邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司簡(jiǎn)介........................................1

2邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度現(xiàn)狀................................1

3邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度存在的問題..........................1

3.1采購流程不規(guī)范................................................1

3.2采購成本控制不嚴(yán)格............................................2

3.3采購規(guī)劃不合理................................................2

3.4采購審批制度不明確............................................3

4邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)............................4

4.1規(guī)范采購流程..................................................4

4.2根據(jù)預(yù)算控制采購成本..........................................5

4.2.1擬定采購預(yù)算..............................................6

4.2.2采購人員按公司制度執(zhí)行采購................................6

4.3完善材料采購規(guī)劃..............................................7

4.4嚴(yán)謹(jǐn)采購審批制度..............................................8

5總結(jié)..............................................................9

參考資料...........................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司簡(jiǎn)介

邵陽市鴻宇發(fā)制品有限公司是湖南省首家擁有進(jìn)出口權(quán)的發(fā)制品企業(yè)，產(chǎn)品遠(yuǎn)

銷歐美、日本、韓國和非洲。企業(yè)地址位于新邵縣釀溪鎮(zhèn)雷家坳村第七組，所屬行

業(yè)為工美、體育和娛樂用品制造業(yè)，經(jīng)營范圍包含：人發(fā)、動(dòng)物毛、纖維收購、加

工、銷售;經(jīng)營本企業(yè)自產(chǎn)產(chǎn)品及本企業(yè)所需的機(jī)械設(shè)備、零配件、原輔材料的進(jìn)口

業(yè)務(wù),但國家限定公司經(jīng)營或禁止進(jìn)出口的商品及技術(shù)除外;發(fā)制品科技研發(fā)。

2邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度現(xiàn)狀

邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司主要生產(chǎn)假發(fā)出口銷售，產(chǎn)品走中低端路線，其所需

的原材料分別為半成品、化纖絲、真發(fā)、護(hù)發(fā)素、顏料等，所有原材料的采購價(jià)格、

數(shù)量和供應(yīng)商選擇均由采購經(jīng)理一人做主負(fù)責(zé)，原材料詳細(xì)的采購制度現(xiàn)狀如下：

（1）半成品：

緬甸是頭發(fā)價(jià)格便宜，因?yàn)檫@個(gè)原因，公司的半成品采購選擇了進(jìn)口，做成中

下等質(zhì)量的假發(fā)，由采購部協(xié)助采購經(jīng)理負(fù)責(zé)與緬方供應(yīng)商談判簽訂合同，是公司

重要的原材料，經(jīng)董事長(zhǎng)審批后執(zhí)行采購。

（2）化纖絲：

化纖絲由采購部協(xié)助采購經(jīng)理在國內(nèi)河南省進(jìn)行采購，將其摻配真發(fā)做成中上

等質(zhì)量的產(chǎn)品。

（3）真發(fā)：

真發(fā)以向國內(nèi)頭發(fā)收購小販采購為主，不簽訂合同采購，采購質(zhì)量與價(jià)格不穩(wěn)

定；將其摻配真發(fā)做成中上等質(zhì)量的產(chǎn)品；由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)。

（4）護(hù)發(fā)素、顏料等材料：

在國內(nèi)進(jìn)行采購，由采購部協(xié)助采購經(jīng)理負(fù)責(zé)采購。

3邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度存在的問題

3.1采購流程不規(guī)范

邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司主要需要的原材料分為三種：半成品、真發(fā)和化纖

1

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絲，但對(duì)于半成品和真發(fā)的采購沒有制定相應(yīng)的流程和規(guī)章制度，其采購詳情如

下：

（1）對(duì)于真發(fā)，公司選擇的供應(yīng)商是國內(nèi)的頭發(fā)收購小販，其收購程序比

較簡(jiǎn)單，但每一次收購的數(shù)量沒有確定性，收購質(zhì)量不具有標(biāo)準(zhǔn)性，收購時(shí)間沒

有規(guī)律性、安排性，外加只有采購經(jīng)理一人負(fù)責(zé)真發(fā)的采購價(jià)格與數(shù)量，采購程

序顯得比較倉促，采購效率不高，并且采購鏈接中產(chǎn)生漏洞可能會(huì)存在腐敗。當(dāng)

公司采購經(jīng)理外出采購半成品時(shí)，真發(fā)的采購便由采購部或者某個(gè)部門的主管臨

時(shí)負(fù)責(zé)，選貨的標(biāo)準(zhǔn)也有差異，一些混雜在其中長(zhǎng)度未達(dá)標(biāo)、質(zhì)量較差的真發(fā)也

被收購，造成了真發(fā)收購質(zhì)量忽上忽下，給生產(chǎn)帶來了不容小覷的麻煩；

（2）對(duì)于半成品，采購前沒有相關(guān)人員去倉管部進(jìn)行庫存量核實(shí)，請(qǐng)購部

門提出采購申請(qǐng)后就直接由采購經(jīng)理和采購人員前往緬甸談判簽訂合同，進(jìn)行大

批量采購。

3.2采購成本控制不嚴(yán)格

由于邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司選擇了向頭發(fā)收購小販批量多次采購真發(fā)這

一種方法，不同的渠道價(jià)格不一樣，尤其是對(duì)頭發(fā)收購小販的零散采購，單位采

購成本更是偏高難以控制。通常情況，國內(nèi)真發(fā)的采購價(jià)格按頭發(fā)類型和長(zhǎng)度定

價(jià)，較短的30-40cm的自然發(fā)價(jià)格在400-500元/kg的標(biāo)準(zhǔn)，較長(zhǎng)的80-100cm

的自然發(fā)價(jià)格在1000-1100元/kg不等，但由于供應(yīng)小販的真發(fā)收購地與收購價(jià)

格不同，隨著市場(chǎng)價(jià)格上漲，向個(gè)人收購頭發(fā)的價(jià)格會(huì)越發(fā)高，導(dǎo)致了邵陽鴻宇

發(fā)制品有限公司對(duì)其采購的價(jià)格與市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)存在大的差異。又因?yàn)楣?yīng)渠道不穩(wěn)

定，還要考慮到頭發(fā)發(fā)質(zhì)和粗細(xì)以及有競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手存在的原因，有些采購價(jià)格已經(jīng)

達(dá)到了市場(chǎng)最大標(biāo)準(zhǔn)，例如長(zhǎng)發(fā)80-100cm標(biāo)準(zhǔn)的自然發(fā)，向小販采購的價(jià)格有

時(shí)高達(dá)1200元/kg上下，采購總成本已經(jīng)超出同市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用。在緊急采購

時(shí)，有一些供應(yīng)小販還會(huì)坐地起價(jià)，這也讓真發(fā)的采購成本上漲，在公司沒有制

定真發(fā)采購成本計(jì)劃時(shí)，真發(fā)的采購成本得不到好的控制。

3.3采購計(jì)劃不合理

因?yàn)樵摴镜漠a(chǎn)品所需要的原材料比較多，在制定材料采購計(jì)劃時(shí)只考慮了

半成品和化纖絲的采購價(jià)格，但采購真發(fā)以及其他所需要的護(hù)發(fā)素、顏料等材料，

公司沒有對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行全面、深度的調(diào)查，這導(dǎo)致公司難以實(shí)時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化。

此外，材料采購的定價(jià)沒經(jīng)過探討，采購人員也沒有了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手選擇材料的種

類、大概采購價(jià)，公司采購環(huán)節(jié)容易產(chǎn)生盲目采購和內(nèi)部腐敗。

3.4請(qǐng)購審批制度不明確

2

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如上所述，該公司的采購權(quán)力被覆蓋，部分材料的采購均由采購經(jīng)理一人負(fù)

責(zé)執(zhí)行采購，并沒有和董事長(zhǎng)探討價(jià)格，董事長(zhǎng)也沒有深入審核，造成了審批漏

洞，如圖1所示；在這其中，請(qǐng)購單和采購清單的填寫格式也不規(guī)范，如表1所

示，采購申請(qǐng)單填寫情況如圖2所示（紅圈表明未填寫完整）。

董事長(zhǎng)審批半

成品的采購

填寫請(qǐng)購單采購經(jīng)理審批填寫采購申請(qǐng)單執(zhí)行采購

采購經(jīng)理審批

其他材料

圖1邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購審批過程圖

圖2邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司請(qǐng)購單據(jù)出現(xiàn)的問題圖

表1邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購申請(qǐng)單填寫所存問題詳情表

緊急采購時(shí)，請(qǐng)購部門主管填寫的請(qǐng)購單上沒備注

請(qǐng)購單

“緊急“字樣，采購經(jīng)理審批時(shí)也沒在意；

1.個(gè)別材料采購沒備注材料品牌；

采購申請(qǐng)單

2.經(jīng)常出現(xiàn)供貨單位沒填寫完整。

4邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1規(guī)范采購流程

（1）公司采購真發(fā)的效率不高主要是因?yàn)檎姘l(fā)的采購沒有安排性以及不能

3

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保證真發(fā)的質(zhì)量，針對(duì)此情形可以在公司對(duì)收購小販采購真發(fā)這種形式的基礎(chǔ)

上，將采購部門采購責(zé)任具體化。采購員在收到頭發(fā)時(shí)嚴(yán)格按照公司所需材料的

標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，質(zhì)量過差的一律淘汰拒絕收購。專人對(duì)接減少了腐敗行為，分散

了采購經(jīng)理的權(quán)力，也確保了真發(fā)的采購具有安排性，采購形式由被動(dòng)轉(zhuǎn)主動(dòng)。

具體優(yōu)化流程如表2所示；采購員的專職對(duì)接分配如表3所示。

表2邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司真發(fā)采購流程表優(yōu)化措施表

流程步驟具體工作安排

計(jì)劃采購員與小販談定收購頭發(fā)的重量每達(dá)到50公斤或者

①制定采購計(jì)劃

分別在每月十五號(hào)前、三十號(hào)前上門供貨；

（1）按照以往來公司供貨小販的供應(yīng)質(zhì)量，將供貨小販劃

分等級(jí)：中上等質(zhì)量、中下等質(zhì)量、質(zhì)量無固定標(biāo)準(zhǔn)；

②采購前安排（2）采購部選取3個(gè)人專職負(fù)責(zé)采購真發(fā)，與平時(shí)來公司

售賣頭發(fā)的小販達(dá)成長(zhǎng)期合作。由采購部的固定人員與固

定的小販聯(lián)系，形成專人專聯(lián)形式；

各采購人員收到小販供應(yīng)的真發(fā)，選取質(zhì)量合格的真發(fā)，

③采購中安排統(tǒng)一將數(shù)量上報(bào)給采購經(jīng)理，根據(jù)頭發(fā)質(zhì)量按照公司的定

價(jià)統(tǒng)一收購；

④入采購員填寫入庫單后，將憑證交由采購經(jīng)理審核，

庫安排采購經(jīng)理再據(jù)實(shí)向董事長(zhǎng)匯報(bào)。

表3邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購員分配表

采購員1與中上等質(zhì)量的供應(yīng)小販對(duì)接

采購員2與中下等質(zhì)量的供應(yīng)小販對(duì)接

1.與所提供的真發(fā)質(zhì)量沒有固定水準(zhǔn)的小販聯(lián)系

采購員3

2.與新供應(yīng)小販聯(lián)系

（2）半成品的采購是公司的重點(diǎn)，采購部門收到請(qǐng)購部門上報(bào)的請(qǐng)購單后，

應(yīng)二次詢問倉管人員核實(shí)請(qǐng)購材料的庫存量，得到確切數(shù)量后根據(jù)請(qǐng)購單向采購

經(jīng)理報(bào)備，再由采購經(jīng)理向董事長(zhǎng)報(bào)備，通過審批進(jìn)行采購，具體流程見圖3。

4

表3采購部專職采購分配

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申請(qǐng)采購緊急采購

普通采購采購經(jīng)理審批

制定采購計(jì)劃選擇上次的供應(yīng)商

采購經(jīng)理審批協(xié)調(diào)運(yùn)輸方式

選擇供應(yīng)商

真發(fā)

其他材料調(diào)整采購預(yù)算

N

談判采購

向小販采購

另選供應(yīng)商

Y

董事長(zhǎng)審批

執(zhí)行采購

N

質(zhì)量檢驗(yàn)退貨重訂

Y

入庫簽收

采購部留存一聯(lián)入庫單

圖3邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司優(yōu)化后的采購流程圖

4.2根據(jù)預(yù)算控制采購成本

4.2.1擬定采購預(yù)算

公司主要是在真發(fā)采購這一方面沒有確切的采購制度，導(dǎo)致成本得不到控制，

我們可以對(duì)不同長(zhǎng)度的真發(fā)制定不同的采購預(yù)算范圍，其他的采購可按照公司原

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制度執(zhí)行。各采購人員在對(duì)接各自的真發(fā)供應(yīng)小販時(shí)，可以詢問小販?zhǔn)袌?chǎng)情況和

其他競(jìng)爭(zhēng)公司的收購價(jià)格，根據(jù)企業(yè)采購預(yù)算談定價(jià)格。真發(fā)的預(yù)算范圍如表4

所示。

表4邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司真發(fā)采購預(yù)算范圍表

材料名稱采購預(yù)算范圍

①30-40cm：市場(chǎng)價(jià)格±20～50/kg

真發(fā)②50-70cm：市場(chǎng)價(jià)格±20～80/kg

③80-100cm：市場(chǎng)價(jià)格±20～100/kg

4.2.2采購人員按公司制度執(zhí)行采購

（1）真發(fā)

真發(fā)的采購由表3安排所見，由專人對(duì)接不同的供應(yīng)小販，參照表4的預(yù)算

范圍執(zhí)行采購；

（2）半成品

分配專職負(fù)責(zé)的采購人員協(xié)同采購經(jīng)理采購。在采購前，采購經(jīng)理向董事長(zhǎng)

匯報(bào)，預(yù)算好采購價(jià)格；專職人員安排表如表5所示；

（3）顏料、護(hù)發(fā)素

由采購經(jīng)理和另外2名采購員外出采購，且可與化纖絲一同在河南省進(jìn)行采

購，根據(jù)不同供應(yīng)商的售價(jià)和優(yōu)惠力度，向董事長(zhǎng)匯報(bào)，確定好采購預(yù)算后選擇

供應(yīng)商，使得成本付出最低。人員安排如表5，執(zhí)行如表6所示。

表5邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購部專職采購分配表

采購員4與半成品供應(yīng)商對(duì)接

1.與化纖絲供應(yīng)商對(duì)接

采購員5

2.與護(hù)發(fā)素、顏料等非主要材料供應(yīng)商對(duì)接

表6邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司預(yù)算控制成本計(jì)劃表

材料類別材料購買地采購成本控制計(jì)劃

真發(fā)各地供應(yīng)小販分質(zhì)量等級(jí)按照公司的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購

由采購經(jīng)理攜帶一名采購員與緬方進(jìn)行談

半成品緬甸

判，根據(jù)采購員調(diào)查的市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況，判

6

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斷與緬方達(dá)成長(zhǎng)期合作的年限，確定好優(yōu)

惠力度，盡量縮小成本

由采購經(jīng)理攜帶一名采購員與緬方進(jìn)行談

判，根據(jù)采購員調(diào)查的市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況，判

化纖絲河南省

斷與緬方達(dá)成長(zhǎng)期合作的年限，確定好優(yōu)

惠力度，盡量縮小成本

同樣地，由另外一名采購員實(shí)時(shí)調(diào)查市場(chǎng)

護(hù)發(fā)素、顏料等河南省價(jià)格態(tài)勢(shì)，協(xié)助采購經(jīng)理與供應(yīng)方談成長(zhǎng)

期合作獲得優(yōu)惠價(jià)格

4.3完善材料采購規(guī)劃

公司的采購是比較盲目的，為了順利的進(jìn)行生產(chǎn)，必須先完善公司的采購計(jì)

劃，我從材料的庫存情況、采購資金、采購質(zhì)量來完善采購計(jì)劃，采購計(jì)劃流程

如表7所示：

（1）對(duì)于半成品和化纖絲，公司有合理的采購計(jì)劃，只要按照表3和表5

的采購人員分配任務(wù)即可，購買數(shù)量不超過庫存空間的2/4;

（2）真發(fā)的價(jià)格起伏比較大，而且是公司的重要的原材料，所以采購經(jīng)理

首先要根據(jù)市場(chǎng)情勢(shì)預(yù)算公司每個(gè)月、每個(gè)季度、每半年、每年的采購花費(fèi)，將

預(yù)算的結(jié)果上報(bào)董事長(zhǎng)，并且采購經(jīng)理要經(jīng)常和倉管人員了解真發(fā)的倉儲(chǔ)數(shù)量，

避免采購過多占用倉儲(chǔ)空間，保證真發(fā)的采購不超過倉儲(chǔ)空間的1/4。還要和財(cái)

務(wù)人員了解公司資金的周轉(zhuǎn)情況，配合財(cái)務(wù)部的工作，控制半成品、真發(fā)、化纖

絲的采購資金比例為2：2：1，避免資金鏈斷裂。最后，可以開會(huì)討論競(jìng)爭(zhēng)公司

的采購，利用公司的優(yōu)勢(shì)保證公司處于采購中的有利地位，確定最后的采購。

表7邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司采購規(guī)劃表

采購規(guī)劃方向規(guī)劃具體內(nèi)容

真發(fā)：因其采購?fù)緩教厥?，且需大于求，日常供?yīng)小販

有提供就可進(jìn)行采購；

庫存情況

護(hù)發(fā)素和顏料：在庫存量≤1/3時(shí)可進(jìn)行采購，以保持

正常生產(chǎn)

由采購經(jīng)理根據(jù)財(cái)務(wù)部每月的資金狀況進(jìn)行預(yù)計(jì)劃，上

采購資金

報(bào)董事長(zhǎng)進(jìn)行會(huì)議討論，最后定奪；

7

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（3）護(hù)發(fā)素和顏料是綁定購買的，屬于重要的輔助材料，關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量

的柔順度和上色質(zhì)量。在進(jìn)行采購前，汲取以往出售的經(jīng)驗(yàn)，由采購員了解客戶

需要的產(chǎn)品類型或者產(chǎn)品喜好，了解他們是更在乎產(chǎn)品價(jià)格還是產(chǎn)品品質(zhì)，如果

客戶更看重價(jià)格高低，可以選取采購中下等質(zhì)量的護(hù)發(fā)素和顏料，如果客戶更看

重商品的品質(zhì)，則可以采購質(zhì)量較好的材料；同時(shí)也要控制好采購資金,采購數(shù)

量與其他輔助產(chǎn)品的數(shù)量不超過1/4的庫存空間。

4.4嚴(yán)謹(jǐn)采購審批制度

（1）在請(qǐng)購部門開始申請(qǐng)采購時(shí)，就要嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待，注意是普通采購還是緊

急采購，若為緊急采購，要在請(qǐng)購單上備注“緊急”字樣，具體如圖4所示。

圖4邵陽鴻宇發(fā)制品有限公司請(qǐng)購單填寫示例圖

（2）所有的采購均要由請(qǐng)購部門主管填寫請(qǐng)購單，交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后進(jìn)

行采購，并且所有的采購最后均要通過董事長(zhǎng)審批才能執(zhí)行采購，具體流程見圖

5。

采購人員核實(shí)開會(huì)分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；確定半成品采購品類

制定采購計(jì)化

材料庫存數(shù)量開會(huì)判斷生產(chǎn)的損耗和質(zhì)量

董事長(zhǎng)