東縣黃土鋪鎮(zhèn)戈馬村，占

地面積40000平方米，其中現代化廠房20000平方米，擁有機械設備116臺

（套），現有員工368名，是一家集黃花菜、紅薯粉絲等其他農副產品種植、

生產、研發(fā)、銷售于一體，產品年生產量達1萬噸、年生產總值達1.5億元的

農業(yè)產業(yè)化國家重點龍頭企業(yè)、國家高新技術企業(yè)。

用企業(yè)的持續(xù)、高速、健康的發(fā)展，以及企業(yè)文化建設、體制機制的不斷

優(yōu)化，為員工們提供一份合乎他們心意的發(fā)展空間、工作環(huán)境以及薪酬收入，

對他們的忠誠和付出進行回饋，為他們創(chuàng)造一個美好的人生。

2新發(fā)食品有限公司采購與付款內部控制現狀分析

2.1采購及付款流程

采購的物資供應部要將最終選擇的資源供應商及其品種規(guī)格、價格、付款

條件、售后服務、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等內容整理成一本書。形成資源供應商準

入名錄，并將其保存在檔案中。物料的接收，物料供應部門的采購人員在接收

了物料和有關文件（證明書，材質清單等）后，根據技術品質部門的規(guī)定，進

行品質檢驗。由庫管員和采購員一起核對物料的規(guī)格型號，數量，外觀和有關

數據，確認無誤后才能出庫。

新發(fā)食品有限公司的付款均需在工作流系統(tǒng)（類似0A系統(tǒng)）中填報。付

款請求時，購買合同和訂單，發(fā)票，付款方都必須相符，經過審核，最后才能

付款。

2.2采購相關部門崗位職責

負責采購和支付工作的部門有財務部，材料供應部，技術質量部，紀檢監(jiān)

察部等。這些部門的職責經過公司長期的經驗積累，制定了明確的分工及任

務，具體見表2-1：

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表2-1采購與付款相關部門具體職責

管理機構管理職責

物資供應部為物資管理部門，職責如下：

1、執(zhí)行材料的采購，按照材料的品質驗收規(guī)范來進行材料的檢

驗。

物資供應部2、負責物料供應商的選擇和簽約，并對批量物料供應商進行考

核。

3、負責公司倉庫庫存的日常工作。

4、負責對員工的日常工作進行督導與引導。

技術質量部為物資管理中物資質量監(jiān)督部門，職責如下：

1、對需要特別說明的物料進行技術規(guī)格審核。

技術質量部2、確定物資質量驗收標準。

3、在本單位公開招標的項目中，對大宗材料的采購，廢棄材料

的處理進行投標。

財務部作為物資管理的監(jiān)督部門，職責如下：

1、負責對倉庫的倉庫進行監(jiān)管與引導。

財務部

2、對材料體系規(guī)范定價的調整提供建議。

3、負責核對和報告庫存中的偏差。

紀檢監(jiān)察室為物資采購的監(jiān)督部門，職責如下：

1、負責對物資采購進行法律監(jiān)督，廢棄材料處理等招投標過

紀檢監(jiān)察室程。

2、在大宗材料采購，廢棄材料處理時，因違反公司規(guī)章制度，

有可能對公司造成損失的情況，進行總結和報告。

3新發(fā)食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制存在的問題

3.1采購計劃不合理

公司內部采購計劃環(huán)節(jié)對整個公司運營以及財務資金壓力存在一定的關

聯(lián)。新發(fā)食品有限公司對于在采購計劃編制的管理情況不明確，沒有制定相關

具體部門專項負債。公司的存貨數量以及存貨期數沒有準確報備盲目進貨，審

批流程過為單一不嚴謹。如圖3-1所示。

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圖3-1公司采購審批圖

3.2采購執(zhí)行缺乏監(jiān)管

采購制度新發(fā)食品有限公司在兩個方面還缺少管理與措施。第一采購的供

貨商信息缺少不了解供貨商的公司財務狀況，盲目下單。造成公司對采購的貨

物質量下降生產降低，財務資金壓力大量轉換為固定資產存貨數量。第二采購

的價格制度不明確，價格成本太大與實際價格偏差過大。造成公司產品成本不

統(tǒng)一增加了成本資金投入。采購制度對于供貨商和采購價格方面的制度不明確

沒有嚴格審核審批，采購內部制度存在嚴重的問題。

3.3驗收制度不完善

對于新發(fā)食品有限公司的采購驗收流程制度不完善主要存在三個問題。第

一貨物材料的驗收制度流程不嚴格；材料的質量、數量、保質期等審核問題沒

有專門的部門審核與落實，制度缺陷很大。第二采購和庫管員的管理制度上缺

少獎懲制度與部門職責；第三貨物的退換索賠制度不夠，貨物在入庫中出現問

題由于管理員制度不明確處理方式不對，造成次貨的退換不及時給公司帶來損

失。

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3.4采購付款審核不嚴謹

新發(fā)食品有限公司采購付款流程過于程序化沒有精細分部門審核與審批。

公司的財務部門職責薄弱沒有起到監(jiān)督的作用一是存在著以經驗采購的問題。

傳統(tǒng)的采購方式，通常都是依靠經驗來進行采購和管理，具有很大的主觀色

彩，從而對物資采購的科學性造成了不利的影響。二是物資采購的信息化程度

較低，在制定、匯總、核對等方面，大部分都是依靠人力來進行，不僅增加了

工作負荷，而且無法確保資料的準確性和正確性，從而影響了工作的效率。華

曉科技服務公司整個采購系統(tǒng)的各部門沒有起到審核與資源信息共享管理的職

責。

4新發(fā)食品有限公司采購與付款內部控制制度優(yōu)化方案

4.1采購與付款內部控制優(yōu)化思路

在所有的商業(yè)部門中，新發(fā)食品有限公司在采購與付款整體流程中許多問

題被曝光出來，并提出了相應的改進措施，并提出了以下幾個方面的改進措

施：

首先要進行的工作就是優(yōu)化有關的商業(yè)過程。新發(fā)食品公司在整個采購和

付款流程中，對不正規(guī)的業(yè)務流程進行了改進和改進，對流程中所牽扯到的業(yè)

務名稱、崗位職責和相應的文件做了詳細的描述，對每一個步驟的先后次序也

進行了進一步的整理。

其次要進行的是對最優(yōu)的商業(yè)過程進行分析，確定最優(yōu)的商業(yè)過程中的風

險性。關于如何找到風險點的問題，可以通過企業(yè)的生產運營狀況、企業(yè)的內

部控制等來回答。要想有目標地防范和應對風險，可以采用以上一系列方法，

找出最有可能出現的風險所在，也就是最重要的風險點。

接下來要做的，就是針對這些問題，制定出相應的對策。制定重要的內控

文件，制定內控體系，實現內控體系的目標。新發(fā)食品有限公司可以利用現有

的內控體系，對一些風險進行預防，但是，由于新發(fā)食品有限公司沒有相應的

內控體系，所以，企業(yè)的管理人員和有關部門，必須要制定出相應的內控體

系。

第四部分為新發(fā)食品公司現有的內控體系亟待完善。找到了企業(yè)現有的內

部控制與標準的內部控制之間的區(qū)別，就是要在識別出了風險點以后，目標明

確制定了一種控制措施，并對其進行了改進。為保證企業(yè)的正常運作，必須制

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定相應的法律法規(guī)。這一章是關于對該流程進行改進的，其中對該流程的描述

在圖4-1中有詳細描述。

圖4-1流程圖圖例

4.2采購計劃編制環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

在采購工作中，采購計劃是最基本的一環(huán)，其正確與否直接關系到整個采

購工作能否順利開展。對公司采購計劃編制分工及責任人優(yōu)化后如下表：

表4-2采購計劃編制分工及責任人

流程步驟工作內容流程責任人

1、需求部門需求部，如工程部，各分公司，子公司，完成要求的

需求部門負責人

編制采購清單分析和編制要求單。

由采購員整理需求部的采購單據，由倉庫管理員核對

2、物資供應

物料的存貨情況，對當前存貨情況做一個粗略的分

部編制采購清采購員和庫管員

析。然后，將數據報告到采購部，采購部最終確定所

單

需材料的數量和時間，并生成采購單。

物資供應部主任、

采購清單要經過經過物資供應部主任、物資供應部主

物資供應部主管

3、采購清單管領導、財務部主任、財務部主管領導和總經理的同

領導、財務部主任、

的審批程序意，如果其中一個人不同意，物資供應部就必須對采

財務部主管領導、

購清單進行修改。

總經理

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4、采購清單物資供應部相關

材料供應部門實施核準的進貨單

執(zhí)行人員

在制訂采購清單的時候，公司要將計劃的合理程度進行考量，不僅要避免

因大規(guī)模采購而導致的存貨堆積，還要防止因漏采少采而對公司的生產運作產

生不利的影響。除完善采購清單的編制責任分工外，還應明確采購計劃清單編

制流程。新發(fā)食品有限公司優(yōu)化后的采購計劃清單編制流程參照圖4-2。圖中

虛線顯示了改進的地方：

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圖4-2采購計劃編程流程

最后在執(zhí)行過程中，要加強新發(fā)食品有限公司管理部門關注的重點是購買

單。公司的管理人員應該做好與物料利用部系統(tǒng)的采購列表的協(xié)調工作，以保

證物料利用部的工作順利進行。其次，要改變職工觀念，使企業(yè)在制定采購單

據時，不僅要由物料供應部門來完成，還需要各相關單位共同努力，為企業(yè)及

時、準確地提供所需的產品和服務。并建議新發(fā)食品有限公司根據企業(yè)發(fā)展策

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略及具體條件，制訂出相應的年貨單。

4.3采購執(zhí)行環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

采購執(zhí)行環(huán)節(jié)經過改進的過程如圖4-3所示：

圖4-3確定供應商流程圖

首先對供應商管理內部控制流程進行優(yōu)化，除了要注意到供應商的資格之

外，還要對其的財務狀況、經營環(huán)境等有所了解，還要實地考察供應商的生產

基地，安排專人負責構建并保存供應商的檔案。因此，本文提出了一種新的方

法來實現對企業(yè)的有效管理，以提高企業(yè)的競爭力。

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其次，要對企業(yè)的購銷定價進行內控。購買的商品的價格會極大地影響企

業(yè)的經營費用，為華曉科技服務公司對購買定價程序進行了修改，最關鍵的一

點是采購人員能夠做到對體系的價格進行及時、精確的控制，物資供應部、財

務部、技術質量部要相互配合，進行成本分析，盡可能地減少費用，并建立一

個內部審核部門。因此，對于一些材料的維修報價沒有按照系統(tǒng)的要求進行，

以及一些材料的購買報價與真實報價之間存在著很大的差距。經過改進的過程

顯示在圖4-4中，虛線表示改進后的過程：

圖4-4確定采購價格流程圖

公司要對已制定的定價進行實時的調整和定價的執(zhí)行。當材料采購部門在

每一年的早些時候，要覆蓋所有所要購買的物資，并且要按照市場價的5%進行

維修，以保證維修費用的精確度，以防止維修費用發(fā)生異常變化。由總公司的

物資供應部對其進行歸口，對同樣的材料，一定要保證其實際采購價格與計劃

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價格都是完全相同的，這樣就需要物資供應部對材料計劃價格進行統(tǒng)一的設

定，各個子公司都要根據總公司制定的材料計劃價格明細表對其進行修改，以

保證其一致性。

4.4驗收入庫環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

驗收入庫環(huán)節(jié)優(yōu)化后的流程如下圖4-5，其中虛線部分為優(yōu)化內容：

圖4-5驗收環(huán)節(jié)流程圖

首先是對物料進廠和進廠的內控過程進行了優(yōu)化。針對新發(fā)食品有限公司

的驗收過程提出了一些改善意見，包括：采購人員與倉庫管理員一起進行物資

的數量與品種的統(tǒng)計，對物資的質量進行了統(tǒng)一的檢測，在倉庫管理崗位上加

強對物資的檢查，在物資的核對方面加強了對物資的核對，在物資的退回與索

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償方面進行了一些改善。其次要對采購人員和倉庫管理人員的責任作出了明確

的界定，在進行物資盤點的時候，采購人員和倉庫管理人員要一起進行盤點，

同時還要有財務部門不定期地對其進行抽樣檢查，如果沒有按照這些標準進行

的話，將會對其業(yè)績評估產生影響。這種情況可以分為兩種情況，一是在檢驗

標準上，國家有了統(tǒng)一的要求，作為有關部門，也就是技術質量部門和使用部

門，在開展檢測時，應該以國家標準為依據。二是沒有在檢驗標準中進行詳細

說明的材料，對其進行檢驗，并對其進行檢驗。在對所購買的物質的種類進行

區(qū)別之后，設置一個統(tǒng)一的檢測指標，以保證檢測標準和結果的一致。

最后是健全退貨要求體系。物資在進入倉庫之前，由采購人員及倉庫管理

員參加物資的驗收，并對物資的驗收職責進行明確。當物料進入倉庫時，如有

物料損壞，必須及時拍攝并通知供貨商，以便對物料進行歸責。物資在被接受

并進入倉庫之后，如果出現了損壞的狀況，應該對物資的成品合格證、入庫單

等資料進行檢查，并對有關的驗收人員和供貨商的職責進行明確。

4.5采購付款環(huán)節(jié)優(yōu)化方案

首先對付款環(huán)節(jié)內部控制流程進行優(yōu)化。對新發(fā)食品有限公司針對支付環(huán)

節(jié)的過程，給出了幾點改善意見，主要是：采購人員在提交支付請求前，與供

應商進行對帳，確認發(fā)票的內容。有關財務人員將往來賬務進行核對和驗證，

無法與供貨商進行對帳，無法進行對比，無法充分掌握物資的真實狀況，就直

接付款等問題。由此得到了最優(yōu)解，見圖4-5，虛線表示了最優(yōu)解的內容。

并要強化對財政資金的監(jiān)管和核實。財務的工作不應僅限于賬務處理和往

來賬目的比對，其有關負責人員不清楚物資的實際收發(fā)存情況，極有可能出現

虛假信息和謊報，導致真實賬目不符。有規(guī)律地使用實盤，無規(guī)律地使用抽

盤。當出現損壞材料，但沒有立即報告的時候，應當制定相應的懲罰措施。

四是要強化各單位間的資訊整合。公司想要對各個部門的資源信息進行共

享，展開協(xié)同工作，需要建立一個能夠讓各個部門進行協(xié)調工作的信息協(xié)同平

臺，而物資供應部則可以制定出相應的規(guī)則，確保自己在協(xié)同平臺中的權威

性，信息協(xié)同平臺起到了聯(lián)系各部門的信息溝通與交流的媒介的作用，其主要

功能是實時的收集各部門的業(yè)務的實施情況以及有關的信息，并將信息準確的

傳遞給其他的有關部門，使各部門的信息可以得到及時的、正確的傳遞，從而

實現各部門的信息共享與同步。同時，這將更加有利于購買和支付的結合，不

管是購買和支付，都會得到明確的記載，這樣，企業(yè)就可以對每一筆采購資金

的流動進行精確地掌握。

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圖4-6