DB12T 544-2014 南水北調(diào)工程項(xiàng)目檔案歸檔整 理規(guī)范

DB12DB12/T544—2014南水北調(diào)工程項(xiàng)目檔案歸檔整理規(guī)范ProjectfilesarchivedfinishingspecificationinTianjinSouth-to-NorthWaterDiversion天津市市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會(huì)發(fā)布I12.2勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件材料的收集、整理、歸檔，按合同約并督促、檢查施工文件材料的整理工作，對施工人移交文件材料，并會(huì)同工程技術(shù)人員定期檢查文件材料的整理情況，及時(shí)人移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件材料整理、立卷后及時(shí)2.6勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等單位的工程技術(shù)人員和管理人員是檔案歸檔工2.7對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保2.8項(xiàng)目法人在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同、協(xié)23.1.1歸檔的工程文件材料應(yīng)為原件。如果案卷內(nèi)有復(fù)印的文件材料時(shí)，要求與原件內(nèi)容及形式保持一致并注明提供復(fù)印件的單位及原件3.1.2文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、3.1.3文件材料的內(nèi)容及其描述應(yīng)符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理3.1.4文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使3.1.7文件材料的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。對于3.2.1建設(shè)項(xiàng)目聲像材料是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工、驗(yàn)收像等形式現(xiàn)場采集的有保存價(jià)值的聲像素材，是紙質(zhì)載體檔案的必要補(bǔ)充。聲像材料收2)工程在立項(xiàng)、科研、土地征用、勘測設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等過程中形成的主要聲像材料。4)工程施工過程中形成的反映關(guān)鍵部位及重要隱蔽工程、基礎(chǔ)處理、重點(diǎn)工作、重大事件、7)有關(guān)工程建設(shè)的其他有保留、紀(jì)念價(jià)值的聲像材料。8)項(xiàng)目法人自己組織制作的反映工程建設(shè)情況的有關(guān)電視專題片、匯報(bào)片等。3.2.4照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，無污染，被攝主體33.3.1記錄了重要文件材料的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文3.3.2收集電子文件材料時(shí)應(yīng)同時(shí)收集工程建設(shè)過程中形成便于留存的紙質(zhì)文件3.3.3對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件材料，收集時(shí)應(yīng)注明文件材料存3.3.4對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件材料格式的圖像電子文件材料3.3.5對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件材料，收集時(shí)應(yīng)3.3.6對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件材料以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文3.3.8對通用軟件產(chǎn)生的電子文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號、名稱、版本3.3.9具有電子版本利用價(jià)值的紙質(zhì)文件材料應(yīng)掃描成電子文件材料，掃描型4.1.1文件材料整理包括組卷、卷內(nèi)文件材料排列、案卷編目及案卷的裝訂工作。文1)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件材料（轉(zhuǎn)發(fā)件除外）。不同載體的4.1.2組卷要保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，做到分類科學(xué)，組4構(gòu)、專業(yè)、時(shí)間組成數(shù)卷，不同文件材料類型內(nèi)容較少的可按結(jié)構(gòu)4)設(shè)備文件材料單獨(dú)組卷，案卷內(nèi)容較多的按文件材料的不同性質(zhì)組卷。7)某一專項(xiàng)驗(yàn)收的申請報(bào)告、通知、工作報(bào)告和驗(yàn)收意見成套組為一卷。8)分部、單位、合同完工、設(shè)計(jì)單元工程驗(yàn)收各階段形成的文件材料一般單獨(dú)組卷，如果9)建設(shè)項(xiàng)目后評價(jià)、改擴(kuò)建或重建所形成的文件材料應(yīng)單獨(dú)組卷。4.1.3案卷和卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)符合3)項(xiàng)目前期及建設(shè)管理文件材料一般按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。4)監(jiān)理文件材料按問題、文種結(jié)合施工標(biāo)段、時(shí)間排列。6)設(shè)備文件材料按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。9)專項(xiàng)驗(yàn)收案卷按驗(yàn)收批復(fù)、申請，各種報(bào)告、驗(yàn)收意見順序排列。4.1.4編制卷內(nèi)文件材料頁號應(yīng)符合下列3)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封底不編寫頁號。1)卷內(nèi)目錄格式尺寸不得進(jìn)行改變（卷內(nèi)目58)在填著案卷著錄表時(shí)，要填寫文件材料的起、止日期。“-”間隔開。如一份文件材料為單頁，只填寫起號（或2)檔號：填寫方法同5.1.5。9)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。1)案卷封面采用內(nèi)封面形式（封面式樣見附2)檔號、保管期限、密級由檔案保管單位按相關(guān)規(guī)定填寫。4)立卷單位：文件材料編制單位或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。），6)密級：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。67)保管期限：案卷內(nèi)有不同保管期限的文件材料，該案卷保管期限應(yīng)從長。8)案卷封面排列在卷內(nèi)目錄之前。1)案卷脊背內(nèi)容包括：保管期限、檔2)保管期限、檔號、案卷題名：填寫方法同5.1.7。2)序號：應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。3)檔號、案卷題名、保管期限：填寫方法同5.1.7。7)備注：可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。3)案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件材料應(yīng)疊裝。破損的文件材料應(yīng)修復(fù)。4)案卷內(nèi)不應(yīng)有空白頁，金屬物要剔除。6)案卷裝訂采用線繩三孔左側(cè)裝訂法（橫排文件材料裝訂字頭朝左）。三孔之間的間距為），8)成冊的書本式文件材料可保持原狀（不包括含有使用塑料封皮和塑料器具等裝訂的易腐9)外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件材料排列順序、文號。4.1.11同類型的案卷可按照順序裝盒裝滿為4.2.1聲像材料的整理應(yīng)遵循建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)聲像檔案的72)照片檔案按施工標(biāo)段或單位工程組成案卷，重大事件和重要活動(dòng)按照專題組卷。3)照片案卷由封面、卷內(nèi)目錄、芯頁、備考表、封底組成。芯頁不宜超過三十頁。4.2.4錄像（錄音）檔案組卷應(yīng)符合下列3)每盤錄像（錄音）檔案由帶盒、標(biāo)簽、光盤組成。4.2.5紙質(zhì)照片檔案的編目應(yīng)符合下3)其他項(xiàng)目的填寫符合本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。5)底片號：照片底片的編號，沒有底片的填寫對應(yīng)數(shù)碼照片的編號。7)卷內(nèi)芯頁頁號的編制符合本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。82)錄像（錄音）號：填寫錄像（錄音）順序號?；蛴脖P應(yīng)貼附標(biāo)簽，標(biāo)注盤類型、載體類型、盤代表錄音檔案….。5)整編人員：負(fù)責(zé)整編人員的真實(shí)姓名。4.3.1具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件材料，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，4.3.2歸檔的紙質(zhì)文件材料的電子版本整理應(yīng)與紙質(zhì)文件材料整理相對應(yīng)，分類明確，4.3.3電子文件材料按載體類別-標(biāo)段-問題組卷，按載體類別-標(biāo)段-問題-時(shí)間排列。4.3.4歸檔的電子文件材料應(yīng)和電子文件材料目錄一起存儲至一張或多張只讀光盤中本標(biāo)準(zhǔn)5.2.8條的規(guī)定。4.4.1紙質(zhì)文件材料歸檔的裝具應(yīng)符92)裝訂線主要使用線繩。5)檔案卷盒封面不用填寫，脊背內(nèi)容按下列要求填寫：4.4.2照片檔案歸檔的裝具應(yīng)符合下間,化學(xué)性能穩(wěn)定,且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。照片芯頁上附半透明中性紙。統(tǒng)一采用2)照片檔案卷盒、卷內(nèi)目錄、備考表參照紙質(zhì)檔案有關(guān)要求。4.4.5案卷總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷封皮，包括聲像資料及電子文件材料5.1.1竣工圖是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分，應(yīng)做到完整、正確、清晰、系單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工和監(jiān)理單5.1.4有一般性的設(shè)計(jì)變更，但能在原施工圖上修改、補(bǔ)充的，可以在原施工3)圖上更改處說明（引出的細(xì)實(shí)線約為45°,說明線與圖框平行）應(yīng)在圖紙的空白處，不7)新增加的文字說明，可在涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。5.2.3圖紙有目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列，沒有圖紙目錄的，先排總5.2.4既有文字材料又有圖紙的案卷，如果文字是針對整個(gè)工程或某個(gè)專業(yè)進(jìn)5.2.5圖紙一般采用藍(lán)曬圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用5.2.6竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖2)歸檔文件材料應(yīng)經(jīng)過分類整理并應(yīng)組成符合要求的案卷。4)歸檔范圍和向上級單位檔案管理部門移交目錄及保管期限應(yīng)符合主管部門相關(guān)文件材料1)歸檔應(yīng)在單位工程或合同項(xiàng)目工程通過驗(yàn)收后進(jìn)行。6.4勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件材料并整理立卷后，項(xiàng)目法），6.6勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向項(xiàng)目法人移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移6.7凡勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件材料，應(yīng)責(zé)任者項(xiàng)責(zé)任者圖紙卷張機(jī)磁帶(盤)縮微片盤其它磁盤(張)張數(shù)量/單位文件材料級著錄項(xiàng)目見表3.文（圖）號數(shù)量/單位工程級著錄項(xiàng)目見表4.——庫存地址：庫號＋列(排)號＋節(jié)(柜)號＋層號。單位級著錄項(xiàng)目見表5.案卷級著錄項(xiàng)目見表6.——庫存地址：庫號＋列(排)號＋節(jié)(柜)號＋層號。7.4.2依據(jù)著錄對象的不同，檔案著錄劃分為工程（項(xiàng)目）級、案卷7.4.5檔號是檔案保管部門在檔案整理過程中對檔案的編號。檔號包7.4.8密級是指文件材料保密程度的等級，一般按文件材料形成時(shí)所編制單位編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位審核人 -序號保管期限案卷題名