企業(yè)人事檔案管理規(guī)范

企業(yè)人事檔案管理規(guī)范合同編號：__________甲方（用人單位）：__________地址：__________聯(lián)系電話：__________乙方（勞動(dòng)者）：__________身份證號碼：__________聯(lián)系電話：__________第一條檔案管理范圍1.1本合同所稱檔案，是指乙方在甲方工作期間形成的、與甲方有關(guān)的各種書面材料和電子文檔。1.2檔案包括但不限于：個(gè)人基本信息、招聘資料、培訓(xùn)記錄、工作表現(xiàn)、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況、離職證明等。第二條檔案管理責(zé)任2.1甲方應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案管理制度，對乙方的檔案進(jìn)行真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的記錄和管理。2.2乙方應(yīng)當(dāng)如實(shí)提供個(gè)人檔案材料，并保證材料的真實(shí)性和完整性。2.3甲方應(yīng)當(dāng)對乙方檔案中的個(gè)人信息予以保密，不得泄露給無關(guān)第三方。第三條檔案的查閱和復(fù)制3.1乙方有權(quán)查閱和復(fù)制自己的檔案材料，但需向甲方提交書面申請。3.2甲方應(yīng)當(dāng)在收到乙方申請后五個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案的查閱和復(fù)制工作。3.3甲方有權(quán)拒絕乙方查閱和復(fù)制與甲方商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等相關(guān)檔案材料。第四條檔案的轉(zhuǎn)移4.1乙方在工作期間，如因調(diào)動(dòng)、晉升等原因需要轉(zhuǎn)移檔案，甲方應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將檔案轉(zhuǎn)交給乙方所在的新單位。4.2乙方離職后，甲方應(yīng)當(dāng)在十個(gè)工作日內(nèi)將乙方的檔案轉(zhuǎn)交給乙方或者乙方所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。第五條檔案的歸檔和銷毀5.1甲方應(yīng)當(dāng)在乙方離職后一個(gè)月內(nèi)，完成檔案的歸檔工作。5.2甲方應(yīng)當(dāng)對歸檔的材料進(jìn)行分類、編號、歸檔，并定期進(jìn)行審查和更新。5.3甲方對乙方檔案的保存期限，應(yīng)當(dāng)符合國家和地方有關(guān)檔案管理的規(guī)定。5.4甲方在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)通知乙方，并在乙方同意后進(jìn)行銷毀。第六條違約責(zé)任6.1甲方未按照本合同約定管理乙方檔案的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。6.2乙方提供虛假檔案材料的，甲方有權(quán)解除本合同，并要求乙方承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第七條其他約定7.1本合同自雙方簽字或者蓋章之日起生效，有效期為____年。7.2本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（用人單位）：__________乙方（勞動(dòng)者）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.乙方個(gè)人基本信息表2.乙方招聘資料3.乙方培訓(xùn)記錄4.乙方工作表現(xiàn)評估表5.乙方考核結(jié)果記錄6.乙方獎(jiǎng)懲情況記錄7.乙方離職證明8.檔案轉(zhuǎn)移申請表9.檔案銷毀申請表二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未按照本合同約定管理乙方檔案，包括但不限于未及時(shí)歸檔、未保密個(gè)人信息、未及時(shí)更新檔案等。2.乙方提供虛假檔案材料，包括但不限于身份信息、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等。3.甲方未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案的查閱和復(fù)制工作。4.甲方未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)交給乙方或新單位。5.甲方未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案的歸檔和銷毀工作。三、法律名詞及解釋：1.檔案：指乙方在甲方工作期間形成的、與甲方有關(guān)的各種書面材料和電子文檔。2.檔案管理：指對乙方檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的記錄和管理。3.個(gè)人信息：指乙方的身份信息、聯(lián)系方式、工作經(jīng)歷等與個(gè)人有關(guān)的信息。4.商業(yè)秘密：指甲方在經(jīng)營活動(dòng)中形成的、不為公眾所知悉且具有商業(yè)價(jià)值的信息。5.違約行為：指甲方或乙方未履行合同約定的義務(wù)的行為。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.問題：甲方未能及時(shí)歸檔或更新乙方檔案。解決辦法：甲方應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.問題：甲方未能保密乙方的個(gè)人信息。解決辦法：甲方應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對乙方檔案的保管，防止泄露個(gè)人信息。3.問題：乙方提供虛假檔案材料。解決辦法：甲方應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對乙方檔案材料的審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.問題：甲方未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案的查閱和復(fù)制工作。解決辦法：甲方應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案查閱和復(fù)制流程，提高工作效率。5.問題：甲方未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)交給乙方或新單位。解決辦法：甲方應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與乙方或新單位的溝通，確保檔案順利轉(zhuǎn)移。6.問題：甲方未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案的歸檔和銷毀工作。解決辦法：甲方應(yīng)當(dāng)制定合理的檔案歸檔和銷毀計(jì)劃，按時(shí)完成相關(guān)工作。五、所有應(yīng)用場景：1.甲方為新入職員工建立人事檔案。2.甲方對員工進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，記錄培訓(xùn)資料和表現(xiàn)。3.甲方對員工進(jìn)行年度考核，記錄考核結(jié)果。4.甲方對員工的獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行記錄。5.員工離職時(shí)，甲方提供離職證明并轉(zhuǎn)交檔案。6.甲方根據(jù)法