瀏陽金利煙花有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1瀏陽金利煙花有限公司背景.....................................................................................1

2瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報銷流程制度.....................................................1

3瀏陽金利煙花有限公司出差報銷流程制度中存在的問題.....................................2

3.1出差報銷費用標準不符合實際......................................................................3

3.2出差報銷流程中審核環(huán)節(jié)不規(guī)范..................................................................3

3.3出差員工未正確執(zhí)行流程制度......................................................................4

4瀏陽金利煙花有限公司出差報銷流程優(yōu)化建議.....................................................4

4.1優(yōu)化出差報銷范圍和金額標準......................................................................4

4.1.1交通費報銷說明...................................................................................5

4.1.2住宿費報銷說明...................................................................................5

4.1.3伙食費報銷說明...................................................................................6

4.2嚴格審核標準..................................................................................................6

4.3規(guī)范員工出差前申請及報銷申請的程序......................................................6

5優(yōu)化設(shè)計效果評估.....................................................................................................7

參考資料........................................................................................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

瀏陽金利煙花有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

1瀏陽金利煙花有限公司背景

瀏陽金利煙花有限公司成立于2011年12月30日，公司位于湖南省瀏陽市

太子湖村。公司設(shè)立在花炮之鄉(xiāng)——瀏陽，南臨醴陵，地理位置具有得天獨厚的

優(yōu)勢，其公司法定代表人為何明江。該公司擁有煙花爆竹倉庫數(shù)十棟，均達到國

家一級生產(chǎn)標準。公司還設(shè)立了新產(chǎn)品研發(fā)中心和安全研究所，且擁有一支高學

歷的現(xiàn)代化管理團隊和一支高素質(zhì)的科研型技術(shù)團隊。公司研發(fā)的銷售經(jīng)營范圍

包括組合煙花、套餐焰火、各類鞭炮、煙花混合包、噴花類和玩具類等。瀏陽金

利煙花有限公司還對外投資了三家公司，具有一處分支機構(gòu)，是聚集科研、生產(chǎn)

和銷售為一體的企業(yè)。

瀏陽金利煙花有限公司

董事長

總經(jīng)理

研發(fā)部財務(wù)部采購部研發(fā)部銷售部行政部

圖1-1瀏陽金利煙花有限公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)

2瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報銷流程制度

瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行的出差報銷制度主要由公司財務(wù)部制定，他們結(jié)

合公司實情制定出《瀏陽金利煙花有限公司差旅費報銷制度》，該制度適合公司

所有員工。其出差費用主要指當行業(yè)內(nèi)有科研交流會舉辦，需要派遣研發(fā)人員出

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差進行交流，且常有煙花產(chǎn)品評比比賽等賽事活動，經(jīng)營業(yè)務(wù)需要銷售煙花，員

工需要出差洽談合作，為系列活動提供煙花燃放服務(wù)。外出出差產(chǎn)生一系列與工

作相關(guān)的住宿費、行程費、伙食費、培訓費和會議費等支出都屬于出差的差旅費，

符合相關(guān)規(guī)定的費用可以報銷。

出差報銷費用屬于公司的一筆重要支出，該筆費用能夠保障出差人員的工作

及生活需求。公司如果進行合理化且科學化的出差報銷流程制度能夠節(jié)約一筆開

支，減少對公司財產(chǎn)的損害，同時能保護員工的切身利益，來減輕員工經(jīng)濟壓力。

填寫填寫經(jīng)理財務(wù)

出差申請單報銷單審核結(jié)算

圖1-1瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報銷流程制度

圖2-2瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)用差旅費報銷單

3瀏陽金利煙花有限公司出差報銷流程制度中存在的問題

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3.1出差報銷費用標準不符合實際

隨著社會發(fā)展，生活水平的提升，舊的差旅費報銷制度的資金已經(jīng)供應(yīng)不上

現(xiàn)在的物價發(fā)展水平。假設(shè)是前往北上廣的地區(qū)出差，報銷的金額有限，有時候

員工經(jīng)常墊付資金，久而久之，難免會將消極的情緒帶入工作中。報銷金額標準

是最高限額，并沒有細化具體，已經(jīng)不太符合現(xiàn)在社會的消費行為標準。現(xiàn)行最

高報銷限額標準如下表：

表3-1瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報銷金額最高限額標準（單位：元/人）

城市一線二線三線及

職務(wù)

城市城市以下城市

總經(jīng)理300020001000

部門經(jīng)理20001500800

主/p>

員工1000800300

公司只限定最高報銷標準，沒有細化差旅費報銷類別。隨著經(jīng)濟發(fā)展，出差

報銷金額也應(yīng)根據(jù)實際變化。沒有細分報銷類別，會導致財務(wù)預算工作不準確，

增加了許多不必要的成本。制定報銷類別可以從職務(wù)差別、出差方式不同、地域

經(jīng)濟差異等，制定出更合理的分類報銷方案。出差可選交通方式有很多可選，如

火車、飛機、自駕等，選擇出行方式不同，花費的票價不同，可報銷金額也不同。

地域經(jīng)濟不同會導致消費水平不同，可能職務(wù)越高的領(lǐng)導可能在低消費城市并未

到達最高標準，而回公司報銷卻超過實際花費金額。職務(wù)低的員工由于限制，可

能存在自掏腰包補貼情況。準確劃分報銷類別，報銷金額貼合實際，才能保障出

差報銷流程制度的合理性。

3.2出差報銷流程中審核環(huán)節(jié)不規(guī)范

瀏陽金利煙花有限公司報銷差旅費流程中存在些許紕漏，其中包括出差報銷

流程中審核制度不完善。員工直接被其他領(lǐng)導差遣出差，而沒有單位負責人的審

批簽字手續(xù)。領(lǐng)導出差，員工也不能及時找到出差的領(lǐng)導簽字，只能等領(lǐng)導回來

才開始報銷流程，存在事后審批補報現(xiàn)象。領(lǐng)導也不知道是哪次出差，就直接簽

字。財務(wù)部門也沒有針對他給的具體憑證發(fā)票進行復核。員工有多報，謊報等現(xiàn)

象，例如虛增出差天數(shù)進行增加費用，在住宿費，伙食費，行程費等報銷上增加

費用。私人費用公報處理一系列操作對出差報銷產(chǎn)生更多直接與間接的費用，這

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些不存在的虛增報銷費用并沒有被審核出來，被關(guān)系好的同事直接憑借人情關(guān)系

放過了。沒有按照正確的審核制度走流程，沒有按要求附票據(jù)，各部門的賬目對

不清就會導致財務(wù)混亂。報銷的隨意性較大，使得員工的工作辦事效率低下，在

經(jīng)濟上也增加了公司的負擔。

3.3出差員工未正確執(zhí)行流程制度

公司員工差旅報銷行為不規(guī)范，沒有正確遵守公司差旅報銷制度。員工未進

行差前申請，沒有填寫“出差申請單”（如圖3-1所示），有員工甚至不知道要進

行差前申請，而直接申請報銷。在報銷流程中需要員工在多個部門交流奔波銷過

程中花費的時間較長，導致員工有些怨言不滿，所以有些員工為了圖省事選擇忽

略中途步驟。有些員工怕麻煩領(lǐng)導，不愿意一次一次提交申請去簽字，就會積壓

小數(shù)額報銷，等積累一定額度或出差到一定次數(shù)才開始進行報銷流程。積壓報銷

導致財務(wù)的工作也有所堆積，工作時間集中在一起，工作有所拖沓，不能及時發(fā)

放資金報銷。員工提供的發(fā)票單據(jù)不能夠證實報銷費用，出差回來并未保存相關(guān)

發(fā)票，導致報銷混亂。公司員工對本公司報銷費用事項并不知曉明確，對于哪些

能報銷項目，哪些不能報銷的項目不明晰，致使很多不同費用混雜在一起，沒有

正確了解報銷范圍以及預算資金，使財務(wù)人員的工作更加繁瑣。

圖3-1瀏陽金利煙花有限公司出差申請單

4瀏陽金利煙花有限公司出差報銷流程優(yōu)化建議

4.1優(yōu)化出差報銷范圍和金額標準

明確因公外出和出差的區(qū)別：當天能返回的短途外出為因公外出，當天不能

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返回的為出差。由于職位不同，出差事宜不同，出差地點等不同因素，會造成實

際差旅費與預算存在差異。公司要節(jié)省出差費用，需要對差旅費用的標準規(guī)則進

行預算控制，有費用超支均自身承擔?，F(xiàn)結(jié)合瀏陽金利煙花有限公司的部門分布

和人員職務(wù)細分，據(jù)實際情況制定新的報銷費用標準，如下表：（若有特殊情況

可向上申請說明）

表4-1出差費用報銷標準

交通住宿伙食

飛機高鐵火車輪船一線二線三線一線二線三線

總經(jīng)商務(wù)商務(wù)軟臥一等4503502801008070

理艙座艙

部門經(jīng)濟一等軟臥二等400300200807060

經(jīng)理艙座艙

硬座

主管經(jīng)濟二等硬臥二等350280150756050

艙座硬座艙

員工經(jīng)濟二等硬臥三等300200100655540

艙座艙

硬座

4.1.1交通費報銷說明

公司員工出差乘坐的交通工具應(yīng)按照經(jīng)濟實效的標準進行選擇，按級別劃分

乘坐類型。如果員工選擇坐火車出差，出差行時間在夜間，并且時長超過六小時，

則可選擇臥鋪出行。自駕出行可補貼油費，交通費用金額均憑車票報銷，車票費

外的其他費用均不予報銷。市內(nèi)出差的交通費用可實時報銷，關(guān)于市內(nèi)交通費，

如果出差不在統(tǒng)一地點，且確需發(fā)生市內(nèi)交通費的，可按規(guī)定標準報銷市內(nèi)交通

費，其他情況一般不報銷市內(nèi)交通費。

4.1.2住宿費報銷說明

可能由公司統(tǒng)一進行住宿安排，前提是出差人員較多，有大型的出差外務(wù)活

動。如果需要自己訂住酒店，需要按照上表4-1的標準進行，超出限額部分一律

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不予報銷。普通員工住宿原則上要求同性一個雙人標間，且報銷標準按一人算。

住宿報銷需要憑借住宿發(fā)票，按照實際自理住宿天數(shù)報銷，超出部分自己承擔。

若客戶提供住宿則本公司不進行報銷，因公外出而非出差不得申請報銷住宿費。

4.1.3伙食費報銷說明

按照出差目的地級別劃分伙食報銷金額，報銷金額詳情見表4-1。出差產(chǎn)生

的應(yīng)酬費用算進業(yè)務(wù)招待費，報銷業(yè)務(wù)招待費而不報銷此次伙食費。若是客戶招

待提供餐食，也不報銷此次伙食費。伙食費報銷需要憑發(fā)票報銷，報銷時間按天

數(shù)計算，沒有票據(jù)不予報銷，超出部分需要自己承擔。

4.2嚴格審核標準

應(yīng)該嚴格遵守并履行審核的標準流程。第一看審核內(nèi)容，看審核單據(jù)的經(jīng)辦

人員是否簽字，部門領(lǐng)導是否簽字，填寫是否規(guī)范，特別注意日期填寫。第二看

審核單據(jù)真實性，附件是否齊全，是否有相關(guān)發(fā)票的證明。第三看審核是否超出

預算，嚴格按照出差預算規(guī)定的標準執(zhí)行，不符合報銷規(guī)定且不按流程的處理均

不予受理。禁止白條入賬，必須根據(jù)發(fā)票真實準確并及時審核。

公司需要對經(jīng)常處理報銷業(yè)務(wù)的員工進行業(yè)務(wù)培訓，促進公司的財務(wù)人員對

報銷流程熟練應(yīng)用，檢查金額是否一致，日期填寫是否規(guī)范，大小寫是否一致，

所有填寫不能涂改，有錯誤需要重新填寫，防止有心之人鉆漏洞。減少基礎(chǔ)錯誤

發(fā)生才能讓流程走得更加順利，也可以增強財務(wù)工作的透明性。

4.3規(guī)范員工出差前申請及報銷申請的程序

員工要加強對公司出差報銷制度學習，明確清晰可報銷內(nèi)容。要清楚這一

趟出差需要填寫什么單據(jù)，找什么領(lǐng)導簽字審核，審核的單據(jù)最后要交給哪個部

門的哪個職位的人。加強出差前的申請程序?qū)W習，填寫該企業(yè)正規(guī)的“出差申請

單”，提前明確出差任務(wù)，出差人員，出行方式，出差時間等問題，以及是否需

要預支費用等信息，交由相關(guān)部門核實，必須要與行政部門確認出差信息，出差

申請單必須要交給財務(wù)部門留存。如果需要預知費用就填寫“借支單”，也需要

審核報批再到出納處領(lǐng)取，借支單也需要交給財務(wù)部留存做賬務(wù)處理。要求員工

及時報銷，保障出差報銷的時效性，公司可以設(shè)置報銷時間。在出差回來的兩個

月內(nèi)員工必須完成報銷手續(xù)，逾期將視為放棄報銷，即使金額小也不能堆積，做

到一次一報。在報銷后，明確規(guī)范會計要每月對往來借款業(yè)務(wù)進行清理核對，督

促各部門進行銷賬處理，明晰賬目。若未在準許范圍內(nèi)進行銷賬處理可扣工資獎

金，且在銷賬前不能對后續(xù)借款業(yè)務(wù)進行辦理。流程清晰才能提高效率，員工需

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要將流程銘記于心。

5優(yōu)化設(shè)計效果評估

出差人

員工填部門領(lǐng)導財務(wù)人總經(jīng)理

員工填寫報找出納

寫出差審核批準員審核審批簽