人事行政管理制度匯編

人事行政管理制度匯編

精選資料

第一章人事管理

一、公司人力資源規(guī)劃

二、招聘與錄用

三、培訓

四、考勤

五、假期

（一）請休假

（二）假期規(guī)劃

六、獎懲

七、考核

八、核薪

九、保險

（一）社會統(tǒng)籌

（二）商業(yè)

十、人員流動

（一）調(diào)動

（二）辭職、辭退

十一、關(guān)聯(lián)企業(yè)

第二章行政管理

一、禮儀紀律

二、工作計劃

三、會議管理

四、辦公設(shè)備

五、文書作業(yè)

（一）打印

（二）復印

六、收發(fā)文

七、用印

八、文檔

（一）圖書

（二）專業(yè)資料

（三）客戶檔案

（四）辦公文檔

九、訪客接待

十、辦公用品

十一、采購

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精選資料

十二、固定資產(chǎn)

十三、物業(yè)

十四、公司福利

第三章

一、Internet主頁

二、文件檔案管理

三、商業(yè)秘密保護

四、公共關(guān)系

（一）

（二）

（三）

泰華堂醫(yī)藥有限公司

行政管理制度

總綱

四川泰華堂醫(yī)藥保健品有限公司行政管理制度是公司管理

的重要文件，其管理依據(jù)是《泰華堂醫(yī)藥公司管理制度》和

《泰華堂醫(yī)藥公司員工守則》。

本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門主管直

線執(zhí)行。司職機構(gòu)為公司行政部。

4.經(jīng)核準后由總經(jīng)理領(lǐng)導制定征用計劃；

5.行政部依據(jù)招聘計劃執(zhí)行招聘流程；

6.建立公司人才庫（全部應(yīng)征人才簡歷），作為公司業(yè)

務(wù)發(fā)展的儲備°

人力資源規(guī)劃流程

公司/部門發(fā)展

工作分析

人才標準

短期計劃

總經(jīng)理

中長期計劃

董事長

征用計劃

招聘流程

執(zhí)行人：行政部、各部主管責任人：行政部

監(jiān)督人：總經(jīng)理、董事長

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精選資料

二招聘與錄用

1產(chǎn)***公司各部門需招聘新員工時，應(yīng)該按照公司標準文

本《人員增補申請表》進行填寫后上交公

司行政管理部，由行政管理部上報公司總經(jīng)理批準后，開

始招聘程序。

2.各部門所需招聘的新員工，應(yīng)該首先嘗試公司內(nèi)部人員

調(diào)動，在公司內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動時，

開始公司對外的招聘程序。

3.

4.

行政管理部對外的招聘方式可以采用：公司內(nèi)部人才庫尋

覓、設(shè)攤招聘、登報廣告征員等方式Q

行政管理部于招聘前須將本公司用人計劃、本次招聘人數(shù)、

職位、要求等材料報政府有關(guān)勞動人

事部門批準,方可擬稿登報或設(shè)攤招聘。

5,行政管理部負責應(yīng)征人員資料的初審工作，并將合適的候

選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門審閱，并與其共

同商定參加初試者人員名單。

6.

7.

8.

9.

初試由行政管理部主持，包括筆試和面試，同時填寫《面

試記錄》與《初（復）試考核表》。

復試由行政管理部與錄用部門共同主持，同時填寫《面試

記錄》與《初（復）試考核表》0

錄用建議由行政管理部與錄用部門會同總經(jīng)理共同作出，

由行政部發(fā)放《聘用通知書》。

新進員工憑《聘用通知書》報到，應(yīng)繳驗以下材料:身份

證復印件一份、最高學歷影印件，據(jù)此

行政管理部建立《人事資料卡》，并由行政管理部保存并

管理使用。

10.錄用人試用期為三個月,試用滿一至二個月時，由行政管

理部會同部門主管對試用員工按照公司

員工考核體系進行一次中期考核，若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄

用條件者，隨時解聘。屆滿后再進行正式考

核。（見公司考核相關(guān)表格）。

11,錄用人試用期結(jié)束，成為公司正式員工，公司與之簽

定《勞動合同》并由公司行政人事部將《勞

動合同》送至勞動監(jiān)察部門進行見證，同時辦理勞動人事

檔案關(guān)系的調(diào)動、三金等相關(guān)福利等事宜。12.對公司高級管

理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由行政

人事部與其簽訂聘用

合同。

13.

14.

員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準確、及

時、保密。

員工人事檔案包括：《應(yīng)聘人員登記表》、履歷、《面試

考核表》、《錄用通知書》、《承諾書》、《人

事資料卡》、《勞動合同》、《年度IDA》、職務(wù)、工

資計錄Q

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精選資料

招聘流程

各部門填妥〈人員增補申請表〉

交行政管理部

總經(jīng)理批準

人員增補申

請表

可以

公司內(nèi)部調(diào)動

不可以

內(nèi)部人員調(diào)動程序

登報廣告征員設(shè)攤招聘內(nèi)部人才庫尋覓

篩選候選人（行政部協(xié)同錄用部門）

初（復）

試考核

表

面試記錄初試（行政管理部）

時間間隔2周左右測試打字、語言、寫作

初（復）

試考核

表

面試記錄復試（行政部協(xié)同錄用部門）

總經(jīng)理審批

行政管理部明確工資與福利

信函通知報到聘用通知書報到建檔員工資料卡三個月

勞動合同IDE協(xié)議

解聘

不合格

考核

合格

考核表格正式錄用，簽定勞動合同見證等相關(guān)手續(xù)

責任人：行政主管

監(jiān)督人：總經(jīng)理

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精選資料

三、培訓

L行政管理部負責綜合協(xié)調(diào)各部門之訓練計劃，訂立各項公

司全年教育訓練計劃。

2.行政管理部須督導實施教育訓練計劃，檢討各項訓練情況

并做效果分析。

3.行政管理部負責收集、編訂教育訓練教材。

4.行政管理部協(xié)同公司其他部門進行相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓。

5.公司培訓分為：新員工引導培訓、在職培訓（主管指導、

在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓等

多種。

****公司迎新引導培訓體系表

培訓人

總經(jīng)理

行政部

公司介紹

《員工守則》

《行政管理制度》

《檔案管理制度》

財務(wù)部

業(yè)務(wù)部

法律顧問

《財務(wù)管理制度》

《業(yè)務(wù)管理制度》

法律事務(wù)

培訓內(nèi)容培訓時間考核基準

商業(yè)秘密

合同、文本管理

商業(yè)信息

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精選資料

培訓流程

需求分析

培訓需求

調(diào)查表

內(nèi)容確定

培訓計劃

總經(jīng)理

實施

培訓考

總經(jīng)理評估核表

評估

總經(jīng)理

執(zhí)行人：行政部、各部主管

責任人：行政部

監(jiān)督人：總經(jīng)理

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執(zhí)行人：行政部、各部主管負責人：行政部監(jiān)督人:

總經(jīng)理培訓考

核表

精選資料

四考勤

1.

2.

3.

英達仕公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準

確打卡。

凡是漏打，錯打卡者須在24小時內(nèi)申請補辦，經(jīng)部門主

管核定后報行政管理部。

公司員工出差，須填報出差申請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準

后須將申請單復印件一份交行政管理

部備查。

4.

5,

6.

行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期

間之例假記入員工出勤資料表。

出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。

如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫《外出登記表》并經(jīng)

主管核準后有效，通知行政管理部專

職人員，作為考勤之依據(jù)。

7.員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫《加班申請

表》并經(jīng)本部門主管及行政管理部批準

后方可以加班論，行政管理部負責加班人員之出勤考核。

8.

9,

行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄，須向申請人

部門核查,若無確鑿證明，以作廢論。

員工不得任意加班，行政管理部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準之加

班單，即使有考勤記錄，也不將其視作

加班。

10.

11.

12.

13.

員工按政府規(guī)定進行日常工作及休假，同時實行帶薪或無

薪假。

申請假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報行政管理部核準,

緊急事項于事后24小時內(nèi)補申請。

假期的請休嚴格按照公司《管理制度》規(guī)定執(zhí)行。

行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時填寫并上交

《工作時間控制表》并于每周二之前將

公司員工上周所交《工作時間控制表》進行統(tǒng)計，制作成

《周工作時間統(tǒng)計表》并上交總經(jīng)理。14.公司行政管理部執(zhí)

掌每月月底統(tǒng)計作業(yè)，匯集“出勤卡”、《周工作時間統(tǒng)計表》、

《請假單》、

《加班申請表》等相關(guān)記錄,統(tǒng)計填制員工《出勤資料

表》，交財務(wù)部計算工資之用，并入案備查°

對一切不合制度之情事向有關(guān)主管提出處理意見，并填寫

《員工假期規(guī)劃提示單》提交給公司員工。15.行政管理部主

辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達2日或超出2日者、請假超出規(guī)定期限

者、出勤記錄有弄

虛作假或涂改毀壞者，應(yīng)即時提請行政管理部主管核辦。

考勤流程行政專員

提示行為提示單考勤卡、時控表'請假單、出勤資料

加班單等月出勤記錄

每月8日

公司員工

財務(wù)部

責任人：行政專員。

監(jiān)督人：行政主管

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精選資料

五假期

（一）請休假

1.英達仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、

喪假、計劃生育假和探親假，各種給假

標準參見《管理制度》。

2.因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)通知行

政管理部負責人，并在請假后24小時補

填請假單。

3?各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填

妥《請假申請單》，經(jīng)行政管理部批簽后,

遞交總經(jīng)理批示，同時安排妥后續(xù)工作方可。

4.普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二

天填寫請假單，由本部門主管批準，交

行政管理部備案；若員工請假在二天以上者，在本部門主

管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事

部備案。

5.行政管理部在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料，病假

者需附醫(yī)院診斷證明，請產(chǎn)假、喪假者

須附出生證明或死亡通知書，請假者須有充足理由。

請假/調(diào)休流程

申請人

職務(wù)代理人簽字

部門主管簽字

2天以上總經(jīng)理簽字

行政管理部主管簽字

申請單歸檔

請假申請單申請人

責任人：部門主管

監(jiān)督人：行政主管

（二）假期規(guī)劃

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精選資料

六獎懲

1.獎懲依據(jù)為公司《員工守則》

2.公司各級主管均有提出獎懲的建議權(quán)

3.行政部負責事實調(diào)查并報告總經(jīng)理

4.各級主管按公司權(quán)限行使獎懲

5.各類獎懲由行政部執(zhí)行

6.各類獎懲須報備行政管理部備案，登記入《人事資料

獎懲流程

獎懲申請

獎懲申請表行政部調(diào)查

報告總經(jīng)理

核準

公告行政部執(zhí)行

行政部備案

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精選資料

七考核

1.考核管理是英達仕投資管理顧問公司管理的一項重要內(nèi)

容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩

序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計劃指標和實現(xiàn)經(jīng)濟

效益。

2.對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的

規(guī)范作出合理的評判，激勵先進，褒揚

正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極性，完成

指標，提高工作效率。

3.英達仕公司對部門的考核，主要內(nèi)容為費用情況、資金

狀況、業(yè)績完成進展情況以及公司運作

的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對員工的考核主要為業(yè)績、品

德和行為的執(zhí)行情況。

4.于考核作業(yè)前，行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)

動獎懲諸種資料作為一般依據(jù)。5.對部門考核一般周期為半年

一次。

6.考核由直線上級主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考

核小組

7.對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、

季、年度底前5天內(nèi)，行政管理部協(xié)

同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標體系，并

結(jié)合員工IDE協(xié)議等相關(guān)指標，對員工

月、季、年度工作情況進行考核，填寫《考核記錄表》，

上報總經(jīng)理Q

8.考核結(jié)束后，行政管理部負責將考核等級反映于員工的獎

懲與職位、薪資等級年度的相應(yīng)調(diào)整Q

考核流程

行政部業(yè)務(wù)部行政部

行政資料IDA/業(yè)績工作分析考核考核總經(jīng)理

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考核表

精選資料

八核薪

1.財務(wù)部根據(jù)《出勤資料卡》、《業(yè)績獎金確認單》進行

核薪

2.《出勤資料卡》由行政部統(tǒng)計提供

3.《業(yè)績獎金確認單》由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計提供

4.財務(wù)部匯總之薪資表報總經(jīng)理核準

5.周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司《員工守則》

核薪流程

行政部

九保險

（一）社會統(tǒng)籌保險

1.養(yǎng)老保險

養(yǎng)老保險辦理流程

2.醫(yī)療保險

醫(yī)療保險辦理流程

3.失業(yè)保險

4,住房公積金

（二）商業(yè)保險

業(yè)務(wù)部

考勤資料業(yè)績獎資料

出勤資

料卡

業(yè)績獎確認單財務(wù)核薪薪資表

總經(jīng)理

出納支付

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精選資料

十人員流動

（一）調(diào)動

1.部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向行政部提出調(diào)動說

明；聽取行政部建議后決定；報備總經(jīng)理；2.部門內(nèi)主管崗位

調(diào)動，由部門主管向行政部及上級主管提出調(diào)動說明，聽取意

見后決定；報備總經(jīng)理；3.部門級以上主管崗位調(diào)動，由總經(jīng)

理提出動議，聽取有關(guān)建議后決定；報備執(zhí)行董事；

4.調(diào)動由行政部發(fā)布調(diào)動令

部門內(nèi)員工調(diào)動流程

部門主管調(diào)動說明行政部建議

調(diào)動說明書決定

行執(zhí)

部門內(nèi)主管調(diào)動流程

調(diào)動令調(diào)動令報備總經(jīng)理

部門主管

決

調(diào)動說明行政部意見上級意見調(diào)動說明書定

調(diào)動令

調(diào)動令執(zhí)行

部門級以上主管調(diào)動流程

報備總經(jīng)理

總經(jīng)理

決

調(diào)動動議行政部意相關(guān)意見調(diào)動動態(tài)定

調(diào)動令

調(diào)動令執(zhí)行

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精選資料

（二）辭職辭退

按制度辦理辭職手續(xù)，填寫《離職申請書》，經(jīng)有任免權(quán)

限的主管批準后由行政管理部辦妥移交手續(xù)

并填寫《移交接清單》后方得視為按正常手續(xù)辭職，行政

管理部通知財務(wù)結(jié)算工資。

辭退和開除

有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)

填寫《解聘/開除通知書》，然后交行政管理

部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。被解聘員工應(yīng)辦妥移交接手續(xù),

填寫《移交接清單》后方得離職，同時由

財務(wù)部結(jié)清工資。

無論以何種情況離開公司者，由行政管理司簽發(fā)離職證明

書，一式二份，一份交離職人，一份留存行政

管理部。

員工離職后，行政管理部須將離職人員各項手續(xù)、表單歸

檔封存。

辭職交接流程

十一關(guān)聯(lián)企業(yè)

辭職/離職申請

主管意見

行政主管意見

GM批示

辭職/辭退

申請書

行政出勤統(tǒng)業(yè)務(wù)交接

財務(wù)交接

行政交接

GM秘書備案

退工/結(jié)檔

工作交接單工作交接單責任人：行政主管

監(jiān)督人：GM

1.公司對關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級主管執(zhí)行人事管理職責；

2.管理范圍

外方人員：請休假

國內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退

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精選資料

3.各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程

4.各項管理之決定均須經(jīng)董事長校核。

第二章行政管理

一禮儀紀律

1.行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出

勤、外出等事項的全面監(jiān)督；

2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可口頭警告或簽發(fā)“提示單”

以提示警告，并報備有關(guān)部門主管；3.行政部確認獎懲事實，

可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；

4.對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向

總經(jīng)理提出提出。

二工作計劃與報告

沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、

員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同

時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，

并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、

執(zhí)行和評估。

（一）公司、部門年度發(fā)展計劃

2

3

4

5

（二）部門、員工月度工作計劃

1

2

部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月

度工作計劃安排。

月度工作計劃通過對《月度工作計劃表》的制作來完成，

在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工

公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應(yīng)該制定下一會

計年度的發(fā)展計劃。

公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導人討論制作，公司

董事會核準同意后確定執(zhí)行。

部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導人員討論制作，公司總

經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。

公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基

礎(chǔ)和依據(jù)。

公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價

基礎(chǔ)。

年度計劃流程

總經(jīng)理

公司計劃草案

報告

稽核

董事會

核準

各部主管

部門計劃草

案

總經(jīng)理核準

執(zhí)行

報告

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精選資料

下月工作內(nèi)容安排和時間控制。

3

4

5

（三）員工日工作時間控制計劃

1公司員工通過《日工作時間控制表》進行日工作時間計

劃與安排控制。

公司員工應(yīng)該按照“《日工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)

定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上

交公司行政管理部。

員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。

部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行Q

月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主

要依據(jù)之一。

年度月度工作計劃

公司年度計劃

部門主管

計劃草案

報告

稽核

總經(jīng)理

核準

部內(nèi)員工報告計劃草案

主管核準

執(zhí)行

在《日工作時間控制表》中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的

合理性與計劃性，反映員工每日工作

的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的

主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時

間、提高效率、自我評估的依據(jù)。

《日工作時間控制表》是公司對外服務(wù)的重要計費依據(jù)。

可修改編輯

精選資料

日工作計劃流程

（四）專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃

1

2

3

三會議管理

會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與

場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會

議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，

與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效

率。

（一）定期例會

會議名稱

業(yè)務(wù)診斷會

議

月度總結(jié)、規(guī)

劃會議

時間安排

每工作日上午9:3

0-10:00

每月度第一天下

午

總經(jīng)理

各部門主管、工

作人員

主管例會每月第一天下午總經(jīng)理、各部主

管

員工大會每月中旬一次總經(jīng)理

全體員工

董事會會議每年度一次董事長、董事、

經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其

他相關(guān)內(nèi)容

公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長

行政管理部/總經(jīng)理

月度工作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理

參加人員

各部門人員

會議內(nèi)容

對外服務(wù)中相關(guān)問題討

論、日計劃

上月度工作總結(jié)月度工

作規(guī)劃報告

各部主管

召集/主持人員

各部主管

在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時，該市場和業(yè)

務(wù)的主要負責人應(yīng)該進行專項市場、

業(yè)務(wù)規(guī)劃。

專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務(wù)的全面了解，公

司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的

基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計劃和

市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。

專項市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作《市場規(guī)劃表》和《業(yè)務(wù)規(guī)

劃表》來完成，并嚴格按照規(guī)劃進行

市場拓展與業(yè)務(wù)推廣。

部門月度計劃

部門主管

稽核員工日計劃報告執(zhí)行

可修改編輯

精選資料

總經(jīng)理

（二）非定期會議

會議名稱

公司發(fā)展研

討會

臨時會議不定時

時間安排

不定時

參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員

行政管理部主任/總經(jīng)理總經(jīng)理、部門主管、就市場拓展、

業(yè)務(wù)推廣、公

主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員司經(jīng)營等相關(guān)事項的討論

總經(jīng)理、部門主管、特殊事宜

其他有關(guān)人員

行政管理部主任/總經(jīng)理董事會臨時

會議

不定時董事長、董事、總

經(jīng)理

公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長（三）會議安排

1.公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自

行安排

2.主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容

3.秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、

內(nèi)容

4.秘書負責會場安排與整理

5.開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定

整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案會議流程

四辦公設(shè)備管理

1.電腦

L1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目

錄系統(tǒng)；

1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄

設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼

1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄

L4員工不得私設(shè)電腦密碼

2.傳真機、復印機：

可修改編輯

會議計劃

秘書

會議計劃

單

通知

會議通知

安排

記錄

摘要備案

精選資料

2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用

2.2建立嚴格的使用登記制度

2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用

3.可運用狀態(tài)維護

3.1行政部負責電腦、傳真機'復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,

保證設(shè)備的可運用狀態(tài)

五文書作業(yè)

（一）打印

1.總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需

填寫《文書委派單》，并標明文件之性質(zhì)，如

傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)

其緩急確定先后秩序。

2.打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字,

轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3,對外傳真、公函秘書須

復印存檔（參見收發(fā)文流程）

4.文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱

他人

文書作業(yè)流程

（二）復印

1.公司復印作業(yè)日行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行

總經(jīng)理/主管

文書委托

文書委派單秘書處理

文書委派單保密標志

委辦校核

文書委派單

可修改編輯

精選資料

2.

3.

一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書

客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復

印委托單（文件名、秘級、用途、裝

訂要求等）經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行復印

4.秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表

（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復印機碼、批準人、

保密標識等）

復印流程

六收發(fā)文

1，文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體Q英

達仕顧問管理公司的每一位員工都負有文件管

理的責任或義務(wù)。

2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人一-文秘統(tǒng)

一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附

《收、發(fā)文登記表》

3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，

并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門

或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字簿”

上簽收，文秘對有回復要求的文件須

跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進行復印和留檔。

4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件，文秘不得截留、泄露

和私自外帶，違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名

或追究法律責任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”

上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5.本公司對外之發(fā)送文

函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。

6.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文

稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、

分類編號、發(fā)送后歸還原稿人Q凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、

協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。7.對一些機密文件,需在文

件頁首加蓋印章，以防止隨意傳播。

8.每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)

各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可

作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況

記錄表》

9.文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所

有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后

交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未,

文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10.每半年將經(jīng)各部門主管

確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查

檔案保管狀

況，對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術(shù)處理。

各部門

復印委托

核準

復印裝訂

保密標

識

各部門

復印委托單復印裝訂登記

可修改編輯

精選資料

收發(fā)文流程

信函收文

總臺收函

收函登

記表

收件人簽收

個人信函部門信函

私函自理公函歸檔業(yè)務(wù)部門

主管歸檔

總經(jīng)理秘書篩選責任人：文員、GM秘書

監(jiān)督人：行政主管

登記歸檔總經(jīng)理發(fā)函發(fā)文

發(fā)函打印

保密標識

主管簽字

用公司印

復印存檔

分理

發(fā)文登記表用印流程信件

文員送郵

傳真快遞

總臺電話

責任人：文員、總臺

監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管

可修改編輯

精選資料

七用印

L本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。

2.公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請

（匯簽）經(jīng)上級核準后交管理部秘書，由秘書

登記于登記表。

用公司印流程

八文檔

（一）圖書雜志

公司章

合同章

法人章

財務(wù)章

用印申請

用印申

請單

GM秘書

GM簽準

用印

GM秘書

申請單歸類

申請人

責任人：GM秘書

監(jiān)督人：GM

1.公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)

一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。

2.文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編

號，各部門員工由于工作需要借閱的須在

文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務(wù)上需參考

將隨時通知收閱，借書人不得拒絕。附

《圖書登記冊》

3,一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為

限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借

者，重新到行政部處登記。

4.對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。

可修改編輯

精選資料

圖書管理流程

圖書購進

文員登記

圖書

登記

表

入庫

每月清點一次

借閱

圖書借閱登記表

按時回庫

借書人

責任人：文員

監(jiān)督人：行政主管

圖書清點報告文員登記

（二）專業(yè)資料

1.資料分類；

1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、

顧問業(yè)務(wù)理論等文件正本及復印件；

1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；

L3公司各類剪報；

1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料

2.公司資料只可二公司內(nèi)借閱當天歸還，不得攜出司外

3.特殊情況需復印者，須填報復印申請批準

可修改編輯

精選資料

資料管理流程

（三）客戶檔案

1.客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重

要領(lǐng)域

2.客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服

務(wù)過程中制作的各類文件、文本

3.客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當天歸還，不得攜出司

外

4.特殊情況需復印時，須填報復印申請報批

5.服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并

承擔保密責任

資料整理

登記注冊

登記表保密標識

入庫

清點報告定時清點

借閱復印

借閱

登記

當天回庫

復印申請登記申請

借閱人復印人

可修改編輯

精選資料

客戶檔案管理流程

借

專案人員管理

結(jié)案

登記表行政登記

保密標識

清點報告入庫

定時清點

閱復印

借閱

登記

當天回庫

復印申請登記申請

借閱人復印人

（四）辦公文檔

1.行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)

管理

2.行政人員辦公文檔設(shè)：

工作計劃與報告

司內(nèi)行政

3.業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè):

工作計劃與報告

司內(nèi)行政

拓展資料

談項目A、B、C……

執(zhí)行項目A、B、C……

可修改編輯

精選資料

九訪客接待

1.來本公司之賓客由秘書負責接待。

2.接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)

系接洽。

3.秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、

來意、有否約定等事項并向有關(guān)主管匯

報。

訪客接待流程

訪客

總臺詢問

推銷商客戶朋友董事長/GM朋友總臺應(yīng)對電話業(yè)務(wù)員電

話受訪人電話秘書出迎進專案室出迎進接待室出迎進

辦公室文員上茶秘書上茶責任人：總臺,秘書、文員

十辦公用品監(jiān)督人：各級主管

（一）文具

1.行政部負責辦公文具的采購與領(lǐng)用登記

2.行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材

（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，

以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進行

（二）茶、水

1.行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記

2.定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充,

以保證正常的辦公秩序

3.公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了

解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正

常進行

十一采購

1.公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總

成本和控制辦公費用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購

置。

可修改編輯

精選資料

2.辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。

3.行政部須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成

本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4.公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置

的固定資產(chǎn)以申請單形式上報行政管理部，經(jīng)批準后，由行政

管理部對采

購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進行統(tǒng)計、分

析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，

經(jīng)批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應(yīng)商

進行市場詢價、報價、淡判及草擬合同

條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行

其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部

門備案

采購作業(yè)流程

采購申請

GM批示

采購

申請

單

大宗采購一般采購

行政專員

固定供應(yīng)商/

商店

行政專員詢價/比價GM復議

通報會計定貨合同驗收付款流程詢價/比價單責任人:

行政專員

監(jiān)督人：行政主管、GM

可修改編輯

精選資料

驗收付款流程

采購合同

采購申請單會計支付定金

詢價/比價單到貨

行政/財務(wù)驗收

驗收報告

退貨接收

請款

GM批示

請款單責任人：行政主管、財務(wù)

監(jiān)督人：GM

財務(wù)付款入帳

行政資產(chǎn)管理

資產(chǎn)登記表

可修改編輯

精選資料

十二固定資產(chǎn)管理

1.行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊

2.固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者，由

使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分

申請單”一式二聯(lián)，注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、

數(shù)量、購入日期、處分原因、處分

方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計

折舊、殘值后，依核決權(quán)限送呈簽核Q

3.“固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián)，經(jīng)核準后，由使用部門分送

如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送行政

管理部。

4.財務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺

失時，應(yīng)備有報廢或損失清單及有關(guān)機

關(guān)之核準或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為

出售則暫時存檔。

5,行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準之方式

處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、

處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定

資產(chǎn)處分申請單”存檔。

6.固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及

向警察單位報案辦理。

十三物業(yè)

1.

2.

3.

4.

5.

行政管理部負責公司辦公室的各項物業(yè)管理

負責與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜

負責辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理

負責辦公室內(nèi)的清掃保潔

負責辦公室的鑰匙管理

十四公司福利

L公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。

2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日，行政管理部得以公

司名義安排祝賀。

3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討

論6

4.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向行政管理

部申請補助或救濟。

5.辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管

核準后呈報行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)

會財務(wù)部支付。

第三章業(yè)務(wù)支持

一公司主頁

1.

2.

3.

4.

5.

二商業(yè)秘密保護制度

（一）目的

可修改編輯

行政管理部負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜

企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負責主頁內(nèi)容的組織、策劃和

更改

行政部根據(jù)經(jīng)確認的主頁內(nèi)容，進行下載、修改及上傳的

技術(shù)處理

行政部負責聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜

行政部負責主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜

精選資料

保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。

（二）使用范圍

本規(guī)則適用于****公司全體員工Q

（三）定義

1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來

經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和

經(jīng)營信息。

其中：

?不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如；

報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲?。?/p>

?能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有

確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛

在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢；

?經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標識、

制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度

及其他合理的保密措施的實施。

2、前款所述之技大信息和經(jīng)營信息，包括：

（1）公司管理、財務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計、制度文

本內(nèi)容及方法；

（2）公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。

（3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法；

（4）公司客戶名冊；

（5）公司經(jīng)營計劃與營銷策略；

（6）

（7）

招投標的規(guī)劃與標底；

客戶資料；

（8）上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第

一款所述之定義的，認定為公司商業(yè)秘密。

（1）公司自行制作并符合所述定義者：

（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；

（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。

4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的：

（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、

副本、影印件、傳真件、摘抄件）；

（2）公司《文件檔案管理制度》規(guī)定的各類秘密文件、

資料等。

（四）保護原則

保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保

商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作的原則。

可修改編輯

精選資料

（五）責任部門與人員

1由行政管理部與法律顧問協(xié)同負責公司商業(yè)秘密監(jiān)督、

管理事宜。

2公司全體員工負有保護商業(yè)秘密的責任和義務(wù)。

（六）保護措施

1.在《****公司勞動合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條

款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承

擔規(guī)定的義務(wù)。

2.公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事

項的保密承諾書。

3.行政部對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并

根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同時

公司與密碼控管人簽定保密責任協(xié)議書。

4.行政部對傳真機、復印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建

立嚴格的使用登記管理流程。

5.行政部建立嚴格的管理流程對公司發(fā)文進行管理。

6.行政部負責根據(jù)《文件檔案管理制度》進行對各類載

體設(shè)置警示標識的工作。警示標識包括：密

級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣°

（七）泄密應(yīng)急

1.員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務(wù)報告

主管部門立即采取防范措施；

2.公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當事人均有義務(wù)立

即報告主管部門即采取補救措施；（八）泄密責任追究

1.當公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當事人的經(jīng)

濟和法律責任；

2.根據(jù)